Jeg prøvde å administrere oppgaver systematisk sikkert 20-25 ganger. Og hvert forsøk mislyktes, som jeg nå forstår, av to grunner.
For det første, for å bruke tid på å fullføre oppgaver, må du forstå hvorfor dette gjøres.
Du begynner å administrere oppgaver, bruke tid på dem, gjøre færre oppgaver, det hele begynner å hope seg opp – for hva?
Alt arbeid er vanskelig å gjøre når du ikke forstår hvorfor. "Å ordne livet ditt" er ikke det mest hensiktsmessige målet, siden "ordnet liv" er et ganske vagt fenomen. Men "reduser nivået av angst ved å redusere nivået av usikkerhet" er et mye mer spesifikt og bedre mål, som lett kan brukes en time om dagen på.
For det andre beskriver alle metodikkene som jeg har lest umiddelbart den endelige tilstanden til prosessen. «Du må ta ToDoIst, bryte det ned i prosjekter, integrere med kalenderen, gjennomgå ukens oppgaver, prioritere dem...» Dette er vanskelig å begynne med med en gang. Som i programvareutvikling, tror jeg at du må bruke - iterativt.
Derfor vil jeg gå gjennom mine "iterasjoner", og kanskje i samme form vil det være nyttig for deg. Tross alt, hva er en god grunn til å bruke maiferien til å gå tilbake på jobb ved å bruke et (relativt) nytt paradigme?
Du kan lese hvordan jeg kom frem til dette .
Trello, et par lister
Vi lager kun 4 lister, bruker desktop- og mobilapplikasjoner.
Lister:
- Gjøremål - skriv ned alle oppgavene som dukker opp her. Og skriv dem ned så snart de dukker opp. "Å kaste ut søppel" er en oppgave. «Vask oppvasken» er en oppgave. "Planlegg et planleggingsmøte" er en oppgave. Vel, og så videre. Selv de mest åpenbare eller viktige tingene kan glemmes hvis noe uventet skjer eller du bare har hatt en hard dag.
- Gjøremål for i dag - hver kveld flytter jeg ting fra "To-Do"-tavlen til "To-Do for Today"-tavlen. Hvis noe av arbeidet ditt forblir der om kvelden, er det normalt; mer om det nedenfor. Over tid begynner du å forstå hvor mange oppgaver som kan være på listen slik at de fleste kan fullføres på den planlagte dagen.
- Laget i dag. Denne tavlen er den viktigste måten å redusere angsten for "Jeg fikk ikke gjort noe i dag" og en god måte for videre refleksjon rundt selvorganisering. Jeg skriver ned her alle oppgavene jeg gjorde i dag, også de som ikke er på den planlagte listen. "Jeg ringte Vasya angående dokumentene," skrev han det ned. "De ba meg signere papirer," skrev jeg ned. "Vi diskuterte avtalen med Anton," skrev han ned. På denne måten, mot slutten av dagen, vil du forstå hva du faktisk brukte tiden din på og hva du kunne ha utelatt fra disse oppgavene bare for å fullføre planen.
- Ferdig – en liste over alle fullførte oppgaver. På begynnelsen eller slutten av dagen flytter jeg dem fra «Ferdig i dag» til «Ferdig». I hovedsak er det en søppelbøtte hvor du ganske enkelt kan finne fullførte oppgaver, og derfor trenger regelmessig rengjøring.
Trello, "minikalender"
På et tidspunkt blir det klart at noen oppgaver er nøyaktig tidsbestemt, og du vil ikke glemme dem i løpet av uken, for ikke å planlegge noe annet for denne tiden. Jeg har alltid hatt det vanskelig med kalenderen, så jeg la til flere tavler med navnene "Gjøremål for mandag", "Gjøremål for tirsdag" osv., hvor jeg begynte å liste opp tidsbundne til- dos.
Derfor, når folk spør meg: "Kan vi snakkes på torsdag kl 16:00?" – Jeg går bare til det aktuelle styret og ser hva vi har skrevet ned der for denne gang. Og vi må ikke glemme å overføre oppgaver mellom lister i tide i løpet av uken: for eksempel "mål for torsdag" når torsdag kommer - til "mål for i dag".
Hvorfor ikke en kalender? For meg er det veldig vanskelig å bruke to verktøy samtidig. Hvis jeg bruker en kalender til dette, må jeg gå inn i den, fylle den ut, sjekke den jevnlig for å sjekke om jeg har glemt noe...
På dette tidspunktet har jeg nådd grensene for Trello. Hovedproblemet var at det ble registrert mer enn 50 oppgaver per dag, og det var en ganske stor pool av oppgaver knyttet til både den generelle listen og lister knyttet til dager. Hvordan forstår jeg at jeg allerede har skrevet ned oppgaven jeg skal gjøre? Duplikater begynte å dukke opp. Hvordan prioritere alle oppgaver for ett av prosjektene samtidig? Hvordan gi andre mennesker muligheten til å se kalenderplanene dine?
Jeg trengte et system som, samtidig som jeg opprettholder relativ enkelhet:
- Jeg kunne gruppere oppgaver etter prosjekter.
- Ha en kalenderlenke (gjør det i morgen), og overfør denne automatisk til oppgaver for i dag, når dagen kommer.
- Kan integreres med Google kalender.
Det var her jeg kom tilbake til ToDoist, og på dette stadiet viste det seg å være den mest passende løsningen.
Gjeldende tråd i ToDoist
innboksen
Jeg skriver alle innkommende oppgaver inn i Inbox, som jeg prøver å ordne umiddelbart. Parsing betyr:
- Bestemme datoen når oppgaven skal fullføres (for korte oppgaver setter jeg oftest i dag, og på kvelden forstår jeg når det faktisk kan gjøres).
- Bestemme prosjektet som oppgaven kan tilskrives (for statistikk og muligheten til på en eller annen måte å endre prioritet til alle oppgaver i prosjektet).
Oppgaver som dukker opp og som ikke trenger å gjøres i nær fremtid går inn i prosjekter Ukategorisert personlig ("ta koppholdere inn i bilen") og Ukategorisert arbeid ("tenk på når vi kan arrangere en strategisk PR-økt"). ToDoist lar deg tilordne gjentakende oppgaver, så hver helg har jeg en oppgave som heter "Ukategorisert personlig" og hver mandag "Ukategorisert arbeid."
Kalenderintegrasjon
ToDoist integreres perfekt med Google Kalender, i begge retninger. Jeg deler kalenderen min med kollegene mine slik at de kan se når de definitivt ikke kan nå meg.
Samtidig overføres oppgaver fra kalenderen i motsatt retning: Jeg kan si "Seryoga, se på tiden min for fredag og skriv ned et møte der," som vil vises både i kalenderen og i ToDoist. Så faktisk begynte jeg å bruke en kalender for første gang uten å måtte lage hendelser i den.
Behandling av ikke-operative innkommende oppgaver
Jeg tvangspresser meg ikke med å gjøre oppgaver med en gang, bortsett fra de oppgavene hvor brannen er åpenbar. "Vi trenger snarest å kontakte ledelsen i ABC-selskapet, siden serveren er nede og det ikke er noe svar fra de ansatte" er åpenbart en presserende oppgave som ikke kan utsettes, men "Zhenya, kan jeg ringe deg nå for å snakke om en nytt prosjekt" blir til "Planlegg når du kan snakke med X om Y", som allerede blir til oppgaven "Fortell X at vi kan snakke da" og oppgaven "Snakk med X om Y", som allerede er tidsbestemt. Nesten alle innkommende oppgaver blir først til "Tidsplan ...".
Prioritering av oppgaver
Alle oppgaver som inngår i dagen kan ikke gjennomføres. Når jeg observerte meg selv, innså jeg følgende (hvert tall vil være forskjellig, men det viktigste er å komme til konklusjoner).
- For hver dag skriver jeg ned ca 50-70 oppgaver.
- Jeg kan gjøre opptil 30 oppgaver komfortabelt (uten å føle meg helt trøtt på slutten av dagen).
- Etter å ha fullført opptil 50 oppgaver vil jeg bli sliten, men ikke kritisk.
- Jeg kan fullføre 70 oppgaver, men etter det vil jeg ha problemer med å komme meg ut av "flyten av arbeidsnarkoman", ha problemer med å sovne og generelt være litt sosial.
Basert på dette bestemmer jeg hva jeg skal gjøre i dag. ToDoist har en prioritering av hver oppgave, så om morgenen velger jeg de kritiske oppgavene som skal fullføres, og fullfører resten basert på mine evner og ønsker. Hver dag overfører jeg omtrent 40-20 oppgaver til neste: Det som er interessant er at neste dags oppgaver igjen blir 60-70.
Vedlikeholde statistikk
Jeg ønsker virkelig å forstå generelt hvor mye tid som ble brukt i dag på arbeidsrelaterte saker, og på hvilke. Til dette bruker jeg applikasjonen , som er både på telefonen og den bærbare datamaskinen, og Google Maps posisjonshistorikk (ja, jeg er ikke paranoid).
Vi bor utenfor byen, så tiden brukt på veien kan brukes klokt. Nå, når jeg ikke er sliten, hører jeg på lydbøker mens jeg er på farten slik at jeg på en eller annen måte kan bruke disse 40 minuttene.
Jeg samler ikke dataene ennå, og skaper en slags personlig datainnsjø; Når den tid kommer, kommer jeg til det.
Det blir ingen konklusjon
- Livet til en moderne person er en stor strøm av innkommende oppgaver. Det vil ikke være mulig å redusere det; vi må lære å håndtere denne flyten.
- Mest angst kommer fra fremtidens ukjente. Hvis vi forstår hva som venter oss de neste dagene, blir det betydelig mindre angst.
- Av denne grunn kan du bruke tid på å organisere dagen din. Jeg vet hva som vil skje i dag, hva som vil skje i morgen, og jeg glemmer ikke de oppgavene jeg pleide å glemme.
- Å gjennomføre oppgavesporing er ikke et mål i seg selv, men, om du vil, en måte for selvopplæring. Ting som du tidligere var for lat til å gjøre, eller ting du aldri fikk gjort, blir mye lettere å gjøre. Mange mennesker (inkludert meg) føler seg generelt bedre når oppgaver settes fra omverdenen. Oppgavesporing er en måte å sette oppgaver for deg selv og lære å leve etter dine ønsker.
- Arbeid er ikke et mål i seg selv. Målet er å organisere arbeidsplanen din slik at du har forutsigbar fritid når du kan ta vare på deg selv, din familie og dine interesser.
Kilde: www.habr.com