Zakładam, że wszyscy z nas chodzą z przyjaciółmi lub kolegami do restauracji. Po miło spędzonym czasie kelner przynosi rachunek. Później można rozwiązać problem na kilka sposobów:
- Pierwszy sposób, 'dżentelmencki'. Do sumy rachunku dodaje się 10–15% 'na napiwek' dla kelnera, a otrzymaną kwotę dzieli się równo między wszystkich mężczyzn.
- Drugi sposób, 'socjalistyczny'. Rachunek dzieli się równo na wszystkich, niezależnie od tego, kto ile zjadł i wypił.
- Trzeci sposób, 'sprawiedliwy'. Każdy włącza kalkulator w telefonie i zaczyna obliczać koszt swoich dań plus pewną kwotę 'na napiwek', także indywidualną.
Sytuacja z restauracją jest bardzo podobna do sytuacji z kosztami IT w firmach. W tym poście mowa właśnie o podziale wydatków między działami.
Ale zanim zanurzymy się w głębiny IT, wróćmy do przykładu z restauracją. Każdy z powyższych sposobów 'alokacji kosztów' ma swoje plusy i minusy. Oczywisty minus drugiego sposobu: jeden mógł zjeść wegetariańską sałatkę 'Cezar' bez kurczaka, a inny stek 'Ribeye', w ten sposób kwoty mogą się znacznie różnić. Minusem sposobu 'sprawiedliwego' jest bardzo długi proces obliczeń, a suma pieniędzy zawsze jest mniejsza niż w rachunku. Znamy tę sytuację?
A teraz wyobraźmy sobie, że bawiliśmy się w restauracji w Chinach, a rachunek przyniesiono po chińsku. Wszystko, co tam jest zrozumiałe, to kwota. Choć niektórzy mogą podejrzewać, że to wcale nie kwota, a aktualna data. Albo, załóżmy, że dzieje się to w Izraelu. Tam czytają od prawej do lewej, a jak piszą cyfry? Kto potrafi odpowiedzieć bez Google'a?
Dlaczego alokacja jest potrzebna IT i biznesowi?
Departament IT oferuje usługi wszystkim działom firmy, de facto sprzedając swoje usługi jednostkom biznesowym. I chociaż formalnych relacji finansowych między działami w firmie może nie być, każde jednostka biznesowa musi przynajmniej rozumieć, ile wydaje na IT, jakie są koszty uruchamiania nowych produktów, testowania nowych inicjatyw itd. Oczywiście, za modernizację i rozszerzenie infrastruktury płaci nie mitologiczny „modernizator, patron integratorów systemowych i producentów sprzętu”, ale biznes, który musi rozumieć efektywność tych wydatków.
Jednostki biznesowe różnią się pod względem liczby oraz „intensywności” korzystania z zasobów IT. Dlatego dzielenie kosztów modernizacji infrastruktury IT równo między jednostkami - to ten sam drugi sposób ze wszystkimi jego wadami. „Sprawiedliwy” sposób w tym przypadku jest bardziej pożądany, ale jest zbyt czasochłonny. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem wydaje się „quasi-sprawiedliwy” wariant, w którym koszty są alokowane nie do grosza, ale z jakąś rozsądną dokładnością, tak jak w szkolnej geometrii używamy liczby π jako 3,14, a nie całej sekwencji cyfr po przecinku.
Ocena kosztów usług IT jest bardzo przydatna w holdingach z jednolitą infrastrukturą IT przy łączeniu lub wydzielaniu części holdingu do osobnej struktury. Pozwala to od razu obliczyć wartość usług IT, aby uwzględnić te kwoty w planowaniu. Zrozumienie kosztów usług IT pomaga również porównywać różne opcje wykorzystania i posiadania zasobów IT. Kiedy mężczyźni w garniturach za kilka tysięcy dolarów opowiadają, jak ich produkt może zoptymalizować wydatki na IT, zwiększyć to, co należy zwiększyć, i obniżyć to, co należy obniżyć, ocena bieżących wydatków na usługi IT pozwala dyrektorowi IT nie ślepo wierzyć obietnicom marketingowym, ale dokładnie oceniać oczekiwany efekt i kontrolować wyniki.
Dla biznesu alokacja to możliwość wcześniejszego zrozumienia kosztów usług IT. Każde wymaganie biznesowe oceniane jest nie jako zwiększenie ogólnego budżetu na IT o tyle procent, ale definiowane jako suma za konkretne wymaganie lub usługę.
Realny przypadek
Kluczowym problemem IT dyrektora dużej firmy była potrzeba zrozumienia, jak rozdzielić koszty pomiędzy jednostki biznesowe i zaproponować udział w rozwoju IT proporcjonalnie do zużycia.
W odpowiedzi na ten problem opracowaliśmy kalkulator usług IT, który potrafił rozdzielać ogólne koszty IT najpierw na usługi IT, a następnie na jednostki biznesowe.
Faktycznie mamy do czynienia z dwoma zadaniami: obliczyć koszt usługi IT oraz rozdzielić koszty pomiędzy jednostki biznesowe, które korzystają z tej usługi, według określonych czynników (sposób "prawie sprawiedliwy").
Na pierwszy rzut oka może to wyglądać prosto, jeśli na samym początku usługi IT były odpowiednio opisane, informacje zostały wprowadzone do bazy konfiguracji CMDB i systemu zarządzania aktywami ITAM, oraz zbudowano modele zasobów i usług i opracowano katalog usług IT. Rzeczywiście, w takim przypadku dla każdej usługi IT można określić, jakie zasoby wykorzystuje i ile te zasoby kosztują z uwzględnieniem amortyzacji. Jednak mamy do czynienia z przeciętnym rosyjskim biznesem, co wprowadza pewne ograniczenia. Tak więc CMDB i ITAM mogą być niedostępne, a dostępny jest jedynie katalog usług IT. Każda usługa IT w ogólnym przypadku reprezentuje system informacyjny, dostęp do niego, wsparcie użytkowników itd. Usługa IT korzysta z usług infrastrukturalnych typu "Serwer Baza Danych", "Serwer Aplikacji", "System Przechowywania Danych", "Sieć Przesyłu Danych" itd. W związku z tym, aby zrealizować postawione zadania, należy:
- Określić koszt usług infrastrukturalnych;
- Rozdzielić koszt usług infrastrukturalnych na usługi IT i obliczyć ich koszt;
- Określić czynniki (współczynniki) rozdzielenia kosztów usług IT na jednostki biznesowe i przeprowadzić alokację kosztów usług IT na jednostki biznesowe, tym samym rozdzielając całkowitą kwotę wydatków działu IT pomiędzy pozostałe jednostki firmy.
Wszystkie roczne wydatki na IT można przedstawić jako worek pieniędzy. Z tego worka część wydano na sprzęt, prace migracyjne, modernizację, licencje, wsparcie, wynagrodzenia pracowników itd. Jednak trudność tkwi w procedurze księgowej dotyczącej ewidencji aktywów trwałych i niematerialnych w IT.
Rozważmy na przykład projekt modernizacji infrastruktury SAP. W ramach projektu zakupowane są urządzenia i licencje, a prace są realizowane przez integratora systemowego. Po zakończeniu projektu menedżer musi przygotować dokumenty, aby sprzęt w księgowości został zakwalifikowany jako aktywa trwałe, a licencje jako aktywa niematerialne, podczas gdy inne prace związane z projektowaniem i uruchamianiem będą zakwalifikowane jako wydatki przyszłych okresów. Problem numer jeden: przy kwalifikowaniu jako aktywa trwałe księgowy klienta nie obchodzi, jak to będzie nazwane. Dlatego w aktywach trwałych uzyskujemy aktywo „UpgradeSAPandMigration”. Jeśli w ramach projektu prowadzona była modernizacja macierzy dyskowej, która nie ma żadnego związku z SAP, dodatkowo utrudnia to ustalenie kosztów i dalszej alokacji. Faktycznie, za aktywem „UpgradeSAPandMigration” może kryć się jakikolwiek sprzęt, a im więcej czasu minie, tym trudniej zrozumieć, co naprawdę zostało zakupione.
Podobnie w przypadku aktywów niematerialnych, które mają znacznie bardziej skomplikowany wzór obliczeniowy. Dodatkową trudność stanowi to, że moment uruchomienia sprzętu i jego wpisania do bilansu mogą różnić się o około rok. Ponadto amortyzacja wynosi 5 lat, ale w rzeczywistości sprzęt może działać dłużej lub krócej, w zależności od okoliczności.
W ten sposób teoretycznie możliwe jest obliczenie kosztów usług IT z 100% dokładnością, ale w praktyce jest to zajęcie długotrwałe i dość bezsensowne. Dlatego wybraliśmy prostszy sposób: koszty, które można łatwo przyporządkować do jakiejkolwiek usługi infrastrukturalnej lub IT, przypisujemy od razu do odpowiedniej usługi. Pozostałe koszty zostaną podzielone pomiędzy usługi IT zgodnie z określonymi zasadami. Pozwoli to uzyskać dokładność na poziomie około 85%, co jest w zupełności wystarczające.
Na pierwszym etapie Do rozdzielania kosztów usług infrastrukturalnych wykorzystuje się raporty finansowe i księgowe z projektów IT oraz "zdrowy rozsądek" w sytuacjach, gdy przypisanie kosztów do konkretnej usługi infrastrukturalnej nie jest możliwe. Koszty są przypisywane albo bezpośrednio do usług IT, albo do usług infrastrukturalnych. W wyniku rozdzielenia rocznych kosztów uzyskujemy sumę wydatków dla każdej usługi infrastrukturalnej.
Na drugim etapie określane są współczynniki rozdziału między usługami IT dla takich usług infrastrukturalnych jak "Serwer aplikacji", "Serwer bazy danych", "Storages" itp. Część usług infrastrukturalnych, na przykład "Miejsca pracy", "Dostęp Wi-Fi", "Wideokonferencje" nie jest rozdzielana między usługami IT i alokowana bezpośrednio do jednostek biznesowych.
Na tym etapie zaczyna się najciekawsza część. Jako przykład rozważmy usługę infrastrukturalną "Serwery aplikacji". Jest ona obecna praktycznie w każdej usłudze IT, zarówno w architekturach z wirtualizacją, jak i bez, z replikacją i bez. Najprostszym sposobem jest alokacja kosztów proporcjonalnie do używanych rdzeni. Aby liczyć w "jednostkach porównawczych" i nie mylić rdzeni fizycznych z wirtualnymi, przyjmujemy, że jeden rdzeń fizyczny jest równy trzem rdzeniom wirtualnym. Wówczas wzór na rozdział kosztów usługi infrastrukturalnej "Serwer aplikacji" dla każdej usługi IT będzie wyglądał następująco:
,
gdzie Rsp – całkowity koszt usługi infrastrukturalnej "Serwery aplikacji", a Kx86 i Kr – współczynniki oznaczające część serwerów x86 i serii R.
Współczynniki określane są empirycznie na podstawie analizy infrastruktury IT. Koszt oprogramowania klastrowego, oprogramowania wirtualizacji, systemów operacyjnych i aplikacji obliczany jest jako osobne usługi infrastrukturalne.
Weźmy bardziej złożony przykład. Usługa infrastrukturalna "Serwery baz danych". Obejmuje ona koszty "sprzętu" oraz koszty licencji baz danych. W ten sposób koszt sprzętu i licencji można wyrazić w wzorze:
gdzie RHW i RLIC to całkowity koszt sprzętu i całkowity koszt licencji bazy danych odpowiednio, a KHWD i KLIC to empiryczne współczynniki określające udział kosztów na „sprzęt” i licencje.
Dalej z „sprzętem” analogicznie do poprzedniego przykładu, ale z licencjami sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. W krajobrazie firmy może być używanych kilka różnych rodzajów baz danych, na przykład Oracle, MSSQL, Postgres itd. W związku z tym, wzór do obliczenia alokacji konkretnej bazy danych, na przykład MSSQL, do konkretnej usługi wygląda następująco:
gdzie KMSSQL to współczynnik określający udział tej bazy danych w IT- krajobrazie firmy.
Jeszcze trudniej wygląda obliczanie i alokacja systemu przechowywania danych od różnych producentów macierzy i różnych typów dysków. Ale opis tej części to temat na osobny post.
Co z tego wynika?
Na zakończenie takiego ćwiczenia może powstać kalkulator Excel lub narzędzie do automatyzacji. Wszystko zależy od dojrzałości firmy, uruchomionych procesów, wdrożonych rozwiązań i chęci kierownictwa. Taki kalkulator lub narzędzie wizualizacji danych pomaga prawidłowo rozdzielać koszty między jednostki biznesowe, pokazując, jak i na co rozdzielany jest budżet IT. To samo narzędzie może łatwo pokazać, jak poprawa niezawodności usługi (rezerwacja) zwiększa jej koszt, i to nie w cenie, serwera, ale z uwzględnieniem wszystkich związanych wydatków. To pozwala biznesowi i dyrektorowi IT „grać na tej samej planszy” według tych samych zasad. Przy planowaniu nowych produktów można wcześniej obliczyć koszty i ocenić zasadność.
Igor Tyukachev, konsultant „Infosisytemy Jet”
Źródło: habr.com
