Cześć!
Mamy nadzieję, że czytają Państwo ten post w godzinach pracy, już będąc przekształconym w pracę zdalną przez swojego pracodawcę.
Nam udało się szybko przenieść pracowników na tryb zdalny z jednego prostego powodu — od 2016 roku w firmie istnieje projekt BeeFREE, nasza strategiczna inicjatywa pracy zdalnej, która pozwala pracownikom pracować z domu.
Poniżej opiszemy, jak wszystko u nas działa, dlaczego programy do monitorowania biurka pracowników to strzał w stopę, dlaczego w ogóle wprowadziliśmy to 4 lata temu oraz kilka wskazówek dla tych, dla których czasowa praca zdalna była dość nagłym wydarzeniem, w tym trzy pułapki pracy zdalnej.
A jeszcze mała ankieta.
BeeFREE
BeeFREE był zaprojektowany jako projekt korzystny zarówno dla kultury korporacyjnej jako całości, jak i dla stanu (i nastroju) poszczególnych osób. Niezależnie od tego, jak duża jest firma, zawsze składa się z ludzi, z których każdy ma swoje wyobrażenia o komforcie i otoczeniu, w tym środowisku pracy, grafiku, komfortowej temperaturze do pracy, (nie)akceptowalności podgrzewania ryby w wspólnej kuchni i innych sprawach.
Niektórzy lubią pracować w biurze, osobiście rozmawiać z kolegami i (tak, tak) uczestniczyć w spotkaniach. Inni zgadzają się z tymi, dla których open space to jeden z kręgów piekła, w którym po prostu jest trochę głośniej niż w innych miejscach. Jeszcze inni są pewni, że jednym dobrze skonstruowanym e-mailem z jasno postawionym pytaniem można osiągnąć znacznie więcej niż organizując trzy spotkania w różnych terminach. A często nawet szybciej.
W skrócie, w 2016 roku zdecydowano się uruchomić to jako projekt pilotażowy, a następnie zobaczyć, czy w ogóle się przyjmie, czy nie warto tego rozwijać. Jak już zapewne dostrzegł uważny czytelnik, przyjęło się całkiem dobrze i nadal działa.
Zatem, jak to działa i co jest potrzebne do przejścia pracownika na BeeFREE.
- Omówić wszystko z bezpośrednim przełożonym, który w zależności od sytuacji może dać zgodę lub wyjaśnić, dlaczego nie. Powiedzmy, że jeśli osoba w miarę dobrze udowodniła, że jest w stanie pracować samodzielnie i rozwiązywać problemy, to OK, niech spróbuje to robić w domu. A jeśli osoba przeciwnie, staje się dosłownym przykładem pracownika, nad którym trzeba ciągle czuwać, korygować, naprawiać coś lub przypominać, że można (a nawet trzeba) spędzać trzy godziny na portalach społecznościowych w czasie wolnym od pracy, to już zupełnie inna historia.
Oczywiście, szereg stanowisk po prostu nie przewiduje pracy zdalnej. Będzie trochę trudno wysłać montażystę WOLNa do pracy z domu. Oczywiście, może on wesprzeć kolegów moralnie przez wideokonferencję, ale to nie to samo. Albo pracownicy salonów komunikacyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, to dość oczywiste, że specjalista, który dobrze pracuje przy laptopie i realizuje wszystkie obowiązki z komputera, może równie dobrze pracować poza biurem.
- Informować współpracowników, że w konkretnych dniach nie będziesz w biurze. BeeFREE to elastyczne narzędzie, dlatego jeśli podczas rozmowy z przełożonym zdecydowano, że pracujesz z domu przez 3 dni, a w biurze, powiedzmy, we wtorki i środy (lub poniedziałki i piątki), to dobrze byłoby, żeby bezpośredni koledzy wiedzieli o tym i od razu pisali do ciebie na maila lub czaty, zamiast szukać cię po całym biurze.
- Raz w tygodniu uzgadniać z przełożonym swoje bieżące zadania i ustalać priorytety. Brzmi jak dość banalna rzecz, ale naprawdę pomaga ustalić akcenty i zdejmuje tę dziwną menedżerską napięcie typu „Dobra, czym dokładnie się zajmuje ten facet, na jakim etapie jest?”. W tym celu w osobistym panelu pracownika i kierownika jest specjalna lista zadań do zrobienia, ale jak pokazuje praktyka, najważniejsze to po prostu się umówić. A kto, gdzie i jak prowadzi zapisy zadań i postępów, to sprawa drugorzędna. Najważniejsze, żeby to po prostu istniało. I nie tylko w formie ustnej.
Główne zasady — przy takiej pracy zdalnej oceniamy wynik, a nie proces. Mówiąc wprost, najgorsze, co można zrobić w takiej sytuacji, to stale kontrolować pracownika, pytając, co robi w tej chwili, czy jest zajęty pracą, czy czymś innym. W najdziwniejszych przypadkach pracodawcy czasami proszą o zainstalowanie specjalnego oprogramowania do monitorowania (czytaj — szpiegowania) pulpitu pracownika. Istnieje dziwne przekonanie, że to motywuje pracownika do ciągłego zajmowania się pracą, a nie rozpraszaniem się.
W rzeczywistości powinno to dobrze motywować do zaktualizowania swojego CV i znalezienia pracy bez takich nadmiernych kontroli.
Właściwie to wszystko. Przechodzimy do pracy jak wcześniej, korzystając z następujących.
Nasze narzędzia
Szereg zasobów korporacyjnych jest dostępny tylko z sieci wewnętrznej, dlatego problem dostępu do nich jest rozwiązany za pomocą VDI. Aby skorzystać z dobrodziejstw pracy zdalnej, potrzebujesz następujących rzeczy.
- Tworzymy niezbędne wnioski. To chyba jedyny etap, który w jakimś sensie wiąże się z biurokracją i formalnościami. Ale gdy jesteś dużą firmą, inaczej trudno.
- Po zrealizowaniu wszystkich tych wniosków na laptopie pracownika (osobistym lub służbowym) zostaje zainstalowane VDI, korzystamy z .
- Do uwierzytelnienia użytkownika wykorzystywane są dane jego konta + wprowadzenie unikalnego tokena (za to odpowiada , aplikację można zainstalować na smartfonie z Androidem / iOS).
- Korporacyjna poczta i kalendarz — Microsoft Outlook.
A tak na marginesie, to cały zestaw niezbędnego oprogramowania, w zakresie komunikacji i przydzielania zadań oddaliśmy to w ręce kierowników działów i samych pracowników. Wygodniej niektórym komunikować się w Slacku — proszę. Brakuje naklejek do wyrażania emocji — zawsze jest Telegram. Nikt nie zrezygnował z WhatsAppa i Skype'a.
Co tydzień w wielu działach odbywają się spotkania statusowe. W normalnej sytuacji epidemiologicznej była to duża sala konferencyjna z wideokonferencjami, ponieważ mamy pracowników z siedziby w Moskwie, zdalnych oraz ludzi z terenów i regionów, więc to było w formacie “Osobiste obecność lub Bluejeans”. Teraz wszystkie spotkania i negocjacje odbywają się tylko zdalnie, Bluejeans lub Zoom.
I jeszcze kilka przydatnych programów do wygodnej pracy zdalnej
Czasami praca twojej firmy jest związana z jednym dostawcą, lub po prostu już korzystasz z jego produktów. Z drugiej strony, polityka bezpieczeństwa w firmie z różnych powodów może zabraniać korzystania z oprogramowania konkretnej firmy, co oznacza, że potrzebujesz alternatyw.
Wideokonferencje
(bezpłatnie dla 100 uczestników i 40 minut na jedną konferencję, dalej od 15$ miesięcznie)
(do 50 uczestników od 12$ miesięcznie, później więcej)
(w ramach GSuite, od 5,5$ miesięcznie za użytkownika, do 100 uczestników, 14 dni darmowego okresu próbnego)
(w ramach Office 365)
Czaty i bazy wiedzy
— produkt ma już 7 lat, a w tym czasie nabrał wielu przydatnych integracji (Dropbox, Asana, Google Drive i inne). Z prostego czatu roboczego Slack stał się narzędziem, w którym można stworzyć kanał dla każdego działu w firmie, wymieniać pliki, szybko podłączyć potrzebne boty, monitorować zdarzenia, otrzymywać alerty dla testerów, w skrócie, funkcji jest wiele.
— pomaga tworzyć wygodne bazy wiedzy (jak zrobić, kurs dla nowych pracowników, wygodne harmonogramy, zadania ze statusami oraz, oczywiście, notatki).
— chyba klasyka w zakresie zarządzania zadaniami, terminami, odpowiedzialnościami, priorytetami i innymi. Wiele użytecznych integracji.
— dla miłośników tablic i Atlassiana.
O ludziach
Wydawać by się mogło, że to proste, przeszedłeś na pracę zdalną i pracujesz z domu. Oczywiście, plusów jest mnóstwo — nie tracisz czasu na dojazdy do pracy (i nerwy też), oszczędzasz na biletach i paliwie oraz inne przyjemności. Ale są też pewne zagrożenia, które czekają na osobę, która postanowiła wkroczyć na tę drogę. Najbardziej znane jest związane z niewłaściwą samoorganizacją. To właśnie z niej wynikają wszystkie pozostałe.
Pułapka #1. Domowe
Jeśli nie mieszkasz sam, ale z małżonkiem, dziećmi lub rodzicami, albo, co jeszcze gorsze, z kotem, to twoja praca zdalna na początku będzie przez nich postrzegana w bardzo jednoznaczny sposób — super, jesteś w domu, więc można prosić o cokolwiek. Pójść do sklepu, zaparzyć herbatę, zmienić pieluchę, upomnieć kota za nierówną walkę z fikusem, sprzątnąć w domu, znów zmienić pieluchę.
W skrócie, nawet jeśli sam dla siebie postanowisz, że tak samo odpowiedzialnie i poświęcająco pracujesz z domu, będziesz musiał jasno przekazać domownikom, że nie siedzisz tylko w domu przy komputerze, ale pracujesz.
Pomaga oddzielić czas, kiedy nie można być niepokojonym. Aby domownicy rozumieli, że od 10 do 18 (na przykład) nie należy przeszkadzać ci pytaniami, prosić o coś, skoro „i tak jesteś w domu”.
Oczywiście, należy unikać skrajności, a jeśli na przykład zostało ci jeszcze 20 minut do końca pracy, a peryferyjne widzenie informuje, że dziecko wydostało się z kojca i poszło badać inną pokój samo, to lepiej wstać i podjąć działania. Lub jeśli zechciało ci się pójść na pół godziny na spacer do pobliskiego parku — należy to zrobić.
Pułapka #2. Złudny czas
Może się wydawać, że skoro siedzisz w domu, komputer jest pod ręką, oprogramowanie działa, a teraz dosłownie zawsze jesteś w jednym kliknięciu od pracy, to z pewnością wszystko zdążysz, możesz się zrelaksować i robić wszystko trzy razy wolniej.
W ogóle nie. I oto dlaczego.
Prawdopodobnie zadań będzie więcej. Z dużym prawdopodobieństwem, ogólna i znana prędkość pracy twojego działu nieco spadnie. Pracowanie zdalnie przez rok a praca zdalna przez dwa tygodnie to dwie zupełnie różne rzeczy. Kogoś życie do tego przygotowywało przez ostatnie 20 czy 30 lat. A dla innych, taka nagła swoboda może negatywnie wpłynąć na produktywność.
Nawet jeśli ty, tak, ty, szybko się przełączysz, będziesz odpowiedzialny i zawsze dostępny, zamykając swoje zadania dwa razy szybciej, zawsze znajdzie się ktoś, kto spowolni pracę. To remont u kogoś, to prąd wyłączyli, to sąsiad z wiertarką zrozumiał, że nastał jego czas. I teraz każda wideokonferencja to zbiorowa sesja miłości do ludzi.
Ogólnie rzecz biorąc, nie nawołujemy do zmuszania się w sztywne ramy i błyskawicznego odpowiadania na każdą przychodzącą wiadomość, ale pamiętaj — pierwszy etap przenoszenia zespołu, który jest w tym nowy, na pracę zdalną wiąże się z pewnym opóźnieniem.
Pułapka #3. Brak kontroli
Jak już wcześniej pisaliśmy, najgorsze, co może zrobić pracodawca, to zaangażować kontrolera i usiłować być na bieżąco z każdym twoim krokiem: na jakim etapie jest zadanie, dlaczego nie wszyscy zostali dodani do maila, ile czasu spędziłeś dzisiaj przed komputerem, jaka marka wiertła ma sąsiad, dlaczego masz takie dziwne tapety na pulpicie i tym podobne.
Najważniejsze jest, aby nie zacząć myśleć, że skoro jesteś poza biurem, to wszyscy nagle przestali się interesować, gdzie jesteś i co robisz. Że wszystkie twoje zadania mieszczą się w jakiejś teczce dla kierownictwa bez deadline'ów, a w ogóle, że nie ma obowiązku ich realizowania.
Najważniejsza kontrola dla osoby pracującej zdalnie to samokontrola. Nikt lepiej od ciebie nie wie, kiedy pracuje ci się najlepiej. Może w twoim przypadku lepsze i bardziej korzystne będzie nie zajmować się pracą do 15:00 i oglądać seriale, a od 16:00 do północy twoja produktywność będzie na najwyższym poziomie, i w ciągu dnia zrobisz tyle, co biurowy fanatyk w ciągu trzech dni. Biurkowy system z open spacami i ignorowaniem rytmów ludzi nie jest w stanie tego zrozumieć.
Praca zdalna to jednocześnie możliwość dla pracodawcy, aby ocenić, jak dobrze pracujesz, gdy siedzisz w domu, i możliwość dla ciebie, aby udowodnić, że ludzie mogą robić niesamowite rzeczy nie tylko od 10 do 18, i że jeśli nic nie zrobiłeś przed południem, to mówi to tylko o tym, że nic nie zrobiłeś przed południem.
I jeszcze coś.
W Beeline przez te lata świetnie przetestowaliśmy BeeFREE, zebraliśmy wiele opinii zarówno od pracowników, jak i ich przełożonych, wyciągnęliśmy wnioski, wprowadziliśmy kilka poprawek i nadal aktywnie korzystamy z tego podejścia.
Teraz aktywnie pomagamy innym firmom wdrażać BeeFREE u siebie. Zarówno pod względem sprzętu i oprogramowania, jak i doradztwa. Na przykład, pomożemy ci szybko wdrożyć VDI do zadań każdego profilu, niezależnie od tego, czy twoi ludzie zajmują się codziennymi zadaniami, czy będą to zdalne 3D-modelowanie. Mamy rozwiązania do audio i wideokonferencji, więcej o BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service można przeczytać. . Poza tym dla firm może być przydatne nasze , na które warto zarejestrować się z wyprzedzeniem .
Oto szczegółowy webinar na temat organizacji pracy zdalnej prowadzonej przez Olgę Filatową (wiceprezesa ds. zarządzania personelem, rozwoju organizacyjnego i wsparcia) oraz Alinę Dragun (menedżerkę ds. rozwoju organizacyjnego Beeline, kuratorkę projektu BeeFREE).
Tylko zarejestrowani użytkownicy mogą brać udział w ankiecie. , proszę.
I krótka ankieta dla firm na temat pracy zdalnej (można wybrać kilka odpowiedzi)
11,3%Przenieśliśmy pracowników na pracę zdalną, wszystko przebiega dobrze, po normalizacji sytuacji zostawię tych, którzy chcą, na zdalnej
7,6%Przenieśliśmy pracowników na pracę zdalną, wrażenia są ambiwalentne
1,9%Przenieśliśmy pracowników na pracę zdalną, nie podobało mi się, potem wszystkich przywrócę do open space'a
69,8%Wierzę, że przyszłość należy do pracy zdalnej, ludzie są w stanie pracować normalnie w domu, a nie w open space'ach
20,8%Nie wierzę w zdalną pracę jako pełną formę zatrudnienia, bez nadzoru w biurze wszyscy pracują gorzej
Zagłosowało 53 użytkowników. 29 wstrzymało się od głosu.
Źródło: habr.com
