Wygląda na to, że wydarzenia online będą na porządku dziennym – od lekcji w szkole po tygodnie mody. Wydawać by się mogło, że z przejściem na formę online nie powinno być większych trudności: wystarczy wygłosić wykład nie przed tłumem słuchaczy, a przed kamerką internetową i na czas przełączać slajdy. Ale nie :) Jak się okazało, wydarzenia online – nawet skromne konferencje, a nawet wewnętrzne spotkania firmowe – mają swoje „trzy filary”: najlepsze praktyki, przydatne wskazówki i lifehacki. Dziś o nich rozmawiamy w rozmowie z Denisem Churaevem, kierownikiem zespołu wsparcia technicznego Veeam, Bukareszt, Rumunia (choć w świecie Work from Home nie jest to aż tak istotne).
— Denis, w tym sezonie Ty i Twoi współpracownicy wzięliście udział w konferencji online VeeamON 2020 – nowym wydarzeniu Veemathon. Proszę opowiedzieć nam bardziej szczegółowo, co to było?
— Nasi inżynierowie wsparcia technicznego mieli ograniczoną ilość czasu na wykazanie się pewną wiedzą lub umiejętnością zrobienia czegoś niestandardowego w celu rozwiązania problemów (rozwiązywanie problemów) lub zadań konfiguracyjnych. Oznacza to, że był taki zastrzyk wsparcia, który miał pokazać, co jeszcze można zrobić z produktami Veeam oprócz dobrze znanych zadań, i jacy fajni są nasi ludzie.
Początkowo [pomysł na Veeamathon] wyglądał nieco lepiej, ponieważ z powodu wirusa nie było zamkniętych granic, a wszyscy mieliśmy nadzieję, że pojedziemy i zorganizujemy na miejscu tak ciekawe widowisko. Ale w końcu przeniesiono go do formatu online i całkiem nieźle.
- I jak to zrobiłeś? Czy były to rozmowy, dema online czy nagrane?
— Jak już mówiłem, w ten projekt zaangażowani byli inżynierowie. W zasadzie support nie ma problemów z komunikacją z klientami, nasi ludzie są bardzo obeznani technicznie i dobrze mówią [języki obce], ale niektórzy nie czują się na tyle komfortowo, aby zaprezentować się przed dużą liczbą osób - a było ich tysiące ludzie, którzy nam powiedzieli, oglądali (a potem jest to również nagrywane i ponownie wyświetlane).
W związku z tym ktoś przygotował nagranie na żywo, zmontował je i gdy był zadowolony z efektu, po prostu je opublikował. To znaczy, jakby to był strumień, a tak naprawdę było to nagranie. Ale jednocześnie autor relacji był w samym strumieniu i gdy ludzie pytali go na czacie, odpowiadał.
Istniał format, w którym ludzie prezentowali [swoje występy] na żywo. Na przykład mój przypadek: po pierwsze, nie miałem wystarczająco dużo czasu na przygotowanie i montaż nagrania wideo, a po drugie, jestem wystarczająco pewny swoich umiejętności mówienia, więc mówiłem bezpośrednio.
Jedna głowa jest dobra, ale dwie lepiej
— Weźmy przykład Teams (Denis już o nim mówił - około. wyd.) - to był mój kolega z Petersburga Igor Archangielski (wspólnie pracowaliśmy nad przygotowaniem raportów). Występował także na żywo.
I w końcu oboje sobie pomogliśmy: z mojej strony było to rozwiązywanie problemów z VMware i ESXi - był moim skrzydłowym, że tak powiem, odpowiadał na pytania, a ja prowadziłem część na żywo. I odwrotnie: wymieniliśmy się, czyli on rozmawiał o przywracaniu Teams i tym, co można zarchiwizować, i w tym momencie odpowiadałem na pytania na czacie od klientów i osób, które oglądały nagranie.
— Okazuje się, że miałeś taki tandem.
- Tak. Na każdą prezentację mieliśmy tylko 20 minut, a większość naszych prezentacji obejmowała minimum 2 osoby – ponieważ nie chcieliśmy odwracać uwagi głównego mówcy od opowiadanej historii, ale jednocześnie chcieliśmy jak najpełniej odpowiedzieć na pytania . Dlatego wcześniej synchronizowaliśmy tematy, dowiadywaliśmy się szczegółów, zastanawialiśmy się, jakie mogą pojawić się pytania, a podczas transmisji, podczas prezentacji, druga osoba była gotowa odpowiedzieć nie gorzej niż pierwsza.
Pomocna wskazówka nr 1: Słuchacze powinni mieć możliwość zadawania pytań „w trakcie” – czyli tu i teraz. Przecież wiele osób przychodzi na konferencję, aby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania. A kiedy „pociąg odjechał” (rozpoczął się kolejny raport), to już jest trudniej osobie - musi się przesiąść, napisać gdzieś osobno, potem poczekać na odpowiedź, a czy poczekasz… to nie jest konferencja offline, podczas której możesz spotkać prelegenta podczas przerwy na kawę. Często na koniec wystąpienia pozostaje czas na pytania, które moderator wypowiada, a prelegent odpowiada. Praca w tandemie – jeden raportuje, drugi natychmiast odpowiada na pytania na czacie – to także dobra opcja.
— Wspomniałeś, że masz już duże doświadczenie w występach. A co z innymi inżynierami? Czy często występują przed dużą publicznością?
— O doświadczeniu – ciekawe, że wiele osób je ma. Ponieważ w zespole wsparcia jesteśmy już przyzwyczajeni do przygotowywania dla siebie prezentacji szkoleniowych. Cała nasza procedura szkoleniowa opiera się na tym, że samo wsparcie znajduje kluczowych specjalistów, którzy coś rozumieją i przeprowadzają szkolenia.
Uwaga: możesz dowiedzieć się, w jaki sposób nasze wsparcie zbudowało swój system szkoleniowy .
Podobnie było podczas przygotowań do Vimathonu – bardzo dużo osób odpowiedziało [na zaproszenie do udziału], a wśród dużej rzeszy ludzi zawsze znalazł się ktoś z ciekawymi pomysłami. Czyli jeśli weźmiemy tylko jedną osobę odpowiedzialną za wszystko i to ona będzie przygotowywała tematy, to jedną osobę mogą ograniczać swoje horyzonty. A kiedy uwzględnimy wiele osób na raz, następuje taka burza mózgów, pojawia się wiele ciekawych pomysłów.
Nasze szkolenia prowadzimy w tym samym formacie: mamy też praktykę przygotowywania nagrań wideo przemówień, a wykłady wygłaszamy kolegom po prostu w toku codziennej pracy.
I choć ani mój kolega, ani ja nie mieliśmy praktyki przemawiania przed dużą liczbą osób, to kiedy rozmawiamy z ekranem (nie widzimy osób siedzących przed nami), po prostu wyobrażamy sobie, że przemawiamy w imieniu klasie lub dla grupy. Dzięki temu nie zgubiłam się i nie denerwowałam.
Hackowanie życia: Jeśli masz dobrą wyobraźnię, możesz wyobrazić sobie publiczność. Dla niektórych pomocne będzie zdjęcie z tłumem kolegów lub po prostu bardzo znane zdjęcie wielu osób:
„Uwaga, pytanie!”
– Czy były jakieś trudne pytania, na które nie mogłeś odpowiedzieć od razu?
— Nie było żadnych trudnych pytań na ten temat, ponieważ dobrze znaliśmy nasze tematy i potrafiliśmy odpowiedzieć na każde pytanie. Ale z jakiegoś powodu pojawiły się pytania zupełnie niezwiązane z tematem. (To znaczy, że musiałeś to przez kilka sekund obmyślić w głowie, dlaczego dana osoba w ogóle Cię o to tutaj pyta?) Mówiliśmy takim osobom, żeby albo poczekały i poprosiły o odpowiedź po sesji, albo powiedzieliśmy, że jest taki inny temat, który przedstawia Imyarek i w związku z Twoimi pytaniami możesz tam się udać i zapytać specjalistę, który lepiej to rozumie. Podali linki do ogólnych zasobów, dokumentacji itp.
Na przykład z jakiegoś powodu podczas sesji szkoleniowej na temat zrozumienia szybkości dysków VMware zapytali mnie o licencje Vima. Odpowiadam: chłopaki, tu jest link do dokumentu, a można przejść do prezentacji na temat licencji, tam też wam powiedzą.
Pomocna wskazówka nr 2: A dla prelegentów (a także dla słuchaczy) potrzebny jest program-notatka z wydarzenia, zawierająca tematy wszystkich relacji i harmonogram.
— Czy napotkali Państwo jakieś trudności w trakcie przygotowań lub realizacji? Co było najtrudniejsze?
— To najtrudniejsze pytanie :) O udziale w tym wydarzeniu dowiedzieliśmy się już w lutym. W związku z tym mieliśmy dużo czasu na przygotowanie: wszystkie slajdy, testy, laboratoria, nagrania testów zostały wykonane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Tak naprawdę nie mogliśmy się doczekać, aż zrobimy to wszystko, aby móc już zobaczyć nasze rezultaty. Oznacza to, że nie było żadnych trudności w sposobie organizacji, ile czasu nam dano. W końcu tylko czekaliśmy, aż VeeamON wreszcie się pojawi. Wszystko doskonaliliśmy już 10 razy, próbowaliśmy i nie było już żadnych problemów.
O „wycofaniu się”
— Najważniejsze było „nie wypalić się”?
„Jak rozumiem, tym, którzy zdecydowali, czy jechać [uczestniczyć], było trudno, gdy okazało się, że nie jedziemy do Las Vegas. Gdy tylko stało się jasne, kto odszedł, wszyscy, którzy zostali, byli już zainteresowani tym [wydarzeniem online].
— To znaczy, że byli ludzie, którzy chcieli iść na wydarzenie offline?
— Wydaje mi się, że zawsze tak się dzieje, bo to nowe doświadczenie, komunikacja z ludźmi, networking na żywo… To ciekawsze niż siedzenie przy komputerze i mówienie do ekranu. Ale, jak pamiętam, niewiele osób „odpadło”. Wszyscy głośniki, z którymi osobiście się komunikuję – wszyscy zostali. I potrafię wyjaśnić, dlaczego tak wiele osób zostało. Bo po pierwsze szkoda, że już przygotowaliście [materiał] – a chciałbym to pokazać. A po drugie, nadal zależało mi na tym, żeby Vimaton odniósł sukces, żeby za rok został powtórzony. To wszystko było w naszym interesie.
— Jak rozumiem, przygotowania rozpoczęliście zimą, czyli nabór prac był na początku roku?
- Tak, właśnie spojrzałem na daty - to było bardzo dawno temu, mieliśmy mnóstwo czasu. W tym czasie trzykrotnie rozbiłem laboratorium, w którym przeprowadzałem badanie. Oznacza to, że miałem czas, aby wszystko całkowicie sprawdzić. (Nawet znalazłem dla siebie wiele rzeczy, których nie uwzględniłem w prezentacji, było ciekawie.)
— Czy były jakieś specjalne wymagania, ograniczenia, jakieś niuanse dotyczące raportów?
— Tak, mogę powiedzieć, że reportaże zostały wybrane w drodze eliminacji, ponieważ chętnych było dużo.
Mamy grupę Veeam Vanguards, są dość zaawansowani. Plus menedżerowie produktu i inni towarzysze, którzy dobrze znają kierunki firmy. I tak sprawdzili nasze tematy i streszczenia pod kątem zgodności z tematami VeeamON.
Oto na przykład moje wystąpienie: zamiast jednego miałem dwa różne tematy. Nie były ze sobą całkowicie powiązane. Ale żaden z nich nie był dla mnie pokryty, nikt mi nie powiedział: „Skup się tylko na jednym, nie zajmuj się innymi!” Zarówno tam, jak i tam otrzymałem minimalne poprawki.
W zasadzie wszystko sprowadzało się do pewnego zarządzania czasem i limitu czasu, bo jak na 20 minut tego [treści] jest za dużo – na początku przyszła mi do głowy ogromna ilość pomysłów, chciałam wszystko opowiedzieć, ale to niemożliwe! Jednak każdemu należy dać czas na wypowiedź.
Dlatego też moja recenzja została nieco skrócona, ostatecznie skupiłem się na rzeczach jaśniejszych i tak chyba będzie lepiej. Ponieważ ludzie wtedy wyrażali swoje opinie: „To jest to, czego szukałem! To coś, co chciałbym wiedzieć!” A gdybym mówił o większej liczbie rzeczy, nie byłbym w stanie o tym rozmawiać.
W związku z tym dali nam pewne zalecenia, pomogli nam coś poprawić, ale jednocześnie mieliśmy dość dużą swobodę w przygotowaniach.
Pomocna wskazówka nr 3: Czas jest dla nas wszystkim. Praktyczna zasada: jeśli w 30-minutowym raporcie znajdzie się 20 slajdów, istnieje duże ryzyko wydłużenia prezentacji i zajęcia czasu innej osoby. Skupiamy się na sprawach najważniejszych. Redakcja, potem próby. Efekt, jak widać, podoba się zarówno słuchaczom, jak i samemu mówcy.
O zdjęciach
— Nawet sami robiliśmy slajdy, dano nam możliwość stworzenia własnego projektu (tylko że dostaliśmy określone tło itd., czyli dali nam format, obrazki, bitmapy do narysowania) ). Nikt nas nie ograniczał w tym, co tam robiliśmy. Nie lubię np. jak robię jakiś fajny tematyczny slajd w PowerPoincie, a potem ekipa projektowa to bierze i przerabia tak, że na koniec nic nie jest jasne nawet dla mnie. Oznacza to, że może oczywiście wyglądać piękniej - ale dla inżyniera jest niezrozumiały. Cóż, nie było żadnych problemów w tym zakresie, wszystko było bardzo dobrze.
— Czyli sam zrobiłeś wszystko, co związane z projektem?
— Sami, ale mimo to sprawdziliśmy to u Karinn [Bisset], która była liderem całego projektu. Dała nam dobre rekomendacje, bo ma już doświadczenie w tym obszarze, brała udział w VeeamON nie raz, więc pomogła nam dokonać poprawek.
Pomocna wskazówka nr 4: Szablony oczywiście znacznie ułatwiają życie. Ale jeśli organizujesz na przykład konferencję wewnętrzną, całkiem możliwe jest zapewnienie prelegentom pewnej swobody twórczej. W przeciwnym razie wyobraź sobie 5 raportów z rzędu z absolutnie identycznym szablonem, choć pięknymi slajdami. Wizualnie najprawdopodobniej żaden z nich nie „złapie”.
— Karinn, jak wiem, działała jako ideolog i inspiratorka.
— Tak, była zasadniczo organizatorką. Oznacza to, że początkowo interesowała ludzi, przyciągała ich, sporządzała listy i montowała system. Nie poradzilibyśmy sobie bez niej. Karinn bardzo nam pomogła.
— I ostatecznie przygotowałeś aż 2 przemówienia.
– Tak, mówiłem dwa zupełnie różne tematy i to w różnym czasie. Zaprezentowałem jedną podczas [sesji dla] regionu USA, a następnie dla regionu APG [Azji i Pacyfiku (to znaczy, że Azja i Europa zagrały w nią później), o drugim powiedziano podczas APG i był on odtwarzany dla USA . W związku z tym miałem dwie prezentacje rano i wieczorem. Nawet spałem między nimi.
O publiczności
— Czy testowałeś już te prezentacje, te tematy na swoich kolegach, na juniorach?
- NIE. To był taki pomysł: celowo niczego nikomu nie pokazywałem, a potem powiedziałem: „Chłopaki, wspierajcie mnie!” Chciałem, żeby więcej osób przyszło i spojrzało na VeeamON, a oni w końcu mi podziękowali, byli zainteresowani.
Wiesz, jak to czasem bywa: wydawałoby się, że to ciekawe wydarzenie, ale jesteś zajęty, nie masz czasu [aby do tego przyjechać]. (Nawiasem mówiąc, to znowu kwestia zarządzania czasem.) A potem ci, którymi byłem zainteresowany, później mi podziękowali, ponieważ oderwali się od takiej rutyny i zajęli się czymś innym, interesującym.
— Więc zabrałeś ze sobą swoją docelową publiczność?
- No cóż, częściowo tak, kilku menadżerów, moich kolegów i inżynierów - wyglądali. Nie wszyscy oglądali online, niektórzy oglądali na nagraniach. Potwierdzili również, że ponowne przewijanie jest dobrej jakości, wideo jest widoczne i wszystko jest w porządku. Mogli cieszyć się moją prezentacją w innym czasie, kiedy nie byli tak zajęci.
lifehack dla osób planujących wziąć udział w wydarzeniu na żywo online:
Tutaj możesz i powinieneś robić prawie wszystko tak samo, jak na spotkaniach offline: planować czas na uczestnictwo, przygotowywać i zadawać pytania, robić notatki, zrzuty ekranu, dyskutować, dzielić się doświadczeniami. Im większe Twoje zaangażowanie, tym lepsza koncentracja i, co za tym idzie, korzyści z uczestnictwa. Przewidziane są także nagrody za najlepsze pytanie :)
— Czy oprócz Pańskich kolegów z Petersburga było wielu Rosjan? Czy byli słuchacze rosyjskojęzyczni?
— Byli goście, ale było niewielu mówców z Rosji i chciałbym to poprawić w przyszłym roku. Jak rozumiem, część chłopaków przegapiła możliwość wzięcia udziału w tegorocznej imprezie. Dlaczego? Bo w poprzednich latach, jak mówiłem, to wydarzenie dotyczyło innych działów, ale nie tak dużego wsparcia. I nie wszyscy widzieli w ogromnym liście w sprawie VeeamON, że do wsparcia będzie też Vimaton. A kiedy zaczęliśmy łączyć ludzi, niestety, niektórzy po prostu nie mieli czasu na przygotowanie materiału. Ale teraz, gdy chłopaki to obejrzeli, jest już więcej zainteresowanych. I jestem pewien, że w przyszłym roku znacznie aktywniej zaangażujemy wsparcie (w tym rosyjskie) w tę kwestię.
— Czy otrzymałeś informację zwrotną?
— Tak, każdemu mówcy przesłano plik w formacie Excel z odpowiedziami na podstawie jego prezentacji oraz osobistymi opiniami (oczywiście anonimowymi) od wszystkich, którzy ją oglądali. A ponieważ były tam setki osób, każdy otrzymał ogromną teczkę.
Z tego, co wiem i pytałem innych, wszyscy [słuchacze] byli w miarę dobrzy, jeśli chodzi o zrozumienie niektórych problemów technicznych (kiedy czyjś internet nie działał, coś innego) i wszyscy byli bardzo zadowoleni z samego materiału.
Pomocna wskazówka nr 5: Zrób krótkie przypomnienie dla słuchaczy na temat rozwiązywania ewentualnych problemów – FAQ – które mogą pojawić się podczas wydarzenia. Chociaż prawdopodobnie nadal będą wysyłać wołanie o pomoc na czat, lepiej z wyprzedzeniem dać wszystkim krótkie instrukcje. Zapewnij także wsparcie dla głośników, zwłaszcza podczas występów z demami na żywo (ktoś nagrywa wideo dla takiego przypadku). Zastanów się, co i kiedy może pójść nie tak, i znajdź obejście tego problemu. Najlepiej, jeśli obsługą techniczną zajmuje się osobna osoba, która będzie pomagać, zaczynając od prób; Denis opowiadał o tym, jak było na Veeamathon-e .
— Z opinii, które zapamiętaliśmy, wynikało, że 20 minut to za mało, aby omówić jakiś interesujący temat. Oznacza to, że w przyszłym roku najprawdopodobniej będziemy musieli albo zrobić podwójne sesje – na przykład podzielić je na 2 części – albo zmniejszyć ilość materiału, aby ułatwić ludziom jego przyswojenie. Ponieważ jesteśmy technikami, wiemy już dużo, mówimy technicznie i być może ktoś potrzebował małego wprowadzenia lub trochę prostszego materiału.
Ogólnie rzecz biorąc, było wiele dobrych momentów, które skłoniły organizatorów do zastanowienia się nad zorganizowaniem w przyszłym roku formatu hybrydowego. Dzięki temu koledzy z firmy Veeam mogą teraz przygotować się na to, że zaproszenie do składania artykułów będzie skierowane do wielu zespołów i różnych regionów.
Przygotuj sanie latem i wóz zimą
— Widząc, że niektórzy nie mieli czasu zarejestrować się, aby wziąć udział, mogę powiedzieć osobom zaangażowanym w dzielenie się wiedzą: lepiej zaplanować z wyprzedzeniem na przyszły rok, na których konferencjach chcesz przemawiać, i przygotować się z wyprzedzeniem. A potem można spokojnie czekać na tę konferencję. To znacznie mniej stresujące niż wtedy, gdy jesteś w ostatnim tygodniu przygotowań.
Kiedyś kierowałam się zasadą, że jestem zajęta wszystkim, mam kalendarz. A kiedy składałem raporty, przygotowywałem się już przed samymi wydarzeniami. Zatem w tym roku miałem dużo więcej frajdy, wiedząc, że byłem przygotowany wcześniej, wszystko sprawdziłem i zrobiłem. Jak to się mówi? Po prostu to zrób. Ponieważ typowym problemem jest to, jak poradzić sobie z tworzeniem slajdów i wszystkim innym. Ale sami stwarzamy ten problem. To także kwestia zarządzania czasem. Niestety sam wcześniej nie zdawałem sobie z tego sprawy, chociaż włożyłem w to mnóstwo pracy – i dopiero teraz to sobie uświadomiłem. Być może ta rada komuś pomoże.
Pomocna wskazówka nr 6 od Denisa: Czy ktoś chce wziąć udział w konferencjach? Bardzo dobry pomysł: w weekendy lub w czasie wolnym rób coś dla swojego występu przynajmniej przez pół godziny tygodniowo. I nie zauważysz, jak szybko materiał będzie się gromadził. To bardzo pomaga.
— Bardzo dobra rada i nawet nie trudna do wdrożenia, dziękuję!
- I nie stresuj się. Bo powtarzam, jeśli masz czas wcześniej, to możesz spokojnie i bez żadnych zmartwień się przygotować, a przy tym wyglądać znacznie bardziej profesjonalnie niż ci, którzy zrobili to w ostatniej chwili. Niestety, uświadomiłem sobie to dopiero teraz, po Vimatonie, kiedy okazało się, że po prostu mam dużo czasu [na przygotowanie]. I po fakcie zdałem sobie sprawę – co się stało, że sprawiało mi to taką przyjemność i zabawę? A ponieważ nikt mnie nie namawiał, miałam dużo czasu i spokojnie to zrobiłam. To było bardzo fajne.
- Mogę tylko klaskać!
- Tak, najważniejsze jest, aby jak najlepiej wykorzystać każdą okazję, a wszystko będzie dobrze.
Źródło: www.habr.com