Czy mała firma potrzebuje lokalnej sieci? Czy warto inwestować znaczne środki w zakup sprzętu komputerowego, wynagrodzenia personelu obsługującego i opłatę za licencjonowane oprogramowanie?
Autor miał okazję rozmawiać z różnymi kategoriami (głównie młodymi) właścicieli i menedżerów małych firm (przeważnie spółek z o.o.). Opinie były diametralnie różne, od takich, które twierdziły, że lokalna sieć komputerowa to panaceum na rozwój biznesu, bez niej nic się nie uda, po takie, które uważały, że lokalna sieć to straszny ciężar i "bóle głowy" dla menedżera biznesu.
W tym artykule autor postara się zgłębić zalety i wady (oczywiście nie wszystkie, lecz te najbardziej oczywiste) korzystania z lokalnych sieci. Spróbuje zrozumieć sam i przekazać czytelnikom główny cel narracji – czy lokalna sieć jest zawsze niezbędna dla małej firmy.
Po przeczytaniu tego artykułu (jeśli dotrwasz do końca) i przed wyrażeniem swojej opinii na temat kompetencji autora tego tekstu, autor prosi, aby wziąć pod uwagę, że nie jest naukowcem, nie kieruje firmą ani nie jest założycielem spółki z o.o. Autor to studentka trzeciego roku studiów zaocznych na St. Petersburgu Państwowym Instytucie Technologicznym, która stara się swoich sił w pisaniu artykułu w ramach jednego z zadań edukacyjnych.
Aby odpowiedzieć na pytanie, czy mała firma powinna mieć swoją lokalną sieć, autor rozważy przedsiębiorstwa, w których pracuje minimum 10 osób.
Nie ma sensu rozważać spółek z o.o., w których jedna osoba to dyrektor generalny. Po co mu lokalna sieć? Przecież nawet rachunkowość w takiej firmie prowadzi zatrudniony księgowy na swoim komputerze i oprogramowaniu. Taki dyrektor generalny może nawet nie mieć komputera, a tym bardziej specjalistycznego oprogramowania.
Pisząc ten artykuł, autor będzie rozważał firmy, które głównie działają w sektorze usług. Należą do nich firmy ubezpieczeniowe, agencje nieruchomości oraz firmy świadczące usługi księgowe.
Głównym zadaniem, według autora, nie jest stworzenie i zbudowanie lokalnej sieci komputerowej dla konkretnego przedsiębiorstwa, ale próba zrozumienia, czy w ogóle istnieje potrzeba stworzenia sieci. Jakie przeszkody stoją na drodze do stworzenia sieci i jej modernizacji.
Należy również od razu określić, że lokalna sieć to nie tylko sprzęt, ale także oprogramowanie i pracownicy firmy, korzystający z tej sieci.
W opinii wielu rozmówców (zwykłych pracowników firm i kierownictwa) lokalna sieć jest niezbędna, ułatwia pracę, umożliwia dostęp do specjalistycznego oprogramowania i pozwala na pracę z dokumentacją firmy.
Jedynym i głównym problemem, zdaniem wielu, są wysokie koszty sprzętu i oprogramowania do lokalnej sieci.
Jeśli chodzi o „sprzęt” do sieci, autor uważa, że nie ma potrzeby gonić za najnowocześniejszymi technologiami, ciągle kupując zaawansowany sprzęt od elitarnych producentów. Każda firma w momencie swojego założenia i działalności mniej więcej wie, ile miejsc pracy potrzebuje. Dlatego tworząc lokalną sieć, przy układaniu kabli, instalacji gniazdek i zakupie sprzętu, autor sugeruje, aby tworzyć 25% zapasu mocy. To pozwoli firmie funkcjonować przez kilka lat bez problemów. Należy maksymalnie wykorzystać sprzęt, a dopiero potem kupować nowe, mocniejsze urządzenia, znów z zapasem.
Nie ma potrzeby natychmiastowego kupowania Internetu o „oszalałej” prędkości, zawsze można go zwiększyć, zwiększając opłatę dla dostawcy. Jednak trzeba monitorować, co robią pracownicy w sieci i w razie potrzeby ograniczać im dostęp do Internetu. Nie można pozwolić na to, aby niektórzy pracownicy grali w „zaawansowane” gry, które zużywają dużą ilość danych, podczas gdy pracujący specjaliści doświadczają niedogodności z powodu niskiej prędkości sieci. Jeszcze gorzej będzie, gdy ci gracze „złapią” w Internecie wirusy i stworzą problemy dla oprogramowania firmy.
Jeśli sprawy firmy będą się układać pomyślnie, zysk wzrośnie, a wtedy pojawi się potrzeba zwiększenia liczby pracowników, wtedy można pomyśleć o modernizacji sieci lub stworzeniu nowej, bardziej wydajnej. Zdaniem autora, należy znaleźć złoty środek, nie dążyć do posiadania tylko najnowocześniejszego sprzętu, ale także nie pracować na bardzo starym i przestarzałym wyposażeniu.
Oprogramowaniem należy zarządzać w następujący sposób. Autor uważa, że lepiej jest korzystać z systemu operacyjnego z otwartym kodem niż z Windows lub Mac OS. Nie będziemy wnikać w szczegóły, że producenci tych zastrzeżonych systemów monitorują swoich użytkowników, skoncentrujmy się tylko na komercji. Systemy operacyjne Linux można zainstalować na serwery i komputerach osobistych, zużywają one znacznie mniej zasobów komputerowych, poza tym oprogramowanie czołowych firm pisane jest również pod Linux. Nie ma potrzeby czekać, aż firmy zaprzestaną wsparcia dla swoich produktów, jak to miało miejsce w przypadku Windows XP i Windows 7, jednocześnie płacąc znaczne kwoty za korzystanie z oprogramowania licencjonowanego.
Jedyną rzeczą, na której nie warto oszczędzać, jest program antywirusowy oraz podstawowe aplikacje dla firmy (na przykład 1C: Księgowość). Te programy zarówno ochronią Twoje komputery, jak i zapewnią pracę firmie.
Nie należy jedynie instalować oprogramowania pirackiego. To nie tylko stwarza zagrożenie dla zarażenia wirusami, włamania lub całkowitego zniszczenia całego oprogramowania, ale także może (i z pewnością stworzy) problemy z prawem. Z tego samego powodu należy zabronić korzystania z prywatnych komputerów osobistych pracowników w miejscu pracy, nawet jeśli nie są one podłączone do sieci lokalnej.
Jeśli organy państwowe zajmujące się kontrolą używania oprogramowania zatrzymają pracownika firmy poza miejscem pracy z osobistym laptopem zawierającym nielegalne oprogramowanie – będzie to naruszenie, ale firma nie będzie w to zamieszana. On poniesie odpowiedzialność (administracyjną lub cywilnoprawną), ale kwoty kar i roszczeń nie będą bardzo wysokie, chociaż istotne. A odpowiedzialność ta będzie spoczywać tylko na nim.
Prawdziwym problemem będzie jednak sytuacja, gdy podczas kontroli zostanie ujawnione korzystanie z nielegalnego oprogramowania na komputerach służbowych lub prywatnych, ale w miejscu pracy pracownika firmy. Kary i pozwy będą bardzo dotkliwe. Ponadto, może również pojawić się odpowiedzialność karna.
Autor uważa, że w firmie przy korzystaniu z oprogramowania należy przestrzegać dwóch podstawowych zasad: nie oszczędzać na szczegółach oraz ufać, ale (regularnie) sprawdzać.
Trzecim elementem w organizacji jakościowej sieci lokalnej jest dobrze wykwalifikowany i przygotowany personel. Nie tylko administratorzy systemów muszą dobrze orientować się w zasadach organizacji i działania sieci firmy. Ogólne pojęcie o sieci powinny mieć wszystkie osoby pracujące przy komputerach.
Jeśli firma zamierza korzystać z komputerów z otwartym oprogramowaniem, pracownicy powinni umieć się nim posługiwać. Użycie systemu operacyjnego Windows wynika bardziej z przyzwyczajenia, mody i utrwalonych stereotypów. Przestawienie się z systemu Windows na system Linux nie powinno sprawić problemu zaawansowanym użytkownikom, którzy (jak ma nadzieję autor) pracują w każdej firmie i powinni stanowić większość. Jeśli tak nie jest, to trzeba będzie albo ich przeuczyć, albo zwolnić, albo zakupić licencjonowane systemy Windows. W każdym razie wybór zawsze należy do właścicieli i kierownictwa firmy. Należy również uwzględnić fakt, że specjalistę od komputerów, który ma chęć do nauki, jest znacznie łatwiej nauczyć specjalizacji odpowiedniej dla firmy niż specjalistę, który nie chce się uczyć, nauczyć dobrze obsługiwać komputer. To osobista opinia autora, którą nie próbuje nikomu narzucać.
Podejmując próbę zrozumienia potrzeby stworzenia lokalnej sieci dla niewielkiej firmy oraz możliwości zapewnienia jej jakościowego funkcjonowania, autor doszedł do określonych wniosków.
Po pierwsze, lokalna sieć jest niezbędna dla niewielkiej firmy. Ułatwia i przyspiesza pracę pracowników, pomaga kierownictwu w kontrolowaniu pracy podwładnych oraz byciu na bieżąco z sukcesami i problemami firmy.
Po drugie, zorganizowanie pracy lokalnej sieci firmy i utrzymanie jej w działaniu można osiągnąć tylko poprzez kompleksowe rozwiązanie trzech podstawowych problemów – konieczne jest posiadanie sprawnego sprzętu, wysokiej jakości oprogramowania oraz wykwalifikowanego personelu. Nie można czegoś polepszać, a coś innego pogarszać, do niczego dobrego to nie prowadzi. Należy jedynie ciągle polepszać, i to w sposób zintegrowany.
Źródło: habr.com
