På 20-tallet gikk folks liv og arbeid etter planen. På jobben (for å forenkle, kan du forestille deg en fabrikk) hadde folk en klar plan for uken, for måneden, for året som kommer. For å forenkle: du må kutte 20 deler. Ingen vil komme og si at nå skal 37 deler kuttes ut, og i tillegg skrive en artikkel som reflekterer over hvorfor formen på disse delene er akkurat slik – og helst i går.
I folks hverdag var det omtrent det samme: Force majeure var en ekte force majeure. Det er ingen mobiltelefoner, en venn kan ikke ringe deg og be deg om å "kom raskt for å hjelpe til med å løse problemet," du bor på ett sted nesten hele livet ("å flytte er som ild"), og generelt trodde du om å hjelpe foreldrene dine med å «komme i desember for en uke».
Under disse forutsetningene ble det dannet en kulturell kode hvor man føler seg tilfreds dersom man har gjennomført alle oppgavene. Og det var ekte. Unnlatelse av å fullføre alle oppgaver er et avvik fra normen.
Nå er alt annerledes. Intelligens har blitt et arbeidsverktøy, og i arbeidsprosesser er det nødvendig å bruke det i ulike forkledninger. En moderne leder (spesielt en toppleder) går gjennom dusinvis av oppgaver av ulike typer i løpet av dagen. Og viktigst av alt, en person kan ikke kontrollere antall "innkommende meldinger". Nye oppgaver kan kansellere gamle, endre prioritet og endre selve innstillingen for gamle oppgaver. Under disse forholdene er det nesten umulig å formulere en plan på forhånd og deretter implementere den steg for steg. Du kan ikke svare på en innkommende oppgave "vi har en hasteforespørsel fra skattekontoret, vi må svare i dag, ellers blir det bot" og si "Jeg planlegger det til neste uke."
Hvordan leve med dette – slik at du får tid til livet utenom jobben? Og er det mulig å bruke noen fungerende ledelsesalgoritmer i hverdagen? For 3 måneder siden endret jeg radikalt hele systemet for å sette oppgaver og overvåke dem. Jeg vil fortelle deg hvordan jeg kom til dette og hva som skjedde til slutt. Stykket vil være i 2 deler: i den første – litt om så å si ideologi. Og den andre handler utelukkende om praksis.
Det virker for meg som at problemet for oss ikke er at det er mange flere oppgaver. Problemet er at vår sosiokulturelle kode fortsatt er satt opp for å fullføre "alle oppgavene som er planlagt for i dag." Vi bekymrer oss når planer går i stykker, vi bekymrer oss når vi ikke får til alt som var planlagt. Samtidig opererer skoler og universiteter fortsatt innenfor rammen av den forrige koden: det er et gitt sett med leksjoner, det er tydelig planlagte lekser, og barnet danner en modell i hodet som antar at livet vil fortsette å være som dette. Hvis du forestiller deg den vanskelige versjonen, så begynner de faktisk i engelsktimen din å snakke om geografi i livet, den andre leksjonen tar halvannen time i stedet for førti minutter, den tredje leksjonen er avlyst, og i den fjerde i midt i timen ringer moren din deg og ber deg raskt kjøpe og ta med deg mat hjem.
Denne sosiokulturelle koden får en person til å håpe at det er mulig å endre den innkommende strømmen - og på denne måten forbedre livet sitt, og livet beskrevet ovenfor er unormalt, fordi det ikke er noen klar plan i det.
Dette er hovedproblemet. Vi må innse og akseptere at vi ikke kan kontrollere antall innkommende meldinger, vi kan bare kontrollere hvordan vi forholder oss til det og hvordan vi faktisk behandler innkommende meldinger.
Det er ingen grunn til å bekymre seg for det faktum at flere og flere forespørsler om endringer i planer kommer: vi jobber ikke lenger på maskiner (med sjeldne unntak), brev kommer ikke på en måned (ja, jeg er optimist), og fasttelefonen har blitt en anakronisme. Derfor må du endre prosessen med å behandle meldinger, og akseptere dagens liv som det er, og innse at den forrige sosiokulturelle koden ikke fungerer.
Hva kan vi gjøre for å gjøre det enklere? Det er veldig vanskelig å "lage en god nettside", men med en klar teknisk spesifikasjon (eller i det minste bare en klarere beskrivelse av oppgaven), blir det mye å oppnå riktig resultat (og generelt oppnå i det minste et resultat). lettere.
Det beste eksemplet er mitt eget, så jeg skal prøve å bryte ned mine ønsker. Jeg forstår tydelig hva som er galt med behandlingen av livs- og arbeidsplaner: nå er det "dårlig", men jeg vil at det skal bli "bra".
Hva er "dårlig" og "god" ved et "høyt" nivå av nedbrytning?
Dårlig: Jeg føler meg engstelig fordi jeg ikke er sikker på at jeg vil være i stand til å gjøre alt det jeg lovet å gjøre mot andre mennesker eller meg selv, jeg blir opprørt fordi jeg bare ikke kan komme til tingene jeg hadde planlagt i lang tid , fordi de må utsettes eller på grunn av brennende oppgaver, eller de er for vanskelige å nærme seg; Jeg kan ikke gjøre alt som er interessant, fordi mesteparten av tiden min tas opp av jobb og hverdag, dårlig fordi jeg ikke kan vie tid til familie og avslapning. Et eget poeng: Jeg er ikke i konstant kontekstbyttemodus, som i stor grad er ansvarlig for alt det ovennevnte.
Bra: Jeg føler ikke angst fordi jeg vet hva jeg skal gjøre i nær fremtid, fraværet av denne angsten gjør at jeg kan bruke fritiden min bedre, jeg føler ikke en vanlig følelse av tretthet (ordet " konstant" passer ikke for meg, det er bare vanlig), jeg trenger ikke å rykke og bytte til innkommende kommunikasjon.
Generelt kan mye av det jeg beskrev ovenfor beskrives i en enkel setning: "redusere usikkerhet og det ukjente."
Dermed blir den tekniske spesifikasjonen noe sånt som:
- Modifisere behandlingen av innkommende oppgaver slik at konteksten byttes.
- Å jobbe med et system for å sette oppgaver slik at i det minste aktuelle saker og ideer ikke blir glemt og en gang vil bli behandlet.
- Regulerer morgendagens forutsigbarhet.
Før jeg endrer noe, må jeg forstå hva jeg kan endre og hva jeg ikke kan.
En vanskelig og enorm oppgave er å forstå og innrømme at jeg ikke kan endre selve den innkommende strømmen, og denne strømmen er en del av livet mitt der jeg befant meg av egen fri vilje; Fordelene ved et slikt liv oppveier ulempene.
Kanskje, på det første nivået av å løse problemet, bør du tenke: vil du til og med ha det stedet i livet du befinner deg på, eller vil du ha noe annet? Og hvis det virker for deg at du vil noe annet, så er det kanskje verdt å jobbe med akkurat dette parallelt med en psykolog/psykoanalytiker/psykoterapeut/guru/kalle dem ved hvilket som helst navn - dette spørsmålet er så dypt og alvorlig at jeg ikke vil gå inn her.
Så jeg er der jeg er, jeg liker det, jeg har et selskap på 100 personer (jeg har alltid ønsket å gjøre forretninger), jeg gjør interessant arbeid (dette er interaksjon med mennesker, inkludert for å nå arbeidsmål - og jeg har alltid vært interessert i "social engineering" og teknologi), virksomhet er bygget på "problemløsning" (og jeg har alltid likt å være en "fikser"), jeg føler meg bra hjemme. Jeg liker det her, bortsett fra "bivirkningene" som er oppført i den "dårlige" delen.
Gitt at jeg liker dette livet, kan jeg ikke endre (med unntak av delegering av oppgaver, som diskuteres nedenfor) den innkommende flyten, men jeg kan endre behandlingen.
Hvordan? Jeg er tilhenger av konseptet om at vi må gå fra mindre til mer – først løse de mest presserende problemene, som kan løses ved enkle endringer, og gå mot større endringer.
Alle endringene jeg gjorde kan kokes ned til tre områder; Jeg vil liste dem fra enkle (for meg) endringer til komplekse:
1. Bearbeide og lagre oppgaver.
Jeg har aldri klart (og jeg kan fortsatt ikke) føre papirdagbøker; å skrive ned og formulere en oppgave er en veldig vanskelig oppgave for meg, og regelmessig å sitte i en slags oppgavesporing er så veldig vanskelig.
Jeg aksepterte dette, og hovedkonseptet mitt var at de tingene som er i hodet mitt er det viktigste.
Oppgavene mine ble behandlet i denne modusen:
- oppgaven jeg husker er å fullføre den så snart jeg får tak i den;
- innkommende oppgave - hvis det gjøres raskt, fullfør det umiddelbart som mottatt, hvis det tar lang tid - lover at jeg skal gjøre det;
- oppgaver du har glemt - gjør dem bare når du blir påminnet om dem.
Jeg levde med dette mer eller mindre normalt en stund, helt til «oppgaver jeg glemte» ble til et problem.
Dette har blitt et problem i to former:
- Nesten hver dag kom det glemte oppgaver som måtte fullføres i dag (hardcore, som ble avsluttet - en tekstmelding fra namsmenn om å avskrive penger fra kontoene for en trafikkpolitibot før de flyr til USA og det presserende behovet for å finne ut av det om jeg i det hele tatt får lov til å fly ut).
- Et stort antall mennesker anser det som feil å spørre igjen om en forespørsel og holde den for seg selv. Folk blir fornærmet over at du har glemt noe hvis det er en personlig forespørsel, og hvis det er en arbeidsforespørsel, blir det til slutt en brann som må gjøres i dag (se punkt én).
Dette måtte gjøres noe med.
Så uvanlige som vi var for meg, begynte jeg å skrive ned alt. Egentlig alt. Jeg var heldig som kom på det selv, men generelt sett er hele ideen veldig lik konseptet .
Den første fasen var rett og slett å losse alle tingene fra hodet til det enkleste systemet for meg. Det viste seg at : grensesnittet er veldig raskt, prosedyren for å lage en oppgave er minimal i tid, det er en enkel app på telefonen (jeg byttet da til Todoist, men mer om det i den andre, tekniske delen).
Takk Gud, jeg har vært involvert i IT-ledelse på en eller annen måte i 10 år, og jeg forstår at "å lage en applikasjon" er en dømt oppgave, akkurat som å "gå til legen." Derfor begynte jeg å bryte ned oppgaver til dekomponerte oppgaver i form av handlinger.
Jeg forstår tydelig at jeg er en person som er veldig avhengig av positive tilbakemeldinger, som jeg kan gi meg selv i form av "se hvor mye du har gjort i dag" tilbakemelding (hvis jeg ser det). Derfor blir oppgaven med å "gå til legen" til oppgavene "velge hvilken lege du skal gå til", "velge tidspunkt for å gå til legen", "ringe og bestille time". Samtidig vil jeg ikke anstrenge meg: hver av oppgavene kan fullføres på én dag i uken og vær glad for at du allerede har fullført et stadium i oppgaven.
Hovedpoeng: dekomponere oppgaver og registrere oppgaver i form av korte handlinger.
Så lenge oppgaven er i hodet ditt, så lenge du tenker at den må fullføres en dag, blir du ikke rolig.
Hvis det ikke er skrevet ned ennå, og du har glemt det, vil du lide når du husker det og husker at du har glemt det.
Dette gjelder alle saker, inkludert husholdningen: Å reise på jobb og huske på at du har glemt å kaste søppel er ikke kult i det hele tatt.
Disse erfaringene er rett og slett ikke nødvendige. Så jeg begynte å skrive ned alt jeg gjorde.
Målet er at, etter å ha trent deg selv til å laste opp alle (absolutt alle) ting til en hvilken som helst tracker, er neste trinn å begynne å slutte å tenke på de nedskrevne tingene i hodet ditt.
Når du innser at alt du tenkte på å gjøre er skrevet ned og før eller siden kommer du til det, for meg personlig forsvinner angsten.
Du slutter å rykke fordi du midt på dagen husker at du ville bytte lyspærer i gangen, snakke med en ansatt eller skrive et dokument (og du haster med å skrive det).
Ved å minimere antallet glemte (i denne sammenhengen uskrevne) oppgaver, minimerer jeg angsten som oppstår når jeg husker de mest glemte oppgavene.
Du kan ikke skrive ned eller huske alt, men hvis det før var 100 slike oppgaver, er det på et visst tidspunkt 10 igjen av dem, og det er ganske enkelt færre "hendelser" av bekymring.
Hovedpoeng: vi skriver ned alt, alt, selv om vi er sikre på at vi vil huske.
Du kan ikke huske alt: uansett hvor dumt det høres ut, skriver jeg ned alt, rett ned for å «gå tur med hunden».
Hva bestemte jeg meg for på denne måten? Angsten på grunn av at jeg hele tiden var redd for å glemme noe avtok (jeg gikk gjennom planer, oppgaver, løfter osv. i hodet), og generelt den unødvendige vekslingen i hodet om å «tenke på hva annet jeg kunne love” forsvant.
2. Redusert reaktivitet.
Vi kan ikke redusere flyten av input, men vi kan endre måten vi reagerer på det.
Jeg har alltid vært en reaktiv person og ble begeistret av det, jeg reagerte umiddelbart på en persons forespørsel om å gjøre noe over telefonen, jeg prøvde umiddelbart å fullføre en oppgave tildelt i livet eller i hverdagen, generelt var jeg så rask som mulig, jeg følte en begeistring av dette. Dette er ikke et problem, men det blir et problem når en slik reaksjon blir til et instinkt. Du slutter å skille hvor du virkelig trengs akkurat nå, og hvor folk lett kan vente.
Problemet er at dette også gir opphav til negative følelser: for det første, hvis jeg ikke hadde tid til å gjøre noe eller glemte at jeg lovet å reagere, ble jeg igjen veldig opprørt, men dette individuelt var ikke kritisk. Dette ble kritisk i det øyeblikket hvor antallet oppgaver som jeg ønsket å umiddelbart instinktivt reagere på ble større enn den fysiske evnen til å gjøre dette.
Jeg begynte å lære meg å ikke reagere på ting med en gang. Til å begynne med var det bare en rent teknisk avgjørelse: til enhver innkommende forespørsel "vær så snill", "vennligst hjelp", "la oss møtes", "la oss ringe", i stedet for å reagere og til og med i stedet for å analysere når jeg ville gjøre det, ble den første Oppgaven er ganske enkelt å behandle denne innkommende forespørselen og planlegge når jeg fullfører den. Det vil si at den første oppgaven i sporingen ikke er oppgaven med å gjøre det som ble bedt om, men oppgaven med "les i morgen hva Vanya skrev i telegrammet og forstå om jeg kan gjøre det og når jeg vil gjøre det, hvis jeg kan. ” Det vanskeligste her er å bekjempe instinktene dine: et stort antall mennesker ber som standard om et raskt svar, og hvis du er vant til å leve i rytmen til et slikt svar, føler du deg ukomfortabel hvis du ikke svarer på personens forespørsel med en gang.
Men det skjedde et mirakel: det viser seg at 9 av 10 personer som ber deg om å gjøre noe «i går» lett kan vente til «i morgen» når du kommer til oppgaven deres, hvis du bare fortalte dem at du kommer til det i morgen. Dette, kombinert med å skrive ned ting å gjøre og holde løfter om å komme dit, gjør livet så mye lettere at du begynner å føle at du nå lever i en strukturert plan (og kanskje du er det). Selvfølgelig trenger du mye trening, men faktisk, under forhold der du har akseptert en slik regel for deg selv, kan du raskt lære dette. Og dette løser i stor grad problemene med kontekstbytte og manglende oppfyllelse av fastsatte planer. Jeg prøver å sette alle nye oppgaver for i morgen, alle forespørsler som jeg tidligere har reagert reaktivt på, jeg har også satt til i morgen, og allerede "i morgen" om morgenen finner jeg ut hva som kan gjøres med det og når. Planer for "i dag" blir mindre flytende.
3. Prioritering og registrering av uventede oppgaver.
Som jeg sa i begynnelsen, har jeg innrømmet for meg selv at flyten av oppgaver hver dag er mer enn jeg kan håndtere. Et sett med reaktive oppgaver gjenstår fortsatt. Derfor jobber jeg hver morgen med oppgavene som er tildelt for i dag: hvilke som virkelig må gjøres i dag, hvilke kan utsettes til i morgen tidlig, for å bestemme når de skal gjøres, hvilke som skal delegeres, og hvilke kan kastes helt ut. Men saken stopper ikke der.
En enorm frustrasjon oppstår når du på kvelden innser at du ikke har fullført de kritiske oppgavene som er planlagt for i dag. Men oftest oppstår dette fordi det oppsto uplanlagte saker i dag, som det, til tross for alle forsøk på å utsette reaksjonen, var nødvendig å svare i dag. Jeg begynte å skrive ned alle tingene jeg gjorde i dag umiddelbart etter at jeg gjorde dem. Og på kvelden så jeg på listen over fullførte oppgaver. En advokat kom inn for å snakke og skrev det ned, en klient ringte og skrev det ned. Det var en ulykke som må reageres på - jeg skrev det ned. Bilvesenet ringte og sa at bilen måtte inn i dag slik at den kunne repareres innen søndag - han skrev det ned. Dette lar meg både forstå hvorfor jeg ikke kom til oppgavene som ble tildelt for i dag og ikke bekymre meg for det (hvis de plutselige oppgavene var verdt det), og å registrere hvor jeg kunne behandle innkommende oppgaver mindre reaktivt (fortell tjenesten at jeg kan ikke gjøre det, og jeg tar med bilen først i morgen, og finner ut at det fortsatt vil være mulig å få det gjort innen søndag, til og med å levere den i morgen). Jeg prøver å skrive ned absolutt alle fullførte oppgaver, helt ned til "signerte to papirer fra regnskapsavdelingen" og en liten samtale med en kollega.
4. Delegering.
Det vanskeligste temaet for meg. Og her er jeg enda mer glad for å motta enn å gi råd. Jeg lærer bare hvordan jeg gjør dette riktig.
Problemet med delegering er organiseringen av delegeringsprosessene. Der disse prosessene bygges, overfører vi enkelt oppgaver. Der prosesser ikke feilsøkes, virker delegering enten for lang (sammenlignet med når du gjør oppgaven selv), eller rett og slett umulig (ingen andre enn meg kan definitivt fullføre denne oppgaven).
Denne mangelen på prosesser skaper en blokk i hodet mitt: tanken på at jeg kan delegere en oppgave faller ikke engang opp for meg. For bare et par uker siden, da jeg bestemte meg for å bytte fra Trello til Todoist, fant jeg meg selv i å overføre oppgaver fra ett system til et annet i tre timer, uten engang å tenke på at noen andre kunne gjøre det.
Hovedeksperimentet for meg nå er å overvinne min egen blokk med å be folk om å gjøre noe i tilfeller der jeg er sikker på at de ikke vil være enige eller ikke vet hvordan de skal gjøre det. Bruk tid på å forklare. Godta at ting vil ta lengre tid å få gjort. Hvis du deler din erfaring, blir jeg veldig glad.
feller
Alle de ovennevnte endringene er beskrevet av ganske tekniske anbefalinger for å jobbe med programvare, som jeg vil skrive om i neste del, og ved avslutningen av denne - om to feller som jeg falt i i løpet av hele dette livet omorganisering av min.
Tretthetskonsept.
På grunn av det faktum at vi ikke jobber fysisk, men mentalt, oppstår et stort og uventet problem - å forstå og fange øyeblikket når du begynner å bli sliten. Dette gir deg muligheten til å ta en pause i tide.
Betingelsesarbeideren ved maskinen hadde i utgangspunktet ikke et slikt problem. For det første er følelsen av fysisk tretthet forståelig for oss fra barndommen, og dessuten er det ganske vanskelig å fortsette å gjøre noe fysisk når kroppen ikke er i stand til det. Vi kan ikke, etter å ha gjort 10 tilnærminger i treningsstudioet, gjøre 5 til "fordi det er det vi må gjøre." Denne motivasjonen vil ikke fungere av veldig åpenbare biologiske årsaker.
Situasjonen med tenkning er noe annerledes: vi slutter aldri å tenke. Jeg har ikke dekket dette området, men generelt er hypotesene som følger:
- En person som er i konstant vanvidd merker ikke umiddelbart mental tretthet. Dette skjer ikke i form av "Jeg kan ikke tenke lenger, jeg legger meg" - først påvirker det det følelsesmessige spekteret, evnen til å tenke, deretter persepsjonen, men et sted her kan du føle hva som kommer.
- For å slå av strømmen er det ikke nok å bare slutte å jobbe. Jeg la merke til at hvis jeg for eksempel slutter å jobbe, ligger og stirrer på telefonen, leser, ser på, og fortsatt hjernen min fortsetter å jobbe, forsvinner ikke trettheten. Det hjelper virkelig å legge seg ned og tvinge seg selv til å ikke gjøre noe i det hele tatt (inkludert å stikke på telefonen). De første 10 minuttene er det veldig vanskelig å komme seg ut av aktivitetsstrømmen, de neste 10 minuttene dukker det opp en million ideer om hvordan du gjør alt riktig, men så er det renslighet.
Det er viktig og nødvendig å gi hjernen en hvile, og siden det er veldig vanskelig å fange dette øyeblikket, trenger du bare å gjøre det regelmessig.
Tid for hvile/liv/familie.
Jeg, som jeg allerede skrev, er en person som er avhengig av positive tilbakemeldinger, men jeg kan generere det for meg selv: dette er både en bonus og et problem.
Fra det øyeblikket jeg begynte å spore alle oppgavene mine, roser jeg meg selv for å ha fullført dem. På et tidspunkt gikk jeg fra en tilstand av "avgjort arbeidslivet mitt" til en tilstand av "nå er jeg en superhelt og kan gjøre så mange ting som mulig," og nådde 60 oppgaver om dagen.
Jeg balanserte jobb og husarbeid og passet på å inkludere gjøremål i min daglige liste, men problemet var nettopp at det var gjøremål. Og du trenger definitivt tid til hvile og familie.
Arbeideren blir sparket ut av verkstedet ved 6-tiden, men gründeren får også et kick av å jobbe. Det viser seg å være omtrent det samme problemet som med manglende evne til å fange øyeblikket av "mental tretthet": i toppen av fullførte oppgaver glemmer du at du faktisk trenger å leve.
Det er veldig vanskelig å falle ut av flyten når alt ordner seg og du får en buzz av det, du må også tvinge deg selv.
Tretthet kommer ikke fra ønsket om å "ligge", men fra en følelsesforstyrrelse ("alt har vært irriterende siden morgenen"), vanskeligheter med å oppfatte informasjon og en svekkelse av evnen til å bytte kontekst.
Det er viktig å sette av tid til hvile, selv om det er en grusomhet. Det er viktig at dette ikke påvirker deg senere. Det er ikke kult å være glad for produktiviteten din i to måneder, og deretter være i en tilstand der alt er kjedelig og du ikke kan se folk.
Til slutt lever vi ikke bare for produktivitet, det er et stort antall interessante og fantastiske ting i verden 😉
Generelt er dette omtrentlige betraktninger om hvordan det generelt er verdt å (om)organisere arbeids- og ikke-arbeidsprosesser. I den andre delen vil jeg fortelle deg hvilke verktøy jeg brukte til dette og hvilke resultater som ble oppnådd.
PS Dette emnet viste seg å være så viktig for meg at jeg til og med startet en egen telegramkanal hvor jeg deler mine tanker om denne saken, bli med oss -
Kilde: www.habr.com