To był 2013 rok. Zacząłem pracować w jednej z firm deweloperskich, tworzących oprogramowanie dla użytkowników indywidualnych. Mówiono mi różne rzeczy, ale najmniej spodziewałem się zobaczyć to, co zobaczyłem: 32 nieaktywne wirtualki na wynajmowanym wtedy jeszcze koszmarnie drogim VDS, trzy „wolne” licencje Photoshop, 2 Corel, opłacona i niewykorzystywana moc IP-telefonii i inne drobiazgi. W pierwszym miesiącu „zmniejszyłem” infrastrukturę o 230 tysięcy rubli, w drugim prawie o 150 (tysięcy), potem bohaterstwo się skończyło, zaczęły się optymalizacje i ostatecznie zaoszczędziliśmy pół miliona w ciągu sześciu miesięcy.
Nasze doświadczenie zainspirowało nas do poszukiwania nowych sposobów oszczędności. Teraz pracuję w innym miejscu (zgadnijcie, gdzie), dlatego z czystym sumieniem mogę podzielić się swoim doświadczeniem ze światem. I wy również się dzielcie, róbmy IT-infrastrukturę tańszą i bardziej efektywną!
„Ostatnią włos zainwestowaliście w swoje wydatki na serwery, licencje, aktywa IT i outsourcing”, mruczał dyrektor finansowy, żądając planowania i budżetowania.
1. Bądźcie nudziarzami — planujcie i budżetujcie.
Planowanie budżetu IT w twojej firmie to nudna sprawa, a uzgadnianie — momentami nawet niebezpieczne. Lecz sam fakt posiadania budżetu niemal na pewno chroni was przed:
- cięciem wydatków na rozwój parku sprzętu i oprogramowania (choć zdarzają się kwartalne optymalizacje, ale tam można obronić swoją pozycję).
- niezadowoleniem dyrektora finansowego lub księgowości w momencie zakupu lub wynajmu kolejnego elementu infrastruktury.
- gniewem przełożonego z powodu nieplanowanych wydatków.
Budżet należy tworzyć nie tylko w dużych firmach — dosłownie w każdej. Zbieraj wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu ze wszystkich działów, obliczaj potrzebne moce, uwzględnij dynamikę zmiany liczby pracowników (na przykład, gdy masz call center lub wsparcie, które zwiększa się w sezonie obciążonym i zmniejsza w wolnym), uzasadnij wydatki i opracuj plan budżetowy z podziałem na okresy (idealnie — na miesiące). W ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, ile pieniędzy otrzymasz na swoje zasobożerne zadania i zoptymalizujesz wydatki.
2. Używaj budżetu właściwie.
Po zatwierdzeniu i podpisaniu budżetu pojawia się ogromna pokusa, aby przekierować wydatki, na przykład inwestując cały budżet w drogi serwer, na którym można uruchomić całe DevOps z monitorowaniem i bramkami 🙂 W takim przypadku możesz znaleźć się w sytuacji niedoboru zasobów do innych zadań i przekroczenia budżetu. Dlatego skup się wyłącznie na rzeczywistych potrzebach i zadaniach biznesowych, do rozwiązania których potrzebne są moce obliczeniowe.
3. Modernizuj serwery na czas
Przestarzałe serwery sprzętowe, jak i wirtualne, nie przynoszą firmie żadnych korzyści — rodzą problemy z bezpieczeństwem, prędkością i inteligencją. Tracisz więcej czasu, energii i pieniędzy na kompensację brakującej funkcjonalności, na usuwanie problemów z bezpieczeństwem, na jakieś łaty przyspieszające. Dlatego aktualizuj swoje zasoby sprzętowe i wirtualne — na przykład, możesz to zrobić już teraz w ramach naszej promocji. , ceny, których nie trzeba się wstydzić, są dostępne na Habra.
Swoją drogą, nie raz spotkałem się z sytuacjami, kiedy posiadanie serwera sprzętowego w biurze było całkowicie nieuzasadnionym rozwiązaniem: większość małych i średnich firm może rozwiązać wszystkie zadania na mocach wirtualnych i zaoszczędzić wiele pieniędzy.
4. Optymalizuj pracę zwykłych użytkowników
Naucz wszystkich swoich użytkowników oszczędzać energię i rozsądnie korzystać z infrastruktury. Oto przykłady typowego nadmiernego zużycia po stronie użytkowników:
- Instalowanie niepotrzebnych aplikacji według zasady „dla całego działu” — użytkownicy proszą o zainstalowanie oprogramowania jak u sąsiada, bo tak trzeba lub po prostu pojawia się zgłoszenie typu „7 licencji Photoshop dla działu designu”. Przy tym w dziale designu z Photoshopem pracuje czwórka, a pozostali trzej to graficy, którzy wykorzystują to raz na pół roku. W takim przypadku lepiej kupić 4 licencje, a 1-2 zadania w roku rozwiązywać wspólnie z kolegami. Często taka historia zdarza się z oprogramowaniem biurowym (w szczególności pakietem MS Office, który jest potrzebny absolutnie wszystkim w pełnym zakresie). W rzeczywistości przytłaczająca liczba pracowników może z powodzeniem korzystać z edytorów open source lub praktycznego Google Docs.
- Użytkownicy zajmują zasoby wirtualne i systematycznie wykładają wszystkie wynajmowane moce — na przykład testerzy uwielbiają tworzyć obciążone maszyny wirtualne i zapominają je co najmniej wyłączyć, nie pogardzają tym także programiści. Przepis jest prosty: wychodząc, wyłączaj wszystko 🙂
- Użytkownicy korzystają z serwerów firmy jako globalnego magazynu plików: wrzucają zdjęcia (w RAW), filmy, publikują gigabajty muzyki, a niektórzy z nich mogą nawet stworzyć mały serwer gier na mocach roboczych (takich potępialiśmy na portalu korporacyjnym w humorystyczny sposób — działało świetnie).
- Drogie w każdym sensie pracownicy przynoszą do pracy pirackie oprogramowanie, i oto one, kary, problemy z policją i dostawcami. Pracujcie nad dostępami i politykami, bo i tak to przyniosą, nawet jeśli będziecie wygłaszać wzruszające mowy w stołówce korporacyjnej i pisać motywacyjne plakaty.
- Użytkownicy uważają, że mają prawo domagać się dowolnych narzędzi, które im odpowiadają. Tak, w moim arsenale były wynajmy Trello, Asana, Wrike, Basecamp i Bitrix24. Ponieważ każdy menedżer projektów wybierał dla swojego działu wygodny lub znany produkt. W rezultacie 5 rozwiązań do wsparcia, 5 różnych cen, 5 rachunków, 5 różnych marketplace'ów i dostosowań itd. Zero integrowania, unifikacji i automatyzacji — czysty ból głowy. W rezultacie, po uzgodnieniu z dyrektorem, zamknąłem działalność, wybrałem Asanę, pomogłem w migracji danych, sam przeszkoliłem zapalonych kolegów i całkiem zaoszczędziłem, w tym siły i nerwy.
Ogólnie, dogadujcie się z użytkownikami, uczcie ich, prowadźcie edukację i starajcie się ułatwić pracę zarówno im, jak i sobie. Ostatecznie będą wam wdzięczni za porządek w sprawach, a kierownicy — za obniżenie kosztów. No i pewnie zauważyliście, moi drodzy profesjonaliści z Habr, że rozwiązanie wymienionych problemów to nic innego jak tworzenie korporacyjnego bezpieczeństwa informacyjnego. Za to szczególne podziękowania dla administratora (sami siebie nie podziękujecie…).
5. Łączcie rozwiązania chmurowe i desktopowe
Zasadniczo, biorąc pod uwagę, że pracuję w firmie hostingowej i na końcu artykułu czuję się zobowiązany do powiedzenia o świetnej promocji mocy serwerowych dla firm wszelkiej wielkości, muszę machać flagą i krzyczeć „Wszyscy do chmur!”. Ale wtedy zgrzeszę przeciwko swoim umiejętnościom inżynieryjnym i będę wyglądać jak marketer. Dlatego zachęcam do rozsądnego podejścia i łączenia rozwiązań chmurowych i desktopowych. Na przykład, możesz wypożyczyć chmurowy system CRM jako usługę (SaaS) i zgodnie z broszurą kosztuje on 1000 zł na użytkownika miesięcznie – to niewielka kwota (pominę kwestię wdrożenia, na Habra już o tym pisano). Zatem przez trzy lata na 10 pracowników wydasz 360 000 zł, na 4 – 480 000, na 5 – 600 000 itd. Przy tym możesz wdrożyć desktopowe CRM, płacąc konkurencyjne licencje (+100 do oszczędności) za około 250 tys. zł i obsługiwać ją jak ten sam Photoshop. Czasami zysk w okresie 2-5 lat rzeczywiście imponuje.
I odwrotnie, często technologie chmurowe pozwalają oszczędzać na sprzęcie, pensjach inżynierów, zabezpieczeniach danych (ale na tym ostatnim w ogóle nie oszczędzajcie!), skalowaniu. Chmurowe zasoby łatwo podłączać i odłączać, wydatki na chmurę nie wchodzą w koszty kapitałowe firmy – ogólnie jest wiele plusów. Wybieraj rozwiązania chmurowe, kiedy to jest uzasadnione z punktu widzenia skalowania, szybkości i elastyczności.
Liczycie, łączycie i wybieracie korzystne kombinacje – nie podam uniwersalnej recepty, są one różne dla każdej firmy: ktoś całkowicie rezygnuje z chmur, ktoś buduje cały swój biznes w chmurze. A propos, nigdy nie rezygnujcie z aktualizacji oprogramowania (nawet płatnych) – zazwyczaj twórcy oprogramowania dla biznesu wypuszczają bardziej stabilne i funkcjonalne wersje.
I jeszcze jedna zasada dotycząca oprogramowania: pozbądźcie się starego oprogramowania, które przynosi mniej, niż kosztuje jego utrzymanie i wsparcie. Na rynku z pewnością jest już jego odpowiednik.
6. Unikajcie dublowania oprogramowania
Już wspomniałem o pięciu systemach zarządzania projektami w moim IT-zoo, ale wyróżnię to jako osobny punkt. Jeśli zrezygnowaliście z określonego oprogramowania i wybraliście nowe, nie zapomnijcie przestać płacić za stare. Znalazłeś nowe usługi hostingowe? Zakończcie umowę ze starym dostawcą, jeśli nie ma szczególnych przeciwwskazań. Monitorujcie profile korzystania z oprogramowania przez pracowników i pozbywajcie się niewykorzystywanego oraz duplikującego oprogramowania.
Idealnie by było, gdybyście mieli system monitorowania i analizy zainstalowanego oprogramowania — dzięki temu będziecie mogli widzieć problemy z duplikatami i błędy w trybie automatycznym. A propos, takie działania pomagają firmie uniknąć duplikacji danych — czasami znalezienie osoby, która popełniła błąd, zajmuje zbyt dużo czasu.
7. Zorganizuj infrastrukturę aplikacyjną i peryferia
Kto te akcesoria liczy: kartridże, pendrive'y, papier, ładowarki, UPS-y, drukarki i inne nośniki. A szkoda. Zacznijcie od papieru i drukarek — przeanalizujcie profile druku i stwórzcie sieć drukarek lub wielofunkcyjnych urządzeń z publicznym dostępem. Zaskoczycie się, ile papieru i kartridży uda się zaoszczędzić i jak bardzo zmniejszy się koszt druku jednej strony. I nie, to nie jest szukanie oszczędności na siłę, to optymalizacja ważnego procesu. Nikt nie zabrania drukować prac dyplomowych i referatów na sprzęcie biurowym, ale drukowanie książek, których szkoda kupować lub których nie chce się czytać na ekranie, to przesada.
Kolejna rzecz — zawsze miejcie zapas materiałów eksploatacyjnych, które kupujecie u dostawców z rabatem, aby w przypadku problemów z techniką nie płacić fortuny w najbliższym sklepie technicznym. Monitorujcie amortyzację i zużycie, prowadźcie ewidencję i tworzycie fundusz zamienny — a propos, warto mieć też fundusz zamienny dla podstawowej sprzętu biurowego. Po prostu dlatego, że za przestoje w pracy nie będą was chwalić, to również strata pieniędzy, szczególnie w firmach handlowych i usługowych.
Jeśli chodzi o infrastrukturę aplikacyjną, są dwie główne pozycje wydatków: internet i komunikacja. Wybierając dostawcę, zwróć uwagę na oferty pakietowe, przeczytaj gwiazdki przy taryfach, zwróć uwagę na jakość połączenia i SLA. Niektórzy administratorzy decydują się nie komplikować i kupują na przykład telefonie IP w pakiecie z płatną wirtualną centrale, która również wiąże się z miesięcznym abonamentem. Nie leniw się, kupuj tylko ruch i ucz się obsługi Asteriska — to najlepsze, co zostało stworzone w dziedzinie WATs i niemal bezproblemowe rozwiązanie dla biznesowych wyzwań małych i średnich firm (jeśli masz do tego odpowiednie umiejętności).
8. Dokumentuj i twórz instrukcje dla pracowników
To lenistwo i jest to konieczne. Po pierwsze, będzie ci łatwiej pracować, po drugie, adaptacja nowicjuszy będzie bezproblemowa. Wreszcie, ty sam będziesz wiedział, że twoja infrastruktura jest aktualna, spójna i w pełni w porządku. Sporządzaj instrukcje dotyczące bezpieczeństwa, krótkie podręczniki dla użytkowników, FAQ, opisz zasady i normy korzystania z biurowego sprzętu. Materialna instrukcja jest znacznie bardziej przekonująca niż słowa, zawsze można się do niej odwołać. Dzięki temu możesz wysłać link do dokumentu w każdym odpowiednim pytaniu i uniknąć argumentu „Nie zostałem ostrzeżony”. W ten sposób znacznie zaoszczędzisz na usuwaniu błędów.
9. Korzystaj z usług firm outsourcingowych
Nawet jeśli w twojej firmie jest cały dział IT lub przeciwnie, niewielka infrastruktura, korzystanie z usług firm outsourcingowych nie jest wstydem. Dlaczego nie skorzystać z usług świetnych specjalistów, wyspecjalizowanych w czymś skomplikowanym, za niewielkie pieniądze, czyli bez zatrudniania takiego specjalisty na etacie? Zleć na outsourcing część DevOps, obsługę druku, administrację obciążonej strony internetowej, jeśli taką masz, wsparcie i call center. Twoja wartość na tym nie zmaleje, wręcz przeciwnie, uzyskasz dodatkową ekspertyzę w zakresie kontaktów z zewnętrznymi wykonawcami.
Jeśli twój przełożony uważa, że outsourcing jest drogi, po prostu wyjaśnij mu, ile będzie musiał zapłacić zatrudnionemu specjaliście. To naprawdę działa.
10. Nie angażuj się w open source ani rozwój własny
Jestem inżynierem, w przeszłości programistą i głęboko wierzę, że to open source ratuje świat — co znaczą biblioteki, systemy monitorowania, systemy zarządzania serwerami itp. Ale jeśli twoja firma decyduje się na zakup open source CRM, ERP, ECM itp. lub szef na spotkaniu krzyczy, że powinieneś stworzyć swoje fakturowanie na kolanie, ratuj statek, zmierza na rafy. Oto argumenty, na których warto się oprzeć przed zainspirowanym menedżerem z płonącym wzrokiem:
- open source jest słabo wspierany, jeśli dotyczy publicznego repozytorium, albo jest bardzo drogi w utrzymaniu, jeśli mówimy o open source od firm (DB, pakiety biurowe itp.) — będziesz płacić dosłownie za każde pytanie, zapytanie i zgłoszenie;
- wewnętrzny specjalista do wdrożenia wewnętrznego produktu open source będzie bardzo drogi z powodu swojej rzadkości;
- dostosowanie open source może być silnie ograniczone przez wiedzę, umiejętności lub nawet licencjonowanie;
- z open source bardzo długo nie zaczniesz i będzie ci zbyt trudno dostosować go do procesów biznesowych.
Czy trzeba mówić, że własny rozwój to bardzo długi i drogi proces? Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że stworzenie działającego prototypu zgodnego z wymaganiami biznesowymi i możliwością pracy użytkowników zajmuje co najmniej trzy lata. I to, jeśli masz dobrą drużynę programistów (wynagrodzenia można sprawdzić na „Moim kręgu” — wnioski same się nasuwają).
Postaram się być banalny i powtórzę: rozważ wszystkie opcje.
Podsumowując, aby upewnić się, że niczego nie zapomniałem:
- zliczaj pieniądze — porównuj różne opcje, bierz pod uwagę czynniki, porównuj;
- dąż do skrócenia czasu na obsługę i szkolenie użytkowników, zmniejsz ryzyko „popełnienia błędu przez idiotę”;
- staraj się konsolidować i integrować technologie — zwarta architektura i kompleksowa automatyzacja są kluczowe;
- inwestuj w rozwój IT, nie żyj przestarzałymi technologiami — one wyssą pieniądze;
- przyporządkuj popyt do zużycia zasobów IT.
Możesz zapytać — a po co oszczędzać cudze pieniądze, skoro firma płaci? Logicznym pytaniem! Ale twoja umiejętność optymalizowania kosztów i efektywnego zarządzania aktywami IT to przede wszystkim twoje doświadczenie i twoja charakterystyka jako profesjonalisty. Wszyscy potrafimy stworzyć coś z niczego 🙂
U to świetna okazja, by zaktualizować wirtualne moce. Wejdź, zobacz, wybierz – zostało już niewiele czasu do 30 kwietnia.
Dla pozostałych – tradycyjna z 10% zniżką przy użyciu kodu promocyjnego habrahabr10.
Źródło: habr.com
