Pewnie zauważyłeś, że kiedy czeka długotrwała praca lub trudna droga do celu, pojawia się ciężka prokrastynacja. Strach przed rozpoczęciem pisania tekstu, kodu, zadbania o zdrowie, przejścia szkolenia… Efekt jest prosty i niesamowicie irytujący: czas mija, a nic się nie zmienia, nic nie zrobiłeś, aby jakoś ułatwić sobie życie. W pewnym momencie staje się smutno z powodu straconego czasu. Ponieważ biznes to nie samodzielny „organizm”, lecz ci sami ludzie, kryzysy są podobne. Tylko opóźnienie i prokrastynacja w sferze biznesowej są równoznaczne z katastrofą: konkurenci już tu są, klienci oczekują idealnej obsługi, a ponadto musisz utworzyć zapas finansowy na wypadek kolejnej globalnej lub lokalnej pandemii. Lepiej niż odwlekając decyzje na lepsze czasy, zebrać się i zrobić pierwsze kroki ku lepszemu życiu właśnie teraz. Wtedy będziesz na czołowej pozycji: wszyscy dopiero zaczną się ogarniać, a Ty już będziesz mieć zarówno cele, jak i zorganizowane procesy biznesowe oraz wykwalifikowanych pracowników. Doskonały czas na udane manewry, najważniejsze to zacząć.
Wdrożymy nasze od wielu lat i doświadczenie pokazuje, że wdrożenie nawet w małym biznesie to poważny blok pracy, który wyraźnie nie mieści się w tydzień, miesiąc, a czasami znacznie dłużej. Przy okazji, jeśli obiecują wdrożenie w jeden dzień, godzinę lub 15 minut — omijaj ich szerokim łukiem, bo ci ludzie nie rozumieją, co to znaczy wdrożenie. Tak więc, wdrożenie zabiera zasoby: pracownicy poświęcają część swojego czasu pracy na szkolenie, specjalista IT lub lider projektu zajmuje się wymaganiami, ustawieniami, weryfikacją danych itp., na wszystko to potrzebny jest czas. I powstaje bardzo dziwna sytuacja: CRM jakby jest, ale w ogóle jej nie ma. W ten sposób wydłuża się czas zwrotu z inwestycji projektu i znacznie zmniejszają się oczekiwania. Co więcej, podczas gdy trwa wdrożenie, a potem adaptacja, pracownicy mogą zacząć bojkotować system CRM. A prawda jest taka, że po co nam narzędzie, które kupiliśmy pół roku temu, a ono do tej pory nic nie zrobiło?
To jedna z dużych problemów wdrażania wszystkich systemów CRM i innych systemów automatyzacji biznesu. I ma eleganckie i proste rozwiązanie: zacząć działać od razu, nie czekając, aż dostawca dopracuje jakąś ultraspecyficzną funkcję albo upadną ostatnie bariery oporu w nauce, czyli kierownika magazynu Serafinę Ivanovną.
Nowoczesne instalują się niezwykle szybko na stacjach roboczych menedżerów (zarówno w chmurze, jak i na komputerach lokalnych), w związku z czym interfejs i wszystkie funkcje systemu są dostępne niemal od razu. Należy równocześnie prowadzić szkolenie, wdrażać raporty, szablony, przeprowadzać drobne ustawienia i działać.
Co można robić w systemie CRM od razu?
Dodawać klientów — nie ma nic skomplikowanego w dodawaniu kart klientów z danymi. Jeśli automatyczna migracja danych jest niemożliwa, menedżerowie mogą zacząć wprowadzać dane klientów ręcznie, co tylko lepiej zapozna ich z systemem; jeśli migracja jest możliwa (zazwyczaj istnieje sposób, aby to zrobić) — należy ściśle ustalić, że informacje o nowych klientach i transakcjach są natychmiast wprowadzane do CRM, a stare metody są zapomniane raz na zawsze.
Ustawiać lejek sprzedażowy. Menedżerowie firmy dokładnie wiedzą, jakie typy sprzedaży są używane i jak mniej więcej wygląda lejek w ich obszarze odpowiedzialności. Oznacza to, że trzeba szybko zaprojektować główne formy tego raportu dla Waszej firmy, uzgodnić je i wprowadzić do CRM.
Prowadzić kalendarze i harmonogramy. Nawet jeśli masz najbardziej odległe plany na rozpoczęcie pracy w Twoim CRM i chcesz ją uruchomić w pełni operacyjnym stanie z tuningiem i dodatkowymi funkcjami, przyzwyczajaj pracowników do kalendarzy i harmonogramów. To doskonałe, wygodne narzędzia do planowania i koordynacji pracy całego zespołu, kontroli obciążenia pracowników i ich dyscypliny. Jeśli wydarzenie jest w harmonogramie, z niemal 100% pewnością menedżer nie zapomni o spotkaniu, telefonie, wysyłce dokumentów, innym wydarzeniu związanym z klientem. Taka punktualność pracowników od razu zwiększy Waszą reputację biznesową o +100.
Zacząć uzupełniać bazę wiedzy. W większości popularnych systemów CRM istnieje coś w rodzaju bazy wiedzy, notatnika, wspólnej przestrzeni roboczej itp. Na przykład, u nas w to są strukturowane foldery z możliwością tworzenia elementów bazy wiedzy w wbudowanym edytorze tekstu. Pracownicy mogą zacząć wypełniać bazę wiedzy posiadanymi materiałami lub podzielić obowiązki i pisać nowe instrukcje, regulaminy i zasady. Po pierwsze, porządkuje to pracę w firmie, a po drugie, nowi pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do tej bazy i rozpocząć szkolenie od pierwszych minut pracy w firmie, nie przeszkadzając doświadczonym kolegom w każdej drobnej sprawie.
Komunikacja z klientami przez CRM: wysyłanie i odbieranie poczty, dzwonienie i nagrywanie rozmów itd. Poczta i podstawowa telefonia w systemach CRM są szybko konfigurowane (a w niektórych, na przykład w nawet doskonale działają w obie strony — to taka nieco złośliwa uwaga), dlatego na początku nie powinno być problemów.
Bardzo proste punkty, jest ich stosunkowo niewiele — z perspektywy interfejsu poradzi sobie z nimi każdy, kto zna komputer. Ale rozpoczęcie pracy z nimi od pierwszego dnia przynosi potężny efekt:
- pracownicy zapoznają się z nowym środowiskiem pracy w komfortowy sposób i będą mniej przerażeni złożonymi kwestiami typu procesy biznesowe czy praca z mocno obciążonymi raportami;
- kształtuje się nawyk korzystania z CRM w pracy;
- znacznie natychmiastowo redukuje rutynę w codziennej pracy;
- błędy popełnione w tych punktach są zupełnie niekrytyczne dla systemu i nie mogą niczego poważnie zepsuć, dlatego pracownicy mogą pewnie wejść do CRM bez strachu;
- u pracowników-użytkowników jest czas przyzwyczaić się do interfejsu i specyfikacji pracy z tym konkretnym systemem.
Te działania "przyzwyczają" pracowników do systemu CRM, a dalsze wdrożenie w całości będzie przebiegać w sposób bardziej komfortowy, a czasami nawet szybciej. A klienci od razu zauważą różnicę w pracy menedżerów i nie zabiorą pieniędzy do konkurencji.
Połóż przed każdym pracownikiem długopis i papier.
Jak dziwnie by to nie brzmiało, to świetne narzędzia wspierające automatyzację firmy. Poproś pracowników o zrobienie kilku rzeczy.
- Zapisuj wszystkie problemy i pytania, które pojawiają się podczas korzystania z systemu CRM. Nawet te najgłupsze, wstydliwe, drobne. Poinformuj, że ważne jest absolutnie wszystko.
- Opisz w punktach główne działania, które powtarzają się cyklicznie w pracy, wskazując wszystkich zaangażowanych pracowników (przygotowanie ofert, akcje, analiza pracy, przygotowanie raportów, uruchomienie bilingu itd.).
- Napisz, jak naprawdę chciałbyś wykonywać swoją pracę i współpracować z innymi działami.
Pierwsza karta przyda się podczas szkolenia i tworzenia bazy wiedzy dotyczącej systemu CRM. Pozostałe będą potrzebne do zaimplementowania obecnie najlepszego w systemach CRM (nie wszyscy go posiadają, ale w RegionSoft CRM zdecydowanie tak) — zaprojektowania i zautomatyzowania łańcuchów działań roboczych oraz procesów biznesowych. Umożliwi to Twojej firmie praktycznie produkowanie pieniędzy w doskonałej pracy z klientami, co nie zatrzyma nawet izolacja, COVID czy wielka depresja, ponieważ proces będzie w stanie wskazywać działania i dyscyplinować zarówno zespół biurowy, jak i zdalny.
Rozmawiaj o systemie CRM
Jeśli jesteś menedżerem, kierownikiem lub osobą z wczesną inicjatywą w firmie, w której wdrażany jest CRM, przejmij kontrolę nad wdrożeniem. Niech to będzie wyraźne wydarzenie, o którym mówisz Ty, a nie tylko instalacja nowego oprogramowania na starych komputerach. To ważne i pracownicy powinni zwrócić na to szczególną uwagę.
Kilka zestawów wewnętrznych rozmów ułatwi przyjęcie CRM przez pracowników. Nie krępuj się spotkać z podwładnymi i współpracownikami, aby omówić wszystko, co dzieje się z automatyzacją firmy.
- Zorganizuj zebranie ogólne, na którym opowiesz o motywach wdrożenia CRM, celach, zadaniach i oczekiwaniach. Wyjaśnij, co przyciąga Cię do wybranego rozwiązania i czego oczekujesz od połączenia Twoich pracowników z systemem CRM.
- Napisz do wszystkich wiadomość lub zrób post na korporacyjnym portalu, w którym w przyjacielskim, nieformalnym tonie opowiesz, jak będzie przebiegać wdrożenie, kogo dotknie i jakie korzyści przyniesie. To przydatny krok, ponieważ niektórzy szczególnie zaniepokojeni pracownicy będą mogli odwoływać się do wiadomości lub notatki kilkukrotnie, nie niepokojąc innych swoimi obawami.
- Zbierz 3-5 najsilniejszych pracowników gotowych na wdrożenie, omów ich zadania związane z wsparciem wdrożenia CRM, uczynij ich ewangelistami i ambasadorami systemu CRM wśród pracowników. Przy okazji, można za to również wypłacić premię.
- Zbierz 3-5 najbardziej podejrzliwych, bojaźliwych i agresywnych pracowników i omówcie ich obawy oraz pytania, przeprowadźcie edukację.
- Jeśli jest jawny bunt przeciwko systemom CRM, znajdź inicjatora i omów z nim wszystkie uwierające i przerażające go kwestie. Spróbuj przekształcić przeciwnika w sojusznika, przynajmniej jako eksperta w procesie wdrażania.
Jeśli system CRM jest wdrażany z góry, cicho, bez wyjaśnień i szczerej dyskusji, zostanie znacznie gorzej przyjęty, ponieważ pracownicy mogą postrzegać go jako narzędzie kontroli, nadzoru i karania. A to nie jest prawda. Co więcej, komunikacja z pracownikami (przyszłymi użytkownikami CRM) sprawi, że wdrożenie będzie bardziej zbieżne z potrzebami twojego biznesu.
Ten artykuł w porównaniu do znanych nam traktatów o CRM wydaje się prosty, a nawet oczywisty. Nie można się powstrzymać od pytania: „Czy są inne sposoby?” Niestety, rzadko jest inaczej. Wszystko, co tutaj przedstawione, to baza prostego i jakościowego wdrożenia CRM. Takiego systemu CRM, z którego będą korzystać, a nie takiego, który łatwiej nienawidzić. Zwróć uwagę na te aspekty — nie ma nic ważniejszego niż szczegóły. A jak wiadomo, im dalej w las, tym więcej drewna.
Mamy promocję — możesz kupić RegionSoft CRM na bardzo korzystnych warunkach:
- Dla tych, którzy kupują od razu (100% płatności z góry) — oferujemy rabat w wysokości 15% od ceny standardowej.
- Dla tych, którzy kupują na raty — zero procentowy kredyt na 3 równe raty, po 1 racie miesięcznie, przy łącznej wartości licencji od 38 000 rubli.
- Subskrypcja zamiast zakupu — oferujemy rabat w wysokości 30% przy płatności subskrypcji na 3 miesiące. Minimalny koszt subskrypcji wynosi 3400 rubli miesięcznie (bez uwzględnienia rabatu).
A co więcej, świetnie pracujemy zdalnie: instalujemy, wdrażamy, szkolimy, wspieramy. Zadzwoń lub zostaw wniosek — prezentacja online jest bezpłatna, szczegółowa i interesująca.
Źródło: habr.com
