Cześć, Habr! Nazywam się Oleg i odpowiadam za dział IT w grupie firm ABBYY. Ponad miesiąc temu pracownicy ABBYY na całym świecie zaczęli pracować i żyć tylko w domu. Żadnych open space i podróży służbowych. Czy moja praca się zmieniła? Nie. Choć tak właściwie tak, ale zmieniła się 2-3 lata temu. Teraz technicznie zapewniamy funkcjonowanie biur w 13 krajach tak samo jak wcześniej. Po prostu teraz robimy to siedząc w domu - w kuchni, na kanapie lub na balkonie, a w biurze jest tylko jeden dyżurny. A oto on:
Dziś opowiem o tym, jakie zadania obecnie musi rozwiązywać dział IT w ABBYY, jak ratują nas dyżurni w biurach, dlaczego MS Teams i Zoom są teraz naszym wszystkim i o wielu innych rzeczach. Zapraszam pod spodem.
Dawno, dawno temu, przed kwarantanną...
5-7 lat temu ABBYY była firmą, która kładła duży nacisk na rozwój wewnętrznej infrastruktury. Niewiele korzystaliśmy z produktów w chmurze - staraliśmy się wdrażać aplikacje wewnętrznie, dlatego dostęp do nich z zewnątrz był trudny. Ale czasy się zmieniały...
Produkty w chmurze rozwijały się znacznie szybciej, oferując większą elastyczność i różnorodność funkcjonalności. A teraz znalezienie analogów z możliwością on-premise często jest po prostu niemożliwe.
Pracownicy potrzebowali mobilności. Sprzedawcy i marketerzy ciągle w podróżach, jeżdżą po całym świecie, uczestniczą w spotkaniach - potrzebują dostępu do korporacyjnych systemów w każdej chwili i w każdym miejscu.
Zmieniło się również pokolenie ludzi. Nowi młodzi pracownicy preferują pracować w coworkingach, kawiarniach, z domu. Ważna jest dla nich mobilność. Dlatego technicznie stworzyliśmy środowisko pracy podobne do tego, które istnieje w codziennym życiu. Kolegom jest znacznie wygodniej, gdy nie muszą przełączać się między biurem a innym miejscem, gdzie można pracować.
Obecnie międzynarodowe biura ABBYY są otwarte w 13 krajach od USA do Australii. O wiele wygodniej mieć wspólną infrastrukturę chmurową niż być „przywiązanym” do określonej lokalizacji przez wewnętrzne usługi.
Kilka lat temu przemyśleliśmy naszą strategię i zaczęliśmy aktywnie korzystać z aplikacji w chmurze. Na przykład bardzo lubimy pakiet Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint i inne.
To nie oznacza, że wszyscy pracownicy są zależni od rozwiązań chmurowych. W ABBYY mamy bogatą wewnętrzną infrastrukturę, na przykład programiści korzystają z lokalnych zasobów do szkolenia sieci neuronowych. Powiedziałbym, że korzystamy z produktów chmurowych i własnej wewnętrznej infrastruktury w proporcji około 50 na 50.
O popularności RDP
Zawsze umożliwialiśmy pracę z wewnętrzną siecią zdalnie, a każdy wybierał wygodny dla siebie sposób. Ci, którzy częściej są w biurze, preferują RDP (zdalny pulpit). Zazwyczaj w domu każdy ma swój sprzęt: nie zawsze jest on wydajny, a może z niego korzystać cała rodzina. W pracy natomiast - nowoczesny komputer, który jest skonfigurowany i podłączony do wszystkiego. Dlatego łatwiej jest połączyć się z RDP z domu i pracować, nie zwracając uwagi na to, co jest na twoim komputerze osobistym.
Dla biura, które znajduje się w Moskwie (tam mieści się centrum R&D, biura ABBYY Rosja i ABBYY Emerging Markets), zazwyczaj wystarczały nam dwa bramy zdalnego pulpitu (RD Gateway) do zdalnego połączenia, radziły sobie z tym. Ale teraz ten sposób połączenia stał się bardzo popularny. Aby zbalansować obciążenie, dział IT uruchomił kolejne dwa dodatkowe bramy. To chyba jedyna zmiana w infrastrukturze, którą wprowadziliśmy od marca.
Tu i dalej będę podawać statystyki z moskiewskiego biura ABBYY, ponieważ pracuje tutaj ponad 800 osób i dane są najbardziej miarodajne.
VPN
Są koledzy, którzy przyzwyczaili się pracować z VPN. Teraz wielu zabrało sprzęt firmowy do domu. Głównie wzięli ze sobą laptopy i monitory. Kiedy pracujesz zdalnie na stałe, dodatkowy duży monitor to dużo wygodniejsze rozwiązanie. Dodatkowego sprzętu dla pracowników nie kupowaliśmy.
Dyżurni
Nawet w czasie kwarantanny nie da się całkowicie obejść bez ludzi w biurze. Wyznaczyliśmy dwóch dyżurnych administratorów systemu - Jurija i Stasa. Każdy z nich pracuje tydzień w biurze, tydzień - z domu. Grafik chłopaków jest standardowy - od 10 do 19.
Pomagają rozwiązywać problemy techniczne, z jakimi borykają się pracownicy. Mamy dużo sprzętu, który czasami się psuje. Najczęściej komuś zawiesza się komputer. Parę razy w tygodniu psuje się dysk twardy, coś się spala, trzeba wymienić lub naprawić.
Było kilka przypadków wyłączenia prądu, więc ktoś musiał ponownie uruchamiać komputery, ponieważ pracownicy nie mogli zrobić tego zdalnie. Ogólnie, 90% ich czasu zajmuje utrzymywanie sprzętu biurowego włączonego.
Są też pewne nietypowe zadania, które dyżurni zaczęli realizować podczas kwarantanny.
- Dokładanie papieru do drukarek i wyjmowanie wydrukowanych dokumentów. To potrzebne pracownikom, którzy przetwarzają przychodzące dokumenty i drukują je z domowych komputerów na firmowej drukarce. Kiedy wrócą do biura, od razu zabiorą wszystkie dokumenty, zamiast drukować 100500 stron. Oczywiście, można by to zrobić później, ale pomagamy kolegom, aby nie musieli zmieniać ustalonego procesu – i tak jest już wiele rzeczy, które są nowe.
- Spakowaliśmy i dostarczyliśmy skanery oraz drukarki do kolegów, którzy ich potrzebują do pracy. Jednemu z pracowników, który odizolował się na działce, pomogliśmy podłączyć kabel, aby miał stabilny internet.
Przy okazji, aplikacja mobilna ABBYY FineScanner AI również pomaga skanować dokumenty, a także rozpoznawać w nich tekst, dodawać podpisy, konwertować pliki do 12 popularnych formatów i wiele więcej. Do 31 lipca włącznie dostęp premium do ABBYY FineScanner AI.
A w weekendy?
W weekendy w biurze nie ma pracowników. Uzgodniliśmy z naszym administratorem systemów, który mieszka w Otradnym (gdzie znajduje się nasze biuro), że w razie potrzeby przyjedzie i pomoże. I jego pomoc okazała się przydatna: było kilka przypadków wyłączenia prądu w weekendy, trzeba było przywrócić sprawność sprzętu.
Przepustki
Wszystkim pracownikom, którzy muszą w czasie kwarantanny przyjeżdżać do biura, jeszcze w marcu załatwiliśmy przepustki na mos.ru. Teraz, jeśli trzeba udać się do pracy, pracownik musi jeszcze wyrobić przepustkę z kodem QR. Ale możliwość przyjazdu do biura nie oznacza, że koledzy jeżdżą tam codziennie. Zwykle w budynku jest tylko jeden dyżurny. Pozostałym zezwala się na przyjazd tylko w przypadku absolutnej konieczności.
W biurach w innych krajach
Sytuacja w innych biurach ABBYY jest podobna – są zamknięte, a pracownicy pracują z domu, korzystając z tych samych narzędzi. Na przykład w amerykańskim biurze nie ma nawet dyżurnego. Miejscowy administrator systemu jeszcze przed kwarantanną zabrał część sprzętu z magazynu, a kiedy nowy pracownik się pojawia, po prostu wysyła skonfigurowany laptop pocztą.
Jak pozostać w kontakcie
Obecnie obciążenie kanałów komunikacyjnych spadło w porównaniu do czasów, gdy ludzie pracowali w biurze. Główny ruch – pobieranie plików i oglądanie wideo – teraz odbywa się przez dostawców domowych. Rozszerzenia kanałów nie były potrzebne, chociaż planowaliśmy je na ten rok.
Podczas kwarantanny najpierw dokładnie przemyśleliśmy zasady przywracania komunikacji – dodaliśmy kilka testów do monitorowania, opracowaliśmy schemat przełączania się na zapasowe kanały, przeanalizowaliśmy zasady równoważenia obciążenia.
Jak zapewniliśmy bezpieczeństwo w zdalnej pracy?
Niezaprzeczalnie najważniejsze stało się zapewnienie bezpieczeństwa. Ale byliśmy do tego przygotowani. Rok temu wdrożyliśmy uwierzytelnienie dwuetapowe. Uważam, że to jedna z rzeczy obowiązkowych, gdy ludzie dużo pracują poza środowiskiem korporacyjnym. I to taka rzecz, której szybko się nie wprowadza. Teraz dostęp do jakichkolwiek zasobów korporacyjnych wymaga dwuetapowego potwierdzenia. Jeśli ktoś planuje przejść na tryb zdalny, to jest to absolutnie konieczne z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji.
Widujemy, jak oszuści stają się bardziej aktywni, próbując zdobyć dane logowania. Głównie są to ataki phishingowe. I chociaż poczta jest chroniona, to phishingu nie da się technicznie całkowicie zapobiec. Ważne jest, aby sami pracownicy zdawali sobie sprawę, że nie należy klikać w podejrzane linki, otwierać plików z wiadomości, których się nie spodziewali. W tym celu zorganizowaliśmy webinarium dla pracowników i przypominaliśmy, jak zachować się w takich sytuacjach. Teraz jest bardzo dobry czas na takie webinaria, ponieważ ludzie, będąc w nietypowej sytuacji, są skoncentrowani, bardziej otwarci na informacje i lepiej je przyswajają.
Zwracaliśmy również uwagę na proste zasady pracy z domu, takie jak konieczność wyłączania sesji roboczej, blokowania komputera, gdy się odchodzi, oraz rozdzielania kont: pracujesz na jednym, dziecko gra na innym. To bardzo ważne, ponieważ dziecko widzi, jak tata lub mama piszą na klawiaturze, i też chce to robić. Podejdzie i coś na klawiaturze powpisuje, ale nie wiadomo, co w tej chwili usunie lub zastąpi w jakim programie.
Poprosiliśmy również kolegów, aby sprawdzili, jak mają skonfigurowany domowy internet, jaki mają hasło i czy w ogóle je mają. Oczywiście zrobiliśmy zastrzeżenie: jeśli ktoś nie wie, co zrobić, to lepiej, żeby nie próbował. Utrzymywanie kontaktu jest znacznie ważniejsze. Proszono pracowników o sprawdzenie swoich domowych routerów Wi-Fi. Niektórym nawet polecono zakup czegoś innego, ponieważ mieli przestarzały sprzęt, który nie pozwalał na pracę z obecnymi prędkościami dostawców.
O najpopularniejszych aplikacjach do pracy zdalnej
Jak zapewne się domyślasz, są to narzędzia do komunikacji. Korzystając z Office 365, pracownicy komunikują się poprzez aplikację Teams zarówno ze sobą, jak i z osobami zewnętrznymi. Sprawdziła się doskonale.
Liczba wiadomości grupowych wysłanych w Teams przez pracowników wszystkich biur wzrosła:
- Od 21 lutego do 20 marca wysłaliśmy >689 tysięcy wiadomości.
- Od 21 marca do 19 kwietnia wysłaliśmy >1 mln wiadomości.
Wzrosła również liczba połączeń (jeden na jeden):
- Od 21 lutego do 20 marca odbyło się 11,5 tysiąca połączeń.
- Od 21 marca do 19 kwietnia – >16 tysięcy.
Oprócz Teams korzystamy również z Zoom, ponieważ jakość audio i wideo w tej usłudze jest jedną z najlepszych na rynku. Ponadto Zoom umożliwia «zadzwonienie» na konferencję i połączenie się przez telefon.
Do 15 marca liczba spotkań w Zoom praktycznie nie przekraczała 100 dziennie, a w drugiej połowie miesiąca zaczęliśmy w ABBYY aktywniej korzystać z tej usługi:
W kwietniu w niemal każdy dzień roboczy liczba spotkań w Zoom przekraczała 100:
Obecnie w Internecie pojawia się wiele informacji o zawodności Zoom. Nie jest zaskakujące, że tak popularne narzędzie przyciąga teraz tyle uwagi. Jesteśmy w kontakcie z naszymi przedstawicielami z firmy Zoom i widzimy, jak poważnie firma podchodzi do wszystkich zgłoszeń. My również podjęliśmy pewne działania. Najprostsze i najskuteczniejsze z nich to zakaz zapisywania nagrań spotkań w chmurze.
Bezpieczeństwo w Internecie to przede wszystkim czujność samego pracownika. Wierzymy, że Zoom sobie poradzi, a ta sytuacja tylko wzmocni ten serwis.
Na wykresie widać, że od drugiej połowy marca liczba uczestników spotkań w Zoom zaczęła rosnąć. Jak również liczba minut.
W kwietniu tendencja się utrzymała, coraz więcej pracowników łączy się z webinarami i spotkaniami na Zoomie.
Dla nas Zoom i Teams to usługi wzajemnie się uzupełniające. Jednak posiadanie dwóch narzędzi do komunikacji jest teraz prawdopodobnie koniecznością, ponieważ obciążenie telekomunikacji jest ogromne. Zdarzały się przypadki, gdy jedna z usług zawodziła w najmniej odpowiednim momencie, wtedy pracownicy szybko łączyli się na drugim serwisie i kontynuowali pracę.
Ponadto to również narzędzia do komunikacji. Ludzie teraz muszą pozostawać w kontakcie. Większość rozmów w ABBYY odbywa się z włączonymi kamerami. Kiedy pracowałem w biurze, wydaje mi się, że nie włączałem kamery. Teraz, niezależnie od tego w jakim jesteś stanie, zawsze ją włączasz. Prawie zawsze.
Zamiast zakończenia
Techniczne przygotowanie firmy do pracy zdalnej to nie jest coś, co można zrobić w kilka dni. Do tego lepiej przygotować się wcześniej. Od dawna zaczęliśmy przejście na usługi chmurowe, ponieważ chcieliśmy pomóc naszym pracownikom być bardziej mobilnymi. Ale jak się okazało, ta mobilność przydaje się także w sytuacji, gdy ogłaszają kwarantannę.
Prawdopodobnie teraz zwróciliśmy wszystkie nasze nakłady pracy na przejście i zmianę infrastruktury z wewnętrznej na bardziej zewnętrzną, ponieważ ludzie zabrali swoją technikę, opuścili biura, rozjechali się do domów i daczy… i nic się nie zmieniło.
Za zdjęcia do posta dziękujemy naszemu administratorowi systemu Jurijowi Anikejewowi.
Źródło: habr.com
