Uważam, że każdy z nas chodzi do restauracji ze znajomymi lub współpracownikami. A po dobrej zabawie kelner przynosi czek. Następnie problem można rozwiązać na kilka sposobów:
- Metoda pierwsza, „dżentelmeńska”. Do kwoty czeku doliczany jest 10–15% „napiwek” dla kelnera, a uzyskana kwota dzielona jest równo między wszystkich mężczyzn.
- Druga metoda jest „socjalistyczna”. Czek jest dzielony równo między wszystkich, niezależnie od tego, ile zjedli i wypili.
- Trzecia metoda jest „sprawiedliwa”. Każdy włącza kalkulator w telefonie i zaczyna obliczać koszt swoich dań plus określoną kwotę „napiwku”, również indywidualnego.
Sytuacja restauracji jest bardzo podobna do sytuacji z kosztami IT w firmach. W tym poście porozmawiamy o podziale wydatków pomiędzy działami.
Zanim jednak zanurzymy się w otchłań IT, wróćmy do przykładu restauracji. Każda z powyższych metod „alokacji kosztów” ma wady i zalety. Oczywista wada drugiego sposobu: jedną wegetariańską sałatkę Cezar można zjeść bez kurczaka, a drugą można zjeść stek ribeye, więc ilości mogą się znacznie różnić. Wadą metody „uczciwej” jest to, że proces liczenia jest bardzo długi, a łączna kwota pieniędzy jest zawsze mniejsza niż kwota widniejąca na czeku. Typowa sytuacja?
A teraz wyobraźmy sobie, że bawiliśmy się w restauracji w Chinach i czek został wystawiony po chińsku. Wszystko, co jest jasne, to kwota. Choć niektórzy mogą podejrzewać, że to wcale nie jest kwota, ale aktualna data. Albo przypuśćmy, że dzieje się to w Izraelu. Czytają od prawej do lewej, ale jak zapisują liczby? Kto może odpowiedzieć bez Google?
Dlaczego alokacja jest potrzebna dla IT i biznesu?
Dział IT obsługuje więc wszystkie działy firmy, a tak naprawdę sprzedaje swoje usługi oddziałom biznesowym. I chociaż między działami w firmie mogą nie istnieć formalne powiązania finansowe, każda jednostka biznesowa powinna przynajmniej wiedzieć, ile wydaje na IT, ile kosztuje wprowadzenie nowych produktów, testowanie nowych inicjatyw itp. Wiadomo, że za modernizację i rozbudowę infrastruktury płaci nie mityczny „modernizator, patron integratorów systemów i producentów sprzętu”, ale biznes, który musi rozumieć efektywność tych kosztów.
Jednostki biznesowe różnią się wielkością i intensywnością wykorzystania zasobów IT. Zatem równy podział kosztów modernizacji infrastruktury IT pomiędzy działami to druga metoda, ze wszystkimi jej wadami. Metoda „sprawiedliwa” jest w tym przypadku bardziej preferowana, ale jest zbyt pracochłonna. Najbardziej optymalną opcją wydaje się opcja „quasi-sprawiedliwa”, w której koszty rozkładane są nie na grosz, ale z pewną dokładnością, tak jak w geometrii szkolnej używamy liczby π jako 3,14, a nie całego ciągu liczb po przecinku.
Oszacowanie kosztów usług IT jest bardzo przydatne w gospodarstwach posiadających pojedynczą infrastrukturę informatyczną przy łączeniu lub wydzielaniu części holdingu w odrębną strukturę. Dzięki temu można od razu obliczyć koszt usług IT, aby uwzględnić te kwoty w planowaniu. Zrozumienie kosztów usług IT pomaga także porównać różne możliwości wykorzystania i posiadania zasobów IT. Kiedy mężczyźni w wielotysięcznych garniturach rozmawiają o tym, jak ich produkt może zoptymalizować koszty IT, zwiększyć to, co należy zwiększyć i zmniejszyć to, co należy zmniejszyć, ocena bieżących kosztów usług IT pozwala CIO nie ślepo ufać obietnicom marketingowym , ale aby dokładnie ocenić oczekiwany efekt i kontrolować rezultaty.
Dla biznesu alokacja to szansa na wcześniejsze poznanie kosztów usług IT. Każde wymaganie biznesowe nie jest oceniane jako zwiększenie całkowitego budżetu IT o tak wiele procent, ale jest określane jako kwota dla konkretnego wymagania lub usługi.
Prawdziwy przypadek
Kluczowym „bólem” CIO dużej firmy była konieczność zrozumienia, jak rozłożyć koszty pomiędzy jednostkami biznesowymi i zaoferować udział w rozwoju IT proporcjonalnie do zużycia.
Jako rozwiązanie opracowaliśmy kalkulator usług IT, który był w stanie przypisać całkowite koszty IT najpierw do usług IT, a następnie do jednostek biznesowych.
Właściwie są to dwa zadania: obliczenie kosztu usługi IT i rozłożenie kosztów pomiędzy jednostkami biznesowymi korzystającymi z tej usługi według określonych czynników (metoda „quasi-sprawiedliwa”).
Na pierwszy rzut oka może to wyglądać prosto, jeśli od samego początku odpowiednio opisano usługi IT, wprowadzono informacje do bazy konfiguracyjnej CMDB i zbudowano system zarządzania aktywami IT ITAM, modele zasobów i usług oraz zbudowano katalog usług IT. rozwinięty. Rzeczywiście w tym przypadku dla każdej usługi informatycznej można określić, z jakich zasobów korzysta i ile te zasoby kosztują, biorąc pod uwagę amortyzację. Ale mamy do czynienia ze zwykłym rosyjskim biznesem, a to nakłada pewne ograniczenia. Nie ma zatem CMDB i ITAM, jest jedynie katalog usług IT. Każda usługa informatyczna ogólnie reprezentuje system informacyjny, dostęp do niego, wsparcie użytkownika itp. Usługa informatyczna korzysta z usług infrastrukturalnych typu „Serwer DB”, „Serwer Aplikacji”, „System Przechowywania Danych”, „Sieć Danych” itp. W związku z powyższym do rozwiązania powierzonych zadań niezbędne jest:
- określić koszt usług infrastrukturalnych;
- rozłożyć koszty usług infrastrukturalnych na usługi IT i obliczyć ich koszt;
- określić czynniki (współczynniki) podziału kosztów usług IT na jednostki biznesowe oraz alokować koszty usług IT na jednostki biznesowe, rozkładając w ten sposób wysokość kosztów działu IT pomiędzy inne działy firmy.
Wszystkie roczne koszty IT można przedstawić jako worek pieniędzy. Część tej torby została wydana na sprzęt, prace migracyjne, modernizację, licencje, wsparcie, wynagrodzenia pracowników itp. Jednak złożoność polega na procedurze księgowej dotyczącej rozliczania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w IT.
Weźmy przykładowy projekt modernizacji infrastruktury SAP. W ramach projektu dokonuje się zakupu sprzętu i licencji, a prace prowadzone są przy pomocy integratora systemów. Zamykając projekt, kierownik musi sporządzić dokumentację, aby sprzęt księgowy został uwzględniony w środkach trwałych, licencje zostały uwzględnione w wartościach niematerialnych i prawnych, a inne prace projektowe i uruchomieniowe zostały odpisane jako rozliczenia międzyokresowe kosztów. Problem numer jeden: rejestrując się jako środek trwały, księgowy klienta nie dba o to, jak będzie się nazywał. Dlatego w środkach trwałych otrzymujemy aktywo „UpgradeSAPandMigration”. Jeżeli w ramach projektu zmodernizowano macierz dyskową, co nie ma nic wspólnego z SAP, to dodatkowo komplikuje poszukiwanie kosztów i dalszą alokację. Tak naprawdę za zasobem „UpgradeSAPandMigration” można ukryć dowolny sprzęt, a im więcej czasu mija, tym trudniej jest zrozumieć, co tak naprawdę zostało tam zakupione.
To samo dotyczy wartości niematerialnych i prawnych, które mają znacznie bardziej złożony wzór obliczeniowy. Dodatkową komplikację dodaje fakt, że moment uruchomienia sprzętu i ujęcia go w bilansie może różnić się o około rok. Poza tym amortyzacja wynosi 5 lat, ale tak naprawdę sprzęt może pracować mniej więcej, w zależności od okoliczności.
Zatem teoretycznie możliwe jest wyliczenie kosztów usług IT ze 100% dokładnością, jednak w praktyce jest to zadanie długie i raczej bezcelowe. Dlatego wybraliśmy prostszą metodę: koszty, które można łatwo przypisać do dowolnej infrastruktury lub usługi informatycznej, przypisuje się bezpośrednio do odpowiedniej usługi. Pozostałe koszty rozkładane są pomiędzy służby IT według określonych zasad. Pozwoli to uzyskać dokładność około 85%, co w zupełności wystarczy.
Na pierwszym etapie Do podziału kosztów usług infrastrukturalnych stosuje się sprawozdania finansowo-księgowe dotyczące projektów informatycznych oraz „solidny wolontariat” w przypadkach, gdy nie jest możliwe przypisanie kosztów do jakiejkolwiek usługi infrastrukturalnej. Koszty alokowane są albo bezpośrednio na usługi IT, albo na usługi infrastrukturalne. W wyniku rozkładu kosztów rocznych otrzymujemy kwotę wydatków na każdą usługę infrastrukturalną.
W drugim etapie współczynniki podziału pomiędzy usługami IT wyznaczane są dla takich usług infrastrukturalnych jak „Serwer Aplikacji”, „Serwer Bazy Danych”, „Przechowywanie Danych” itp. Niektóre usługi infrastrukturalne, np. „Miejsca pracy”, „Dostęp do Wi-Fi”, „Wideokonferencje” nie są dystrybuowane pomiędzy usługami IT i są przydzielane bezpośrednio jednostkom biznesowym.
Na tym etapie zaczyna się zabawa. Jako przykład rozważmy taką usługę infrastrukturalną jak „Serwery aplikacji”. Jest obecny niemal w każdej usłudze IT, w dwóch architekturach, z wirtualizacją i bez, z redundancją i bez. Najprościej jest rozłożyć koszty proporcjonalnie do wykorzystanych rdzeni. Aby policzyć „identyczne papugi” i nie pomylić rdzeni fizycznych z wirtualnymi, biorąc pod uwagę nadsubskrypcję, przyjmujemy, że jeden rdzeń fizyczny równa się trzem wirtualnym. Wówczas formuła podziału kosztów usługi infrastruktury „Application Server” dla poszczególnych usług IT będzie wyglądać następująco:
,
gdzie Rsp to całkowity koszt usługi infrastruktury „Serwery Aplikacji”, a Kx86 i Kr to współczynniki wskazujące udział serwerów x86 i serii P.
Współczynniki wyznaczane są empirycznie na podstawie analizy infrastruktury informatycznej. Koszt oprogramowania klastrowego, oprogramowania do wirtualizacji, systemów operacyjnych i oprogramowania aplikacyjnego jest obliczany jako oddzielne usługi infrastrukturalne.
Weźmy bardziej skomplikowany przykład. Usługa infrastrukturalna „Serwery baz danych”. Obejmuje koszty sprzętu oraz koszty licencji na bazy danych. Zatem koszt sprzętu i licencji można wyrazić wzorem:
gdzie РHW i РLIC to odpowiednio całkowity koszt sprzętu i całkowity koszt licencji na bazy danych, a KHW i KLIC to współczynniki empiryczne określające udział kosztów sprzętu i licencji.
Co więcej, w przypadku sprzętu jest podobnie jak w poprzednim przykładzie, ale w przypadku licencji sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana. Krajobraz firmy może wykorzystywać kilka różnych typów baz danych, takich jak Oracle, MSSQL, Postgres itp. Zatem wzór na obliczenie przydziału konkretnej bazy danych, np. MSSQL, do konkretnej usługi wygląda następująco:
gdzie KMSSQL to współczynnik określający udział tej bazy danych w krajobrazie IT firmy.
Sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana w przypadku obliczeń i przydziału systemu przechowywania danych dla różnych producentów macierzy i różnych typów dysków. Ale opis tej części to temat na osobny post.
Wynik?
Efektem tego ćwiczenia może być kalkulator Excel lub narzędzie do automatyzacji. Wszystko zależy od dojrzałości firmy, uruchomionych procesów, wdrożonych rozwiązań i chęci kierownictwa. Taki kalkulator lub wizualna reprezentacja danych pomaga prawidłowo rozłożyć koszty pomiędzy jednostkami biznesowymi oraz pokazać, jak i jaki jest alokowany budżet IT. Za pomocą tego samego narzędzia można łatwo wykazać, jak poprawa niezawodności usługi (redundancji) zwiększa jej koszt, nie poprzez koszt serwera, ale biorąc pod uwagę wszystkie koszty z tym związane. Dzięki temu firma i CIO mogą „grać na tej samej planszy” według tych samych zasad. Planując nowe produkty, można z wyprzedzeniem obliczyć koszty i ocenić wykonalność.
Igor Tyukaczow, konsultant w Jet Infosystems
Źródło: www.habr.com