Był rok 2013. Zacząłem pracę w jednej z firm programistycznych zajmujących się tworzeniem oprogramowania dla użytkowników prywatnych. Opowiadano mi różne rzeczy, ale ostatnią rzeczą, jakiej się spodziewałem, było to, co zobaczyłem: 32 znakomite maszyny wirtualne na nieprzyzwoicie drogim wówczas wynajmowanym serwerze VDS, trzy „darmowe” licencje Photoshopa, 2 Corel, płatna i niewykorzystana przepustowość telefonii IP i inne drobiazgi. W pierwszym miesiącu „uszczupliłem” infrastrukturę o 230 tys. rubli, w drugim o prawie 150 (tysięcy), potem skończył się heroizm, zaczęły się optymalizacje i ostatecznie zaoszczędziliśmy pół miliona w ciągu sześciu miesięcy.
To doświadczenie zainspirowało nas i zaczęliśmy szukać nowych sposobów oszczędzania pieniędzy. Teraz pracuję gdzie indziej (zgadnij gdzie), więc mogę z czystym sumieniem opowiedzieć światu o swoich doświadczeniach. A Ty dzielisz się swoimi pomysłami, dzięki którym infrastruktura IT stanie się tańsza i bardziej wydajna!
„Wydałeś już ostatnie pieniądze na serwery, licencje, zasoby IT i outsourcing” – narzekał dyrektor finansowy i domagał się planowania i budżetowania.
1. Bądź nerdem – planuj i twórz budżet
Planowanie budżetu IT w firmie to żmudne zadanie, a jego koordynacja może być niekiedy niebezpieczna. Sam fakt posiadania budżetu niemal na pewno chroni Cię przed:
- cięcie kosztów rozwoju floty sprzętu i oprogramowania (choć zdarzają się kwartalne optymalizacje, ale można bronić swojego stanowiska w tym zakresie)
- niezadowolenie dyrektora finansowego lub działu księgowości w momencie zakupu lub dzierżawy kolejnego elementu infrastruktury
- złość menedżera spowodowana nieplanowanymi wydatkami.
Budżetowanie jest konieczne nie tylko w dużych firmach, ale dosłownie w każdej firmie. Zbierz wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu ze wszystkich działów, oblicz niezbędne moce przerobowe, weź pod uwagę dynamikę zmian w liczbie personelu (na przykład Twoje centrum telefonicznej obsługi klienta lub dział wsparcia zwiększają zatrudnienie w sezonie i zmniejszają poza sezonem), uzasadnij wydatki i opracuj plan budżetowy podzielony na okresy (najlepiej miesiące). Dzięki temu będziesz dokładnie wiedział, ile pieniędzy dostaniesz za zadania wymagające dużej ilości zasobów i zoptymalizujesz koszty.
2. Używaj swojego budżetu mądrze
Gdy już budżet zostanie uzgodniony i podpisany, pojawia się ogromna pokusa, aby redystrybuować koszty i np. przeznaczyć cały budżet na drogi serwer, na którym można wdrożyć cały DevOps z monitorowaniem i bramami 🙂 W takim przypadku może się okazać, że zabraknie zasobów na inne zadania i w efekcie nadwyżka zostanie przekroczona. Dlatego należy skupić się wyłącznie na rzeczywistych potrzebach i zadaniach biznesowych, które wymagają mocy obliczeniowej.
3. Aktualizuj serwery na czas
Przestarzałe serwery sprzętowe, podobnie jak wirtualne, nie przynoszą organizacji żadnych korzyści - stawiają pytania o bezpieczeństwo, szybkość i inteligencję. Poświęcasz więcej czasu, wysiłku i pieniędzy na rekompensowanie brakujących funkcjonalności, na eliminowanie problemów bezpieczeństwa, na poprawki przyspieszające działanie. Zaktualizuj więc swój sprzęt i zasoby wirtualne – możesz to zrobić już teraz, np. dzięki naszej promocji , ceny nie są wstydliwe do pokazania na Habr.
Swoją drogą, niejednokrotnie spotkałem się z sytuacjami, w których serwer sprzętowy w biurze był zupełnie nieuzasadnionym rozwiązaniem: większość małych i średnich przedsiębiorstw może rozwiązać wszystkie problemy na wirtualnych mocach przerobowych i zaoszczędzić sporo pieniędzy.
4. Zoptymalizuj pracę zwykłych użytkowników
Przeszkol wszystkich użytkowników w zakresie oszczędzania energii elektrycznej i ostrożnego korzystania z infrastruktury. Oto przykłady typowych przeciążeń po stronie użytkownika:
- Instalowanie niepotrzebnych aplikacji „dla całego działu” — użytkownicy proszą o zainstalowanie oprogramowania, takiego jak oprogramowanie ich sąsiada, ponieważ go potrzebują lub po prostu generują prośbę, np. „7 licencji Photoshopa dla działu projektowego”. Jednocześnie w dziale projektowym cztery osoby pracują z programem Photoshop, a pozostałe trzy to projektanci układów stron. Korzystają z niego raz na pół roku. W takim przypadku lepiej jest zakupić 4 licencje i rozwiązywać 1-2 problemy rocznie z pomocą współpracowników. Jednak częściej taka historia ma miejsce w przypadku oprogramowania biurowego (w szczególności pakietu MS Office, którego absolutnie każdy w pełni potrzebuje). W rzeczywistości zdecydowana większość pracowników może sobie poradzić, korzystając z edytorów open source lub praktycznego Google Docs.
- Użytkownicy zajmują wirtualne zasoby i metodycznie zużywają całą wynajętą pojemność — na przykład testerzy lubią tworzyć obciążone maszyny wirtualne i zapominają przynajmniej je wyłączyć, a programiści także tego nie lekceważą. Przepis jest prosty: wychodząc, wyłącz wszystkich :)
- Użytkownicy wykorzystują serwery firmy jako globalną bazę danych do przechowywania plików: przesyłają tam zdjęcia (w formacie RAW), filmy, publikują gigabajty muzyki, a najbardziej zagorzali użytkownicy mogą nawet stworzyć na swoich serwerach niewielki serwer gier (krytykowaliśmy takie osoby na portalu korporacyjnym w formie żartobliwej - sprawdziło się to znakomicie).
- Drodzy pracownicy, w każdym tego słowa znaczeniu, przynoszą do pracy pirackie oprogramowanie, a za to dostają mandaty, problemy z policją i dostawcami. Zadbaj o dostęp i zasady, bo i tak cię w to wciągną, nawet jeśli będziesz wygłaszał łzawe przemówienia w korporacyjnej stołówce i pisał motywujące plakaty.
- Użytkownicy uważają, że mają prawo żądać dowolnego narzędzia, które jest dla nich wygodne. Miałem więc w swoim arsenale Trello, Asanę, Wrike, Basecamp i Bitrix24. Ponieważ każdy kierownik projektu wybrał dla swojego działu produkt, który jest wygodny lub znany. W rezultacie obsługiwanych jest 5 rozwiązań, 5 różnych cen, 5 kont, 5 różnych rynków i dostosowań itd. Żadnej integracji, ujednolicenia ani automatyzacji typu end-to-end – tylko kompletny hemoroid mózgowy. W efekcie, w porozumieniu z CEO, zamknąłem sklep, wybrałem Asanę, pomogłem w migracji danych, sam przeszkoliłem moich oddanych kolegów i zaoszczędziłem wiele, w tym energię i nerwy.
Ogólnie rzecz biorąc, negocjuj z użytkownikami, szkol ich, prowadź programy edukacyjne i staraj się ułatwiać im i sobie pracę. Ostatecznie Twoi klienci podziękują Ci za uporządkowanie spraw, a Twoi menedżerowie podziękują Ci za cięcie kosztów. No i zapewne Wy, drodzy specjaliści z Habr, zauważyliście, że rozwiązaniem wymienionych problemów nie jest nic innego, jak tylko kształtowanie bezpieczeństwa informacji korporacyjnej. Szczególne podziękowania należą się administratorowi systemu (nie możesz sobie dziękować...).
5. Połącz rozwiązania chmurowe i stacjonarne
Generalnie, biorąc pod uwagę, że pracuję dla dostawcy hostingu i na końcu artykułu mam ochotę opowiedzieć o fajnej wyprzedaży pojemności serwerów dla firm dowolnej wielkości, powinienem machnąć flagą i krzyknąć „Wszyscy do chmur!” Ale wtedy zgrzeszyłbym przeciwko moim kwalifikacjom inżynierskim i wyglądałbym na specjalistę od marketingu. Dlatego apeluję do Państwa o rozważne podejście do tematu i łączenie rozwiązań chmurowych i desktopowych. Na przykład, możesz wynająć system CRM w chmurze jako usługę (SaaS), a według broszury kosztuje to 1000 rubli. za użytkownika miesięcznie - grosze (pominę kwestię implementacji, Habr już ją poruszył). Tak więc w ciągu trzech lat wydasz 10 360 rubli na 000 pracowników, 4 480 na 000, 5 600 na 000 itd. Jednocześnie możesz wdrożyć CRM na komputery stacjonarne, płacąc za konkurencyjne licencje (+100 do oszczędności) za około 250 tysięcy rubli. i obsługiwać go jak Photoshopa. Czasami korzyści widoczne w okresie 2–5 lat są naprawdę imponujące.
Z drugiej strony technologie chmurowe często pozwalają zaoszczędzić na sprzęcie, pensjach inżynierów, problemach z ochroną danych (ale nie oszczędzaj na nich wcale!) i skalowalności. Narzędzia chmurowe można łatwo łączyć i rozłączać, koszty chmury nie są wliczane w wydatki inwestycyjne firmy — ogólnie rzecz biorąc, zalet jest wiele. Wybieraj rozwiązania w chmurze, jeśli masz na to ochotę pod kątem skalowalności, szybkości i elastyczności.
Licz, łącz i wybieraj zwycięskie kombinacje - nie podam uniwersalnej recepty, dla każdego biznesu są one inne: ktoś zupełnie rezygnuje z chmur, ktoś inny buduje cały swój biznes w chmurach. Nawiasem mówiąc, nigdy nie rezygnuj z aktualizacji oprogramowania (nawet tych płatnych) - z reguły twórcy aplikacji biznesowych wypuszczają bardziej stabilne i funkcjonalne wersje.
Kolejna zasada dotycząca oprogramowania: pozbądź się starego oprogramowania, które przynosi mniej wydatków na konserwację i wsparcie, niż potrzebuje. Z pewnością istnieje już odpowiednik na rynku.
6. Unikaj duplikowania oprogramowania
Opowiedziałem już o pięciu systemach zarządzania projektami w moim informatycznym zoo, ale omówię je w oddzielnej sekcji. Zrezygnowałeś z pewnego oprogramowania, wybrałeś nowe - nie zapomnij przestać płacić za stare, znalazłeś nowe usługi hostingowe - rozwiąż umowę ze starym dostawcą, chyba że istnieją szczególne względy. Śledź profile wykorzystania oprogramowania przez pracowników i eliminuj nieużywane i zduplikowane oprogramowanie.
Najlepiej byłoby mieć system monitorujący i analizujący zainstalowane oprogramowanie — w ten sposób będziesz mógł automatycznie wykrywać duplikaty i problemy. Nawiasem mówiąc, tego typu praca pomaga firmie unikać duplikowania i powtarzania danych - czasami poszukiwanie osoby, która popełniła błąd, zajmuje zbyt dużo czasu.
7. Odśwież swoją wiedzę na temat infrastruktury aplikacji i urządzeń peryferyjnych
Kto w ogóle zliczy te materiały eksploatacyjne: kasety, dyski flash, papier, ładowarki, UPS-y, drukarki itd. tuby na płyty. Ale na próżno. Zacznij od papieru i drukarek — przeanalizuj profile drukowania i stwórz sieć drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych z dostępem publicznym. Będziesz zaskoczony, jak dużo papieru i wkładów zaoszczędzisz, a także jak bardzo zmniejszy się koszt wydrukowania jednej strony. I nie, to nie jest drobiazg, to jest optymalizacja ważnego procesu. Nikt nie zabrania drukowania prac zaliczeniowych i esejów na sprzęcie biurowym, ale drukowanie książek, których kupowania żal ci lub których nie chcesz czytać na ekranie, jest przesadą.
Po drugie, zawsze miej zapas materiałów eksploatacyjnych, które kupujesz od dostawców po obniżonej cenie, dzięki czemu w razie problemów ze sprzętem nie będziesz musiał kupować go po wygórowanych cenach w najbliższym markecie technicznym. Monitoruj amortyzację i zużycie, prowadź dokumentację i stwórz fundusz zastępczy – nawiasem mówiąc, dobrym pomysłem jest utworzenie funduszu zastępczego również na podstawowy sprzęt biurowy. To, że nie otrzymasz pochwał za przestoje w pracy, jest także stratą pieniędzy, szczególnie w firmach handlowych i usługowych.
Jeśli chodzi o infrastrukturę aplikacji, występują dwa główne koszty: Internet i komunikacja. Wybierając dostawcę, przyjrzyj się ofertom pakietowym, przeczytaj gwiazdki na taryfach, zwróć uwagę na jakość komunikacji i SLA. Niektórzy administratorzy decydują się nie zawracać sobie tym głowy i kupują np. telefonię IP w pakiecie z płatną wirtualną centralą PBX, do której również wydawany jest miesięczny abonament. Nie bądź leniwy, kup tylko ruch i naucz się pracować z Asteriskiem - to najlepsze, co powstało w dziedzinie PBX i niemal bezproblemowe rozwiązanie dla zadań biznesowych małych i średnich firm (jeśli masz proste ręce).
8. Dokumentowanie i tworzenie instrukcji dla pracowników
To jest lenistwo i jest to konieczne. Po pierwsze, będzie Ci się łatwiej pracować, a po drugie, adaptacja nowych osób będzie przebiegała bezproblemowo. W końcu będziesz mieć pewność, że Twoja infrastruktura jest aktualna, kompletna i w idealnym stanie. Tworzenie instrukcji bezpieczeństwa, krótkich instrukcji obsługi, często zadawanych pytań, opisywanie zasad i przepisów dotyczących korzystania ze sprzętu biurowego. Materialnie istniejąca instrukcja jest o wiele bardziej przekonująca niż słowa; Zawsze możesz się do niego zwrócić. W ten sposób możesz wysłać odnośnik do dokumentu, gdy tylko pojawi się istotne pytanie, i nie akceptować argumentu „nie zostałem ostrzeżony”. W ten sposób zaoszczędzisz sporo na eliminowaniu błędów.
9. Korzystaj z usług outsourcingowych
Nawet jeśli Twoja firma posiada cały dział IT lub wręcz przeciwnie – niewielką infrastrukturę, nie ma nic złego w korzystaniu z usług outsourcingu. Dlaczego nie skorzystać z usług świetnych fachowców, którzy specjalizują się w czymś skomplikowanym za niewielkie pieniądze, czyli nie zatrudniać takiego specjalisty do swojego personelu. Zleć na zewnątrz część swoich usług DevOps, drukowania, kompleksowej administracji witryną internetową (jeśli taką posiadasz), wsparcia i centrum telefonicznej obsługi klienta. Nie zmniejszy to Twojej wartości; wręcz przeciwnie, zdobędziesz dodatkową wiedzę specjalistyczną w obszarze kontaktów z zewnętrznymi kontrahentami.
Jeśli Twój menedżer uważa, że outsourcing jest drogi, po prostu wytłumacz mu, ile będzie musiał zapłacić za dedykowanego specjalistę. To naprawdę działa.
10. Nie angażuj się w projekty open source i własny rozwój
Jestem inżynierem, byłym programistą i szczerze wierzę, że to oprogramowanie typu open source ratuje świat – ile warte są biblioteki, systemy monitorowania, systemy zarządzania serwerami itd. Ale jeśli Twoja firma zdecyduje się na zakup oprogramowania CRM, ERP, ECM itp. z otwartym kodem źródłowym lub szef na spotkaniu krzyknie, że po prostu zmontujesz swoje rozliczenia i uratuje statek, to zmierza on w kierunku raf koralowych. Oto argumenty, dzięki którym można stanąć twarzą w twarz z natchnionym przywódcą o płomiennym spojrzeniu:
- oprogramowanie typu open source jest słabo wspierane, jeśli jest publicznym repozytorium, albo bardzo kosztownie wspierane, jeśli jest udostępniane przez firmy (DBMS, pakiety biurowe itp.) - zapłacisz dosłownie za każde pytanie, prośbę i zgłoszenie;
- zatrudnienie wewnętrznego specjalisty do wdrożenia wewnętrznego produktu typu open source będzie bardzo kosztowne ze względu na rzadkość występowania tego zjawiska;
- modyfikacje oparte na otwartym kodzie źródłowym mogą być poważnie ograniczone wiedzą, umiejętnościami, a nawet licencjami;
- Z oprogramowaniem typu open source nie będziesz w stanie ruszyć z miejsca przez długi czas i będzie ci trudno dostosować je do procesów biznesowych.
Nie trzeba dodawać, że opracowanie własnego systemu jest bardzo długim i kosztownym przedsięwzięciem. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że stworzenie działającego prototypu, który spełnia wymagania biznesowe i umożliwia pracę użytkownikom, zajmuje trzy lata. A to tylko jeśli masz dobry zespół programistów (pensje możesz sprawdzić na „Moim Kręgu” – wnioski same przyjdą Ci do głowy).
Więc będę banalny i powtórzę się: rozważ wszystkie opcje.
Podsumuję to krótko, żeby mieć pewność, że o niczym nie zapomniałem:
- liczyć pieniądze - porównywać różne opcje, brać pod uwagę czynniki, porównywać;
- dążyć do skrócenia czasu konserwacji i szkolenia użytkowników, zmniejszać ryzyko „nieuprawnionej ingerencji”;
- staraj się konsolidować i integrować technologie – kluczem jest usprawniona architektura i kompleksowa automatyzacja;
- inwestuj w rozwój IT, nie żyj z przestarzałymi technologiami – pochłoną Twoje pieniądze;
- powiązać popyt i zużycie zasobów IT.
Możesz zapytać: po co oszczędzać pieniądze innych ludzi, skoro firma płaci? Logiczne pytanie! Ale Twoja umiejętność optymalizacji kosztów i efektywnego zarządzania zasobami IT to przede wszystkim Twoje doświadczenie i cechy zawodowe. Wszyscy wiemy jak zrobić słodycze ze skrawków 🙂
У jako doskonały powód do modernizacji pojemności wirtualnych. Wejdź, zobacz, wybierz - do 30 kwietnia pozostało już niewiele czasu.
Reszta - tradycyjna 10% z kodem promocyjnym habrahabr10.
Źródło: www.habr.com
