Wyobraź sobie, że masz pełne zaplecze serwerowe: kilkadziesiąt klimatyzatorów, mnóstwo agregatów prądotwórczych oraz UPS-ów. Aby sprzęt działał prawidłowo, regularnie sprawdzasz jego sprawność i nie zapominasz o przeglądach: przeprowadzasz testowe uruchomienia, sprawdzasz poziom oleju i wymieniasz części. Nawet dla jednego serwera trzeba przechowywać wiele informacji: rejestr sprzętu, lista materiałów eksploatacyjnych w magazynie, harmonogram prac konserwacyjnych oraz dokumenty gwarancyjne, umowy z dostawcami i wykonawcami.
Teraz pomnóżmy liczbę pomieszczeń przez dziesięć. Pojawiają się pytania związane z logistyką. W jakim magazynie co przechowywać, aby nie biegać za każdą częścią zamienną? Jak na czas uzupełniać zapasy, aby nieprzewidziane naprawy nie zaskoczyły nas? Jeśli sprzętu jest dużo, trudno jest zapamiętać wszystkie prace techniczne, a papierowo – to skomplikowane. Tutaj z pomocą przychodzi MMS, czyli system zarządzania utrzymaniem ruchu.
W MMS tworzymy harmonogramy prac konserwacyjnych i naprawczych, przechowujemy instrukcje dla inżynierów. Nie wszystkie centra danych mają taki system, wiele osób uważa go za zbyt drogie rozwiązanie. Jednak na własnym doświadczeniu przekonaliśmy się, że ważne jest nie narzędzie, a podejście do pracy z informacjami. Pierwszy system stworzyliśmy w Excelu i stopniowo rozwijaliśmy go do produktu programowego.
Razem z postanowiliśmy podzielić się doświadczeniem w rozwijaniu własnego MMS. Pokażę, jak rozwijał się system oraz jak pomógł wdrożyć najlepsze praktyki utrzymania ruchu. Alek opowie, jak odziedziczył MMS, co się zmieniło w międzyczasie oraz jak system ułatwia życie inżynierom dzisiaj.
Jak doszliśmy do własnego MMS
Na początku były foldery8-10 lat temu informacje były przechowywane w rozproszonej formie. Po przeprowadzonych pracach konserwacyjnych podpisywaliśmy protokoły wykonanych prac, trzymaliśmy papierowe oryginały w archiwach oraz skanowane kopie na folderach sieciowych. Podobnie w folderach podzielonych według sprzętu gromadziliśmy informacje o ZIPl: częściach zamiennych, narzędziach i akcesoriach. Da się tak funkcjonować, jeśli zorganizuje się dla tych folderów strukturę oraz poziomy dostępu.
Jednak wtedy masz trzy problemy:
- Nawigacja: długie przełączanie się między różnymi folderami. Jeśli chcesz zobaczyć remonty dla konkretnego sprzętu z ostatnich kilku lat, musisz wykonać bardzo wiele kliknięć.
- Statystyki: nie będziesz ich mieć, a bez nich trudno przewidzieć, jak szybko różny sprzęt się psuje lub ile ZIPlanować na przyszły rok.
- Terminowość reakcji: nikt nie przypomni, że komponenty się kończą i trzeba je zamówić. A ponadto nie jest oczywiste, że ten sam sprzęt psuje się już nie pierwszy raz.
Przez jakiś czas przechowywaliśmy dokumenty w ten sposób, ale później odkryliśmy Excela 🙂
MMS w Excelu. Z czasem struktura dokumentacji przeniosła się do Excela. W podstawie był wykaz sprzętu, do którego dodano harmonogramy przeglądów, listy kontrolne i linki do protokołów wykonania prac:
W wykazie sprzętu podano podstawowe dane techniczne i miejsce w centrum danych:
Powstał swoisty nawigator, z którego można szybko zrozumieć, co się dzieje ze sprzętem i jego przeglądami. W razie potrzeby, z harmonogramu przeglądów można zajrzeć do poszczególnych protokołów przez linki:
Jeśli sumiennie prowadzić dokument w Excelu, rozwiązanie to w zupełności nadaje się dla małego serwera. Ale to również jest rozwiązanie tymczasowe. Nawet jeśli korzystamy z jednej klimatyzacji i robimy przegląd raz w miesiącu, przez pięć lat zgromadzimy setki błędów, a nasz Excel stanie się nieczytelny. Jeśli dodamy jeszcze jedną klimatyzację, jeden zestaw generatorów Diesla, jedno UPS, to trzeba będzie stworzyć kilka arkuszy i połączyć je ze sobą. Im dłuższa historia, tym trudniej szybko wydobyć potrzebne informacje.
Pierwszy 'dorosły' system. W 2014 roku przeszliśmy pierwszy audyt zarządzania i operacji według standardów zrównoważonego rozwoju operacyjnego Uptime Institute. Przeszliśmy prawie z tym samym Excelem, ale w ciągu roku mocno go udoskonaliliśmy: dodaliśmy linki do instrukcji i list kontrolnych dla inżynierów. Audytorzy uznali taki format za w pełni funkcjonalny. Udało im się śledzić wszystkie operacje związane ze sprzętem i upewnić się, że informacje są aktualne, a procesy są uporządkowane. Audyt przeszedł wtedy 'z sukcesem', zdobywając 92 punkty na 100 możliwych.
Stanął przed nami pytanie: jak żyć dalej. Zdecydowaliśmy, że potrzebny jest 'poważny' MMS, przyjrzeliśmy się kilku płatnym programom, ale ostatecznie postanowiliśmy napisać oprogramowanie sami. Ten sam Excel użyliśmy jako szczegółowe specyfikacje funkcjonalne. Oto jakie zadania stawialiśmy przed MMS.
Czego oczekiwaliśmy od MMS
W większości przypadków MMS to zbiór katalogów i raportów. Nasza hierarchia katalogów wygląda mniej więcej tak:
Najwyższy katalog to lista budynków: hal maszynowych, magazynów, w których znajduje się sprzęt.
Następnie mamy listę sprzętu inżynieryjnego. Zbieraliśmy go według systemów:
- System klimatyzacji: klimatyzatory, chillery, pompy.
- System zasilania: UPS, agregaty prądotwórcze, rozdzielnice.
Dla każdego urządzenia zbieramy podstawowe dane: typ, model, numer seryjny, dane producenta, rok produkcji, datę uruchomienia, okres gwarancji.
Gdy wypełnimy listę sprzętu, tworzymy dla niego program konserwacji: jak i jak często przeprowadzać konserwację. W programie konserwacji opisujemy zakres operacji, na przykład: wymień ten akumulator, dostosuj działanie konkretnego elementu i tak dalej. Operacje opisujemy w oddzielnym katalogu. Jeśli operacja powtarza się w różnych programach, nie trzeba jej opisywać za każdym razem – wystarczy wziąć gotową z katalogu:
Operacje „Zmiana ustawień temperatury” i „Wymiana złączek kablowych” będą wspólne dla chillerów i systemów klimatyzacji jednego producenta.
Teraz dla każdego urządzenia możemy stworzyć harmonogram konserwacji. Przypisujemy program konserwacji do konkretnego sprzętu, a system sam sprawdza w programie, jak często należy przeprowadzać konserwację i oblicza czas prac od daty uruchomienia:
Automatyczne tworzenie takiego harmonogramu można nawet zrealizować za pomocą formuł Excel.
Nie do końca oczywista sprawa: prowadzimy oddzielny katalog odroczonych prac. Harmonogram to jedno, ale wszyscy jesteśmy ludźmi i rozumiemy, że różne sytuacje mogą się zdarzyć. Na przykład, materiał eksploatacyjny nie przybył na czas i trzeba przełożyć konserwację na tydzień. To normalna sytuacja, o ile się to kontroluje. Prowadzimy statystyki dla odroczonych i niewykonanych prac i staramy się, aby odwołania konserwacji dążyły do zera.
Ponadto dla każdego urządzenia prowadzimy statystykę awarii i napraw awaryjnychStatystyki używamy do planowania zakupów oraz identyfikacji słabych punktów w infrastrukturze. Na przykład, jeśli w tym samym miejscu trzykrotnie spali się sprężarka, to sygnał, by poszukać przyczyny awarii.
Taka historia przeglądów i napraw zebrała się przez 4 lata dla konkretnego klimatyzatora.
Następny katalog – ZIPP. W nim uwzględniamy, jakie materiały eksploatacyjne są potrzebne do urządzenia, gdzie i w jakiej ilości są przechowywane. Tutaj także zapisujemy informacje o terminach dostaw, by lepiej planować przyjęcia na magazyn.
Ilość ZIPP obliczamy na podstawie rocznej statystyki napraw dla jednego urządzenia. Dla wszystkich ZIPP wskazujemy minimalny stan: jaka ilość części zapasowych jest potrzebna w każdym obiekcie. Jeśli ZIPP się kończy, to jego liczba w katalogu jest podświetlana:
Minimalny stan czujników wysokiego ciśnienia powinien wynosić co najmniej dwa, a pozostał tylko jeden. Pilnie trzeba złożyć zamówienie.
Gdy tylko przychodzi partia ZIPP, uzupełniamy katalog danymi z faktury i wskazujemy miejsce przechowywania. Od razu widzimy aktualny stan takich ZIPP w magazynie:
Osobno prowadzimy katalog kontaktów. Zapisujemy w nim dane dostawców i wykonawców, którzy przeprowadzają przeglądy:
Do karty każdego wykonawcy-inżyniera przypisane są certyfikaty oraz grupy dostępu do bezpieczeństwa elektrycznego. Przy tworzeniu harmonogramu możemy zobaczyć, który specjalista ma potrzebną licencję.
Od czasu powstania MMS praca z uprawnieniami na placu zmieniła się. Na przykład, dodano dokumenty z instrukcjami metodycznymi do przeprowadzania przeglądów. Jeśli wcześniej zestaw operacji mieścił się w małej liście kontrolnej, to w szczegółowych instrukcjach przewidziano wszystko: jak się przygotować, jakie są niezbędne warunki itp.
Jak obecnie wygląda cały proces, na przykład opowie .
Jak przebiega przegląd w MMS
Dawno temu wykonane prace dokumentowano już po fakcie. Po prostu przeprowadzaliśmy przegląd, a po nim podpisywaliśmy protokół wykonania prac. Tak robi 99% serwisów, lecz z doświadczenia wiem, że to za mało. Aby niczego nie zapomnieć, najpierw tworzymy zezwolenie na prace. To dokument z opisem prac i warunków ich wykonania. Każdy przegląd i naprawa w naszym systemie zaczyna się od niego. Jak to wygląda:
- Patrzymy na najbliższe zaplanowane prace w harmonogramie przeglądów:
- Tworzymy nowe zezwolenie na prace. Wybieramy wykonawcę na przegląd techniczny, który prowadzi proces z naszej strony i uzgadnia prace z nami. Określamy, gdzie i kiedy odbędą się prace, wybieramy typ sprzętu oraz program, według którego będziemy działać:
- Po zapisaniu karty przechodzimy do szczegółów. Określamy wykonawcę i sprawdzamy, czy ma on zezwolenie na potrzebne prace. Jeśli zezwolenia nie ma, pole podświetli się na czerwono, a wystawienie zezwolenia będzie niemożliwe:
- Określamy konkretne urządzenie. W zależności od typu prac w programie przeglądów technicznych opisane są wstępne działania, na przykład: zamówić paliwo na plac, zaplanować wprowadzenie instruktażu dla inżynierów i powiadomić kolegów. Lista działań pojawi się automatycznie, ale możemy również dodać własne punkty, wszystko jest dość elastyczne:
- Zapisujemy zezwolenie, wysyłamy e-mail do osoby zatwierdzającej i czekamy na odpowiedź:
- Na przybycie inżyniera drukujemy zezwolenie bezpośrednio z systemu.
- W zezwoleniu znajduje się lista kontrolna operacji dla programu przeglądów technicznych. Kierownik prac w centrum danych kontroluje przeglądy i zaznacza wykonane zadania.
Przez jakiś czas wystarczała krótka lista kontrolna. Potem wprowadziliśmy instrukcje metodyczne, czyli MOP (method of procedure). Dzięki takiemu dokumentowi każdy certyfikowany inżynier może wykonać kontrolę dowolnego urządzenia.
Wszystko jest opisane maksymalnie szczegółowo, aż po szablony e-maili powiadomień i warunki pogodowe:
Wydrukowany dokument wygląda tak:
Zgodnie ze standardami Uptime Institute taki MOP powinien być dla wszystkich operacji. To dość dużą objętość dokumentacji. Z doświadczenia zalecamy opracowywanie ich stopniowo, na przykład jeden MOP miesięcznie.
- Po zakończeniu prac inżynier wystawia protokół wykonania prac. Skanujemy go i dołączamy do karty wraz ze skanami innych dokumentów: zezwolenia i MOP.
- W zezwoleniu zaznaczamy wykonane prace:
- W karcie sprzętu zachowała się historia przeglądów technicznych:
Pokazaliśmy, jak nasz system działa obecnie. Ale prace nad MMS nie kończą się: zaplanowano już kilka udoskonaleń. Na przykład, obecnie wiele informacji przechowujemy w skanach. W przyszłości planujemy zrobić przegląd bezpapierowy: podłączyć aplikację mobilną, w której inżynier może zaznaczać punkty i od razu zapisywać informacje w karcie.
Oczywiście, na rynku jest wiele gotowych produktów o podobnych funkcjach. Jednak chcieliśmy pokazać, że nawet małego Excela można przekształcić w pełnoprawny produkt. Można to zrobić samodzielnie lub zlecić wykonanie, najważniejsze to odpowiednie podejście. I nigdy nie jest za późno, aby to zacząć.
Źródło: habr.com
