To był rok 2013. Przyszedłem do pracy w jednej z firm deweloperskich tworzących oprogramowanie dla użytkowników prywatnych. Powiedzieli mi różne rzeczy, ale ostatnią rzeczą, jakiej się spodziewałem, było to, co zobaczyłem: 32 znakomite maszyny wirtualne na wynajętym, a potem nieprzyzwoicie drogim VDS, trzy „darmowe” licencje na Photoshopa, 2 Corele, płatną i niewykorzystaną pojemność telefonii IP i inne małe rzeczy. W pierwszym miesiącu „obniżyłem cenę” infrastruktury o 230 tysięcy rubli, w drugim o prawie 150 (tysiące), potem skończyło się bohaterstwo, zaczęły się optymalizacje i ostatecznie zaoszczędziliśmy pół miliona w sześć miesięcy.
To doświadczenie zainspirowało nas i zaczęliśmy szukać nowych sposobów oszczędzania. Teraz pracuję w innym miejscu (zgadnij gdzie), więc z czystym sumieniem mogę opowiedzieć światu o swoich doświadczeniach. A Wy udostępniajcie, uczyńmy infrastrukturę IT tańszą i wydajniejszą!
„Ostatnia wełna została wyrwana z twoich kosztów serwerów, licencji, zasobów IT i outsourcingu” – narzekał dyrektor finansowy i zażądał planowania i budżetowania
1. Bądź kujonem – planuj i budżetuj.
Planowanie budżetu dla środowiska IT Twojej firmy jest nudne, a koordynacja jest czasem wręcz niebezpieczna. Jednak sam fakt posiadania budżetu niemal na pewno chroni Cię przed:
- obniżenie kosztów rozwoju floty sprzętu i oprogramowania (choć są kwartalne optymalizacje, ale tam można obronić swoje stanowisko)
- niezadowolenie dyrektora finansowego lub działu księgowości w momencie zakupu lub dzierżawy innego elementu infrastruktury
- złość menedżera z powodu nieplanowanych wydatków.
Sporządzanie budżetu jest konieczne nie tylko w dużych firmach – dosłownie w każdej firmie. Zbierz wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu ze wszystkich działów, oblicz wymaganą wydajność, uwzględnij dynamikę zmian w liczbie personelu (na przykład Twoje call center lub wsparcie wzrasta w sezonie pracowitym i maleje w sezonie wolnym), uzasadnij wydatków i opracować plan budżetu w podziale na okresy (najlepiej - na miesiące). W ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, ile pieniędzy otrzymasz za zadania wymagające dużych zasobów i zoptymalizujesz koszty.
2. Korzystaj mądrze ze swojego budżetu
Po ustaleniu i podpisaniu budżetu pojawia się piekielna pokusa, aby redystrybuować koszty i np. przelać cały budżet na drogi serwer, na którym można wdrożyć cały DevOps wraz z monitoringiem i bramkami :) W tym przypadku może się okazać, że znajdziesz się w trybie niedoboru zasobów do innych zadań i uzyskasz przekroczenie. Dlatego skup się wyłącznie na realnych potrzebach i problemach biznesowych, które do rozwiązania wymagają mocy obliczeniowej.
3. Zmodernizuj swoje serwery na czas
Przestarzałe serwery sprzętowe, a także wirtualne, nie przynoszą żadnej korzyści organizacji - rodzą pytania o bezpieczeństwo, szybkość i inteligencję. Spędzasz więcej czasu, wysiłku i pieniędzy na kompensowaniu brakujących funkcjonalności, na eliminowaniu problemów związanych z bezpieczeństwem, na niektórych łatkach przyspieszających działanie. Dlatego zaktualizuj swój sprzęt i zasoby wirtualne - możesz to zrobić na przykład już teraz dzięki naszej promocji , to nie wstyd pokazywać ceny na Habré.
Nawiasem mówiąc, nie raz spotkałem się z sytuacjami, w których żelazny serwer w biurze był rozwiązaniem całkowicie nieuzasadnionym: większość małych i średnich firm może rozwiązać wszystkie problemy, korzystając z wirtualnych pojemności i zaoszczędzić dużo pieniędzy.
4. Zoptymalizuj przeciętne doświadczenie użytkownika
Naucz wszystkich swoich użytkowników oszczędzania energii elektrycznej i ostrożnego korzystania z infrastruktury. Oto przykłady typowych przekroczeń po stronie użytkownika:
- Instalacja niepotrzebnych aplikacji na zasadzie „całego działu” - użytkownicy proszą o zainstalowanie oprogramowania takiego jak u sąsiada, ponieważ jest ono potrzebne, lub po prostu przesyłają wniosek typu „7 licencji Photoshop dla działu projektowego”. Jednocześnie cztery osoby pracują w dziale projektowym z Photoshopem, a pozostałe trzy to projektanci układów i korzystają z niego raz na sześć miesięcy. W takim przypadku lepiej kupić 4 licencje i rozwiązywać 1-2 problemy rocznie przy pomocy współpracowników. Ale częściej ta historia dzieje się w przypadku oprogramowania biurowego (w szczególności pakietu MS Office, którego absolutnie każdy potrzebuje w całości). Tak naprawdę zdecydowana większość pracowników może sobie poradzić z edytorami open source lub praktycznymi Dokumentami Google.
- Użytkownicy zajmują zasoby wirtualne i metodycznie zjadają całą wynajmowaną pojemność - na przykład testerzy lubią tworzyć załadowane maszyny wirtualne i zapominają przynajmniej je wyłączyć, a programiści tym nie gardzą. Przepis jest prosty: wychodząc, zgaś wszystkich :)
- Użytkownicy wykorzystują serwery firmy jako globalną przechowalnię plików: przesyłają zdjęcia (w formacie RAW), filmy, przesyłają gigabajty muzyki, szczególnie zagorzali mogą nawet stworzyć mały serwer do gier wykorzystując pojemność roboczą (potępiliśmy to na portalu korporacyjnym w humorystycznym sposób - zadziałało bardzo dobrze).
- Drodzy pracownicy, pod każdym względem sprowadzamy do pracy pirackie oprogramowanie, a tu mamy kary, problemy z policją i sprzedawcami. Pracuj z dostępem i polityką, bo one i tak Cię wciągną, nawet jeśli będziesz wygłaszać łzawe przemówienia w firmowej stołówce i pisać plakaty motywacyjne.
- Użytkownicy uważają, że mają prawo żądać dowolnego narzędzia, które uznają za wygodne. Tak więc w moim arsenale miałem wypożyczalnie Trello, Asana, Wrike, Basecamp i Bitrix24. Ponieważ każdy kierownik projektu wybrał wygodny lub znajomy produkt dla swojego działu. W rezultacie obsługiwanych jest 5 rozwiązań, 5 różnych cenników, 5 kont, 5 różnych rynków i tuningów itp. Żadnej integracji, unifikacji ani kompleksowej automatyzacji dla Ciebie - kompletne hemoroidy mózgowe. W rezultacie w porozumieniu z dyrektorem generalnym zamknąłem sklep, wybrałem Asanę, pomogłem w migracji danych, sam przeszkoliłem moich zawziętych kolegów i zaoszczędziłem mnóstwo pieniędzy, w tym wysiłku i nerwów.
Ogólnie rzecz biorąc, negocjuj z użytkownikami, szkol ich, prowadź programy edukacyjne i staraj się ułatwiać ich i swoją pracę. Na koniec będą Ci wdzięczni za utrzymanie porządku, a menedżerowie będą Ci wdzięczni za cięcie kosztów. Cóż, wy, drodzy profesjonaliści Habr, prawdopodobnie zauważyliście, że rozwiązaniem wymienionych problemów jest nic innego jak tworzenie bezpieczeństwa informacji korporacyjnych. Za to szczególne podziękowania dla administratora systemu (nie możesz dziękować sobie...).
5. Połącz rozwiązania chmurowe i desktopowe
Generalnie biorąc pod uwagę fakt, że pracuję dla dostawcy usług hostingowych i na koniec artykułu jestem pełen chęci opowiedzenia Wam o fajnej sprzedaży pojemności serwerów dla firm dowolnej wielkości, powinienem machać flagą i krzyczeć „ Wszystko ku chmurom!” Ale wtedy zgrzeszę przeciwko moim kwalifikacjom inżynierskim i będę wyglądać jak marketer. Dlatego apeluję o rozsądne podejście do problemu i połączenie rozwiązań chmurowych i desktopowych. Na przykład możesz wynająć system CRM w chmurze jako usługę (SaaS), a według broszury kosztuje to 1000 rubli. za użytkownika miesięcznie - zwykłe grosze (pominę kwestię wdrożenia, było to już omawiane na Habré). Tak więc za trzy lata wydasz 10 360 rubli na 000 pracowników, za 4 - 480 000, za 5 - 600 000 itd. Jednocześnie możesz wdrożyć CRM na komputery stacjonarne, płacąc za konkurencyjne licencje (+100 oszczędności) za około 250 tysięcy rubli. i serwuj go jak w tym samym Photoshopie. Czasami korzyści w okresie 2-5 lat są naprawdę imponujące.
I odwrotnie, technologie chmurowe często pozwalają zaoszczędzić na sprzęcie, wynagrodzeniach inżynierów, kwestiach związanych z ochroną danych (ale wcale na nich nie oszczędzaj!) i skalowaniu. Narzędzia chmurowe można łatwo podłączać i odłączać, koszty chmury nie wliczają się w nakłady inwestycyjne firmy – ogólnie rzecz biorąc, zalet jest mnóstwo. Wybieraj rozwiązania chmurowe, gdy skala, elastyczność i elastyczność mają sens.
Licz, łącz i wybieraj zwycięskie kombinacje – nie podam uniwersalnej recepty, są one różne dla każdego biznesu: niektórzy całkowicie porzucają chmury, inni budują cały swój biznes w chmurach. Nawiasem mówiąc, nigdy nie odmawiaj aktualizacji oprogramowania (nawet płatnych) - z reguły twórcy oprogramowania aplikacji biznesowych udostępniają bardziej stabilne i funkcjonalne wersje.
I kolejna zasada dotycząca oprogramowania: pozbądź się starego oprogramowania, które przynosi mniej niż zużywa na konserwację i wsparcie. Zdecydowanie istnieje już odpowiednik na rynku.
6. Unikaj powielania oprogramowania
O pięciu systemach zarządzania projektami w moim IT zoo mówiłem już, ale zamieszczę je w osobnym akapicie. Jeśli odmówisz określonego oprogramowania, wybierz nowe oprogramowanie – nie zapomnij przestać płacić za stare, znajdź nowe usługi hostingowe – rozwiąż umowę ze starym dostawcą, chyba że istnieją szczególne względy. Monitoruj profile wykorzystania oprogramowania pracowników i pozbywaj się nieużywanego i zduplikowanego oprogramowania.
Idealnie byłoby, gdybyś posiadał system monitorowania i analizowania zainstalowanego oprogramowania - w ten sposób możesz automatycznie wykryć działające duplikaty i problemy. Swoją drogą, taka praca pomaga firmie uniknąć powielania i powielania danych – czasem szukanie, kto popełnił błąd, zajmuje zbyt dużo czasu.
7. Oczyść infrastrukturę aplikacji i urządzenia peryferyjne
Kto liczy te materiały eksploatacyjne: wkłady, dyski flash, papier, ładowarki, zasilacze UPS, drukarki itp. dyski rurowe. Ale na próżno. Zacznij od papieru i drukarek - przeanalizuj profile drukowania i stwórz sieć drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych z publicznym dostępem, będziesz zaskoczony, ile papieru i wkładów możesz zaoszczędzić oraz o ile zmniejszy się koszt wydruku jednego arkusza. I nie, to nie jest wysysanie pieniędzy, to optymalizacja ważnego procesu. Nikt nie zabrania drukowania prac semestralnych i esejów na sprzęcie biurowym, ale drukowanie książek, których żałujesz kupić lub których nie chcesz czytać z ekranu, to już przesada.
Następnie zawsze miej zapas materiałów eksploatacyjnych, które kupujesz od dostawców ze zniżką, aby w razie problemów ze sprzętem nie kupować po wygórowanych cenach na najbliższym targowisku technologicznym. Monitoruj amortyzację i zużycie, prowadź ewidencję i twórz fundusz zastępczy – swoją drogą warto mieć fundusz zastępczy na podstawowy sprzęt biurowy. To, że nie zostaniesz pochwalony za przestoje w pracy, jest to także strata pieniędzy, szczególnie w firmach handlowych i usługowych.
Jeśli chodzi o infrastrukturę aplikacyjną, istnieją dwie główne pozycje kosztów: Internet i komunikacja. Wybierając dostawcę, przejrzyj oferty pakietów, przeczytaj gwiazdki na taryfach, zwróć uwagę na jakość komunikacji i SLA. Część administratorów nie zawraca sobie głowy i kupuje np. telefonię IP w pakiecie z płatną wirtualną centralą, na którą również wydawany jest miesięczny abonament. Nie bądź leniwy, kupuj tylko ruch i naucz się pracować z Asterisk - to najlepsze, co powstało w zakresie VATS i niemal bezproblemowe rozwiązanie problemów biznesowych małych i średnich przedsiębiorstw (jeśli masz bezpośrednie ręce).
8. Dokumentuj i twórz instrukcje dla pracowników
To leniwe i konieczne. Po pierwsze, łatwiej będzie Ci pracować, a po drugie, adaptacja nowicjuszy przebiegnie bezproblemowo. Wreszcie sam będziesz wiedział, że Twoja infrastruktura jest aktualna, nienaruszona i w idealnym stanie. Twórz instrukcje bezpieczeństwa, krótkie instrukcje dla użytkowników, FAQ, opisz zasady i regulacje dotyczące korzystania ze sprzętu biurowego. Istniejące materialnie instrukcje są o wiele bardziej przekonujące niż słowa, zawsze możesz się do nich zwrócić. W ten sposób możesz wysłać link do dokumentu dotyczący dowolnego istotnego pytania i nie zaakceptować argumentu „Nie ostrzegano mnie”. W ten sposób sporo zaoszczędzisz na eliminacji błędów.
9. Korzystaj z usług zewnętrznych
Nawet jeśli Twoja firma posiada cały dział IT lub wręcz przeciwnie, niewielką infrastrukturę, nie ma wstydu w korzystaniu z usług outsourcingowców. Dlaczego nie skorzystać z usług świetnych fachowców, specjalizujących się w czymś skomplikowanym, za niewielkie pieniądze, czyli bez zatrudniania takiego specjalisty do personelu. Zlecaj na zewnątrz część DevOps, usługi drukowania, administrację ruchliwej strony internetowej, jeśli taką posiadasz, wsparcie i call center. Twoja wartość nie zmniejszy się przez to, a wręcz przeciwnie, zyskasz dodatkową wiedzę z zakresu kontaktów z zewnętrznymi kontrahentami.
Jeśli Twój menadżer uważa, że outsourcing jest drogi, po prostu wyjaśnij mu, ile będzie musiał zapłacić dedykowanemu specjaliście. To naprawdę działa.
10. Nie angażuj się w open source i swój rozwój
Jestem inżynierem, w przeszłości byłem programistą i mocno wierzę, że to open source ratuje świat - jakie są koszty bibliotek, systemów monitorowania, systemów zarządzania serwerami itp. Ale jeśli Twoja firma zdecyduje się kupić CRM, ERP, ECM itp. o otwartym kodzie źródłowym. albo szef krzyczy na spotkaniu, że schrzanisz rachunki, uratujesz statek, pójdzie na rafy. Oto argumenty, na których można stanąć w obliczu natchnionego przywódcy z płonącym spojrzeniem:
- open source jest słabo wspierane, jeśli jest to repozytorium publiczne, lub jest bardzo drogie w utrzymaniu, jeśli jest to open source od firm (DBMS, pakiety biurowe itp.) - zapłacisz dosłownie za każde pytanie, żądanie i zgłoszenie;
- wewnętrzny specjalista ds. wdrożenia wewnętrznego produktu typu open source będzie bardzo kosztowny ze względu na jego rzadkość;
- ulepszenia oprogramowania open source mogą być poważnie ograniczone wiedzą, umiejętnościami, a nawet licencjami;
- Rozpoczęcie pracy z oprogramowaniem open source zajmie Ci dużo czasu, a dostosowanie go do procesów biznesowych będzie dla Ciebie zbyt trudne.
Nie trzeba dodawać, że rozwój własnego jest bardzo długim i kosztownym przedsięwzięciem? Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że stworzenie działającego prototypu, który spełnia wymagania biznesowe i pozwala na użytkowanie go użytkownikom, zajmuje co najmniej trzy lata. I tylko jeśli masz dobry zespół programistów (możesz spojrzeć na zarobki w „Moim kręgu” - wnioski same dojdą do Ciebie).
Więc będę banalny i powtórzę: rozważ wszystkie opcje.
Podsumuję więc krótko, żeby mieć pewność, że o niczym nie zapomniałem:
- licz pieniądze - porównaj różne opcje, weź pod uwagę czynniki, porównaj;
- dążyć do skrócenia czasu serwisowania i szkolenia użytkowników, zmniejszyć ryzyko „interwencji głupca”;
- staraj się konsolidować i integrować technologie - spójna architektura i kompleksowa automatyzacja robią różnicę;
- inwestuj w rozwój IT, nie żyj przestarzałymi technologiami - wysysają pieniądze;
- korelować zapotrzebowanie i zużycie zasobów IT.
Można zapytać – po co oszczędzać cudze pieniądze, skoro urząd płaci? Logiczne pytanie! Jednak Twoja zdolność do optymalizacji kosztów i skutecznego zarządzania zasobami IT to przede wszystkim Twoje doświadczenie i Twoje cechy jako profesjonalisty. Tutaj wszyscy wiemy, jak zrobić cukierki ze złomu :)
У jako doskonały powód do zwiększenia pojemności wirtualnych. Wejdź, zobacz, wybierz - do 30 kwietnia zostało już bardzo niewiele.
Dla reszty - tradycyjne 10% zniżki przy użyciu kodu promocyjnego habrahabr10.
Źródło: www.habr.com