Pomimo popularności tematu elektronicznego zarządzania dokumentami, w rosyjskich bankach i ogólnie w sektorze finansowym większość transakcji przeprowadzana jest w staromodny sposób, na papierze. I nie chodzi tu o konserwatyzm banków i ich klientów, ale o brak odpowiedniego oprogramowania na rynku.
Im bardziej złożona transakcja, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że zostanie ona przeprowadzona w ramach EDI. Przykładowo transakcja leasingowa jest złożona, ponieważ biorą w niej udział co najmniej trzy strony – bank, leasingobiorca i dostawca. Często dołącza się do nich poręczyciela i zastawnika. Uznaliśmy, że takie transakcje można całkowicie zdigitalizować, dla czego stworzyliśmy system E-Leasing – pierwszą usługę w Rosji, która w pełni zapewnia EDI w takich scenariuszach. W rezultacie na początku lipca 2019 r. 37% całkowitej liczby transakcji leasingowych odbywa się za pośrednictwem E-Leasingu. Poniżej przeanalizujemy E-Leasing pod kątem funkcjonalności i technicznego wdrożenia.
Prace nad systemem rozpoczęliśmy na początku 2017 roku. Najtrudniej było zacząć: sformułowanie wymagań dla produktu, przekształcenie pomysłów w konkretne specyfikacje techniczne. Dalej jest poszukiwanie wykonawcy. Przygotowanie specyfikacji technicznych, konsultacje - wszystko to trwało około czterech miesięcy. Kolejne cztery miesiące później, w listopadzie 2017 roku, ukazała się pierwsza wersja systemu, co jak na tak ambitny projekt jest dość szybkie. Pierwsza wersja E-Leasingu posiadała funkcje zamawiania i podpisywania dokumentów – nie tylko głównych, ale także umowy poręczenia i innych umów dodatkowych, które mogą być wymagane w procesie pracy w ramach umowy leasingu. W marcu 2018 dodaliśmy możliwość żądania dokumentów w ramach monitoringu, a w lipcu tego samego roku dodaliśmy możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Jak działa e-leasing?
Prace nad systemem rozpoczęliśmy na początku 2017 roku. Cała droga od sformułowania wymagań dla produktu do wyboru wykonawcy i wydania pierwszej wersji trwała niecały rok – zakończyliśmy ją w listopadzie.
Żądania pakietu dokumentów od kontrahentów realizowane są z naszego systemu biznesowego opartego o bazę danych Corus SQL i Microsoft Dynamics NAV 2009. Tam też trafiają do przechowywania wszystkie dokumenty przekazane przez uczestników transakcji. Frontend to portal e-leasingowy, który umożliwia dostawcom i klientom zamawianie, pobieranie, drukowanie dokumentów i podpisywanie ich za pomocą ECES (ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Przyjrzyjmy się teraz bliżej działaniu systemu zgodnie z powyższym schematem.
Zapytanie generowane jest z encji „Karta Kontrahenta” lub „Projekt”. Po wysłaniu żądania w tabeli żądań generowane są rekordy. Zawiera opis żądania i parametry. Obiekt codeunit jest odpowiedzialny za wygenerowanie żądania. W tabeli tworzony jest wpis ze statusem Gotowy, co oznacza, że żądanie jest gotowe do wysłania. Tabela żądań zawiera opis treści żądania. Wszystkie wymagane dokumenty znajdują się w tabeli dokumentów. W przypadku żądania dokumentu pole „Status EDS” jest ustawione na „Wymagany”.
Zadanie na serwerze CORUS działające na agencie SQL monitoruje rekordy ze statusami Gotowe w tabeli zapytań. Po znalezieniu takiego rekordu zadanie wysyła żądanie do portalu E-Leasing. Jeżeli wysłanie się powiodło, wpis zostaje oznaczony w tabeli statusem Odpisano, jeżeli nie, statusem Błąd. Wynik odpowiedzi zapisywany jest w różnych tabelach: kod odpowiedzi z serwera i opis błędu, jeśli żądanie nie mogło zostać wysłane, w jednej tabeli; rekordy opisujące treść odpowiedzi – do drugiego, a do trzeciego – rekordy z plikami otrzymanymi w wyniku żądania, z wartością Utwórz w polu Status i wartością Sprawdź w polu Status Skanowania. Dodatkowo zadanie monitoruje zdarzenia z portalu E-Leasing i generuje zapytania w tabelach zapytań, które samo przetwarza.
Kolejne zadanie monitoruje wpisy w tabeli odebranych dokumentów z wartością Utwórz w polu Stan i wartością Zweryfikowano w polu Stan skanowania. Zadanie jest uruchamiane co 10 minut. Program antywirusowy odpowiada za pole Stan skanowania, a jeśli skanowanie się powiodło, rejestrowana jest wartość Zweryfikowany. Funkcjonalność ta dotyczy usługi bezpieczeństwa informacji. Obiekt codeunit jest odpowiedzialny za przetwarzanie rekordów. Jeżeli wpis w tabeli zaakceptowanych dokumentów został pomyślnie przetworzony, wówczas zostaje on oznaczony w polu Status wartością Sukces, a żądany dokument w polu „Status EDS” w tabeli dokumentów otrzymuje status „Odebrany”. Jeżeli nie udało się przetworzyć wpisu w tabeli zaakceptowanych dokumentów, zostaje to zaznaczone w polu Status wartością Niepowodzenie, a opis błędu wpisany w polu „Tekst błędu”. W tabeli dokumentów nic się nie zmienia.
Trzecie zadanie monitoruje wszystkie rekordy w tabeli dokumentów, które nie mają statusu pustego lub „Zaakceptowano”. Zadanie uruchamiane jest raz dziennie o godzinie 23:30 i przywołuje całą dokumentację umowną, która nie została podpisana w bieżącym dniu. Zadanie generuje żądanie usunięcia dokumentacji kontraktowej w tabelach żądań i odpowiedzi oraz zmienia pole „Status” na wartość „Wycofane” w tabeli dokumentów.
E-Leasing od strony użytkownika
Dla użytkownika wszystko zaczyna się od otrzymania zaproszenia do dołączenia do EDF od naszego menedżera klienta. Klient otrzymuje pismo i przechodzi przez prostą procedurę rejestracyjną. Trudności mogą pojawić się jedynie wtedy, gdy miejsce pracy użytkownika nie jest przygotowane na pracę z podpisami elektronicznymi. Z tym wiąże się znaczna część wezwań do pomocy technicznej. System umożliwia kontrahentowi udostępnienie swojego konta osobistego swoim pracownikom - np. księgowym do pracy z fakturami itp.
Rejestracja
Dalszy schemat pracy jest również tak prosty, jak to możliwe dla każdej ze stron. Żądanie dokumentów do transakcji, a także podpisywanie dokumentacji umownej odbywa się poprzez ustawienie zadań w naszym wewnętrznym systemie.
Żądanie dokumentacji
Po przesłaniu klientowi jakiejkolwiek prośby lub dokumentów do podpisu, na jego adres e-mail wysyłane jest powiadomienie, że na jego koncie osobistym została wygenerowana odpowiednia czynność. Z jego interfejsu klient wprowadza do systemu paczkę dokumentów, składa podpis elektroniczny, a my możemy sprawdzić transakcję. Następnie dokumentacja umowna jest podpisana na trasie „Dostawca – Klient – Sberbank Leasing”.
Aktualna umowa
Elektroniczne zarządzanie dokumentami w naszym przypadku nie musi oznaczać żadnych działań ze strony Klienta od początku do końca. Do systemu możesz podłączyć się na każdym etapie transakcji. Przykładowo klient dostarczył dokumentację w wersji papierowej, a następnie zdecydował się podpisać umowę w EDI – taki scenariusz jest całkiem możliwy do zrealizowania. W ten sam sposób klienci posiadający ważną umowę leasingu ze Sberbank Leasing mogą połączyć się z E-Leasing, aby otrzymywać faktury drogą elektroniczną.
Po przeliczeniu efektu ekonomicznego korzystania z E-Leasingu zaproponowaliśmy klientom dodatkowy rabat za skorzystanie z usługi. Okazało się, że nie trzeba było udawać się do klienta i dostawcy, aby podpisać, a także wydrukować i zszyć umowę, w końcu obniża koszt transakcji (tworzenie i wsparcie) o 18%.
Jak projekt będzie się rozwijał
Na chwilę obecną E-Leasing działa stabilnie choć nie bez zarzutu. Mechanizm przesyłania faktur elektronicznych dla naszych pracowników nie jest jeszcze wystarczająco przyjazny dla użytkownika. Problem tłumaczy się tym, że sama procedura jest dość złożona, ponieważ stale uczestniczy w niej operator EDF. Wystawia paragon stwierdzający, że wystawił fakturę, a kierownik podpisuje ten paragon. Następnie użytkownik po drugiej stronie (klient) podpisuje zawiadomienie i rachunki, które ponownie przechodzą przez operatora elektronicznego zarządzania dokumentami. W przyszłych wersjach postaramy się uczynić ten proces wygodniejszym. „Strefa rozwoju” obejmuje także funkcjonalność żądania dokumentów monitorujących, co jest dość istotne w przypadku dużych klientów.
W ciągu najbliższych sześciu miesięcy planujemy przenieść system na nową platformę, co pozwoli zoptymalizować pracę z elektronicznym zarządzaniem dokumentami, uczynić interfejs bardziej zrozumiałym i przyjaznym dla użytkownika oraz rozszerzyć funkcjonalność konta osobistego. A także dodać nowe funkcje – od wygenerowania zapytania po przeglądanie dokumentów dotyczących wszystkich transakcji, jakie Klient przeprowadził za pośrednictwem E-Leasingu. Mamy nadzieję, że system, do którego aktywnie przyłączają się już klienci, dostawcy i poręczyciele, stanie się jeszcze wygodniejszy dla wszystkich.
Źródło: www.habr.com