Hallo igjen. Dette er en fortsettelse av artikkelen om organisering av et studenthackathon.
Denne gangen skal jeg fortelle deg om problemene som dukket opp rett under hackathonet og hvordan vi løste dem, de lokale arrangementene som vi la til standarden «kode mye og spis pizza» og noen tips om hvilke applikasjoner du lettest kan bruke. organisere arrangementer av denne skalaen.
Etter at alle økonomiske forberedelser er fullført, begynner det mest interessante stadiet: forberedelse av nettstedet. Her kan du finne det største antallet problemer og problemer du ikke engang tenker på. La oss starte med å bestille forskjellig snacks og utstyr. Dette fører umiddelbart til to hovedproblemer: hvem vil motta dem og hvor skal alt legges? La meg igjen minne om at alle arrangørene er studenter, og selve hackathonet fant sted 26.-27. januar, som er akkurat midt i trimesteret. For hver bestilling trengte vi 4-5 personer (gitt omfanget av arrangementet, kunne vi enkelt motta 20-30 bokser med drikke om gangen) og vårt eneste alternativ var å se etter frivillige blant andre kurs. Du kan selvfølgelig bruke Facebook-grupper for å finne dem, men Slack er våre folks kandidat. Du kan opprette en egen kanal for hver leveranse, integrere dem i Trello (en applikasjon for å lage handlingslister) og deretter legge til de som sa ja til å hjelpe og registrere alt som ble mottatt i Trello. Så alt har blitt mottatt, til og med la oss anta at leveringen var til riktig universitetsbygning (et par ganger leverte de den til andre bygninger, og ok, Imperial var nesten utelukkende i South Kensington, de kunne ha blitt levert til University of London ved en feiltakelse) og at vi har nok folk og flere vogner til å frakte spesielt tung last, hva videre? Hvor skal all denne lasten gå? Hvert stort universitetssamfunn har sitt eget lite lager for slike arrangementer. Dessverre vil sannsynligvis ikke alt passe i et 2x3-rom. Det var her universitetssponsorer kom oss til unnsetning. Det ble levert flere tonn (!) med drikke og snacks til vår samarbeidspartner fra studentforeningen. En liten digresjon. Hvert fakultet har sin egen fagforening: ingeniørfag, medisinsk, vitenskapelig og geologisk. Vår ingeniøravdeling har omtrent 2 ledige rom (men shhh, jeg vet ikke hvor mye dette følger universitetets regler) ble fullstendig (!) omgjort til varehus for ett arrangement. Neste vil det være et tidsforløp for hvordan vi fikk disse tingene ut derfra. Ryggen min takket meg ikke i det hele tatt etterpå.
Det er veldig vanskelig å finne hvor du skal oppbevare alle disse tingene, og enda vanskeligere å distribuere dem riktig. Til referanse: det er totalt 3 soner, nedre og 2 øvre hackathons. Størrelsene er omtrent like og generelt er det ingen problemer med distribusjon. Helt til personer med spesielle kostholdspreferanser dukker opp. Veganere, vegetarianere og mange andre. Vi sender alltid ut et spørreskjema på forhånd slik at vi vet hvor mye vi skal bestille. Naturligvis blir e-poster glemt og tapt. Derfor legger vi alltid til 20 % til hovedbestillingen i form av ekstra spesialalternativer, som margaritas med glutenfri deig. Dyrt? Utvilsomt. Men det siste vi trenger er militante veganere som ikke kan få nok av dyrefri mat. Moderne problemer krever moderne løsninger.
La oss si at alt på mirakuløst vis passer. Magi, ikke mindre. Selv at alt ble båret til sin plass over natten. Hva blir det neste? Husker du hva jeg sa om "swag"? Ja, og forresten, hver sponsor har en. Og alle er designet for minst 200 personer, og for store sponsorer er det vanligvis for 300. Det må også lagres, men det er ikke hovedsaken. Jeg sa også at vi har vår egen "swag". Og her er det for 500 personer. Og problemet er fragmenteringen. Mange ting kom kvelden før hackathonet, og det var ingen sjanse til å være klar for det. Dessuten må alle disse tingene pakkes nøye i poser. 500 stykker. 500, Karl. Så vi måtte organisere en improvisert transportør: det var kuponger for alkoholholdige drinker i baren, T-skjorter, sett med tannkrem og børste, krus, klistremerker og jeg husker ikke engang hvor mange andre ting. Og til tross for at vi bestilte denne skjønnheten fra forskjellige leverandører, og de kom alle til forskjellige tider. Jeg måtte jobbe hardt slik at jeg, som en bonus for å organisere selve arrangementet, også jobbet deltid på en fabrikk. Spoiler: vi var ferdige med forberedelsene klokken 4, og startet klokken 8. Jeg ble bare til midnatt slik at jeg kunne være på vakt resten av natten. Så kommer det ganske kjedelige med å ordne bord, ordne skjøteledninger og annet obligatorisk søppel.
X-timen har kommet. Sponsorer kommer tidlig, setter seg inn, legger taktisk ut "swag" for å tiltrekke seg flere studenter. Minneverdig: en bedrift sa under åpningen at det er to typer arbeidsgivere. De som betaler godt respekterer sine ansatte og lar dem utvikle seg kreativt. Slik som (firmanavn). Og alle andre sponsorer kan fortelle om sistnevnte ved å bruke sitt eget eksempel. Denne frasen ble en kandidat til prisen for beste meme (om prisen helt på slutten av forrige artikkel). Elevene kommer så tidlig som mulig for å hente så mange ting de kan gratis. Her er noen ord om hvordan vi slipper dem inn. Billetter kjøpes fra Eventbride og alle arrangører har en skanningsapp. Problemer begynner når deltakerne ikke leser betingelsene: minimumsalderen er for eksempel 18 år, eller ta med passet ditt, eller til og med billetter kan ikke overføres etter fristen (tre dager før hackathon). Mange må dessverre nektes. Men etter det jeg husker: to som glemte passet fra London, så de bare dro hjem og tok dem med seg. Vi lot de som fikk billettene passere etter alle andre, de skannet billettene slik at eieren deres senere ikke skulle prøve å slippe gjennom med en bonus.
Nå litt om problemene med selve billettene: det er bare rundt 400. Pluss noen få for nyutdannede, som en avskjedsgave. I utgangspunktet beholdt vi dem på universitetets nettsider, men det sank jevnt og trutt 10 minutter før salgsstart til 30 minutter etter start, og de ble fordelt helt tilfeldig blant deltakerne. Jeg er allerede taus om løpsforholdene på grunn av at vi i gjennomsnitt solgte 20-30 mer enn vi burde ha. Løsningen ble nettstedet Eventbride. Den håndterer belastningen perfekt, billetter flyr i gjennomsnitt unna på 1-3 sekunder per batch, og de utstedes nøyaktig etter planen. Men her oppstår et annet problem: ærligheten til deltakerne. Fra den aller første Google-lenken kan du laste ned og konfigurere boten, og ideelt sett prøver vi å skremme slike smarte mennesker til å kansellere billettene deres. I virkeligheten er det nesten umulig å bevise at du ikke brukte/brukte en bot. Billettene er på sin side delt inn i Imperial/alle andre og (litt diskriminering) for våre studenter er det litt flere av dem. For at avdelingen skal hjelpe, er dette reglene.
Neste er mer spesifikke forberedelsesproblemer. Et av arrangementene som vi holder nærmere midnatt er en åpen bar. Naturligvis, i hackathon-kulturen og mangel på søvn, er dette ikke alltid en god idé. Derfor er det få som besøker. Men de som kommer er alltid glade, drinker er gratis (opptil 5 GBP inkludert), et ganske stort utvalg av kuponger, pluss at dette er en fin måte å slappe av etter en hel dag med non-stop hackathon. Ulempene er mer sannsynlige for arrangørene: mange, i det stille, mens arrangørene er lei av å se på alt, klarer å bli ganske fulle. Selvfølgelig er det opp til oss å håndtere dem. Men det kom aldri til noen alvorlige problemer. Det er viktig å merke seg at, som et hackathon, har kveldsbaren en sponsor. Og i år storkoste de seg og kjøpte «jaeger-bomber» til alle tilstedeværende. Det var veldig vanskelig å forklare (som jeg er helt for, hell mer) at de halvdøde deltakerne på campus er litt annerledes enn de de ønsker å leie inn i firmaet deres og stoppe dette kaoset rundt den 30. cocktailen. Etter det var det den legendariske Nandos-kyllingleveringen.
Det er legendarisk fordi eierne av lokale restauranter kom sammen med budene sine for å se hvem som bestemte seg for å bruke flere tusen på kylling på en lørdagskveld. Totalt tok det oss 2 timer og 30 frivillige å losse alt og fordele det mellom sonene. Bilder er vedlagt. Ikke glem å rope "veganere her", ellers vil de spise vegetarmat i stedet for vegansk mat og deretter forbanne deg. En annen minneverdig begivenhet var karaoke. Alle festet allerede der, inkludert oss. Tenk deg: 200 mennesker okkuperer en forelesningssal klokken 2 og synger helt tilfeldige sanger (jeg sang Let It Go, min søster ville være stolt). Det var fantastisk, men igjen typiske problemer: å ta med utstyr, sette det opp, forhandle med sikkerheten og biblioteket (lørdag kveld er et veldig populært besøkstidspunkt) slik at vi ikke skulle bli kastet ut. Sikkerheten ble bedt om å synge, men de nektet.
Alt dette er morsomt, selvfølgelig. Men. Hackathonet varer i to dager: deltakerne kan komme og gå. Det er ikke arrangørene. Totalt sov jeg 3.5 timer på to dager og 5 timer dagen før. Og det er fordi andre frivillige tvang det (og det å gå på baren gjorde seg gjeldende). Du kan sove enten i et eget rom med yogamatter, eller hvor du kan. Jeg sov på en stol, det er ikke forbudt ved lov, jeg sover hvor jeg vil. Hovedsaken er at det skal være 3 personer våkne for hver hackzone. En annen oppgave var å sjekke projektoren med jevne mellomrom, siden den kunne overopphetes og vi definitivt ikke hadde noen ekstra penger til reparasjoner. For å sette den opp trengte vi 6 personer og 2 vogner. Generelt var mandlene opptatt nesten hele tiden. På et tidspunkt begynte vi å dele ut popcorn og sukkerspinn, igjen var det vi som lagde mat. Brannsikkerhetsvurderingen falt betydelig da jeg tok ut popcornet mens jeg varmet opp "fordi nå skal de fly inn og jeg vil ikke ha noen igjen."
Denne delen gikk gjennom mange problemer i organisasjonen og deres løsninger. Ingeniører tross alt. Men et stort antall ting gjensto bak kulissene: hvilke problemer det var under selve hackathonet, utvalget av priser og utmerkelser, hvordan den "smarte" avstemningen fungerte, anmeldelser fra sponsorer og hvordan vi taklet rengjøringen av lokalene en uke etter hendelsen. Og også en liten flex: dette er det første studenthackathonet som får dekning på BBC. Jeg vil også skrive om dette i neste episode av denne hackathon-sagaen. Jeg begynner snart å skrive, men foreløpig her er e-posten min: [e-postbeskyttet] og prosjektets hjemmeside:
Kilde: www.habr.com