Jak współpracować, pracując osobno

W mediach pełno jest informacji o sytuacji epidemiologicznej i zaleceniach dotyczących samoizolacji.

Ale nie ma prostych zaleceń dotyczących biznesu. Menedżerowie firm stanęli przed nowym wyzwaniem – jak zdalnie przenieść pracowników przy minimalnych stratach w produktywności i tak ustrukturyzować ich pracę, aby wszystko było „jak dawniej”.

To, co sprawdzało się w biurze, często nie sprawdza się zdalnie. W jaki sposób rozproszone zespoły mogą utrzymać efektywną współpracę i komunikację wewnątrz zespołu i poza nim?

Dostępność komunikacji mobilnej, szybki Internet, wygodne aplikacje i inne nowoczesne technologie w ogóle pomagają pokonać wiele barier i budować produktywną pracę z partnerami lub współpracownikami.

Ale musimy się przygotować.

Wszystko pójdzie zgodnie z planem. Jeśli jest

Praca zdalna wymaga specjalnej konstrukcji procesów wewnętrznych i komunikacji. Faza przygotowawcza może wyeliminować wiele pytań i problemów, zanim się pojawią.

Zarówno w biurze, jak i w warunkach pracy zdalnej wszystko opiera się na czterech filarach:

• planowanie
• Organizacja
• Sterowanie
• Motywacja

Przede wszystkim Ty i Twój zespół musicie wyznaczyć właściwe cele, przebudować system raportowania i poprawnie połączyć komunikację asynchroniczną i synchroniczną w zespole. Komunikacja asynchroniczna obejmuje listy, czaty, aktualne raporty i wszelkie opcje komunikacji, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Komunikacja synchroniczna to komunikacja w czasie rzeczywistym z szybką informacją zwrotną.

Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że pracując zdalnie, planowanie wymaga systematyczności. Należy zachować równowagę pracy z zadaniami strategicznymi i operacyjnymi, ustalając tempo pracy nad zadaniami priorytetowymi tygodniowo lub nawet codziennie. Właściwe planowanie i wyznaczanie celów sprawi, że praca będzie jaśniejsza i pozwoli uniknąć wypalenia zawodowego pracowników. Nie będą czuć się odizolowani od procesu.

Wideokonferencje: narzędzie numer jeden

Izolacja pracowników zdalnych ma charakter bardziej informacyjny niż społeczny. Nie tęsknią tak bardzo za siedzeniem obok kogoś (choć bywa różnie), martwią się przede wszystkim brakiem szybkiego dostępu do informacji i komunikacji ze współpracownikami. Nie mają możliwości zadania koledze pytania i uzyskania natychmiastowej odpowiedzi, świętowania małego zwycięstwa lub podsumowania, przeprowadzenia burzy mózgów lub po prostu porozmawiania o planach na weekend.

Deficyt ten jest częściowo rekompensowany usługami wideokonferencyjnymi.

Wideokonferencje umożliwiają jednej lub większej liczbie osób prowadzenie rozmowy w czasie rzeczywistym przez telefon lub za pośrednictwem platform do wideokonferencji online. Połączenia telefoniczne są synchronicznym kanałem komunikacji, ale można je również wykorzystać, gdy z grupą rozmawia tylko jedna osoba – na przykład w celu przeprowadzenia webinaria. Przykłady takich usług: OVKS od MegaFona, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Korzyści:

1. Rozmowy wideo przekazują intonację, emocje, mimikę i inne sygnały werbalne rozmówcy, pomagając w ten sposób wyjaśnić i zrozumieć jego nastrój.
2. Dodatkowe informacje sprawiają, że komunikaty są wyraźniejsze, dodają treści emocjonalnych oraz pomagają budować więź i zaufanie.

Wady:

1. Koordynacja w czasie. Połączenia mogą odbywać się tylko w czasie rzeczywistym, co utrudnia komunikację zespołom rozproszonym w różnych strefach czasowych.
2. Przebieg komunikacji nie jest w żaden sposób dokumentowany. Wyzwania nie pozostawiają pisemnego wyniku.
3. Interpretacja. Jakość komunikacji nie jest optymalna dla wszystkich (zwłaszcza dla osób, które izolują się w kraju). Słowa nie zawsze są odbierane prawidłowo.

Kiedy korzystać z wideokonferencji?

• Regularne spotkania, zarówno indywidualne, jak i grupowe
• Spotkania drużynowe
• Planowanie i burza mózgów (najlepiej w formie wideo)
• Rozwiązywanie nieporozumień lub radzenie sobie z eskalacją lub sytuacjami emocjonalnymi za pomocą innych kanałów (takich jak e-mail, czat)

Jeśli uważasz, że Twoja zdalna praca zespołowa nie jest wystarczająco produktywna, nie trać czasu – spróbuj zmienić tę sytuację.

1. Wprowadź codzienne meldunki z zespołem.
2. Ściśle trzymaj się terminu i celów spotkania, zapisz je w zaproszeniu i przypomnij na samym początku.
3. Odrób swoją pracę domową. Przygotuj się do spotkania i zapisz na papierze, jakie pomysły sprowadziły Cię na to spotkanie, jakie masz oczekiwania wobec uczestników i czego oni mają od Ciebie?
4. Poproś uczestników o podzielenie się rolami (robienie notatek, prezentowanie informacji, pełnienie roli moderatora spotkania).
5. Nie organizuj spotkań dla dużego zespołu (więcej niż 8 osób).
6. Pamiętaj o synchronizacji spotkań ze strefą czasową uczestników.

Kiedy wszyscy są razem: jak organizować walne zgromadzenia spółki

Spotkania wszystkich pracowników firmy stały się popularną formą wymiany informacji.

Istnieje kilka wskazówek, jak najlepiej je zorganizować:

1. Czas. Dla firm w Rosji najlepiej jest organizować takie spotkania w godzinach 11-12. Staraj się wybrać termin dogodny dla jak największej liczby pracowników. Pamiętaj, aby nagrać spotkanie. Na wielu platformach, w tym MegaFon, można to zrobić jednym kliknięciem, a następnie przesłać w formacie mp4.
2. Transmisja na żywo. W przypadku małych firm może to nie być konieczne, ale w przypadku dużych z rozproszoną siecią oddziałów sensowne jest prowadzenie transmisji na żywo.
3. Pytania i odpowiedzi. Możesz z wyprzedzeniem poprosić ludzi o zadawanie pytań, które ich dotyczą, a następnie przygotować informacje istotne dla odbiorców.
4. Nie zapomnij o humorze. To nie jest skład w szkole, ale okazja do zapewnienia osobistych kontaktów i pomocy w budowaniu zaufania między rozproszonymi zespołami.

Burza mózgów: Wyeliminuj zamieszanie

Jeśli chodzi o burzę mózgów, ważne jest, aby rozproszone zespoły korzystały ze wspólnego narzędzia cyfrowego. Pozwala gromadzić, grupować i kategoryzować pomysły podczas burzy mózgów.

Oto kilka ważnych wskazówek, które pomogą Ci skutecznie szturmować:

1. Zespół zdalny może wybrać narzędzie do wspólnego zarządzania projektami, które obsługuje funkcjonalność tablicy Kanban, z którą wiele zespołów jest już zaznajomionych, np. Trello.
2. Alternatywą może być ta, którą zapewnia platforma. Webinary Narzędziem jest tablica kreślarska, którą każdy może zobaczyć i którą może edytować każdy z uczestników.
3. Skorzystaj z opcji głosowania, aby ocenić, który pomysł jest najciekawszy do wdrożenia. Wszystkie statystyki można później pobrać w formacie csv lub xlsx.

   
   
   

4. Doświadczenie pokazuje, że lepiej ostrzec pracowników o napaści z wyprzedzeniem, aby mieli czas na przemyślenie pomysłów. Kiedy grupa się zbierze, uczestnicy nie przyjdą już z pustymi rękami.

Komunikacja synchroniczna, taka jak rozmowy wideo, jeśli zostanie właściwie wykorzystana, może być doskonałym narzędziem do prowadzenia pracy zespołowej, śledzenia jej wyników i zapewniania wsparcia emocjonalnego wszystkim członkom zespołu. W połączeniu z narzędziami asynchronicznymi pomagają rozproszonym uczestnikom procesu być równie (a czasem bardziej) produktywni niż ich koledzy w biurze.

Źródło: www.habr.com