Od lekcji szkolnych po tygodnie mody – wszystko wskazuje na to, że wydarzenia online na stałe zagoszczą w naszym życiu. Wydawałoby się, że nie powinno być większych trudności z przejściem na format online: wystarczy wygłosić wykład nie przed tłumem słuchaczy, a przed kamerą internetową i w odpowiednim momencie zmieniać slajdy. Ale nie:) Okazuje się, że wydarzenia online — nawet skromne konferencje, a nawet wewnętrzne spotkania korporacyjne — mają swoje własne „trzy filary” najlepszych praktyk, przydatnych porad i trików. Dziś porozmawiamy o nich z Denisem Churaevem, liderem zespołu wsparcia technicznego Veeam w Bukareszcie w Rumunii (choć w świecie pracy zdalnej nie ma to aż tak dużego znaczenia).
— Denis, w tym sezonie ty i twoi koledzy wzięliście udział w konferencji online VeeamON 2020, nowym wydarzeniu Veeamathon. Proszę, opowiedz nam trochę bardziej szczegółowo, co to było?
— Nasi inżynierowie wsparcia technicznego otrzymali ograniczoną ilość czasu na wykazanie się wiedzą lub umiejętnościami niezbędnymi do rozwiązania problemów (rozwiązywanie problemów) lub wykonania zadań konfiguracyjnych. Oznacza to, że odbyła się intensywna akcja wsparcia, której celem było pokazanie, co jeszcze można zrobić za pomocą produktów Veeam oprócz dobrze znanych zadań, i jacy fajni są nasi chłopcy.
Początkowo [pomysł Veeamathonu] wydawał się nieco bardziej optymistyczny, ponieważ nie było zamkniętych granic z powodu wirusa, a my wszyscy mieliśmy nadzieję, że uda nam się pojechać i na miejscu zorganizować tak ciekawe widowisko. Ale ostatecznie przeniosło się to do formatu online, i to całkiem dobrze.
- A jak to zrobiłeś? Czy były to rozmowy, dema online czy nagrania?
— Jak już powiedziałem, w projekcie tym brali udział inżynierowie. Zasadniczo zespół wsparcia nie ma problemów z komunikacją z klientami, nasi pracownicy są bardzo biegli technicznie i dobrze mówią [językami obcymi], ale niektórzy nie czują się na tyle komfortowo, aby prezentować się przed dużą liczbą osób – a oglądały nas tysiące osób (a potem wszystko jest nagrywane i wyświetlane ponownie).
Ktoś więc przygotował nagranie na żywo, dostosował je i gdy był zadowolony z rezultatu, po prostu je opublikował. Wyglądało to więc na strumień, ale w rzeczywistości było to nagranie. Ale autor raportu był obecny na żywo i kiedy ludzie zadawali mu pytania na czacie, on odpowiadał.
I istniał format, w którym ludzie prezentowali [swoje występy] na żywo. Na przykład w moim przypadku, po pierwsze, nie miałem wystarczająco dużo czasu na przygotowanie i edycję nagrania wideo, a po drugie, jestem na tyle pewny swoich umiejętności mówienia, że mówiłem bezpośrednio.
Jedna głowa jest dobra, ale dwie są lepsze
— Weźmy na przykład Teams (Denis już o nim mówił - około. wyd.) – to był mój kolega z Petersburga, Igor Archangielski (wspólnie pracowaliśmy nad przygotowaniem raportów). Występował także na żywo.
I na koniec, pomagaliśmy sobie nawzajem: ja rozwiązywałem problemy z VMware i ESXi - on był moim pomocnikiem, jeśli tak można powiedzieć, odpowiadał na pytania, a ja prowadziłem część na żywo. A potem wydarzyło się coś odwrotnego: zamieniliśmy się, tzn. on mówił o przywracaniu Teamsów i o tym, co można zarchiwizować, a ja w tym momencie byłem na czacie i odpowiadałem na pytania klientów i osób oglądających nagranie.
— Okazuje się, że mieliście taki tandem.
- Tak. Na każdą prezentację mieliśmy tylko 20 minut, a w większości wystąpień uczestniczyły co najmniej dwie osoby – nie chcieliśmy bowiem odciągać uwagi głównego mówcy od historii, a jednocześnie zależało nam na możliwie wyczerpujących odpowiedziach na pytania. Dlatego wcześniej zsynchronizowaliśmy tematy, poznaliśmy szczegóły, pomyśleliśmy, jakie pytania mogą się pojawić, a w trakcie transmisji, w trakcie prezentacji, druga osoba była gotowa odpowiedzieć nie gorzej niż pierwsza.
Przydatna wskazówka nr 1: Słuchacze powinni mieć możliwość zadawania pytań „w trakcie” – czyli tu i teraz. W końcu wiele osób przychodzi na konferencję właśnie po to, żeby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania. A kiedy „pociąg odjechał” (inny raport ruszył), to już człowiekowi jest trudniej – musi się przełączyć, pisać gdzieś osobno, potem czekać na odpowiedź, a czy będzie czekał... to nie jest konferencja offline, gdzie można złapać mówcę w przerwie na kawę. Często na końcu prezentacji pozostawia się czas na pytania. Moderator je zadaje, a mówca odpowiada. Praca w tandemie, w którym jeden raportuje, a drugi od razu odpowiada na pytania na czacie, również jest dobrym rozwiązaniem.
— Wspomniałeś, że masz już spore doświadczenie w występach. A co z innymi inżynierami? Czy często występują przed szeroką publicznością?
— Jeśli chodzi o doświadczenie, ciekawe jest, że wiele osób je ma. Ponieważ my, w zespole wsparcia, jesteśmy już przyzwyczajeni do przygotowywania dla siebie nawzajem prezentacji szkoleniowych. Cała nasza procedura szkoleniowa opiera się na tym, że dział wsparcia sam wyszukuje kluczowych specjalistów, którzy coś rozumieją i przeprowadza szkolenie.
UWAGA: Możesz dowiedzieć się, jak nasz zespół wsparcia zbudował swój system szkoleniowy w .
Podobnie było podczas przygotowań Vimatonu – odpowiedziało [na apel] bardzo dużo osób, a w dużym tłumie zawsze znajdzie się ktoś, kto ma ciekawe pomysły. Oznacza to, że jeśli wyznaczymy jedną osobę odpowiedzialną za wszystko i ona będzie przygotowywać tematy, to jedna osoba może być ograniczona swoimi horyzontami. A kiedy włączamy do tego wiele osób na raz, wtedy następuje taka burza mózgów, pojawia się wiele interesujących pomysłów.
Nasze szkolenia prowadzimy w tej samej formule: mamy praktykę przygotowywania nagrań wideo z prezentacji, a wykłady dla współpracowników prowadzimy po prostu w toku codziennej pracy.
I chociaż ani mój kolega, ani ja nie mieliśmy żadnego doświadczenia w przemawianiu przed dużą grupą ludzi, to gdy mówisz do ekranu (nie widzisz osób siedzących przed tobą), wyobrażasz sobie, że przemawiasz do klasy lub grupy. Dzięki temu nie zgubiłam się i nie zdenerwowałam.
Hackowanie życia: Jeśli masz dobrą wyobraźnię, możesz wyobrazić sobie publiczność. Niektórym osobom może przydać się zdjęcie z grupą współpracowników lub po prostu bardzo znany obraz przedstawiający wiele osób:
"Uwaga, pytanie!"
— Czy były jakieś trudne pytania, na które nie potrafił Pan odpowiedzieć od razu?
— Nie było żadnych podchwytliwych pytań w tej kwestii, ponieważ znaliśmy temat wystarczająco dobrze i potrafiliśmy odpowiedzieć na każde pytanie. Ale z jakiegoś powodu pojawiły się pytania zupełnie niezwiązane z tematem. (To znaczy, musiałeś przez kilka sekund pomyśleć, dlaczego ta osoba w ogóle o to pyta?) Powiedzieliśmy takim osobom, aby albo poczekały i wróciły po odpowiedź po sesji, albo powiedzieliśmy, że jest inny temat, który porusza Name, i że możesz tam pójść i zapytać specjalistę, który lepiej się na tym zna, o swoje pytania. Podali linki do powszechnie dostępnych źródeł, dokumentacji itp.
Na przykład, z jakiegoś powodu, podczas szkolenia na temat tego, jak zrozumieć prędkość dysków VMware, zapytano mnie o licencje Vim. Odpowiadam: chłopaki, tutaj jest link do dokumentu, możecie też przejść do prezentacji o licencjach, tam też wam pomogą.
Przydatna wskazówka nr 2: A dla prelegentów (a także dla słuchaczy) potrzebny jest program-notatka z wydarzenia, określająca tematy wszystkich referatów i harmonogram.
— Czy napotkali Państwo jakieś trudności w trakcie przygotowań lub wdrażania? Co było najtrudniejsze?
— To jest najtrudniejsze pytanie, na które trudno odpowiedzieć:) O udziale w tym wydarzeniu dowiedzieliśmy się już w lutym. Mieliśmy więc dużo czasu na przygotowania: wszystkie slajdy, testy, laboratoria, nagrania testów zostały wykonane kilka miesięcy wcześniej. Tak naprawdę, po prostu nie mogliśmy się doczekać, żeby to wszystko zrobić i zobaczyć efekty. To znaczy, że w takim sposobie organizacji, w jakim dano nam czas, nie było żadnych trudności. Na koniec czekaliśmy tylko, aż VeeamON w końcu powstanie. Wszystko już 10 razy sprawdziliśmy i wypróbowaliśmy, nie było żadnych problemów.
O „wykluczaniu”
— Najważniejsze było „nie wypalić się”?
— Jeśli dobrze rozumiem, trudno było tym, którzy decydowali, czy pojechać, czy nie, po tym, jak stało się jasne, że nie pojedziemy do Las Vegas. Gdy tylko stało się jasne, kto został, wszyscy pozostali byli już zainteresowani tym [wydarzeniem online].
— Czyli byli ludzie, którzy chcieli wziąć udział w wydarzeniu stacjonarnym?
— Wydaje mi się, że tak się dzieje zawsze, bo to nowe doświadczenie, komunikacja z ludźmi, nawiązywanie kontaktów na żywo... To ciekawsze niż siedzenie przed komputerem i rozmawianie z ekranem. Ale, o ile pamiętam, niewielu ludzi „odpadło”. Wszyscy mówcy, z którymi osobiście się komunikowałem, pozostali. I mogę wyjaśnić, dlaczego tak wiele osób zostało. Bo po pierwsze, szkoda, że już przygotowałeś [materiał] i chciałbyś go pokazać. Po drugie, chciałem, aby Vimaton odniósł sukces, tak aby można go było powtórzyć w przyszłym roku. Wszystko leżało w naszym interesie.
— Jeśli dobrze rozumiem, przygotowania rozpoczęły się już zimą, czyli nabór prac odbył się na początku roku?
- Tak, właśnie spojrzałem na daty - to było dawno temu, mieliśmy dużo czasu. W tym czasie trzy razy zepsułem laboratorium, w którym przeprowadzałem test. Miałem więc czas, żeby wszystko dokładnie sprawdzić. (Znalazłem nawet wiele rzeczy dla siebie, których nie uwzględniłem w prezentacji, było to interesujące.)
— Czy istniały jakieś szczególne wymagania, ograniczenia lub niuanse dotyczące raportów?
— Tak, mogę powiedzieć, że zgłoszenia zostały wybrane poprzez wykluczenie, ponieważ było wiele osób chętnych do wzięcia udziału.
Mamy grupę Veeam Vanguard, są one dość zaawansowane. Oraz menedżerowie produktu i inne osoby, które dobrze znają wytyczne firmy. Sprawdzili więc nasze tematy i tezy pod kątem zgodności z motywem VeeamON.
Oto na przykład moje przemówienie: zamiast jednego miałem dwa różne tematy. Nie były one w ogóle ze sobą powiązane. Ale żadna z nich nie była dla mnie zamknięta, nikt mi nie powiedział: „Skup się tylko na jednej, nie rób innych!” W obu przypadkach otrzymałem minimalne poprawki.
W zasadzie wszystko sprowadzało się do pewnego rodzaju zarządzania czasem i ograniczeń czasowych, ponieważ 20 minut tego [treści] to za dużo – początkowo miałem mnóstwo pomysłów, chciałem opowiedzieć wszystko, ale to niemożliwe! Mimo wszystko każdemu należy dać czas na wypowiedź.
Moja recenzja została więc nieco skrócona, skupiłem się na bardziej szczegółowych kwestiach i prawdopodobnie tak jest lepiej. Ponieważ ludzie dawali potem feedback: „To jest to, czego szukałem! To jest coś, co chciałbym wiedzieć! A gdybym miał mówić o większej liczbie rzeczy, nie mógłbym mówić o tym.
W związku z tym otrzymaliśmy pewne zalecenia, pomogliśmy coś skorygować, ale jednocześnie mieliśmy dość dużą swobodę w przygotowaniach.
Przydatna wskazówka nr 3: Dla nas liczy się czas. Zasada jest taka, że jeśli prezentacja trwająca 30 minut składa się z 20 slajdów, istnieje duże ryzyko, że prezentacja się przeciągnie i zabierze czas komuś innemu. Skup się na najważniejszych rzeczach. Zespół redakcyjny, potem próby. Efekt, jak widać, zadowala słuchaczy i samego mówcę.
O zdjęciach
— Nawet slajdy robiliśmy sami, dostaliśmy możliwość stworzenia własnego projektu (jedyna rzecz to taka, że dostaliśmy pewne tło itd., czyli dali nam format, obrazki, bitmapy, żebyśmy mogli rysować). Nikt nie ograniczał nas w tym, co tam robiliśmy. Na przykład nie lubię, gdy robię jakiś fajny tematyczny slajd w programie PowerPoint, a potem zespół projektowy bierze go i przerabia tak, że na końcu nawet ja nic nie rozumiem. Owszem, może to wyglądać ładniej, ale dla inżyniera jest to niezrozumiałe. No i tutaj pod tym względem nie było żadnych problemów, wszystko było bardzo dobrze.
— Czyli wszystko, co dotyczyło projektu, zrobiłaś sama?
— Zrobiliśmy to sami, ale i tak konsultowaliśmy się z Karinne [Bisset], która kierowała całym projektem. Dała nam dobre rekomendacje, ponieważ ma już doświadczenie w tej dziedzinie, brała udział w programie VeeamON już nie raz, więc pomogła nam wprowadzić zmiany.
Przydatna wskazówka nr 4: Szablony z pewnością ułatwiają życie. Jeśli jednak organizujesz na przykład konferencję wewnętrzną, to możesz dać mówcom pewną swobodę twórczą. W przeciwnym razie wyobraź sobie 5 prezentacji z rzędu, z identycznym szablonem, aczkolwiek pięknymi slajdami. Wizualnie najprawdopodobniej żaden z nich Cię nie „zwróci”.
— Karinn, jak wiem, działała jako ideolog i inspiratorka.
- Tak, ona była w zasadzie organizatorką. To znaczy, że najpierw zainteresowała ludzi, przyciągnęła ich, sporządziła listy i opracowała system. Nie udałoby nam się tego zrobić bez niej. Karinn była dla nas wielkim wsparciem.
— I ostatecznie przygotowałeś dwa całe występy.
- Tak, rozmawialiśmy na dwa zupełnie różne tematy i to w różnym czasie. Jedną z nich przedstawiłem podczas sesji w USA, a potem dla regionu APG [Azja i Pacyfik] (czyli Azja i Europa grały ją później), drugą przedstawiłem podczas sesji APG i była ona grana dla USA. W związku z tym miałem dwa wystąpienia rano i wieczorem. Nawet spałam między nimi.
O publiczności
— Czy testowałeś już te prezentacje, te tematy na swoich kolegach, na młodszych kolegach?
- Nie. Chodziło o to, że celowo nikomu nic nie pokazywałam, a potem powiedziałam: „Chłopaki, wspierajcie mnie!” Chciałem, żeby więcej osób przyszło i przyjrzało się VeeamON. A oni by mi na koniec podziękowali, bo byli zainteresowani.
Wiesz, jak to czasem bywa: wydaje się, że jest jakieś ciekawe wydarzenie, ale jesteś zajęty i nie masz czasu [na nie przyjść]. (To, nawiasem mówiąc, jest znowu kwestia zarządzania czasem.) A potem ci, których później zainteresowałem, dziękowali mi, bo trochę oderwali się od rutyny i zajęli się czymś innym, czymś ciekawym.
— Więc zabrałeś ze sobą swoją grupę docelową?
- No, częściowo tak, kilku kierowników, moich kolegów i inżynierów - patrzyli. Nie wszyscy oglądali online, niektórzy oglądali nagranie. Potwierdzili również, że przewijanie jest dobrej jakości, wideo jest widoczne i wszystko jest w porządku. Mogli obejrzeć moją prezentację innym razem, gdy nie byli tak zajęci.
lifehack Dla tych, którzy planują wziąć udział w wydarzeniu online w czasie rzeczywistym:
Tutaj możesz i powinieneś robić niemal wszystko to, co robiłbyś na spotkaniach offline: planować czas na uczestnictwo, przygotowywać się i zadawać pytania, robić notatki, zrzuty ekranu, dyskutować, dzielić się doświadczeniami. Im większe Twoje zaangażowanie, tym lepsza Twoja koncentracja, a co za tym idzie, korzyści z uczestnictwa. Przewidziano również nagrody za najlepsze pytanie:)
— Czy oprócz Pana kolegów z Petersburga, w spotkaniu wzięło udział także wielu Rosjan? Czy byli wśród nas słuchacze rosyjskojęzyczni?
— Byli goście, ale prelegentów z Rosji było niewielu i chciałbym to naprawić w przyszłym roku. Jeśli dobrze rozumiem, część chłopaków nie miała okazji wziąć udziału w tym wydarzeniu w tym roku. Dlaczego? Ponieważ w latach ubiegłych, jak już wspomniałem, wydarzenie to dotyczyło innych działów, a nie tyle wsparcia. Nie wszyscy dostrzegli w wielkim liście o utrzymaniu VeeamON, że VeeamON będzie również oferował wsparcie. A gdy zaczęliśmy angażować ludzi, to niestety niektórzy po prostu nie mieli czasu na przygotowanie materiału. Ale teraz, po tym jak chłopaki to obejrzeli, jest już więcej zainteresowanych. Jestem pewien, że w przyszłym roku będziemy znacznie aktywniej angażować się w tę sprawę, także poprzez wsparcie rosyjskie.
— Czy otrzymałeś jakąś informację zwrotną?
— Tak, każdy mówca otrzymał plik Excela z odpowiedziami na swoje wystąpienie, wraz z osobistymi uwagami (oczywiście anonimowymi) od wszystkich, którzy je oglądali. A ponieważ były tam setki ludzi, każdy dostał ogromny plik.
O ile wiem i o ile pytałem innych, wszyscy [słuchacze] byli dość dobrzy w rozumieniu problemów technicznych (np. kiedy komuś nie było internetu, albo coś innego) i wszyscy byli bardzo zadowoleni z samej treści.
Przydatna wskazówka nr 5: Przygotuj krótką listę najczęściej zadawanych pytań dla słuchaczy, dotyczącą rozwiązywania problemów, które mogą wystąpić w trakcie wydarzenia. Choć prawdopodobnie nadal będą wysyłać prośby o pomoc na czacie, lepiej jest z wyprzedzeniem udzielić wszystkim krótkich instrukcji. Prelegenci powinni również otrzymać wsparcie, zwłaszcza podczas występów na żywo (niektórzy nagrywają w tym celu filmy). Pomyśl, co i kiedy może pójść nie tak i znajdź rozwiązania obejściowe. Najlepiej, jeśli wsparciem technicznym zajmie się osobna osoba, która będzie pomagać już od prób; Denis opowiedział mi, jak było na Veeamathonie .
— Pamiętamy opinię, że 20 minut to za mało czasu, aby omówić interesujący temat. Oznacza to, że w przyszłym roku najprawdopodobniej będziemy musieli przeprowadzić podwójne sesje – np. podzielić je na 2 części – lub zmniejszyć ilość materiału, aby był łatwiejszy do przyswojenia dla ludzi. Ponieważ jesteśmy technikami, wiemy już sporo, mówimy o technicznej stronie, a może ktoś potrzebował krótkiego wprowadzenia lub nieco prostszego materiału.
Ogólnie rzecz biorąc, było wiele dobrych momentów, które skłoniły organizatorów do rozważenia stworzenia hybrydowego formatu w przyszłym roku. Koledzy z Veeam mogą więc już teraz przygotować się na to, że nabór prac będzie prowadzony dla wielu zespołów, z różnych regionów.
Przygotuj sanie latem i wóz zimą
— Widząc, że niektórzy nie zdążyli się zarejestrować, mogę powiedzieć tym, którzy zajmują się dzieleniem się wiedzą: lepiej jest zaplanować z wyprzedzeniem, na jakich konferencjach w przyszłym roku chcesz wystąpić, i przygotować się do tego wcześniej. A potem spokojnie czekać na tę konferencję. To o wiele mniej stresujące niż wtedy, gdy przygotowujesz się w ostatnim tygodniu.
Miałam taką zasadę, że byłam zajęta wszystkim, miałam kalendarz. A kiedy składałem sprawozdania, przygotowywałem się jeszcze przed samymi wydarzeniami. W tym roku bawiłam się o wiele lepiej, wiedząc, że byłam przygotowana wcześniej, że wszystko mam sprawdzone i zrobione. Jak to się mówi? Po prostu to zrób. Ponieważ najczęstszym problemem jest to, skąd wziąć czas na przygotowanie slajdów i wszystkiego innego. Ale sami sobie stwarzamy ten problem. To również kwestia zarządzania czasem. Niestety, ja sam nie zdawałem sobie z tego sprawy wcześniej, choć sporo pracowałem w tym zakresie - i dopiero teraz to zrozumiałem. Może ta rada komuś pomoże.
Przydatna wskazówka nr 6 od Denisa: Ktoś chce uczestniczyć w konferencjach? Naprawdę dobrym pomysłem jest poświęcenie co najmniej pół godziny tygodniowo, w weekendy lub w czasie wolnym, na zrobienie czegoś, co poprawi twoje wyniki. I nie zauważysz, jak szybko materiał się nagromadzi. To bardzo pomaga.
- Bardzo dobra rada i wcale nie wydaje się trudna do wdrożenia, dziękuję!
— I nie stresuj się. Bo, powtarzam, jeśli dysponujesz czasem z wyprzedzeniem, to możesz spokojnie przygotować się, bez żadnych zmartwień, a przy tym wyglądać o wiele bardziej profesjonalnie niż ci, którzy zrobili to na ostatnią chwilę. Niestety, zdałem sobie z tego sprawę dopiero teraz, po Vimatonie, kiedy okazało się, że mam po prostu dużo czasu [na przygotowania]. A po fakcie zdałem sobie sprawę – co się stało, że sprawiało mi to tyle przyjemności i sprawiało mi tyle frajdy? Nikt mnie nie poganiał, więc miałam dużo czasu i zrobiłam to spokojnie. Było naprawdę fajnie.
— Mogę tylko klaskać!
- Tak, najważniejsze jest to, żeby każdą okazję wykorzystać maksymalnie, a wszystko będzie dobrze.
Źródło: www.habr.com
