Migracja z IBM Notes do Microsoft Exchange lub Office 365 oferuje wiele korzyści dla organizacji, jednak sam projekt migracji może wydawać się przytłaczający, a nie do końca wiadomo, od czego zacząć. Exchange nie zawiera własnych narzędzi do pełnej migracji ani do ustalania współistnienia Notes i Exchange. W rzeczywistości wiele zadań związanych z migracją i współistnieniem nie można zrealizować bez produktów firm trzecich. W tym artykule przedstawimy siedem kluczowych kroków, które należy wykonać zgodnie z najlepszymi praktykami i naszym doświadczeniem w przeprowadzaniu udanych migracji.
Udana migracja obejmuje następujące kroki:
- Wstępna ocena migracji.
- Ustalenie współistnienia Notes i Exchange.
- Planowanie optymalnej precyzji migracji.
- Zapewnienie maksymalnej efektywności migracji.
- Przeprowadzenie testowej migracji.
- Planowanie czasu migracji, aby zminimalizować wpływ na organizację.
- Rozpoczęcie migracji i monitorowanie jej postępów.
W tym artykule omówimy, jak przygotować się do migracji i wykonać ją przy użyciu dwóch rozwiązań od Quest — i . Poniżej kilka szczegółów.
Krok 1: Wstępna ocena migracji
Przeprowadzenie inwentaryzacji obecnego środowiska
Jeśli zdecydujesz, że Exchange jest odpowiednią platformą dla organizacji, czas na migrację. Po pierwsze, należy zebrać informacje o obecnym środowisku, zgromadzić dane inwentaryzacyjne dotyczące danych, które zamierzasz przenieść, określić, co można usunąć w celu zmniejszenia wykorzystania przestrzeni dyskowej, obliczyć dostępną przepustowość między środowiskami itp. Wstępna ocena powinna obejmować następujące pytania:
- Ile istnieje domen Notes i serwerów Domino?
- Ile masz skrzynek pocztowych? Ile z nich nie jest używanych?
- Ile miejsca na dyskach zajmują pliki głównej poczty? Ile w archiwach? Ile w lokalnych replikach?
- Gdzie znajdują się archiwa?
- Ilu użytkowników korzysta z szyfrowania? Czy zaszyfrowana zawartość musi być przeniesiona?
- Ile osobistych folderów istnieje w środowisku?
- Jakie dokumenty użytkownicy mają linki? Ile użytkowników otrzymało linki od innych użytkowników i aplikacji?
- Ile danych zamierzasz przenieść? Na przykład, chcesz przenieść dane tylko za ostatnie pół roku.
- Czy natywne archiwa zostaną przeniesione do osobistych archiwów Exchange lub do plików *.pst Outlook?
- Jakie są ograniczenia przepustowości? Ile danych można przenieść w
określonym przedziale czasowym? - Jaką pojemność pamięci należy przewidzieć po migracji?
Jak migracja wpłynie na działalność biznesową i operacyjną?
Należy dokładnie zaplanować projekt, aby zminimalizować przestoje i straty wydajności.
Na przykład, ważne jest uwzględnienie delegowania między użytkownikami — jeśli użytkownik migruje, ale jego lub jej delegat pozostaje na pierwotnej platformie, jak to wpłynie na ich codzienną pracę? W szerszym kontekście, należy rozważyć, jak projekt migracji może wpłynąć na wszystkie kluczowe procesy biznesowe i przepływy pracy w firmie.
Ważne jest również uwzględnienie krytycznych punktów interakcji w ramach Notes. Na przykład, w kontekście pracy z wiadomościami, ważne jest, aby przeanalizować aplikacje i uwzględnić interakcje między routowaniem poczty a aplikacjami, aby uniknąć zakłóceń w procesach biznesowych podczas i po migracji. Należy zadać następujące pytania:
- Którzy użytkownicy mają delegatów i jak zakłócenie tych relacji może wpłynąć na procesy biznesowe?
- Jakie aplikacje i procesy biznesowe są powiązane ze środowiskiem poczty elektronicznej? Każda kluczowa integracja między aplikacją a usługą pocztową, na przykład proces zatwierdzania, będzie miała kluczowe znaczenie przy planowaniu migracji.
- Jakie komponenty i istotne cechy aplikacji należy zachować?
- Jak można wykorzystać wbudowane funkcje nowej platformy do osiągnięcia pożądanej funkcjonalności?
- Czy należy archiwizować nieaktywną zawartość w celu dalszego przechowywania?
- Czy będzie konieczne przebudowanie jakichkolwiek aplikacji, aby dobrze działały w nowym środowisku?
- Jak będzie mierzony sukces?
Zanim zacznie się migrację, należy określić kryteria dla oceny sukcesu. W szczególności należy rozumieć, że nie jest rozsądne oczekiwać 100% przeniesienia danych. Nie każdy typ elementu Notes ma swój odpowiednik w Exchange (Active Mail to najbardziej oczywisty przykład). W związku z tym, rzeczywistość jest taka, że nie wszystkie elementy w Notes będą istniały w Exchange po migracji. Osiągalnym i mierzalnym celem jest przeniesienie 95% elementów dla 95 procent skrzynek pocztowych. Mierzenie i dokumentowanie wyników ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sukcesu migracji, a prawdziwe rezultaty są możliwe tylko wtedy, gdy na początku projektu migracji poczty e-mail określono kryteria sukcesu.
Krok 2: ustalenie współistnienia Notes i Exchange
Dla większości organizacji migracja to proces, a nie wydarzenie. W związku z tym migracja skrzynek pocztowych i przenoszenie aplikacji powinny być zgodne z harmonogramem, który lepiej pasuje do działalności biznesowej i operacyjnej, a nie oparty na wymaganiach technicznych.
Opracowanie strategii współistnienia
Aby zwiększyć wartość migracji, pełny plan współistnienia powinien być opracowany i wdrożony na wczesnym etapie procesu migracji. Definicja pojęcia „współistnienia” może się różnić w zależności od organizacji. Niektóre organizacje aktywnie korzystają z danych Free/Busy, inne w ogóle z tej funkcji nie korzystają. Niektóre skupiają się na migracji danych kalendarza, podczas gdy inne koncentrują się na starannym przenoszeniu pełnego katalogu użytkowników. Ważne jest, aby współpracować z każdą ze zainteresowanych stron, aby uzyskać jasny obraz tego, co naprawdę ma znaczenie i pomóc wszystkim zrozumieć wagę skutecznej strategii współistnienia.
Przejście z Notes na Exchange i Office 365 wymaga jednoczesnego planowania migracji skrzynek pocztowych i aplikacji. Aktualna funkcjonalność aplikacji Notes musi być zachowana dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich obecnej platformy pocztowej. Jako użytkownicy przeniesieni na Exchange i Office 365, powinni mieć dostęp i korzystać z aplikacji Notes w ramach istniejących procesów pracy. Ta możliwość powinna być zachowana, dopóki aplikacje Notes nie zostaną przeniesione na SharePoint lub inną platformę.
Oprócz współistnienia aplikacji, interakcja między użytkownikami na różnych platformach powinna być zrealizowana przed rozpoczęciem migracji. Obejmuje to automatyczne kierowanie i aktualizację katalogów, statusy Wolny/Zajęty oraz kalendarze dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich aktualnej platformy.
W końcu należy uwzględnić współpracę nie tylko z usługą poczty elektronicznej, ale także kalendarzami i zasobami wspólnymi, takimi jak sale konferencyjne. Użytkownicy powinni mieć możliwość przesyłania informacji o harmonogramie spotkań. Obejmuje to zarówno spotkania jednorazowe, jak i cykliczne. Niezależnie od tego, czy spotkania były zaplanowane przed migracją, czy utworzone w trakcie migracji, dokładność danych kalendarza musi być zapewniona przez cały projekt. Należy zagwarantować, że użytkownicy mogą na przykład zmienić salę konferencyjną dla najbliższego spotkania z cyklu spotkań lub odwołać jedno spotkanie, nie powodując konfliktów i zamieszania w kolejnych spotkaniach.
Krok 3: Planowanie optymalnej dokładności migracji
Planowanie przejścia z Notes na Exchange lub Office 365 wymaga zrozumienia szeregu konkretnych różnic między platformami.
Adresy e-mail
Dane Notes zazwyczaj zawierają zastrzeżone adresy, które pojawiają się w wielu miejscach: w nagłówkach wiadomości, w archiwach, osobistych kontaktach i listach dystrybucyjnych. W ramach procesu migracji, te zastrzeżone adresy muszą zostać zaktualizowane do adresów SMTP, aby zapewnić pełną funkcjonalność w środowisku Exchange. Wiele organizacji preferuje również aktualizację domeny SMTP lub standardu adresacji podczas migracji. Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, ważne jest, aby zrozumieć, że niektóre rozwiązania do migracji automatycznie aktualizują wystąpienia historycznego adresu SMTP dla każdego użytkownika.
Struktura folderu
W wielu organizacjach użytkownicy korzystają ze swoich skrzynek pocztowych i archiwów, dlatego ważne jest zachowanie tych danych. Możliwość przeglądania przez użytkowników pełnej struktury folderów ma również wpływ na doświadczenia użytkowników w wyniku migracji. Istotne jest dobranie rozwiązań i procesów przejściowych, które wspierają integralność folderów i struktury danych.
Lokalne repliki i archiwa
Aby kontrolować koszty przechowywania i lepiej zarządzać wzrostem objętości danych, wiele organizacji ustanawia ograniczenia dla skrzynek pocztowych. Niezamierzonym skutkiem tej polityki często jest zwiększenie liczby i rozmiaru archiwów. Te dodatkowe źródła danych powinny być ocenione, a kwestia ich migracji powinna być rozważona podczas planowania migracji. Można zapewnić użytkownikom komponent samoobsługowy, który umożliwi im przeniesienie tylko ważnych danych. W celu optymalizacji przechowywania w Exchange, zalecamy użycie innego produktu Quest — , który zawiera w szczególności przydatną funkcjonalność deduplikacji zagnieżdżonych plików, analogicznie do DAOS w Notes.
ACL i delegowanie
Listy kontrolne dostępu (ACL) i delegowanie to kluczowe elementy operacyjne w środowisku Notes, które są również istotne dla ochrony integralności. W związku z tym ważne jest dokładne przekształcenie powiązanych praw i uprawnień do ich ekwiwalentów w Exchange Server i Office 365. Idealnie, powinno to odbywać się automatycznie, co przyspieszy proces i wyeliminuje błędy ludzkie. Aby wspierać efektywność ochrony aktywów informacyjnych organizacji, ACL i przekształcenie delegacji powinno być przeprowadzone jednocześnie z danymi pocztowymi. Niektóre organizacje próbują przypisać ekwiwalentne uprawnienia ręcznie lub za pomocą skryptów po zakończeniu migracji danych. Taki sposób działania może jednak negatywnie wpłynąć na wydajność i wprowadzić luki w bezpieczeństwie danych organizacji.
Własna zawartość Notes
To ten sam Active Mail. Innym powszechnym problemem jest, gdy migracja z IBM Notes spotyka się z dużą ilością sformatowanego tekstu. Exchange i Office 365 nie obsługują zintegrowanych tabel z zakładkami, przycisków, zapisanych formularzy i innej zawartości proprietarnej w Notes. W związku z tym będziesz musiał albo przygotować się na utratę tej funkcjonalności, albo zainwestować w rozwiązanie migracyjne zdolne przekształcić te elementy do formatu, który może być przeniesiony. Należy od razu zaznaczyć, że rozwiązania od Quest nie konwertują tego w żaden sposób i mogą jedynie przenieść takie wiadomości jako załączniki, aby użytkownik mógł je później otworzyć za pomocą klienta Notes.
Grupy i osobiste książki adresowe
Wiele organizacji szeroko korzysta z publicznych list mailingowych w celu komunikacji wewnętrznej i
zewnętrznej. Ponadto użytkownicy Notes często uznają za ważne prowadzenie kontaktów biznesowych w osobistych książkach adresowych. Te źródła danych są istotne dla operacji biznesowych i muszą być efektywnie przekształcone podczas przejścia na platformę Microsoft. W rezultacie istotne jest automatyczne przygotowanie grup do migracji do Active Directory oraz skuteczne konwertowanie wszystkich osobistych adresów, nawet tych, które są przechowywane na komputerach użytkowników.
Interakcje z aplikacjami Notes
Punkty integracji między aplikacjami a usługą pocztową, takie jak procesy zatwierdzania, mają ogromne znaczenie podczas planowania i harmonogramowania migracji. IBM Notes ma ściślejszą integrację między pocztą elektroniczną a aplikacjami niż inne platformy. Te integracje mogą obejmować wszystko, od prostych linków do dokumentów po procesy biznesowe.
Bazy danych zasobów i pocztowe
Wiele organizacji korzysta z baz danych rezerwacji zasobów, baz danych pocztowych oraz innych wspólnych baz danych w Notes. W rezultacie te bazy danych odgrywają ważną rolę w działalności organizacji. Aby zapewnić ciągłość działania firmy i produktywność pracowników, niezwykle ważne jest uwzględnienie podejścia i harmonogramu realizacji dla:
- Utworzenia skrzynek pocztowych zasobów w docelowym środowisku;
- Przeniesienia danych z bazy danych rezerwacji do Exchange;
- Zadbania o to, aby użytkownicy obu systemów mogli współpracować i korzystać z zasobów w Notes i Exchange.
Krok 4: zapewnienie maksymalnej efektywności migracji
Oprócz zapewnienia dokładności danych, ważne jest również, aby maksymalnie zwiększyć efektywność migracji, biorąc pod uwagę wymagania organizacji. Efektywność migracji zależy nie tylko od bezpośrednich kosztów, ale także od stopnia wpływu na biznes.
Architektura rozwiązania migracyjnego
Jednym z kluczowych czynników wpływających na efektywność jest architektura rozwiązania migracyjnego. Bardzo ważne jest, aby wybrać rozwiązanie z architekturą wielowątkową, które pozwala jednemu serwerowi migracyjnemu przenieść kilku użytkowników jednocześnie. Architektura wielowątkowa zmniejsza wymagania dotyczące sprzętu do migracji i zwiększa prędkość migracji, znacznie obniżając całkowity koszt projektu. Nie daj się zwieść rozwiązaniom migracyjnym, które twierdzą, że są wielowątkowe, ale w rzeczywistości wykonują migrację tylko jednego użytkownika naraz i wymagają dodania stacji roboczych, aby przenieść większą liczbę użytkowników jednocześnie. W zależności od konfiguracji i środowiska, prawdziwe rozwiązania wielowątkowe są od 30 do 5000 procent bardziej efektywne w przenoszeniu danych do Exchange i Office 365.
Proces migracji
Migracja obejmuje wiele kroków, a procesy muszą przebiegać we właściwym czasie, aby zapewnić płynne przejście. Aby zminimalizować zakłócenia w działalności i maksymalizować korzyści z przejścia, wszystkie procesy muszą być zintegrowane i kontrolowane przez jedną aplikację, która może terminowo realizować każdy krok migracji.
Elastyczność i samoobsługa
Niektórzy użytkownicy i działy będą potrzebować odstępstw od standardowej procedury migracji. Na przykład, dział prawny może mieć różne wymagania dotyczące przechowywania, lub kierownicy mogą chcieć przenieść całe skrzynki pocztowe oraz wszystkie archiwa. Dlatego ważne jest, aby wybrać elastyczne rozwiązanie migracyjne, które pozwala zespołowi migracyjnemu łatwo dostosować się do tych wymagań. Jedną z najskuteczniejszych metod zapewnienia takiej elastyczności jest umożliwienie samoobsługi części użytkowników. Na przykład, niektórzy użytkownicy mogą mieć pozwolenie na przeniesienie dodatkowych danych z ich głównych skrzynek pocztowych lub lokalnych danych, aby następnie przekształcić je w osobisty archiwum na serwerze.
Krok 5: uruchomienie próbnej migracji
Po zakończeniu oceny wstępnej migracji, dostosowaniu strategii koegzystencji oraz określeniu planów optymalizacji, bardzo ważne jest uzyskanie potwierdzenia poprawności strategii przez jedną lub kilka pilotażowych migracji.
Celem pilotażowej migracji jest sprawdzenie opracowanych procedur oraz wykrycie problemów, które mogą wystąpić po rozpoczęciu pełnej migracji, co umożliwi ich rozwiązanie przed rozpoczęciem docelowej migracji. W wyniku tego należy się spodziewać, a nawet przywitać problemy podczas pilotażowej migracji.
Określenie zakresu pilotażowej migracji
Pilotażowa migracja powinna być wystarczająco duża, aby zebrać reprezentatywną próbkę danych i odpowiedzieć na istotne pytania, które mogą pojawić się podczas migracji docelowej. Jeśli przenosisz kilka tysięcy skrzynek pocztowych, próbka powinna być odpowiednia. Dla bardzo dużych migracji procent może być mniejszy.
Wybór danych i systemów
W procesie pilotażowej migracji ważne jest używanie danych i systemów z rzeczywistego środowiska. Jest to niezwykle istotne z kilku powodów:
- Musisz zrozumieć, jak zachowa się rzeczywiste środowisko. Środowisko stworzone syntetycznie nie będzie reprezentatywne dla środowiska produkcyjnego.
- Możesz uzyskać dodatkowe dane na temat zaszyfrowanych wiadomości, częstotliwości typów wiadomości, które nie występują w Exchange, oraz wymagań dotyczących przechowywania na podstawie próbek danych.
Ustalenie oczekiwań
Proces pilotażowej migracji zapewnia również doskonałą okazję do przetestowania kryteriów sukcesu określonych dla projektu i skalibrowania oczekiwań dotyczących pozostałej migracji. Jeśli wymagane są korekty, powinny być one udokumentowane i uwzględnione podczas migracji docelowej.
Krok 6: planowanie czasu migracji w celu zminimalizowania wpływu na organizację
Grupowanie użytkowników
Aby zminimalizować wpływ na użytkowników i organizację jako całość, warto jednocześnie przenieść użytkowników, którzy pracują razem. Podstawowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu tych grup, obejmują delegację. Szukaj rozwiązania, które będzie mogło rekomendować zestawienia do migracji na podstawie informacji o powiązaniach użytkowników w pierwotnym środowisku.
Terminy migracji
Po zakończeniu migracji grup, koniecznie wyznacz w harmonogramie czas, w którym
Wpływ na tych użytkowników jest minimalny. Może to oznaczać planowanie okna migracji na określoną porę dnia, aby uniknąć migracji w godzinach pracy, na koniec miesiąca lub roku, albo podczas okien serwisowych. Na przykład, zespoły sprzedażowe prawdopodobnie nie powinny migrować pod koniec kwartału, a dział księgowości i prawny z pewnością będą miały ograniczenia czasowe dotyczące ich migracji.
Krok 7: uruchomienie migracji i monitorowanie jej postępów
Mając potwierdzone pilotowe podejścia do przenoszenia danych, migracje produkcyjne powinny stać się rutynowymi wydarzeniami. W trakcie procesu prawdopodobnie będą drobne korekty, aby uwzględnić potrzeby poszczególnych grup. Doświadczenie pokazuje, że dokładne monitorowanie będzie nadal niezbędne, aby zagwarantować, że wszelkie nieprzewidziane okoliczności zostaną uwzględnione w trakcie planowania i fazy pilotażowej. Niemniej jednak proces powinien stawać się coraz bardziej zautomatyzowany. Realizację harmonogramu migracji produkcyjnych ważne jest dokumentować i informować o postępach w całej organizacji, aby zapewnić potwierdzenie, że oczekiwania są spełniane. Monitorowanie i feedback pozostają kluczowymi aspektami udanej migracji przez cały proces.
Podsumowanie
Poruszyliśmy kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy migracji usługi pocztowej. Jeśli obecnie jesteś w trakcie wyboru rozwiązania do migracji lub dopiero zacząłeś o tym myśleć, ważne jest, aby to wszystko uwzględnić. Pracujemy z rozwiązaniami migracyjnymi od firmy Quest i chętnie je polecamy jako najefektywniejsze w celu ograniczenia liczby czynności ręcznych i zwiększenia ilości przenoszonych danych w efekcie migracji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznych podejściach do migracji, zostaw swoje zgłoszenie na naszej stronie lub po prostu zadzwoń, a także możesz zapoznać się z dodatkowymi materiałami w linkach poniżej:
Źródło: habr.com
