W trakcie wdrażania gotowych systemów ERP 53 % firm poważnych trudności, które wymagają zmiany procesów biznesowych i podejść organizacyjnych, a 44 % firm napotyka znaczące problemy techniczne. W serii artykułów przedstawiamy, czym jest system ERP, jakie są jego korzyści, jak określić potrzebę jego wdrożenia, co należy wiedzieć przy wyborze dostawcy platformy i jak go wdrożyć.
Pojęcie systemu ERP pochodzi z USA i dosłownie tłumaczy się jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa — Enterprise Resource Planning. Akademicko wygląda to tak: „ERP to strategia organizacyjna integracji produkcji i operacji, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania finansami i zarządzania aktywami, skupiająca się na ciągłej równowadze i optymalizacji zasobów przedsiębiorstwa za pomocą wyspecjalizowanego zintegrowanego pakietu oprogramowania (PO), który zapewnia wspólny model danych i procesów dla wszystkich obszarów działalności”.
Każdy dostawca może rozumieć opracowany przez siebie system na swój sposób, w zależności od jego orientacji i rozwiązywanych zadań. Na przykład, jeden system ERP lepiej sprawdzi się w handlu detalicznym, ale nie nadaje się dla zakładu rafinacji ropy. Ponadto każda firma i jej pracownicy, którzy korzystają z platformy, postrzegają ją na swój sposób, w zależności od części, z którą mają kontakt w pracy.
W swojej istocie ERP to system informacyjny do zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi i zasobami firmy na podstawie wspólnej bazy danych.
Do czego potrzebny jest system ERP
Podobnie jak każda system informacyjny, ERP działa na danych. Każdy pracownik i dział regularnie generują setki megabajtów informacji. W niewielkiej organizacji menedżer ma bezpośredni dostęp do wszystkich informacji i czas na monitorowanie procesów. Jeśli duża ilość danych powstaje w ramach jednego lub dwóch procesów biznesowych, menedżerowi wystarczy cyfryzować je za pomocą punktowych rozwiązań IT. Zazwyczaj organizacja kupuje oprogramowanie do księgowości i, na przykład, CRM.
W miarę rozwoju firmy, niektóre procesy, które wcześniej zajmowały minimalną ilość czasu, przekształcają się w duże zasoby informacji. W związku z innymi procesami biznesowymi, rozproszone strumienie informacji wymagają ogromnej liczby pracowników administracyjnych do ich integracji i analizy. Dlatego system ERP jest konieczny nie tylko dla małych, ale także dla średnich i dużych przedsiębiorstw.
Jak zrozumieć, że firma potrzebuje systemu ERP
Typowa historia naszych klientów wygląda następująco. W pewnym momencie staje się jasne, że wszystkie kluczowe procesy są zautomatyzowane, a efektywność pracy nie wzrasta.
Okazuje się, że każdy proces znajduje się w swojej własnej, oddzielnej systemie informacyjnym. Aby je połączyć, pracownicy ręcznie wprowadzają dane do każdego systemu, a następnie zarząd gromadzi powielone dane do analizy działalności całej firmy. W zasadzie taka mechanika pracy jest produktywna do pewnego momentu. Najważniejsze to określić moment osiągnięcia maksymalnej efektywności przed jego nadejściem, a nie wtedy, gdy będzie konieczne wprowadzenie zmian w procesach w trybie awaryjnym.
Żaden z systemów informacyjnych nigdy nie wskaże momentu, w którym firma osiągnęła taki poziom, że potrzebuje systemu ERP. Globalne doświadczenia wskazują na 4 główne oznaki, które pozwolą to zrozumieć:
Danych do podejmowania świadomych decyzji zarządczych zaczyna być niewystarczająco.
Każda decyzja w biznesie ma swoje konsekwencje, które ostatecznie prowadzą do strat finansowych lub odwrotnie - do zysków. Jakość decyzji zależy od informacji, na których jest oparta. Jeśli dane są nieaktualne, niepełne lub niepoprawne, decyzja będzie błędna lub niezrównoważona.
Główne powody sprzeczności informacji:
krytycznie ważne informacje są rozproszone pomiędzy poszczególnych pracowników i działami;
brak zasad zbierania danych;
zbieranie informacji przeprowadzają pracownicy o różnych rolach i w różnym czasie.
Posiadając platformę ERP dopasowaną do twoich procesów biznesowych, możesz zcentralizować wszystkie dane. Cała informacja jest tworzona przez każdego pracownika i dział w jednolitym systemie w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że dane, które mogą być potrzebne tobie i innym w firmie, są zawsze jak najbardziej dokładne i aktualne.
Brak integracji między systemami IT prowadzi do zakłóceń w pracy i hamuje rozwój firmy.
Każdy system IT ma swoje wymagania dotyczące formatu danych, został zbudowany w innym czasie oraz na różnych technologiach, zasadach i językach programowania. To ma wpływ na pracowników, którzy współdziałają jakby mówili w różnych językach, a także na tempo współpracy.
System ERP łączy poszczególne funkcje w jednym zintegrowanym i zrozumiałym środowisku. System ERP działa jak tłumacz, mówiący w kilku językach programowania, aby zapewnić wspólną pracę i spójność.
Twoi klienci są niezadowoleni z obsługi.
Jeśli klienci składają skargi lub odchodzą, warto zastanowić się nad efektywnością. Może to być związane z popytem przewyższającym podaż, opóźnionymi dostawami, powolną obsługą lub po prostu ogólnym odczuciem, że firma nie ma zasobów ani czasu, aby dbać o każdego klienta.
Kiedy firma rozwinie się do średniego lub dużego rozmiaru, ERP przekształca niezadowolonych klientów w lojalnych. Klienci zaczynają odczuwać poprawę obsługi i przeżywają zmiany razem z firmą.
Używasz przestarzałych systemów.
Zgodnie z Raport Veeam 2020 Data Protection Trends wskazuje, że główną barierą transformacji cyfrowej w biznesie są przestarzałe technologie. Jeśli firma nadal działa na systemach ręcznego wprowadzania danych lub papierowych dokumentach, z pewnością znajdzie się na marginesie w dobie postpandemicznej.
Ponadto systemy IT w firmie mogą być całkiem nowoczesne, ale zdezintegrowane. W takim przypadku każdy dział tworzy swój informacyjny bunkier, z którego dane są udostępniane w sposób dawkowany lub nieprawidłowy. Jeśli integracja poszczególnych systemów jest kosztowna lub niemożliwa, należy połączyć je w jeden system ERP.
Jakie korzyści przynosi system ERP dla biznesu?
System ERP to produkt, który firma nabywa na swój koszt. Jego wdrożenie traktuje się jako inwestycję, która powinna przynieść zyski. Żaden producent systemu ERP nie gwarantuje, że przyniesie on wzrost dochodów. Dotyczy to nie tylko systemów ERP, ale i wszelkich rozwiązań IT. Jednakże wszystkie zalety wdrożenia pośrednio wpływają na zysk:
Oszczędności na systemach IT
Zamiast wydawać zasoby na kilka rozproszonych systemów, z których każdy wymaga specjalistycznego wsparcia, infrastruktury, licencji, oraz szkolenia pracowników, można skupić wszystkie wydatki na jednej platformie ERP. Składa się ona z modułów, które zastępują rozproszone systemy zintegrowanymi częściami.
Jeśli system ERP zostanie zaprojektowany od podstaw według potrzeb konkretnej firmy, można w nim uwzględnić zewnętrzne systemy i usługi, z którymi wygodnie współpracują partnerzy biznesowi, dostawcy, klienci i inni kontrahenci.
Pełna przejrzystość
ERP zapewnia kierownictwu pełny dostęp do każdego procesu biznesowego dowolnego działu 24/7. Na przykład, można codziennie monitorować stany magazynowe, w tym zaplanowane dostawy oraz dostawy w drodze. Mając pełny obraz stanów magazynowych, można precyzyjniej kontrolować środki obrotowe.
Automatyzacja raportów i silne planowanie
ERP tworzy jednolitą systematyczną strukturę raportowania dla wszystkich procesów. Automatycznie generuje przydatne raporty i analizy w dowolnym momencie. Dzięki temu kierownictwo nie musi ręcznie zbierać arkuszy kalkulacyjnych i e-maili.
W ten sposób platforma uwalnia czas na strategiczne planowanie, lepszą analizę i porównywanie wyników działów. System ERP pomaga dostrzegać w analizach te trendy, które wcześniej były pomijane lub nie miały szansy zostać zauważone.
Wzrost wydajności
Sam system ERP nie jest panaceum. Ważne jest nie tylko dostosowanie do specyfiki biznesu, ale także właściwe wdrożenie. Zgodnie z badaniami 315 dostawców gotowych systemów ERP, odsetek wdrożeń, których sukces był tylko częściowy, oszacowano na poziomie od 25 do 41 procent w zależności od branży. Odpowiedni ERP znacząco zmniejsza czas i wysiłek poświęcany na rutynowe zadania.
Obsługa klienta
Obsługa klienta to kluczowy element biznesu. System ERP przenosi uwagę pracowników z prowadzenia rejestrów klientów na budowanie i utrzymywanie relacji z klientami.
Jak pokazuje statystyka, 84 procent klientów firmą, jeśli nie otrzymują wystarczających odpowiedzi na zapytania. System ERP dostarcza pracownikowi wszystkich niezbędnych informacji i historii klienta w chwilę po nawiązaniu kontaktu. Dzięki temu pracownicy zajmują się nie biurokracją, lecz pozyskiwaniem i utrzymywaniem klientów. Klienci odczuwają korzyści z jego wdrożenia, angażując się w proces, nawet nie zdając sobie sprawy ze zmian w firmie.
Ochrona danych
Trudno znaleźć system informacyjny, który da absolutną gwarancję bezpieczeństwa danych. Dane osobowe klientów i pracowników, e-maile, własność intelektualna, dane finansowe, faktury, umowy – im więcej systemów przetwarza te informacje, tym trudniej śledzić ryzyko. System ERP wprowadza jednolite standardy dostępu, wprowadzania i wyprowadzania danych oraz centralne przechowywanie informacji.
Jednak im wyższy udział gotowego systemu ERP na rynku, tym częściej staje się on celem ataków hakerskich. Korzystniejsze będzie opracowanie własnego systemu ERP, do którego dostęp do kodu źródłowego będzie tylko u was. Jeśli system ERP dla waszej firmy został opracowany od podstaw, hakerzy nie będą mogli znaleźć kopii systemu, aby wcześniej sprawdzić go pod kątem luk w zabezpieczeniach.
Produktywność współpracy
Często zainteresowanie współpracą działów lub pracowników wygasa, ponieważ przekazywanie danych wymaga wielu rutynowych operacji lub z powodu psychologicznego klimatu w firmie. Jednolity system automatyzuje dostęp do informacji, eliminuje negatywne skutki czynnika ludzkiego i przyspiesza komunikację w firmie.
Jednolite procesy biznesowe
Gotowe systemy ERP są opracowywane zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi. Pozwala to przedsiębiorstwom na standaryzację własnych procesów.
Jednak w praktyce przedsiębiorstwo musi dokonać trudnego wyboru: albo długo i kosztownie dostosowywać system ERP do standardów firmy, albo z bólem dostosowywać własne procesy biznesowe do standardów systemu ERP.
Istnieje trzecia droga – od samego początku opracowywać system dostosowany do własnych procesów biznesowych.
Skalowalność
Bez względu na to, czy rozszerzasz swoją bazę klientów, wchodzisz na nowe rynki, wdrażasz nowe procesy, działy lub produkty, czy w inny sposób rozwijasz swój biznes, przy odpowiednim wyborze dostawcy platforma ERP dostosowuje się do zmian.
Ponieważ system ERP jest wdrażany we wszystkich procesach firmy, lista korzyści może się zwiększać w zależności od specyfiki. Na rynku opracowano dziesiątki i setki gotowych rozwiązań, które zmuszają klientów do przestrzegania subskrypcji, szybkości aktualizacji i wsparcia, zamkniętej funkcjonalności i architektury – w granicach jednego dostawcy. Tylko opracowanie własnego systemu ERP umożliwia maksymalne możliwości bez żadnych ograniczeń.
O tym, jak wybrać producenta systemu ERP, jakie pytania zadać, aby nie stracić pieniędzy, i na co zwrócić uwagę przy planowaniu wdrożenia, przeczytasz w kolejnych artykułach.
Źródło: habr.com
