Wdrażając gotowe systemy ERP, 53% firm poważne wyzwania wymagające zmian w procesach biznesowych i podejściach organizacyjnych, a 44% firm boryka się z poważnymi problemami technicznymi. W serii artykułów wyjaśnimy, czym jest system ERP, do czego jest przydatny, jak określić potrzebę jego wdrożenia, co trzeba wiedzieć wybierając dostawcę platformy i jak ją wdrożyć.
Koncepcja systemu ERP pochodzi z USA i dosłownie tłumaczona jest jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa – Enterprise Resource Planning. Z naukowego punktu widzenia wygląda to tak: „ERP to strategia organizacyjna integrująca produkcję i operacje, zarządzanie pracą, zarządzanie finansami i zarządzanie aktywami, skupiona na ciągłym równoważeniu i optymalizacji zasobów przedsiębiorstwa poprzez wyspecjalizowany, zintegrowany pakiet oprogramowania aplikacyjnego (oprogramowanie), które zapewnia wspólny model danych i procesy dla wszystkich obszarów działalności.”
Każdy dostawca może zrozumieć opracowany przez siebie system na swój własny sposób, w oparciu o swoje cele i zadania do rozwiązania. Na przykład jeden system ERP jest bardziej odpowiedni dla handlu detalicznego, ale nie nadaje się do rafinerii ropy naftowej. Co więcej, każda firma i jej pracownik korzystający z platformy wyobraża ją sobie inaczej, w zależności od tego, z jaką częścią styka się w swojej pracy.
W swojej istocie ERP jest systemem informatycznym służącym do zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi i zasobami przedsiębiorstwa w oparciu o jedną bazę danych.
Dlaczego potrzebujesz systemu ERP?
Jak każdy system informatyczny, ERP pracuje z danymi. Każdy pracownik i dział nieustannie tworzą setki megabajtów informacji. W małej organizacji menedżer ma bezpośredni dostęp do wszystkich informacji i czas na monitorowanie procesów. Jeśli w ramach jednego lub dwóch procesów biznesowych powstaje duża ilość danych, menedżerowi wystarczy jedynie ich digitalizacja za pomocą ukierunkowanych rozwiązań IT. Zazwyczaj organizacja kupuje oprogramowanie księgowe i np. CRM.
W miarę rozwoju firmy poszczególne procesy, których zarządzanie wcześniej wymagało minimalnego czasu, przekształcają się w duże ilości informacji. W połączeniu z innymi procesami biznesowymi, odmienne przepływy informacji wymagają ogromnego personelu administracyjnego, który będzie je łączył i analizował. Dlatego systemu ERP nie potrzebują małe, ale średnie i duże przedsiębiorstwa.
Jak zrozumieć, że firma potrzebuje systemu ERP
Typowa historia naszych klientów wygląda następująco. W pewnym momencie staje się jasne, że wszystkie główne procesy są zautomatyzowane, a wydajność pracy nie wzrasta.
Okazuje się, że każdy proces zlokalizowany jest w odrębnym systemie informacyjnym. Aby je połączyć, pracownicy ręcznie wprowadzają dane do każdego systemu, a następnie kierownictwo ręcznie zbiera zduplikowane dane w celu analizy działań całej firmy. W zasadzie taka mechanika pracy jest produktywna do pewnego momentu. Najważniejsze jest, aby określić moment osiągnięcia maksymalnej wydajności, zanim ona nastąpi, a nie wtedy, gdy konieczna będzie zmiana mechanizmów procesów w trybie awaryjnym.
Żaden z systemów informatycznych nigdy nie zgłosi, że nadszedł moment, w którym firma urosła do poziomu, w którym potrzebny jest system ERP. Doświadczenie świata pokazuje 4 główne znaki, które pozwolą ci to zrozumieć:
Nie ma wystarczających danych, aby podjąć świadomą decyzję zarządczą.
Każda decyzja w biznesie ma konsekwencje, które ostatecznie skutkują stratami finansowymi lub, odwrotnie, dochodami. Jakość decyzji zależy od informacji, na których jest oparta. Jeżeli dane będą nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe, decyzja będzie błędna lub nieważna.
Główne przyczyny niespójności informacji:
-
krytyczne informacje są rozproszone pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami;
-
nie ma przepisów dotyczących gromadzenia danych;
-
Informacje zbierane są przez pracowników pełniących różne role i w różnym czasie.
Dzięki platformie ERP, która pasuje do Twoich procesów biznesowych, możesz scentralizować wszystkie swoje dane. Wszystkie informacje tworzone są przez każdego pracownika i dział w jednym systemie w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że dane, których Ty i wszyscy inni pracownicy firmy możecie potrzebować, są zawsze tak dokładne i aktualne, jak to tylko możliwe.
Brak integracji pomiędzy systemami informatycznymi prowadzi do awarii operacyjnych i utrudnia rozwój firmy.
Każdy system informatyczny ma swoje wymagania dotyczące formatu danych, budowane w różnym czasie i wykorzystujące różne technologie, zasady i języki programowania. Znajduje to odzwierciedlenie w pracy pracowników, którzy komunikują się jakby w różnych językach i szybkości interakcji.
System ERP łączy poszczególne funkcje w jedną zintegrowaną i łatwą do zrozumienia przestrzeń. System ERP pełni rolę tłumacza, posługującego się wieloma językami programowania, aby zapewnić współpracę i spójność.
Twoi klienci są niezadowoleni z obsługi.
Jeśli klienci narzekają lub odchodzą, powinieneś pomyśleć o wydajności. Dzieje się tak z powodu popytu przewyższającego podaż, opóźnień w dostawach, powolnej obsługi lub po prostu ogólnego poczucia, że firma nie ma zasobów ani czasu, aby zająć się każdym klientem.
Kiedy firma rozrosła się do średniej lub dużej wielkości, ERP zamienia niezadowolonych klientów w lojalnych. Klienci zaczynają odczuwać poprawę obsługi i doświadczać zmian wraz z firmą.
Używasz przestarzałych systemów.
Według Jak wynika z raportu Veeam 2020 Data Protection Trends Trends, główną barierą w cyfrowej transformacji biznesu są przestarzałe technologie. Jeśli firma nadal pracuje z systemami ręcznego wprowadzania danych lub dokumentami papierowymi, to w okresie popandemicznym na pewno pozostanie w tyle.
Poza tym systemy informatyczne firmy mogą być dość nowoczesne, ale zdezintegrowane. W takim przypadku każdy dział tworzy własny bunkier informacyjny, z którego dane wychodzą w dawkach lub niepoprawnie. Jeżeli integracja poszczególnych systemów jest wyjątkowo kosztowna lub niemożliwa, wówczas konieczna jest ich zamiana na jeden system ERP.
Jakie korzyści daje system ERP firmie?
System ERP to produkt, który firma nabywa na własny koszt. Jego wdrożenie postrzegane jest jako inwestycja, która powinna przynieść zysk. Żaden producent systemu ERP nie gwarantuje, że przyniesie on firmie wzrost przychodów. I dotyczy to nie tylko systemów ERP, ale także wszelkich rozwiązań informatycznych. Jednak wszystkie zalety wdrożenia pośrednio wpływają na zyski:
Oszczędności na systemach informatycznych
Zamiast wydawać zasoby na kilka odrębnych systemów, z których każdy wymaga specjalistycznego wsparcia, infrastruktury, licencji i szkoleń pracowników, możesz skoncentrować wszystkie koszty na jednej platformie ERP. Składa się z modułów, które zastępują odrębne systemy zintegrowanymi częściami.
Jeśli system ERP jest tworzony od podstaw pod potrzeby konkretnej firmy, może obejmować systemy i usługi innych firm, z którymi będzie wygodna współpraca dla partnerów biznesowych, dostawców, klientów i innych kontrahentów.
Pełna przejrzystość
ERP zapewnia kierownictwu pełny dostęp do każdego procesu biznesowego dowolnego działu 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Można na przykład codziennie śledzić zapasy, łącznie z dostawami planowanymi i dostawami w transporcie. Posiadanie pełnego obrazu stanu zapasów pozwala na dokładniejszą kontrolę kapitału obrotowego.
Zautomatyzowane raporty i wydajne planowanie
ERP tworzy jeden, ujednolicony system raportowania dla wszystkich procesów. W dowolnym momencie automatycznie generuje przydatne raporty i analizy. Dzięki niemu kierownictwo nie będzie musiało ręcznie gromadzić arkuszy kalkulacyjnych i listów.
W ten sposób platforma oszczędza czas na planowanie strategiczne, lepszą analizę i porównanie wyników działów. System ERP pomaga znaleźć w analityce trendy, które wcześniej nie były zauważane i nawet nie miały szansy zostać zauważone.
Wzrost wydajności
Sam ERP nie jest panaceum. Ważne jest nie tylko przestrzeganie specyfiki biznesu, ale także prawidłowe jego wdrożenie. Według Przy 315 dostawcach gotowych systemów ERP udział wdrożeń, które zakończyły się jedynie częściowym sukcesem, oszacowano na od 25 do 41 procent, w zależności od branży. Właściwy ERP znacznie skraca czas i wysiłek poświęcany na rutynową pracę.
Обслуживание клиентов
Obsługa klienta jest kluczową częścią biznesu. System ERP przenosi uwagę pracowników z prowadzenia rejestrów klientów na budowanie i utrzymywanie relacji z klientami.
Statystyki pokazują, że 84 proc. klientów w firmie, jeśli nie otrzymają wystarczającej liczby odpowiedzi na zapytania. ERP udostępnia pracownikowi wszystkie niezbędne informacje i historię klienta już w momencie kontaktu. Dzięki niemu pracownicy nie zajmują się biurokracją, ale pozyskiwaniem i utrzymaniem klientów. Klienci odczuwają korzyści z jego wdrożenia, nawet nie wiedząc o zmianach w firmie.
Ochrona danych
Prawie nie ma systemu informatycznego, który mógłby zapewnić absolutną gwarancję bezpieczeństwa danych. Dane osobowe klientów i pracowników, e-maile, własność intelektualna, dane finansowe, faktury, umowy – im więcej systemów przetwarza te informacje, tym trudniej jest śledzić ryzyko. System ERP wprowadza jednolite standardy dostępu, wprowadzania i wyprowadzania danych oraz scentralizowanego przechowywania informacji.
Jednak im większy udział w rynku gotowego systemu ERP, tym częściej staje się on celem ataków hakerskich. Preferowanym rozwiązaniem byłoby opracowanie własnego systemu ERP, do którego bazy kodów będziesz mieć dostęp tylko Ty. Jeśli system ERP Twojej firmy jest tworzony od podstaw, hakerzy nie będą w stanie znaleźć kopii systemu, aby najpierw przetestować go pod kątem luk.
Produktywność współpracy
Często zainteresowanie współpracą między działami lub pracownikami maleje, ponieważ przesyłanie danych wymaga wielu rutynowych operacji lub ze względu na klimat psychologiczny w firmie. Ujednolicony system automatyzuje dostęp do informacji, eliminuje negatywne doświadczenia czynnika ludzkiego i przyspiesza komunikację wewnątrz firmy.
Ujednolicone procesy biznesowe
Gotowe systemy ERP opracowywane są zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi. Dzięki temu firmy mogą standaryzować własne procesy.
W rzeczywistości jednak przedsiębiorstwo staje przed trudnym wyborem: albo konfiguracja i modyfikacja systemu ERP do standardów przedsiębiorstwa jest długa i kosztowna, albo dostosowywanie własnych procesów biznesowych do wymagań przedsiębiorstwa jest bolesne. standardy systemu ERP.
Istnieje trzeci sposób - początkowo opracować system dla własnych procesów biznesowych.
Skalowalność
Niezależnie od tego, czy poszerzasz bazę klientów, wkraczasz na nowe rynki, wprowadzasz nowe procesy, działy lub produkty, czy też w inny sposób skalujesz swoją firmę, korzystając z pomocy odpowiedniego dostawcy, Twoja platforma ERP może dostosować się do zmian.
Ponieważ system ERP jest wdrażany do wszystkich procesów firmy, lista korzyści może się wydłużać w zależności od specyfiki. Na rynku powstają dziesiątki i setki gotowych rozwiązań, które wymuszają na kupujących ramy subskrypcji, szybkość aktualizacji i wsparcia, zamkniętą funkcjonalność i architekturę – w ramach jednego dostawcy. Tylko rozwój własnego systemu ERP daje maksymalne możliwości bez żadnych ograniczeń.
Przeczytaj poniższe artykuły, aby dowiedzieć się jak wybrać producenta systemu ERP, jakie pytania zadać, aby nie stracić pieniędzy i na co zwrócić uwagę planując wdrożenie.
Źródło: www.habr.com