Opowiadamy, jak wprowadziliśmy w naszym centrum danych system elektronicznej rejestracji wizyt z wykorzystaniem technologii biometrycznych: dlaczego był on potrzebny, dlaczego ponownie opracowaliśmy własne rozwiązanie i jakie korzyści uzyskaliśmy.
Wejście i wyjście
Dostęp gości do komercyjnego centrum danych to kluczowy element organizacji pracy obiektu. Polityka bezpieczeństwa centrum danych wymaga dokładnej rejestracji wizyt i śledzenia ich dynamiki.
Kilka lat temu w Linxdatacenter postanowiliśmy w pełni przekształcić statystyki wizyt naszego centrum danych w Sankt Petersburgu w formę cyfrową. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnej rejestracji dostępu – a mianowicie z wypełniania dziennika wizyt, prowadzenia papierowego archiwum i prezentowania dokumentów przy każdej wizycie.
Nasi specjaliści techniczni w ciągu 4 miesięcy opracowali system elektronicznej rejestracji wizyt w połączeniu z biometrycznymi technologiami kontroli dostępu. Głównym celem było stworzenie nowoczesnego narzędzia, które spełnia nasze wymagania bezpieczeństwa i jednocześnie jest wygodne dla gości.
System zapewnił pełną przejrzystość w zakresie wizyt w centrum danych. Kto, kiedy i gdzie uzyskał dostęp do centrum danych, w tym do szaf serwerowych, – wszystkie te informacje stały się dostępne natychmiast na żądanie. Statystyki wizyt można w łatwy sposób eksportować z systemu w kilka kliknięć – przygotowywanie raportów dla klientów i audytorów organizacji certyfikujących stało się znacznie prostsze.
Punkt wyjścia
Na pierwszym etapie opracowano rozwiązanie, które umożliwiło wprowadzanie wszystkich niezbędnych danych na tablecie przy wejściu do centrum danych.
Autoryzacja odbywała się poprzez wprowadzenie danych osobowych gościa. Następnie tablet wymieniał dane z komputerem na posterunku ochrony za pośrednictwem dedykowanego, zabezpieczonego kanału komunikacyjnego. Po czym wydawano przepustkę.
System uwzględniał dwa główne typy zapytań: wniosek o tymczasowy dostęp (jednorazowa wizyta) i wniosek o stały dostęp. Procedury organizacyjne dla tych typów wniosków w centrum danych znacznie się różnią:
- W wniosku o tymczasowy dostęp należy podać imię i nazwisko gościa oraz nazwę firmy, a także kontakt, który powinien towarzyszyć mu przez cały czas wizyty w centrum danych.
- Stały dostęp pozwala odwiedzającemu samodzielnie poruszać się wewnątrz Centrum Danych (na przykład jest to ważne dla specjalistów klientów, którzy regularnie przyjeżdżają do pracy z urządzeniami w data center). Taki poziom dostępu wymaga od osoby odbycia wprowadzenia do przepisów BHP oraz podpisania z Linxdatacenter umowy o przekazaniu danych osobowych i biometrycznych (skan odcisku palca, zdjęcie), a także obejmuje uzyskanie całego niezbędnego pakietu dokumentów dotyczących zasad pracy w Centrum Danych na adres e-mail.
Podczas uzyskiwania stałego dostępu całkowicie znika konieczność każdorazowego wypełniania formularza i potwierdzania tożsamości dokumentami, wystarczy przyłożyć palec do autoryzacji przy wejściu.
Zmiany!
Platforma, na której wdrożyliśmy pierwszą wersję systemu, to konstruktor Jotform. Rozwiązanie jest wykorzystywane do tworzenia ankiet, sami dostosowaliśmy je do systemu rejestracji.
Jednak z upływem czasu podczas eksploatacji ujawniły się niektóre "wąskie gardła" i punkty do dalszego rozwoju rozwiązania.
Pierwsza trudność – Jotform nie był dostosowany do formatu tabletu, a formularze do wypełnienia po odświeżeniu strony często "rozmywały się" w wymiarach, wychodząc poza krawędź ekranu lub wręcz przeciwnie – skurczyły się. To powodowało wiele niedogodności podczas rejestracji.
Nie było również aplikacji mobilnej, więc musieliśmy uruchamiać interfejs systemu na tablecie w trybie "kiosku". Niemniej jednak to ograniczenie okazało się korzystne – w trybie "kiosku" aplikacji nie można zminimalizować ani zamknąć na tablecie bez dostępu poziomu "Administrator", co pozwoliło nam wykorzystać zwykły tablet użytkownika jako terminal rejestracji do dostępu w Centrum Danych.
Podczas testowania zaczęły pojawiać się liczne błędy. Liczne aktualizacje platformy prowadziły do zacięć i awarii rozwiązania. Szczególnie często działo się to w momentach, gdy aktualizacje obejmowały te moduły, na których wdrożona była funkcjonalność naszego mechanizmu rejestracji. Na przykład, wypełnione przez odwiedzających formularze nie były przesyłane do punktu ochrony, znikały itp.
Niezawodna praca systemu rejestracji jest niezwykle ważna, ponieważ z usługi codziennie korzystają zarówno pracownicy, jak i klienci. A w przypadku „zawieszenia” cały proces i tak musiał być przywracany do 100% papierowego formatu, co było niedopuszczalnym archaizmem, prowadziło do błędów i w ogóle wyglądało jak ogromny krok wstecz.
W pewnym momencie Jotform wypuścił wersję mobilną, ale ta aktualizacja nie rozwiązała wszystkich naszych zadań. Tak, musieliśmy „krzyżować” jedne formularze z innymi między sobą, na przykład do celów szkoleniowych i wprowadzenia w formie testu.
Nawet przy użyciu płatnej wersji potrzebna była dodatkowa, rozszerzona licencja poziomu Pro do wszystkich naszych zadań związanych z dostępem. Ostateczny stosunek „ceny/jakości” okazał się daleki od optymalnego – otrzymywaliśmy kosztowną, nadmiarową funkcjonalność, która i tak wymagała znacznych przeróbek z naszej strony.
Wersja 2.0, czyli „Zrób to sam”
Analizując sytuację, doszliśmy do wniosku, że najprostszym i najpewniejszym rozwiązaniem jest stworzenie własnego rozwiązania i przeniesienie funkcjonalnej części systemu na maszynę wirtualną w naszym własnym chmurze.
Sami napisaliśmy oprogramowanie do formularzy w React, wdrożyliśmy to wszystko, korzystając z Kubernetes, w produkcji na naszych zasobach i w efekcie uzyskaliśmy własny, niezależny od zewnętrznych deweloperów system rejestracji dostępu do centrum danych.
W nowej wersji udoskonaliliśmy formularz do wygodnego wystawiania stałych przepustek. Przy wypełnianiu formularza o dostęp do centrum danych klient może przejść do innej aplikacji, odbyć ekspresowe szkolenie z zasad przebywania w centrum danych i test, a następnie wrócić z powrotem „do obszaru” formularza na tablecie i zakończyć rejestrację. Przy czym sam odwiedzający nie zauważa tego przesunięcia między aplikacjami!
Projekt zrealizowaliśmy dość szybko: stworzenie podstawowego formularza do dostępu do centrum danych i wdrożenie go w środowisku produkcyjnym zajęło tylko miesiąc. Od momentu uruchomienia do dziś nie zarejestrowaliśmy żadnej awarii, a tym bardziej „padania” systemu, i udało nam się uniknąć drobnych niedogodności, takich jak niezgodność interfejsu z rozmiarami ekranu.
Hops – i gotowe
W ciągu miesiąca po wdrożeniu przenieśliśmy na własną platformę wszystkie potrzebne nam formularze do pracy:
- Dostęp do centrum danych,
- Wniosek o wykonanie prac,
- Wprowadzenie wstępne.
Tak wygląda formularz wniosku o wykonanie prac w centrum danych.
System jest uruchomiony w naszej chmurze w Petersburgu. Całkowicie kontrolujemy działanie WMs, wszystkie zasoby IT są zarezerwowane, co daje nam pewność, że system nie zawiedzie i nie straci danych w żadnym scenariuszu.
Oprogramowanie dla systemu jest uruchomione w kontenerze Docker w własnym repozytorium centrum danych – znacznie ułatwia to konfigurowanie systemu przy dodawaniu nowych funkcji, edytowaniu już istniejących możliwości, a także w przyszłości umożliwi łatwiejsze aktualizacje, skalowanie itd.
System wymaga minimalnej ilości zasobów IT centrum danych, jednocześnie w pełni odpowiada naszym wymaganiom pod względem funkcjonalności i niezawodności.
Co teraz i co dalej?
Ogólnie procedura dostępu pozostała taka sama: wypełnia się elektroniczny formularz wniosku, a następnie dane odwiedzających „przesyłane” są na posterunek ochrony (imię i nazwisko, firma, stanowisko, cel wizyty, osoba towarzysząca w centrum danych itd.), następuje weryfikacja z listami i podejmowana jest decyzja o dostępie.
Co jeszcze potrafi system? Jakiekolwiek zadania analityczne w perspektywie historycznej, a także monitorowanie. Niektórzy klienci żądają raportów do celów wewnętrznych kontroli personelu. Dzięki temu systemowi śledzimy okresy maksymalnej frekwencji, co pozwala nam bardziej efektywnie planować prace w centrum danych.
W planach na przyszłość – przeniesienie wszystkich istniejących checklist do systemu – na przykład procesu przygotowania nowej szafy. W centrum danych istnieje regulaminowana sekwencja kroków do przygotowania szafy dla klienta. Szczegółowo opisane jest, co dokładnie i w jakiej kolejności należy zrobić przed uruchomieniem – wymagania dotyczące zasilania, ile zasilaczy i paneli krosowych należy doprowadzić, jakie osłony usunąć, czy montować system kontroli dostępu, monitoring wideo itd. W tej chwili wszystko to odbywa się w ramach papierowego obiegu dokumentów i częściowo na platformie elektronicznej, ale procesy firmy są już gotowe do pełnej migracji wsparcia i kontroli takich zadań do formatu cyfrowego i interfejsu internetowego.
W tym kierunku będzie się rozwijać nasze rozwiązanie, obejmując nowe procesy back-office i zadania.
Źródło: habr.com
