O administratorach systemowych powstało wiele epickich opowieści: cytaty i komiksy na Bashorg, megabajty historii na IThappens i Dolban-AIT, nieskończone dramaty online na forach. Nie jest to z przypadku. Po pierwsze, ci goście są gwarancją funkcjonowania najważniejszych elementów infrastruktury każdej firmy, po drugie, obecnie trwają dziwne spory, czy administracja systemowa wymiera, a po trzecie, sami administratorzy to dość oryginalne osoby, a ich komunikacja to osobna nauka. Żarty żartami, ale praca administratora systemowego jest zarówno niebezpieczna, jak i trudna, i naprawdę według tekstu piosenki — na pierwszy rzut oka w ogóle niedostrzegalna. Szczególnie często nie dostrzegają jej szefowie w małych i średnich firmach, co prowadzi do konfliktów, niedogodności, intryg i innych korporacyjnych bólów głowy. Porozmawiajmy, czy w każdej rundzie można pokonać bossa, czy może lepiej odpuścić.
10 sytuacji administracyjnych i sposoby ich rozwiązania
Sytuacja 1. Administrator systemowy — "rozwiązywacz" wszystkich problemów
Jeśli administrator systemowy przeczyta swoją instrukcję stanowiskową, prawdopodobnie nie znajdzie punktu mówiącego, że każdy nowy problem w biurze związany z czymkolwiek podpiętym do gniazdka jest jego problemem. Jednak w małych i średnich firmach administrator często staje się hybrydą magazyniera, elektryka i samego administratora systemowego: zamawia wodę, naprawia biurka i czajniki, utrzymuje sieć i stacje robocze, czasem psychicznie wspiera pracowników (co nie znaczy, że ich lubi, bo jest zmęczony setką incydentów dziennie). W praktyce jest jedynym, który przeistacza się w wewnętrzną pomoc techniczną — świetna inicjatywa, ale tylko nie siłami jednej osoby. No i oczywiście, gdy ktoś odmówi wykonania pracy niezwiązanej z jego obowiązkami lub przełoży naprawę ekspresu do kawy na rano, ponieważ wieczorem trzeba rozwinąć środowisko testowe pod zaktualizowaną betę, od razu pojawiają się skargi, bo dojście do dyrektora w małej firmie to jeden krok. Dyrektor może być zwolennikiem wieczornego wydania bety i ogólnie być fajnym gościem, ale żeby uniknąć kawowej rewolucji, i tak poprosi o naprawę urządzenia, bo co to za problem, "przecież to nic takiego".
Rozwiązanie
W takiej sytuacji grozi "buczenie" i wskazywanie na instrukcję stanowiskową, dlatego pomoże sformalizowanie procesu i kilka racjonalnych sztuczek.
- Szczerze zajmuj się swoją pracą, aby uniknąć myśli, które mogą od niej odciągnąć.
- Nie oferuj swojej pomocy jako pierwszy — reaguj na prośby (a jeszcze lepiej — na formalny ticket w ).
- Nie rozpraszaj się na wyjaśnianie rzeczy, które już raz były wyjaśnione: kieruj do Google lub odsyłaj do bazy wiedzy (którą lepiej stworzyć i uzupełniać raz, niż sto razy tłumaczyć to samo).
- Stwórz system sformalizowanej komunikacji w sprawach naprawy awarii biurowych — mogą to być zgłoszenia mailowe lub , lub komunikator z zachowaniem całej historii).
Sytuacja 2. Nietechnicy atakują
Kierownik firmy lub działu może łatwo okazać się osobą bez zaplecza IT, co oznacza, że z administratorem systemów będą mieli różny język komunikacji. Jednocześnie to kierownik jest osobą podejmującą decyzje, a te decyzje często są technicznie niemożliwe do zrealizowania, nieopłacalne itd. (na przykład wprowadzenie SAP CRM w małej firmie, zamiast RegionSoft CRM, tylko dlatego, że pierwsi przysłali konsultanta, który przekonywująco opowiadał o najlepszym oprogramowaniu na świecie). Jeśli między kierownictwem a administratorem systemów nie ma świetnego bufora w postaci CIO, CTO lub kierownika działu IT, a on sam jest wojownikiem na tym polu, będzie ciężko. Z jednej strony można zlekceważyć decyzje: chce SAP — będzie SAP, chce serwer za 700 tys. rubli — będzie serwer za 700 tys. rubli. Ale to administrator będzie musiał później utrzymywać to, co zostało wdrożone!
Rozwiązanie
- Negocjować i wyjaśniać. Zazwyczaj głównym punktem kierownika jest zysk, czyli przychody minus koszty. Nie wdawaj się w szczegóły zysków ani temat ROI czy EBITDA, po prostu staraj się przekazać, jak dane oprogramowanie lub sprzęt może wpłynąć na zysk, jak długo będzie się zwracać.
- Wyjaśnij i oblicz, ile będzie kosztowała przeróbka, wsparcie, aktualizacje, wynajem itd.
- Wyjaśnij, że potężny sprzęt zużywa więcej energii elektrycznej, wymaga osobnego pomieszczenia (nie nadaje się do stania za plecami administratora) itd.
- Zaproponuj omówienie planu wykorzystania nowego elementu infrastruktury.
- Jeśli wdrażają konsultanci, postaraj się uczestniczyć w dyskusji i zadawaj ekspertom najdokładniejsze pytania techniczne.
- Zaproponuj alternatywy i wyjaśnij, jak czynnik cenowy wpłynie na sytuację finansową firmy.
Zazwyczaj dyskusja z perspektywy finansowej działa wystarczająco efektywnie.
Sytuacja 3. Administrator sieci jako leniuch w oczach kolegów i szefa
To zdecydowanie główna epopeja życia administratora systemów w małym i średnim biznesie. Dopóki wszystko jest doskonale skonfigurowane, działa sprawnie i bez problemów, praca administratora jest niewidoczna; ale gdy coś zawiedzie, administrator zostaje oskarżony i kieruje się do niego pytania, dlaczego nic nie zrobiono, aby zapobiec problemom po stronie centrum danych (na przykład). W sumie, dopóki wszystko jest w porządku, administrator figuruje jako leniuch numer jeden.
Ale jest też inna strona tej sytuacji: administrator rozwiązuje sto problemów, ale na sto pierwszym potrzebuje więcej czasu i zasobów, a wszyscy twierdzą, że „zatrzymał pracę całego działu!”. I nikomu nie udowodnisz, że cały dzień kręciłeś się jak wiatrak, gdy ta sama koleżanka pięć razy prosiła o przywrócenie hasła i trzy razy — o pokazanie, jak i gdzie wprowadzić kod dwustopniowej autoryzacji w poczcie.
Rozwiązanie
W tym przypadku wszystko jest proste: rejestrować absolutnie wszystkie zapytania z maksymalnymi szczegółami. Narzędzi do tego jest mnóstwo. Najmniej nadają się e-maile i komunikatory: mogą one tracić logi, nie dają żadnej statystyki (tak żeby spojrzeć — i oto jest!), przerywają łańcuchy wiadomości itd. Darmowe systemy zgłoszeniowe są dobre, ale często niestabilne, niekomfortowe i dostarczane as is. Lepiej znaleźć coś niedrogiego i niezawodnego, za stabilność czego odpowiada dostawca. Na przykład opracowaliśmy ultra szybki i prosty — system, w którym wewnętrzni lub zewnętrzni klienci zakładają zgłoszenia, a Ty prowadzisz korespondencję i rozwiązujesz swoje zadania. Przetestowaliśmy mnóstwo podobnego oprogramowania i w trakcie rozwoju poprawiliśmy to, co nas absolutnie nie zadowalało: zrealizowaliśmy wyjątkową szybkość działania (zgłoszenia otwierają się prawie niezauważalnie), szybkie wdrożenie systemu (w ciągu 5 minut), proste i dostępne ustawienia (kolejne 5 minut), prosty interfejs (utworzenie zgłoszenia gwarantuje, że poradzi sobie z tym każdy pracownik, jeśli potrafi otworzyć przeglądarkę i wejść na kilka stron). Tak samo można używać dla firm outsourcingowych, centrów serwisowych i wszelkiej obsługi klienta.
W ten sposób stajesz się wykonawcą dla wewnętrznego klienta biznesowego i możesz odwołać się do zasady „brak zgłoszenia — brak problemu”, a w przypadku trudności spokojnie przedstawić przełożonemu wszystkie incydenty, statusy prac, ilość itd. Rzeczywista korespondencja — rzeczywiste roszczenia.
Minęło 18 lat, temat wciąż aktualny: wieczna mądrość z forum ixbt
Sytuacja 4. Administrator w chmurach nie jest potrzebny
Bardzo powszechne przekonanie: skoro są chmury, administratorzy IT wymierają, a mali i średni przedsiębiorcy w ogóle ich nie potrzebują, wystarczy wynająć VDS/VPS i „wrzucić infrastrukturę do chmury”. Oczywiście, to zdanie jest szeroko popierane i rozwijane przez dostawców. Może tak jest, ale tylko do pierwszej awarii, problemu i potrzeby zajrzenia do panelu oraz rozmowy z techniczną obsługą dostawcy.
Rozwiązanie
Zademonstrować przełożonemu i menedżerom wszystkie cechy działania panelu sterowania, opowiedzieć o możliwych awariach i o tym, jak sobie z nimi radzić, zagłębić się w najdrobniejsze szczegóły. Zwykle takie biurowe spotkanie kończy się zmęczoną propozycją: „Ty jesteś adminem, więc zajmij się tym”.
Sytuacja 5. Wykształcony administrator — obcy administrator
Wydawcy oprogramowania i sprzętu rządzą światem IT, nieustannie wydają aktualizacje, dostarczają świetne (i nie tylko) produkty korporacyjne oraz oferują szkolenia i certyfikacje. Mało który administrator systemu powie, że źle jest mieć certyfikację Cisco, Microsoft, ABBYY czy nawet Huawei. A jeśli można ją zdobyć na koszt firmy — to już w ogóle świetnie, to inwestycja w profesjonalizm pracownika. Często kierownicy odmawiają takiej propozycji, uważając (słusznie), że wykształcą pracownika, a on z nowymi umiejętnościami odejdzie do dużej firmy.
Rozwiązanie
To taka sytuacja, w której należy osiągnąć kompromis, ponieważ szkolenie jest potrzebne przede wszystkim tobie, a pieniądze płaci firma. Najczęstsza opcja: umowa o czasie pracy po szkoleniu (z zobowiązaniem do zwrotu różnicy w przypadku wypowiedzenia) lub o dokończeniu konkretnego projektu. Czasami szkolenie jest opłacane pod warunkiem zapewnienia szkolenia innym kolegom (choć certyfikacje w IT dotyczą tego w mniejszym stopniu).
Jeśli potrzebujesz szkolenia, możesz samodzielnie iść do kierownika lub skontaktować się z HR. W każdym przypadku należy przekazać kierownikowi myśl, że poszukiwanie, zatrudnianie i wdrażanie specjalisty również kosztuje, a potrzeby pracy wymagają wysokiej kwalifikacji wykonawcy. Kwalifikowani pracownicy są bardziej produktywni, a produktywność wpływa na wydajność administratora, wydajność na stabilność i niezawodność infrastruktury, a ostatecznie na zysk.
Sytuacja 6. A co z moim tabletem? A dysk twardy? A samochód?
Niestety (lub na szczęście), w Rosji kultura korporacyjna i komunikacja to prawie zawsze kultura wzajemnej pomocy, nieformalnych rozmów i emocjonalnych sygnałów. A to oznacza, że prędzej czy później do ręki administratora systemu trafia osobisty laptop, telefon, tablet, zegarek, a nawet samochód kolegi. I czasami proste „Spojrzysz?” przeradza się w godziny wydanego osobistego czasu. Cóż, lub służbowego, ale wtedy zadania służbowe są realizowane w czasie osobistym. Trudno odmówić, wziąć pieniądze jeszcze trudniej. Jeśli poprosi kierownik — to w ogóle bez oddechu i trzeba działać. Takie zadania narastają jak śnieżna kula, ponieważ zaczyna działać doskonały system rekomendacji 🙂
Rozwiązanie
Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej zaakceptować warunki gry i po prostu być człowiekiem — pomóc. Jutro ktoś poświęci swój czas, aby Ci pomóc. Ale kilka wskazówek się znajdzie.
- Jeśli jeszcze nigdy do Ciebie nie zwracano się w tej sprawie, bądź gotowy, aby za pierwszym razem powiedzieć coś w rodzaju: „No cóż, specjalizuję się bardziej w sieciach i konfiguracjach, nigdy nie miałem do czynienia z takim sprzętem — jeszcze namieszać mogę. Znajdźmy jakiś serwis dla ciebie?”
- Pracować za pieniądze początkowo — niech krąży plotka, że Wania robi to świetnie i taniej niż serwisy.
- Odmówić, powołując się na zadania służbowe. W przypadku prośby kierownika zapytać o priorytet zadań. Ale wtedy możesz być postrzegany jako nudziarz, snob i biurokrata.
Ogólnie rzecz biorąc, sytuacja jest raczej etyczna, rozwiązuj ją w swoim własnym moralnym zakresie. Osobiście chętnie sobie pomagamy.
Sytuacja 7. Stare wyposażenie i oprogramowanie, chciwy szef.
Klasyka, odwrotna do serwera za 700, a jednocześnie znacznie bardziej powszechna w małych firmach. Stare licencje, same darmowe wersje wszystkiego i wszędzie, okropny sprzęt, brak peryferiów i funduszu zapasowego — warunki, z których chciałoby się znaleźć wyjście. Najlepiej z książką pracy. Ale jeśli jakieś powody (koledzy, atmosfera, projekt, wolny czas, bliskość do domu itd.) motywują Cię do pozostania w firmie, trzeba działać zdecydowanie.
Rozwiązanie
- Jeśli chodzi o aktualizacje oprogramowania, skontaktuj się z dostawcą i poproś o materiały dotyczące zalet nowej wersji, które są wysyłane za darmo. Na ich podstawie będziesz mógł sformułować odpowiednie argumenty na rzecz zakupu aktualizacji oprogramowania.
- Jeśli chodzi o sprzęt, zmierz prędkość pracy i oblicz, jak znacznie szybciej będą pracować pracownicy na komputerach i serwerach o wyższej wydajności.
- W przypadku darmowego oprogramowania lub, co gorsza, hostingu podkreślaj niebezpieczeństwo takich rozwiązań, niestabilność i brak wsparcia. Znajdź przykłady innych firm (jest ich mnóstwo w internecie).
- Oceń także koszt przestoju w przypadku awarii telefonii, internetu, komputerów pracowników itp. i przedstaw żądanie o fundusz zapasowy i modernizację sprzętu.
Ogólnie wszystkie porady sprowadzają się do tej samej motywacji: liczymy zyski. Przy okazji, ciągłe aktualizowanie wszystkiego i wszędzie też jest złe — jeśli masz wątpliwości, jak bardzo, zapytaj programistów, co oznacza zmiana stosu technologicznego przy każdej nowej technologii i języku programowania; kto się z tym zmagał — nie zapomni.
Sytuacja 8. Przestój z twojej winy!
Masz system awaryjnego odtwarzania i tworzenia kopii zapasowych, backupy są w pełnym porządku, sieć działa jak należy, wszystkie licencje i przedłużenia wynajmu oprogramowania w SaaS są na miejscu, ale nagle koparka przerywa kabel, pada centrum danych, zachodzi atak DDoS, Google wyłącza reklamy (tak, to też często przypisują adminowi), odpada system płatności — i co? Przestój z twojej winy, drogi administratorze systemów. Odmawianie i zaprzeczanie nie ma sensu, szef jest w złości, pracownicy w panice.
Minęło 18 lat, a to wciąż aktualne: "przydatne" porady z forum ixbt
15 lat temu mówili-mówili, a problem wciąż żyje.
Rozwiązanie
To jest sytuacja, w której profilaktyka to najlepszy sposób na unikanie konfliktów z przełożonym.
- Zawsze miej wszystkie kopie zapasowe i możliwości przywracania awaryjnego. Utrata danych w dzisiejszych czasach jest nie do przyjęcia, to zbyt cenny zasób.
- Stara się dowiadywać o wszelkich awariach jako pierwszy, a nie od rozczarowanych kolegów i przełożonych. Zorganizuj szybkie powiadamianie pracowników firmy o awariach — muszą mieć pewność, że nawet jeśli jest problem, jest on pod kontrolą.
- Przekonaj swojego przełożonego o potrzebie zapasowego połączenia na wypadek awarii — to już rozwiązanie wielu problemów.
Sytuacja 9. Doradcy przedstawicieli dostawcy jako wrogowie administratorów
Kiedy twój przełożony zaczyna szukać nowego oprogramowania, natknie się na reklamy i na pewno skontaktuje się z bardzo drogimi „przedstawicielami integratorów dostawców”, którzy znają się na sprzedaży i nie są skłonni puścić żywym tego, kto zgłosił się z pierwotnym zainteresowaniem. Im mniej techniczny decydent, tym głębiej wchodzi w interakcje z tymi ludźmi. I oto są już tutaj, w sali konferencyjnej — otworzyli kolorową prezentację i wieszają „makaron na uszy”. A ty, administrator systemów, siedzisz i smucisz się: nie chodzi o to, że żal pieniędzy firmy, ale to ty musisz to wdrażać i wspierać, a doskonale wiesz, że w takim oprogramowaniu wiele jest tak skonstruowane, abyś kupił dodatkowe prace, ustawienia, wsparcie klienta i opłacił osobistego menedżera. I tak czy siak maszyna nie będzie działać, ponieważ nie spełnia wymagań biznesowych. A „kołnierzyki” wciąż wmawiają i wmawiają...
Rozwiązanie
Najczęściej konsultanci do spraw oprogramowania (a także sprzętu) to dobrze przeszkoleni sprzedawcy, którzy nie mają doświadczenia w pracy z urządzeniami i nie rozumieją, jak oprogramowanie funkcjonuje w rzeczywistych warunkach. Wkuwają swoje skrypty i przewodniki, ale można ich łatwo zdemaskować: zadając profesjonalne pytania techniczne. Tak, formalnie będą odpowiadać według zadanej szablonu, ale stanie się jasne, że „toną”. Twoim zadaniem jest doprowadzić ich do milczenia i wykazania braku profesjonalizmu.
Opowiedz szefowi, jak wybierać oprogramowanie/sprzęt/wszystko techniczne w sferze korporacyjnej: zbieranie wymagań → analiza ofert → komunikacja z dostawcami → demo → omówienie modyfikacji, zmian, ustawień → wdrożenie → szkolenie → eksploatacja.
Sytuacja 10. Nie mogę powiedzieć "nie"
Bardzo trudno jest powiedzieć "nie". Tak bardzo, że w Polsce, na przykład, to jedna z najpopularniejszych usług prywatnych psychologów. Jest wiele próśb i żądań, ale masz ograniczony czas i zasoby, nawet na sprawy służbowe. A z każdym odmową znowu w koło: skarga do szefa, reprimenda, konflikt, pośpiesznie zamknięte zadanie. Stąd lęk przed odmową. A niektórzy pracownicy (i to dotyczy nie tylko administratorów systemów) stawiają się w sytuacji życia bez "nie" z powodu ambicji — wydaje się, że jedno niewykonane zapytanie i wszystko, cele legły w gruzach, pracy nie ma. Jednak ciągłe podejmowanie wszystkiego, co się nawinie, prędzej czy później skończy się klęską — znacznie większą niż mądre rozdzielenie zadań i odmowa niektórych poleceń z uzasadnieniem. Na przykład 🙂
Rozwiązanie
- Zapobiegać: z góry wyznaczyć zakres swoich obowiązków i możliwości.
- Każdemu jego czas: prowadź kalendarz lub organizer zadań dla siebie, aby pamiętać, że czas jest ograniczony i nie da się zrobić absolutnie wszystkiego.
- Delegować: nie bój się mieć pomocnika lub rozdzielić obowiązki wśród istniejących kolegów. Nie, nie zostaniesz zwolniony, to niebezpieczne i bezsensowne przekonanie oraz rezultaty braku pewności siebie i swojego profesjonalizmu. Zachowaj dla siebie trudne zadania, które możesz wykonywać tylko ty — i wykonuj je na odpowiednim poziomie. Nie będziesz żałował!
- Przyklej na komputerze mały karteczkę ze słowem "nie". A zaczynaj dyskusję na temat kolejnego "spadłego" zadania od słów "muszę spojrzeć, kiedy mam okno, teraz jestem zajęty [nazwa naprawdę ważnej bieżącej sprawy]".
Ogólnie rzecz biorąc, czasem najwięcej pomaga magiczna fraza: "Nie spiesz się z wykonywaniem poleceń, ponieważ wydany zostanie rozkaz o ich unieważnieniu" 🙂
Wszyscy są wypaleni. Wszyscy menedżerowie są zdenerwowani. Wszyscy chcą iść na urlop. Generalnie wszyscy są ludźmi. Dogadanie się z menedżerem często jest wręcz niemożliwe, ale zawsze masz możliwość obronienia swojej godności zawodowej i pokazania, jaką wartość reprezentujesz, bez rzucania wypowiedzeniem na biurko. Umiejętność negocjacji, obrona swojego zdania i jednoczesne dbanie o interesy firmy to również sztuka, która doprowadzi cię do szacunku i awansu zawodowego. Korporacyjna dyplomacja to magia prawdziwych profesjonalistów.
Ogłaszamy promocję dla klientów od 1 sierpnia do 30 września 2019 roku: przy pierwszej płatności na Twoje konto, na Twoje saldo zostanie dodane 150% wpłaconej kwoty. Aby otrzymać bonus, w zleceniu płatniczym należy wpisać kod promocyjny „Startup” w następujący sposób: „Płatność za usługi serwisu ZEDLine Support (kod promocyjny )” Tzn. przy płatności 1000 rubli na saldo zostanie dodane 1500 rubli, które będziesz mógł użyć do aktywacji dowolnych usług serwisu.
Źródło: habr.com
