Migracja z IBM Notes do Microsoft Exchange lub Office 365 zapewnia organizację znaczną liczbę korzyści, ale sam projekt migracji wydaje się zniechęcający i nie do końca wiadomo, od czego rozpocząć migrację. Sam Exchange nie zawiera własnych narzędzi do pełnej migracji czy współistnienia Notes i Exchange. W rzeczywistości niektóre zadania związane z migracją i współistnieniem nie są możliwe bez produktów innych firm. W tym artykule przedstawimy siedem kluczowych kroków, które należy wykonać w oparciu o najlepsze praktyki i nasze doświadczenia z pomyślnymi migracjami.
Pomyślna migracja obejmuje następujące kroki:
- Wstępna ocena migracji.
- Nawiązanie współistnienia pomiędzy Notes i Exchange.
- Zaplanuj optymalną dokładność migracji.
- Zapewnienie maksymalnej efektywności migracji.
- Uruchom migrację testową.
- Planowanie momentu migracji tak, aby zminimalizować jej wpływ na organizację.
- Uruchom migrację i śledź jej postęp.
W tym artykule przyjrzymy się, jak przygotować i zakończyć migrację, korzystając z dwóch rozwiązań firmy Quest - и . Poniżej kroju kilka szczegółów.
Krok 1: Wstępna ocena migracji
Dokonanie inwentaryzacji obecnego środowiska
Jeśli uznasz, że Exchange jest odpowiednią platformą dla Twojej organizacji, wystarczy, że się tam przeniesiesz. Najpierw musisz zebrać informacje o swoim obecnym środowisku, zebrać informacje o inwentaryzacji danych, które planujesz migrować, określić, co można usunąć, aby zmniejszyć wykorzystanie miejsca na dysku, obliczyć dostępną przepustowość pomiędzy środowiskami itp. Wstępna ocena powinna obejmować następujące pytania:
- Ile jest domen Notes i serwerów Domino?
- Ile masz skrzynek pocztowych? Ile z nich nie jest używanych?
- Ile miejsca na dysku zajmują główne pliki poczty? Ile jest w archiwach? Ile jest ich w lokalnych replikach?
- Gdzie znajdują się archiwa?
- Ilu użytkowników korzysta z szyfrowania? Zaszyfrowana treść musi zostać przesłana?
- Ile folderów osobistych znajduje się w środowisku?
- Którzy użytkownicy korzystają z łączy do dokumentów? Ilu użytkowników otrzymało linki od innych użytkowników i aplikacji?
- Ile danych zamierzasz przenieść? Na przykład chcesz przenieść dane tylko za ostatnie sześć miesięcy.
- Czy archiwa natywne zostaną przeniesione do osobistych archiwów Exchange lub plików *.pst programu Outlook?
- Jakie są ograniczenia przepustowości? Do ilu danych można przesłać
określony okres czasu? - Ile miejsca będzie wymagane po migracji?
Jak migracja wpłynie na biznes i operacje
Projekt musi być starannie zaplanowany, aby zminimalizować przestoje i zminimalizować utratę produktywności.
Na przykład ważne jest rozważenie delegowania między użytkownikami — jeśli użytkownik migruje, ale jego delegat pozostaje na oryginalnej platformie, jak wpłynie to na jego codzienną pracę? Mówiąc szerzej, należy rozważyć, w jaki sposób projekt migracji może wpłynąć na wszystkie krytyczne procesy biznesowe i przepływy pracy w Twojej firmie.
Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę krytyczne punkty kontaktu w Notatkach. Na przykład w przypadku przesyłania wiadomości ważne jest analizowanie aplikacji i uwzględnianie interakcji między routingiem poczty a aplikacjami, aby uniknąć zakłóceń w procesach biznesowych podczas migracji i po niej. Pamiętaj, aby zadać następujące pytania:
- Którzy użytkownicy mają delegatów i jak zerwanie tej relacji może wpłynąć na procesy biznesowe?
- Jakie aplikacje i procesy biznesowe są powiązane ze środowiskiem poczty elektronicznej? Każda kluczowa integracja aplikacji z usługą e-mail, np. proces zatwierdzania, będzie miała kluczowe znaczenie podczas planowania migracji.
- Jakie elementy i ważne funkcje aplikacji należy zachować?
- Jak wykorzystać wbudowane funkcje nowej platformy, aby osiągnąć potrzebną funkcjonalność?
- Czy nieaktywna treść powinna być archiwizowana w celu przechowywania w przyszłości?
- Czy jakieś aplikacje będą musiały zostać przebudowane, aby poprawnie działać w nowym środowisku?
- Jak będzie mierzony sukces?
Zanim rozpoczniesz migrację, musisz zdefiniować kryteria pomiaru sukcesu. W szczególności musisz zrozumieć, że nieuzasadnione jest oczekiwanie 100% transferu danych. Nie każdy typ elementu programu Notes ma odpowiednik w programie Exchange (najbardziej jaskrawym przykładem jest usługa Active Mail). Dlatego rzeczywistość jest taka, że nie wszystkie elementy w programie Notes będą istnieć w programie Exchange po migracji. Osiągalny i mierzalny cel to przeniesienie 95% przesyłek do 95% skrzynek pocztowych. Mierzenie i dokumentowanie wyników ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia powodzenia migracji, a prawdziwe wyniki są możliwe tylko wtedy, gdy na samym początku projektu migracji poczty e-mail zostaną zdefiniowane kryteria sukcesu.
Krok 2: Ustalenie banknotów i współistnienie wymiany
Dla większości organizacji migracja jest procesem, a nie wydarzeniem. Dlatego migracje skrzynek pocztowych i migracje aplikacji powinny odbywać się według harmonogramu, który najlepiej pasuje do firmy i operacji, a nie opiera się na wymaganiach technicznych.
Opracowanie strategii współistnienia
Aby zmaksymalizować wartość płynącą z migracji, należy opracować i wdrożyć kompletny plan współistnienia na wczesnym etapie procesu migracji. Definicja „współistnienia” może się różnić w zależności od organizacji. Niektóre organizacje aktywnie korzystają z danych o stanie Wolny/Zajęty, inne w ogóle nie korzystają z tej funkcjonalności. Niektórzy skupiają się na migracji danych kalendarza, podczas gdy inni skupiają się na dopracowaniu migracji pełnego katalogu użytkowników. Ważne jest, aby współpracować z każdą z interesariuszy, aby uzyskać jasny obraz tego, co jest naprawdę ważne i pomóc każdemu zrozumieć znaczenie skutecznej strategii współistnienia.
Migracja z Notes do Exchange i Office 365 wymaga jednoczesnego planowania migracji skrzynek pocztowych i aplikacji. Bieżąca funkcjonalność aplikacji Notes musi być obsługiwana dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich aktualnej platformy poczty e-mail. Użytkownicy migrujący do Exchange i Office 365 powinni mieć możliwość dostępu do aplikacji Notes i korzystania z nich w ramach istniejących przepływów pracy. Ta funkcja powinna być dostępna do czasu migracji aplikacji Notes do SharePoint lub innej platformy.
Oprócz współistnienia aplikacji, przed rozpoczęciem migracji należy zaimplementować interakcję między użytkownikami na różnych platformach. Obejmuje to automatyczne przekierowywanie i aktualizacje katalogów, statusy Wolny/Zajęty oraz kalendarze dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich aktualnej platformy.
Na koniec należy wziąć pod uwagę współpracę nie tylko między usługą poczty e-mail, ale także kalendarzami i udostępnionymi zasobami, takimi jak sale konferencyjne. Użytkownicy powinni mieć możliwość pobrania informacji o harmonogramie spotkań. Dotyczy to zarówno spotkań jednorazowych, jak i cyklicznych. Niezależnie od tego, czy spotkania zostały zaplanowane przed migracją, czy utworzone podczas migracji, dokładność danych kalendarza musi być zachowana przez cały czas trwania projektu. Musisz zadbać o to, aby użytkownicy mogli na przykład zmienić salę konferencyjną na następne spotkanie w ramach spotkania cyklicznego lub anulować jedno spotkanie bez powodowania konfliktów i zamieszania w kolejnych spotkaniach.
Krok 3: Zaplanuj optymalną dokładność migracji
Planowanie migracji z Notes do Exchange lub Office 365 wymaga zrozumienia szeregu specyficznych różnic pomiędzy platformami.
Adresy e-mail
Dane programu Notes zazwyczaj zawierają zastrzeżone adresy, które pojawiają się w kilku miejscach: w nagłówkach wiadomości, osadzanych w archiwach, kontaktach osobistych i listach rozproszonych. W ramach procesu migracji te zastrzeżone adresy muszą zostać zaktualizowane do adresów SMTP, aby zapewnić pełną funkcjonalność w środowisku Exchange. Wiele organizacji decyduje się także na aktualizację domeny SMTP lub standardu adresowania podczas migracji. Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, ważne jest, aby zrozumieć, że niektóre rozwiązania migracyjne automatycznie aktualizują historyczne instancje adresów SMTP dla każdego użytkownika.
Struktura folderów
W wielu organizacjach użytkownicy korzystają z własnych skrzynek pocztowych i archiwów, dlatego ważne jest, aby chronić te dane. Możliwość przeglądania przez użytkowników pełnej struktury folderów również wpływa na wygodę użytkownika w wyniku migracji. Ważne jest, aby wybierać rozwiązania i przejścia, które zachowują integralność folderów i struktur danych.
Lokalne repliki i archiwa
Aby kontrolować koszty przechowywania i lepiej zarządzać wzrostem ilości danych, wiele organizacji ustala limity skrzynek pocztowych. Niezamierzoną konsekwencją tej polityki jest często wzrost liczby i rozmiaru archiwów. Podczas planowania migracji należy ocenić te dodatkowe źródła danych i uwzględnić ich migrację. Możesz udostępnić użytkownikom komponent samoobsługowy, który umożliwi im migrację tylko ważnych danych. Aby zoptymalizować pamięć Exchange, zalecamy użycie innego produktu Quest - , posiada w szczególności przydatną funkcjonalność deduplikacji załączonych plików, odpowiednik DAOS w Notes.
ACL i delegacja
Listy kontroli dostępu (ACL) i delegowanie to kluczowe elementy działania w środowisku Notes, a także mają kluczowe znaczenie dla ochrony integralności. W rezultacie ważne jest dokładne przełożenie powiązanych praw i praw dostępu na równoważne prawa w Exchange Server i Office 365. W idealnym przypadku automatyczne wykonanie tej czynności przyspieszy proces i wyeliminuje błędy ludzkie. Aby zachować skuteczność ochrony zasobów informacyjnych organizacji, listy ACL i mapowanie delegacji muszą być wykonywane jednocześnie z danymi poczty. Niektóre organizacje próbują przypisać równoważne uprawnienia ręcznie lub za pomocą skryptów po zakończeniu migracji danych. Jednak takie podejście może negatywnie wpłynąć na produktywność i dodać luki w zabezpieczeniach danych organizacji.
Notuje własną treść
Ta sama aktywna poczta. Innym częstym problemem podczas migracji z programu IBM Notes jest duża ilość tekstu sformatowanego. Exchange i Office 365 nie obsługują zintegrowanych tabel z kartami, przycisków, zapisanych formularzy i innej zastrzeżonej zawartości w programie Notes. W rezultacie będziesz musiał albo przygotować się na utratę tej funkcjonalności, albo zainwestować w rozwiązanie do migracji, które będzie w stanie przekonwertować te elementy na format, który będzie można migrować. Powiedzmy od razu, że rozwiązania Questa w żaden sposób tego nie konwertują i mogą jedynie przesyłać takie listy jako załączniki, aby użytkownik mógł je później otworzyć poprzez klienta Notes.
Grupy i osobiste książki adresowe
Wiele organizacji szeroko korzysta z publicznych list mailingowych do celów wewnętrznych i
komunikację zewnętrzną. Ponadto użytkownicy programu Notes często uważają za ważne utrzymywanie kontaktów biznesowych w osobistych książkach adresowych. Te źródła danych mają kluczowe znaczenie dla operacji biznesowych i muszą zostać skutecznie przekształcone podczas migracji na platformę Microsoft. Dzięki temu ważne jest automatyczne przygotowanie grup do migracji do Active Directory i sprawna konwersja wszystkich adresów osobistych, nawet tych przechowywanych na komputerach użytkowników.
Interakcja z aplikacjami Notatki
Punkty integracji aplikacji z usługą pocztową, takie jak procesy uzgadniania, są ważne podczas planowania i planowania migracji. IBM Notes zapewnia ściślejszą integrację poczty e-mail i aplikacji niż inne platformy. Integracje te mogą obejmować wszystko, od prostych łączy do dokumentów po procesy biznesowe.
Zasoby i bazy danych poczty
Wiele organizacji korzysta z baz danych rezerwacji zasobów, baz danych poczty i innych udostępnianych baz danych w programie Notes. W rezultacie bazy te odgrywają ważną rolę w funkcjonowaniu organizacji. Aby zapewnić ciągłość działania i produktywność pracowników, bardzo ważne jest rozważenie podejścia i terminu wdrożenia:
- Tworzenie skrzynek zasobów w środowisku docelowym;
- Przesyłanie danych z bazy rezerwacji do Exchange;
- Zapewnienie użytkownikom obu systemów możliwości współpracy i korzystania z zasobów w programie Notes i Exchange.
Krok 4: Maksymalizuj efektywność migracji
Oprócz zapewnienia dokładności danych ważne jest również, aby migracja była jak najbardziej efektywna, biorąc pod uwagę wymagania organizacji. Skuteczność migracji zależy bezpośrednio nie tylko od kosztów bezpośrednich, ale także od stopnia wpływu na biznes.
Architektura rozwiązań migracyjnych
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na efektywność jest architektura rozwiązania migracyjnego. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie o architekturze wielowątkowej, które pozwala na migrację jednego serwera migracyjnego wielu użytkowników jednocześnie. Architektura wielowątkowa zmniejsza wymagania sprzętowe migracji i zwiększa szybkość migracji, radykalnie zmniejszając całkowity koszt projektu. Nie daj się zwieść rozwiązaniom do migracji, które rzekomo są wielowątkowe, ale w rzeczywistości migrują tylko jednego użytkownika na raz i wymagają dodania stacji roboczych w celu jednoczesnej migracji większej liczby użytkowników. W zależności od konfiguracji i środowiska rozwiązania prawdziwie wielowątkowe są od 30 do 5000 procent bardziej wydajne podczas migracji danych do Exchange i Office 365.
Proces migracji
Migracja obejmuje wiele etapów, a procesy muszą zachodzić we właściwym czasie, aby zapewnić płynne przejście. Aby zminimalizować zakłócenia w działalności biznesowej i zmaksymalizować korzyści z migracji, wszystkie procesy muszą być zintegrowane i kontrolowane przez jedną aplikację, która jest w stanie terminowo obsłużyć każdy etap migracji.
Elastyczność i samoobsługa
Niektórzy użytkownicy i działy będą musieli odejść od standardowego procesu migracji. Na przykład dział prawny może mieć inne wymagania dotyczące miejsca na dane lub menedżerowie mogą potrzebować migracji całej skrzynki pocztowej i archiwów. Dlatego ważne jest, aby wybrać elastyczne rozwiązanie migracyjne, które pozwoli zespołowi migracyjnemu łatwo dostosować się do tych wymagań. Jednym z najskuteczniejszych sposobów zapewnienia tej elastyczności jest umożliwienie niektórym użytkownikom samoobsługi. Na przykład niektórzy użytkownicy mogą mieć możliwość przesyłania dodatkowych danych z głównych plików pocztowych lub danych lokalnych, aby później przekształcić je w osobiste archiwum na serwerze.
Krok 5: Uruchom migrację testową
Po zakończeniu oceny przedmigracyjnej, sfinalizowaniu strategii współistnienia i zdefiniowaniu planów optymalizacji, niezwykle ważne jest uzyskanie potwierdzenia strategii w drodze jednej lub większej liczby migracji pilotażowych.
Celem migracji pilotażowej jest przetestowanie opracowanych procedur oraz identyfikacja problemów, które mogą pojawić się po rozpoczęciu pełnej migracji, dając możliwość ich rozwiązania przed rozpoczęciem migracji na żywo. W rezultacie należy się spodziewać, a nawet przyjąć z zadowoleniem, problemów podczas migracji pilotażowej.
Określenie wielkości migracji pilotażowej
Migracja pilotażowa powinna być na tyle duża, aby zebrać reprezentatywną próbkę danych i odpowiedzieć na istotne pytania, które mogą pojawić się podczas migracji bojowej. Jeśli migrujesz kilka tysięcy skrzynek pocztowych, wielkość próbki powinna być wystarczająca. W przypadku bardzo dużych migracji odsetek ten może być mniejszy.
Wybór danych i systemów
Podczas procesu migracji pilota ważne jest wykorzystanie danych bojowych i systemów bojowych. Jest to bardzo ważne z kilku powodów:
- Musisz zrozumieć, jak będzie się zachowywać środowisko bojowe. Syntetycznie wygenerowane środowisko nie będzie reprezentatywne dla środowiska bojowego.
- Więcej informacji na temat zaszyfrowanych wiadomości, częstotliwości typów wiadomości, których nie można znaleźć w programie Exchange oraz wymagań dotyczących przechowywania można uzyskać na podstawie przykładowych danych.
Ustalanie oczekiwań
Pilotażowy proces migracji stanowi także doskonałą okazję do przetestowania kryteriów sukcesu określonych dla projektu i skalibrowania oczekiwań dotyczących pozostałej migracji. Jeżeli wymagane są dostosowania, należy je udokumentować i uwzględnić podczas migracji bojowej.
Krok 6: Zaplanuj czas migracji, aby zminimalizować wpływ na organizację
Grupowanie użytkowników
Aby zminimalizować wpływ na użytkowników i organizację jako całość, użytkownicy współpracujący powinni zostać przeniesieni w tym samym czasie. Do kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia tych grup, należy delegowanie. Poszukaj rozwiązania, które będzie w stanie polecić kolekcje do migracji na podstawie informacji o relacjach użytkowników w środowisku źródłowym.
Czas migracji
Po zakończeniu migracji grupy pamiętaj o zaplanowaniu godziny
wpływ na tych użytkowników jest minimalny. Może to oznaczać zaplanowanie okna migracji na konkretną porę dnia, aby uniknąć migracji w godzinach pracy, pod koniec miesiąca w roku lub w okresach konserwacji. Na przykład zespoły sprzedaży prawdopodobnie nie powinny przeprowadzać migracji przed końcem kwartału, a działy księgowe i prawne prawdopodobnie będą miały ograniczenia co do terminu migracji.
Krok 7: Rozpocznij migrację i śledź jej postęp
Dzięki wdrożeniu zweryfikowanych pilotażowo podejść do migracji danych migracje bojowe powinny stać się rutynowymi zdarzeniami. Prawdopodobnie w trakcie całego procesu zostaną wprowadzone niewielkie zmiany, aby dostosować się do potrzeb niektórych grup. Nadal konieczne będzie uważne monitorowanie, aby zapewnić uwzględnienie wszystkich sytuacji awaryjnych na etapie planowania i pilotażu. Jednak proces ten musi być coraz bardziej zautomatyzowany. Wykonanie harmonogramu migracji bojowej jest ważne, aby dokumentować i komunikować postęp w całej organizacji, aby zapewnić potwierdzenie, że oczekiwania zostały spełnione. Monitorowanie i informacje zwrotne pozostają kluczowymi aspektami udanej migracji w całym procesie.
wniosek
Omówiliśmy kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas migracji usług pocztowych. Jeśli jesteś właśnie na etapie wyboru rozwiązania migracyjnego lub dopiero się nad nim zastanawiasz, warto wziąć to wszystko pod uwagę. Współpracujemy z rozwiązaniami migracyjnymi firmy Quest i jesteśmy gotowi polecić je jako najskuteczniejsze w ograniczaniu liczby ręcznych kroków i zwiększaniu ilości danych przesyłanych w wyniku migracji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznych podejściach do migracji, złóż wniosek do na naszej stronie lub po prostu zadzwoń, a dodatkowo możesz zapoznać się z dodatkowymi materiałami korzystając z poniższych linków:
Źródło: www.habr.com