O tym jak pomagają nasze technologie pisaliśmy już kilkukrotnie i nawet przetwarzać informacje z dowolnego rodzaju dokumentów i wprowadzać dane do systemów księgowych. Dziś opowiemy Wam jak to wdrożyliśmy в – największy dostawca ciepła i ciepłej wody w Moskwie.
Wyobraź sobie siebie na miejscu zwykłego księgowego. Rozumiemy, że nie jest to łatwe, ale mimo to spróbuj. Codziennie otrzymujesz ogromną liczbę papierowych rachunków, faktur, zaświadczeń i tak dalej. A szczególnie dużo - w dniach poprzedzających zgłoszenie. Wszystkie dane i kwoty trzeba szybko i dokładnie sprawdzić, przepisać i wprowadzić do systemu księgowego, ręcznie przeprowadzić transakcje i przesłać dokumenty do archiwum, aby następnie mogły zostać niezwłocznie przekazane do weryfikacji audytorom wewnętrznym, służbom podatkowym, taryfowym organy regulacyjne i inne. Trudny? Jest to jednak długoletnia praktyka biznesowa, która istnieje w wielu firmach. Razem z MOEK uprościliśmy tę żmudną pracę i uczyniliśmy ją wygodniejszą. Jeśli ciekawicie jak było, zapraszamy do kotka.
Na zdjęciu moskiewska CHPP-21, największego w Europie producenta energii cieplnej. Ciepło wytwarzane w tej stacji dostarczane jest przez MOEK 3 milionom mieszkańców na północ od Moskwy. .
MOEK ma kilkanaście oddziałów w Moskwie. Obsługują 15 811 km sieci ciepłowniczych, 94 ciepłownie i kotłownie, 10 000 punktów ciepłowniczych i 24 przepompownie, a także budują i instalują nowe systemy zaopatrzenia w ciepło. Firma dokonuje zakupu różnego rodzaju sprzętu i usług do celów prowadzenia działalności gospodarczej: . Przygotowaniem dokumentów w każdym dziale inicjującym zakup zajmują się specjalni pracownicy – opiekunowie kontraktu.
Jak działają kontrakty w dużej firmie? Kuratorzy zawierając umowę otrzymują od swoich kontrahentów wiele ważnych dokumentów papierowych: dowody dostawy, świadectwa wykonania usług, faktury, certyfikaty itp. Zazwyczaj kurator skanuje dokumenty biznesowe, a następnie dołącza skany do zamówienia w zasobie przedsiębiorstwa System zarządzania. Kontroler finansowy ręcznie sprawdza wszystkie dane. Następnie kurator zabiera oryginały dokumentów do działu księgowości. Lub robi to kurier, a wtedy przenoszenie dokumentów może potrwać dłużej – od kilku godzin do kilku dni.
I wszystko byłoby dobrze, ale jak w wielu innych firmach:
- Dokumenty mogą dotrzeć do działu księgowości na kilka dni przed złożeniem raportu. Księgowi muszą wtedy spędzać dni i noce w swoim miejscu pracy. Należy ręcznie sprawdzić, czy wszystkie faktury, faktury itp. są prawidłowo wypełnione, a następnie, jeśli wszystko się zgadza, pracownik ponownie wpisuje dane do systemu księgowego i dokonuje księgowań. Jednocześnie 90% czasu księgowego spędza na ponownym drukowaniu danych – szczegółów, kwot, dat, numerów pozycji itp. Z tego powodu istnieje ryzyko popełnienia błędów.
- Dokumenty mogą zostać dostarczone z błędami. Czasami brakuje niektórych rachunków lub certyfikatów. Czasami staje się to jasne w ostatnich dniach przed złożeniem raportu. Z tego powodu termin zatwierdzenia dokumentu może się opóźnić.
- Po dokonaniu zapisów księgowi przechowują faktury, faktury i czynności w odrębnym archiwum papierowym i elektronicznym. Dlaczego jest to trudne? Przykładowo MOEK działa według taryf, w związku z czym ma obowiązek regularnie raportować swoje koszty władzom wykonawczym. A kiedy do działu księgowego trafi kolejna kontrola państwowa lub podatkowa, pracownicy muszą długo szukać dokumentów.
Tak kiedyś wyglądał dział księgowości MOEK:
MOEK jako pierwszy w branży energetycznej zdecydował się na przebudowę i uproszczenie tego schematu, aby szybko zamykać transakcje i składać raporty, lepiej oceniać zmiany rynkowe w zakupach i planować swoją strategię finansową. Samodzielna zmiana utartego systemu pracy działu księgowości nie była łatwa, dlatego firma zdecydowała się na jego transformację wspólnie ze swoim partnerem – firmą ABBYY.
Nie wcześniej powiedziane, niż zrobione
Zespół specjalistów ABBYY wdrożył w MOEK uniwersalną platformę inteligentnego przetwarzania informacji i skonfigurowane:
- elastyczne opisy (szablony ekstrakcji danych) do przetwarzania dokumentów. Szczegółowo rozmawialiśmy o tym, co to jest i do czego jest potrzebne w Habré и . Korzystając z rozwiązania, MOEK przetwarza ponad 30 rodzajów dokumentów (np. zaświadczenie o zainstalowanym sprzęcie czy zaświadczenie o opłatach agencyjnych) i wyodrębnia z nich ponad 50 atrybutów (numer dokumentu, łączna kwota z VAT, nazwa kupującego, sprzedawcy, wykonawca, ilość towaru itp.);
- konektor do przeprowadzania kontroli i przesyłania danych, który łączył ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Dzięki konektorowi możliwe stało się automatyczne sprawdzanie danych z zamówienia i umowy z wykorzystaniem różnych katalogów. Porozmawiamy o tym poniżej;
- eksport dokumentów do archiwum elektronicznego w oparciu o OpenText. Teraz wszystkie skany dokumentów są przechowywane w jednym miejscu;
- projekty zapisów księgowych w SAP ERP z linkami do zeskanowanych obrazów dokumentów.
Następnie pracownicy ABBYY i MOEK opracowali formularz wyszukiwania, dzięki któremu księgowy mógł w ciągu kilku sekund znaleźć w archiwum elektronicznym ważne rachunki według dowolnego atrybutu i przekazać je do kontroli podatkowej.
Wyszukiwanie możliwe jest przy użyciu 26 różnych kryteriów (obrazek można kliknąć):
Po pomyślnym przetestowaniu przez MOEK całego systemu, został on oddany do użytku. Cały projekt, łącznie z pozwoleniami, wyjaśnieniami i ulepszeniami, został zrealizowany w 10 miesięcy.
Schemat pracy po wdrożeniu ABBYY FlexiCapture:
Czy masz wrażenie, że nic się nie zmieniło? Tak, proces biznesowy pozostaje taki sam, tyle że większość funkcji wykonuje teraz maszyna.
Okablowanie, gotowe!
Jak się sprawy mają teraz? Załóżmy, że kurator kontraktu otrzymał komplet dokumentów pierwotnych do transakcji na dostawę pomp dla elektrociepłowni czy np. budowę sieci ciepłowniczych. Specjalista nie musi już samodzielnie sprawdzać kompletności i zawartości dokumentów, wzywać kuriera i przesyłać oryginałów dokumentów do działu księgowości. Kurator po prostu skanuje podpisany zestaw podstawowych dokumentów, a następnie przejmuje kontrolę technologia.
Korzystając z sieciowego systemu skanowania, pracownik wysyła skany w formacie TIFF lub PDF do swojego gorącego folderu lub poczty elektronicznej. Następnie otwiera internetową stację wejściową ABBYY FlexiCapture i wybiera typ dokumentu do przetworzenia. Na przykład „zakup robót/usług za opłatą agencyjną”, „odbiór zasobów materiałowych i technicznych (MTR)” lub „księgowość majątku”.
Rodzaj zbioru określa liczbę i rodzaj wymaganych dokumentów i danych, które system musi klasyfikować, rozpoznawać i weryfikować.
Kurator przesyła skany do uznania. System automatycznie sprawdza obecność wszystkich dokumentów, zawartość każdego dokumentu, a serwer rozpoznaje szczegóły - datę zawarcia umowy, kwotę, adres, numer NIP, punkt kontrolny i inne dane. Nawiasem mówiąc, MOEK jest pierwszą firmą energetyczną w Rosji, która zastosowała takie podejście.
Jeżeli kurator nie przesłał wszystkich dokumentów lub jakaś faktura nie zawiera wszystkich danych, system to zauważa i natychmiast prosi pracownika o poprawienie błędu:
System zgłasza skargę i prosi o uzupełnienie brakujących dokumentów (dalej zrzuty ekranu można kliknąć):
System zauważył, że dokument utracił ważność:
Tym samym pracownik nie musi już sprawdzać, czy dokument został sporządzony prawidłowo. Jeśli wszystko jest w porządku, większość kontroli danych odbywa się automatycznie bezpośrednio na stacji wprowadzania danych. Wystarczy wpisać numer zamówienia określony w SAP ERP. Następnie rozpoznane dane porównywane są z informacjami przetworzonymi w SAP: NIP i KPP kontrahenta, numery i kwoty umów, podatek VAT, nazewnictwo produktów lub usług. Przetworzenie i sprawdzenie jednego dokumentu zajmuje tylko kilka minut.
Korzystając ze szczegółów - INN i KPP - możesz wybrać żądaną firmę z katalogu:
Jeżeli na fakturze lub fakturze pojawi się błąd, nie pozwoli to na eksport dokumentu do archiwum. Jeśli np. dokument zostanie błędnie skompilowany lub któryś ze znaków zostanie błędnie rozpoznany, system wskaże to i poprosi pracownika o poprawienie wszelkich nieścisłości. Oto przykład:
System wykrył, że Vasilek CJSC nie znajduje się na liście dostawców MOEK.
Dzięki temu pracownicy mogą prześledzić błędy, zanim dokument dotrze do działu księgowego.
Jeśli wszystkie weryfikacje przejdą pomyślnie, jednym kliknięciem zeskanowana kopia dokumentu zostanie wysłana do elektronicznego archiwum OpenText, a w SAP pojawi się link i karta z jego metadanymi. Księgowy lub kurator może zawsze przeglądać w elektronicznym archiwum wykaz dokumentów w wymaganej kolejności oraz informację, kto, w jakim terminie i z jakim skutkiem przetworzył dokumenty.
Piotr Pietrowicz zajrzał do archiwum elektronicznego, ...
...aby zobaczyć kto przesłał dokumenty do zamówienia nr 1111.
Po przesłaniu danych i skanów z ABBYY FlexiCapture do SAP pojawia się wersja robocza transakcji ze wstępnie wypełnionymi danymi i łączami do zeskanowanych obrazów dokumentów.
Projekt okablowania:
Następnie księgowy otrzymuje powiadomienie e-mail z linkiem do gotowego projektu i skanów. Specjalista nie musi już zmagać się z papierem. Wystarczy, że sprawdzi skany pod kątem całkowitej kwoty transakcji, obecności pieczątki i podpisu i dokona transakcji. Księgowy spędza teraz na tym mniej niż minutę.
Wyniki projektu
- Wykorzystując technologie ABBYY, MOEK uprościł i przyspieszył nie tylko księgowość, ale także kontrolę finansową. Aby dokonać nadania, pracownicy nie muszą już czekać na kuriera z oryginałami dokumentów – wystarczy, że jednym kliknięciem otrzymają skan z już zweryfikowanymi danymi z elektronicznego archiwum. To prawda, że dokument papierowy jest nadal potrzebny. Ale teraz można go później wysłać do działu księgowości. Gdy przesyłka dotrze na miejsce, pracownik zaznaczy w systemie księgowym pole „Oryginał otrzymany”.
- Pracownicy natychmiast otrzymują ze skanów wszystkie niezbędne dane o transakcji, terminowo dokonują transakcji i przygotowują wszystkie dokumenty do raportowania z wyprzedzeniem. Teraz nie boją się ani kontroli wewnętrznych, ani zewnętrznych.
- Księgowi przeprowadzają transakcje finansowe 3 razy szybciej, a MOEK zamyka okres sprawozdawczy 10 dni wcześniej.
- Wszystkie oddziały MOEK przechowują dokumenty księgowe w jednym archiwum elektronicznym. Dzięki temu dowolną fakturę, umowę czy akt realizacji oraz wszelkie związane z nimi atrybuty (kwoty, VAT, zakresy produktów czy usług) znajdziesz 4 razy szybciej niż dotychczas.
- Rozwiązanie przetwarza ponad 2,6 miliona stron dokumentów rocznie.
Zamiast zawierania
MOEK korzysta już od 2 lat i przez ten czas zbieram statystyki. Okazało się, że księgowi 95% zapisów dokonują bez dokonywania zmian w projektach. Oznacza to, że w przyszłości takie wpisy będą mogły zostać całkowicie automatycznie pominięte. Tak się złożyło, że ten produkt był właściwie pierwszym krokiem firmy w kierunku wprowadzenia elementów „sztucznej inteligencji” do procesów biznesowych firmy: MOEK opracowuje odpowiedni program.
Inne rosyjskie firmy również automatyzują pracę księgową: czyniąc ją prostszą i wygodniejszą. Na przykład, korzystając z technologii ABBYY, usługa kontroli finansowej „» Otrzymuje ważne informacje biznesowe 2 razy szybciej i spędza o 20% mniej czasu na wyszukiwaniu niezbędnych faktur i dowodów dostawy. Inteligentne technologie przetwarzania informacji pomagają pracownikom działu księgowości holdingu”» błyskawicznie odnajduje niezbędne dokumenty finansowe podczas masowych kontroli podatkowych. W 2019 roku specjaliści firmy planują przetworzyć około 10 milionów stron dokumentów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o projekcie MOEK i ABBYY? 3 kwietnia o godzinie 11:00 zastępca szefa Centrum Technologii Informacyjnych MOEK Władimir Feoktistow podczas bezpłatnej rozmowy o szczegółach sprawy opowie . Dołącz, jeśli chcesz zadać pytania.
Elżbieta Titarenko,
Redaktor bloga korporacyjnego firmy ABBYY
Źródło: www.habr.com