Habr, witaj! Nazywam się Oleg i jestem odpowiedzialny za obsługę IT w grupie spółek ABBYY. Ponad miesiąc temu pracownicy firmy ABBYY na całym świecie zaczęli pracować i mieszkać wyłącznie w domu. Nigdy więcej otwartej przestrzeni i podróży służbowych. Czy moja praca się zmieniła? NIE. Choć generalnie tak, to zmieniło się 2-3 lata temu. A teraz technicznie zapewniamy funkcjonowanie biur w 13 krajach w taki sam sposób jak wcześniej. Tyle, że teraz robimy to siedząc w domu – w kuchni, na sofie czy na balkonie, a w biurze dyżur pełni tylko jedna osoba. Swoją drogą, oto on:
Dziś opowiem o tym, jakie problemy musi teraz rozwiązać usługa ABBYY IT, jak ratują nas pracownicy biurowi, dlaczego MS Teams i Zoom są teraz dla nas wszystkim i wiele więcej. Witamy w kocie.
Dawno, dawno temu, przed kwarantanną...
5-7 lat temu ABBYY był firmą skupiającą się na rozwoju infrastruktury wewnętrznej. Z produktów chmurowych korzystaliśmy niewiele – staraliśmy się wdrażać aplikacje wewnętrznie, przez co dostęp do nich z zewnątrz był utrudniony. Ale czasy się zmieniły...
Produkty chmurowe rozwijały się znacznie szybciej, oferowały większą elastyczność i różnorodność funkcjonalności. A teraz często po prostu niemożliwe jest znalezienie analogów z możliwościami lokalnymi.
Pracownicy potrzebowali mobilności. Sprzedawcy i marketerzy nieustannie podróżują służbowo, podróżują po całym świecie, chodzą na spotkania – po prostu potrzebują dostępu do korporacyjnych systemów w dowolnym miejscu i czasie.
Zmieniło się także pokolenie ludzi. Nowi młodzi pracownicy wolą pracować w przestrzeniach coworkingowych, kawiarniach lub z domu. Mobilność jest dla nich ważna. Dlatego technicznie stworzyliśmy środowisko pracy podobne do tego, które istnieje w życiu codziennym. Współpracownicy czują się znacznie bardziej komfortowo, gdy nie muszą przełączać się między biurem a innym miejscem, w którym mogą pracować.
Obecnie międzynarodowe biura ABBYY są otwarte w 13 krajach, od USA po Australię. A o wiele wygodniej jest mieć wspólną infrastrukturę chmurową, niż być „przywiązanym” do konkretnej lokalizacji przez wewnętrzne usługi.
Kilka lat temu zrewidowaliśmy naszą strategię i zaczęliśmy aktywnie wykorzystywać w naszej pracy aplikacje chmurowe. Na przykład bardzo podoba nam się pakiet Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint i inne.
Nie oznacza to, że wszyscy pracownicy są zdani na rozwiązania chmurowe. ABBYY ma bogatą infrastrukturę wewnętrzną, na przykład programiści korzystają z lokalnych obiektów do szkolenia sieci neuronowych. Powiedziałbym, że korzystamy z produktów chmurowych i własnej infrastruktury wewnętrznej mniej więcej 50/50.
O popularności PROW
Zawsze umożliwialiśmy zdalną pracę z siecią wewnętrzną i każdy wybierał sposób, który był dla niego wygodny. Ci, którzy częściej przebywają w biurze, preferują RDP (pulpit zdalny). Z reguły każdy ma w domu swój własny sprzęt: nie zawsze jest on mocny i może z niego korzystać cała rodzina. A w pracy jest nowoczesny komputer, który jest skonfigurowany i podłączony do wszystkiego. Dlatego wygodniej jest łączyć się z RDP z domu i pracy, nie zwracając uwagi na to, co jest na twoim komputerze osobistym.
W przypadku biura, które znajduje się w Moskwie (znajduje się tu centrum badawczo-rozwojowe, biura ABBYY Rosja i ABBYY Emerging Markets) zwykle zawsze mieliśmy dwie bramy zdalnego pulpitu (RD Gateway) do zdalnego połączenia, które sobie poradziły. Ale teraz ta metoda połączenia stała się bardzo popularna. Aby zrównoważyć obciążenie, dział IT wdrożył dwie dodatkowe bramy. To prawdopodobnie jedyna zmiana w infrastrukturze, jaką wprowadziliśmy od marca.
W dalszej części podam statystyki dotyczące moskiewskiego biura ABBYY, ponieważ pracuje tu ponad 800 osób, a dane mają charakter najbardziej orientacyjny.
VPN
Są koledzy, którzy są przyzwyczajeni do pracy z VPN. Teraz wielu zabrało sprzęt firmowy do domu. Przeważnie zabieraliśmy ze sobą laptopy i monitory. Kiedy stale pracujesz zdalnie, inny duży monitor jest znacznie wygodniejszy. Nie zakupiliśmy dodatkowego sprzętu dla naszych pracowników.
Na służbie
Nawet podczas kwarantanny nie da się obejść bez ludzi w biurze. Wyznaczyliśmy dwóch administratorów systemu na dyżurze - Yurę i Stasia. Każdy z nich przez tydzień pracuje w biurze, a przez tydzień w domu. Chłopaki mają normalny harmonogram - od 10 do 19.
Pomagają w rozwiązywaniu problemów technicznych, z którymi borykają się pracownicy. Sprzętu mamy bardzo dużo i czasem się psuje. Najczęściej czyjś komputer zawiesza się. Kilka razy w tygodniu dysk twardy się psuje, coś się przepala i należy go wymienić lub naprawić.
Było kilka przypadków przerw w dostawie prądu, co oznaczało, że ktoś musiał ponownie uruchomić komputery, ponieważ pracownicy nie mogli tego zrobić zdalnie. Ogólnie rzecz biorąc, 90% czasu spędzają na włączonym sprzęcie biurowym.
Jest też kilka nietypowych zadań, które funkcjonariusze dyżurni rozpoczęli w czasie kwarantanny.
- Włóż papier do drukarek i wyjmij wydrukowane dokumenty. Jest to niezbędne pracownikom, którzy przetwarzają przychodzące dokumenty i drukują je z domowych komputerów na służbowej drukarce. Kiedy wrócą do biura, od razu odbiorą wszystkie dokumenty, zamiast drukować 100500 XNUMX stron. Oczywiście można było to zrobić później, ale pomagamy naszym kolegom, aby nie zmieniali zwykłego procesu - teraz jest tak wiele niezwykłych rzeczy.
- Spakowaliśmy i dostarczyliśmy skanery i drukarki współpracownikom, którzy potrzebowali ich do pracy. Jednemu z pracowników, który odizolował się na swojej daczy, pomogono w podłączeniu kabla, aby mógł mieć stabilny internet.
Nawiasem mówiąc, aplikacja mobilna ABBYY FineScanner AI pomaga również skanować dokumenty, a także rozpoznawać zawarty w nich tekst, dodawać podpisy, konwertować pliki do 12 popularnych formatów i wiele więcej. Do 31 lipca włącznie my dostęp premium do ABBYY FineScanner AI.
A co w weekend?
W weekendy w biurze nie ma pracowników. Uzgodniliśmy z naszym administratorem systemu, który mieszka w Otradnym (gdzie znajduje się nasze biuro), że jeśli coś się stanie, przyjedzie i pomoże. I jego pomoc się przydała: w weekend doszło do kilku przypadków przerw w dostawie prądu i konieczne było przywrócenie działania sprzętu.
Karnety
Już w marcu wydaliśmy przepustki na mos.ru wszystkim pracownikom, którzy muszą przyjść do biura w czasie kwarantanny. Teraz, jeśli musisz iść do pracy, pracownik wystawia również przepustkę z kodem QR. Ale możliwość przychodzenia do biura nie oznacza, że koledzy chodzą tam codziennie. W budynku dyżuruje zazwyczaj tylko jedna osoba. Pozostali mogą przyjechać tylko w nagłych przypadkach.
W biurach w innych krajach
W pozostałych biurach ABBYY sytuacja jest generalnie taka sama – są one zamknięte, a pracownicy pracują z domu i korzystają z tych samych narzędzi. Na przykład w amerykańskim biurze nie ma nawet oficera dyżurnego. Lokalny administrator systemu zabrał z magazynu część sprzętu jeszcze przed kwarantanną, a gdy przychodzi nowy pracownik, po prostu wysyła skonfigurowany laptop pocztą.
Jak pozostać w kontakcie
Teraz obciążenie kanałów komunikacji nawet spadło w porównaniu do czasów, gdy ludzie pracowali w biurze. Główny ruch – pobieranie plików i oglądanie filmów – kierowany jest teraz do dostawców domowych. Nie było potrzeby rozbudowy kanałów, choć planowaliśmy to w tym roku.
Podczas kwarantanny pierwszą rzeczą, którą zrobiliśmy, był dokładny przegląd przepisów dotyczących przywracania komunikacji - dodaliśmy kilka testów monitorujących, opracowaliśmy schemat przejścia na kanały zapasowe i przyjrzeliśmy się zasadom równoważenia obciążenia.
Jak zdalnie zapewniliście bezpieczeństwo?
Bez wątpienia najważniejsze było zapewnienie bezpieczeństwa. Ale na to też się przygotowaliśmy. Rok temu wprowadzono uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Myślę, że jest to jedna z obowiązkowych rzeczy, gdy ludzie dużo pracują poza środowiskiem korporacyjnym. A tego rodzaju rzeczy nie da się szybko zainstalować. Dostęp do wszelkich zasobów korporacyjnych wymaga obecnie dwóch czynników. Jeśli ktoś planuje przejście na pracę zdalną, to jest to pozycja obowiązkowa z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji.
Widzimy, jak oszuści stali się bardziej aktywni i próbują zdobyć ich dane uwierzytelniające. Są to głównie ataki phishingowe. I chociaż poczta e-mail jest chroniona, phishingowi nie można całkowicie zapobiec z technicznego punktu widzenia. Ważne jest, aby sami pracownicy zrozumieli, że nie powinni klikać podejrzanych linków ani otwierać plików z wiadomości, których się nie spodziewali. W tym celu przeprowadziliśmy webinar dla pracowników i przypomnieliśmy, jak postępować w takich sytuacjach. Teraz jest bardzo dobry czas na takie webinary, bo ludzie będąc w nietypowej sytuacji są skupieni, skupieni, bardziej otwarci na informacje i lepiej je postrzegają.
Zwróciliśmy także uwagę na proste zasady pracy w domu, np. konieczność wyłączenia sesji roboczej, zablokowania komputera po wyjściu, oddzielne konta: ty pracujesz pod jednym, dziecko bawi się pod drugim. To bardzo ważne, bo dziecko widzi, jak tata czy mama stukają w klawiaturę i też chce to zrobić. Przyjdzie i zapuka, ale nie wiemy, co tam zapuka i w jakim programie usunie lub zastąpi dane.
Poprosiliśmy także naszych kolegów, aby sprawdzili, jak skonfigurowany jest ich domowy Internet, jakie jest hasło i czy w ogóle je posiada. Oczywiście dokonali rezerwacji: jeśli dana osoba nie rozumie, co robić, lepiej tego nie robić. Utrzymywanie kontaktu jest o wiele ważniejsze. Poprosili pracowników, aby sprawdzili również swoje domowe routery Wi-Fi. Niektórym polecono nawet kupić coś innego, ponieważ mieli tak przestarzały sprzęt, że nie pozwalał im pracować z obecnymi prędkościami dostawców.
O najpopularniejszych aplikacjach zdalnych
Pewnie już się domyśliłeś, że są to narzędzia komunikacji. Odkąd korzystamy z Office 365, pracownicy komunikują się za pośrednictwem komunikatora Teams zarówno między sobą, jak i z osobami zewnętrznymi. Sprawdził się bardzo dobrze.
Zwiększyła się liczba wiadomości grupowych wysyłanych w Teamsach przez pracowników wszystkich urzędów:
- Od 21 lutego do 20 marca wysłaliśmy >689 tysięcy wiadomości.
- Od 21 marca do 19 kwietnia wysłaliśmy ponad 1 milion wiadomości.
Wzrosła także liczba połączeń (jeden do jednego):
- Od 21 lutego do 20 marca było ich 11,5 tys.
- Od 21 marca do 19 kwietnia – >16 tys.
Oprócz Teams korzystamy także z Zooma, ponieważ jakość audio i wideo tej usługi jest jedną z najlepszych na rynku. Dodatkowo Zoom pozwala „dodzwonić się” do konferencji i połączyć się telefonicznie.
Do 15 marca liczba spotkań na Zoomie prawie nie przekraczała 100 dziennie, a od drugiej połowy miesiąca w firmie ABBYY zaczęliśmy aktywniej korzystać z tej usługi:
W kwietniu niemal każdego dnia roboczego na Zoomie odbywało się 100 i więcej spotkań:
W Internecie można obecnie znaleźć wiele raportów na temat zawodności Zooma. Nic więc dziwnego, że najpopularniejszy instrument cieszy się obecnie takim zainteresowaniem. Jesteśmy w kontakcie z naszymi przedstawicielami Zoom i widzimy, jak poważnie firma traktuje wszystkie ustalenia. Podjęliśmy także kilka działań. Najprostszym i najskuteczniejszym z nich jest zakaz zapisywania nagrań spotkań w chmurze.
Bezpieczeństwo w Internecie to przede wszystkim uważność samego pracownika. Wierzymy, że Zoom sobie poradzi, a ta sytuacja tylko wzmocni tę usługę.
Wykres pokazuje, jak od drugiej połowy marca zaczęła rosnąć liczba uczestników spotkań na Zoomie. Podobnie jak liczba minut.
Trend ten utrzymał się w kwietniu, kiedy coraz więcej pracowników uczestniczyło w webinarach i spotkaniach na Zoomie.
Dla nas Zoom i Teams to usługi, które się duplikują. Jednak posiadanie dwóch narzędzi do komunikacji jest obecnie prawdopodobnie obowiązkowe, ponieważ obciążenie telekomunikacji jest ogromne. Zdarzały się przypadki, gdy jedna z usług zaczynała szwankować w najbardziej nieodpowiednim momencie, wówczas pracownicy szybko dzwonili do innej usługi i kontynuowali pracę.
Poza tym są to narzędzia komunikacji. Ważne jest, aby ludzie pozostali w kontakcie. Większość połączeń z firmą ABBYY jest wykonywana przy włączonych kamerach. Kiedy pracowałem w biurze, nie sądzę, że włączałem kamerę. Teraz, bez względu na to, w jakiej formie jesteś, zawsze ją włączasz. Prawie zawsze.
Zamiast zawierania
Techniczne przygotowanie firmy do pracy zdalnej nie jest czymś, co da się zrobić w kilka dni. Lepiej przygotować się na to wcześniej. Przechodzenie na usługi chmurowe rozpoczęliśmy już dawno temu, ponieważ chcieliśmy pomóc naszym pracownikom być bardziej mobilnymi. Ale jak się okazało, mobilność ta przydaje się także w sytuacji ogłoszenia kwarantanny.
Prawdopodobnie teraz odzyskaliśmy wszystkie koszty pracy związane z przejściem i zmianą infrastruktury z wewnętrznej na bardziej zewnętrzną, ponieważ ludzie zabrali sprzęt, opuścili biura, udali się do domów i daczy… i nic się nie zmieniło.
Dziękujemy naszemu administratorowi systemu Yurze Anikeevowi za zdjęcia w tym poście.
Źródło: www.habr.com