W dzisiejszym biznesie trudno przecenić znaczenie wspólnej edycji dokumentów. Możliwość tworzenia umów i porozumień z udziałem pracowników działu prawnego, pisanie ofert handlowych pod nadzorem kierownictwa w trybie online i tym podobne pozwala zaoszczędzić tysiące roboczogodzin, które wcześniej były poświęcane na liczne zatwierdzenia. Dlatego właśnie jednym z głównych nowości w stało się pojawienie się Zextras Docs – rozwiązania, które umożliwia organizację pełnoprawnej współpracy z dokumentami bezpośrednio w kliencie internetowym Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Obecnie Zextras Docs wspiera współpracę z dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami, a także potrafi obsługiwać ogromną liczbę formatów plików. Interfejs rozwiązania w niewielkim stopniu różni się od interfejsu dowolnego edytora tekstu, dzięki czemu pracownicy przedsiębiorstwa nie będą musieli poświęcać dużo czasu na szkolenie w celu przejścia na korzystanie z Zextras Docs. Ale jak zawsze, to co najciekawsze znajduje się „pod maską”. Spójrzmy razem na to, jak działa Zextras Docs i jakie korzyści to rozwiązanie dla wspólnej pracy z dokumentami może zaoferować.
Zextras Docs przypadnie do gustu przede wszystkim tym, którzy już korzystają z Zimbra OSE i Zextras Suite w swojej firmie. Dzięki temu rozwiązaniu można wdrożyć nową usługę w produkcji, nie zwiększając przy tym liczby systemów informacyjnych i, w konsekwencji, unikając podwyższenia kosztów utrzymania infrastruktury IT. Należy zaznaczyć, że Zextras Docs jest kompatybilne tylko z wersją 8.8.12 i wyższą Zimbra OSE. Dlatego, jeśli wciąż korzystasz z przestarzałych wersji Zimbra, zdecydowanie zalecamy aktualizację do wersji 8.8.15 LTS. Dzięki długiemu okresowi wsparcia ta wersja pozostanie aktualna i bezpieczna przez kilka lat, a także będzie kompatybilna ze wszystkimi aktualnymi dodatkami.
Do zalet Zextras Docs należy również możliwość pełnego wdrożenia w infrastrukturze przedsiębiorstwa. Pozwala to uniknąć przekazywania informacji osobom trzecim, co często ma miejsce przy korzystaniu z usług hybrydowych lub chmurowych. Dlatego Zextras Docs doskonale nadaje się dla firm o rygorystycznej polityce bezpieczeństwa informacji oraz dla administratorów systemów, którzy preferują pełną kontrolę nad przepływem danych i procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Ponadto lokalnie wdrożona usługa współpracy z dokumentami pozwala uniknąć ryzyka związanego z niedostępnością chmurowej usługi w przypadku problemów u dostawcy usług lub problemów z szybkim dostępem do internetu.
Zextras Docs składa się z trzech części: autonomicznego serwera, rozszerzenia i zimletu. Każda z tych trzech części wykonuje swoją część pracy:
- Serwer Zextras Docs to silnik LibreOffice dostosowany do współpracy i integracji z Zimbra OSE. To na serwerze Zextras Docs otwierane, przetwarzane i przechowywane są wszystkie dokumenty, do których mają dostęp użytkownicy. Należy go zainstalować na wydzielonym węźle obliczeniowym działającym na Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 lub CentOS 7. W przypadku znacznego obciążenia usługi Zextras Docs można przydzielić mu kilka serwerów.
- Rozszerzenie Zextras Docs nie wymaga instalacji, ponieważ jest wbudowane w Zextras Suite. Dzięki temu rozszerzeniu użytkownik łączy się z serwerem Zextras Docs, a także zapewniana jest równoważenie obciążenia przy użyciu wielu serwerów. Ponadto przez rozszerzenie Zextras Docs odbywa się jednoczesne połączenie wielu użytkowników z jednym dokumentem oraz przesyłanie plików z lokalnego magazynu na serwer.
- Zimlet Zextras Docs jest potrzebny do integracji usługi w kliencie webowym. Dzięki niemu w kliencie webowym Zimbra pojawia się możliwość tworzenia oraz podglądania dokumentów Zextras Docs.
Aby wdrożyć Zextras Docs w przedsiębiorstwie, najpierw należy przeznaczyć dla niego jeden lub więcej fizycznych lub wirtualnych serwerów. Następnie należy pobrać z witryny Zextras pakiet instalacyjny serwera dla , lub , a następnie rozpakować go i zainstalować. Na końcowym etapie instalacji serwer poprosi o podanie adresu IP serwera LDAP oraz pary login/hasło, które zostaną wykorzystane do wprowadzenia danych o nowym serwerze do LDAP. Należy zauważyć, że po zakończeniu instalacji każdy serwer Zextras Docs będzie widoczny dla wszystkich pozostałych węzłów infrastruktury.
Ponieważ rozszerzenie Zextras Docs jest już zawarte w Zextras Suite, wystarczy włączyć możliwość jego używania dla tych użytkowników i grup, które powinny mieć dostęp do narzędzi współpracy nad dokumentami. Zimlet Zextras Docs można aktywować z konsoli administracyjnej Zimbra. Należy również zauważyć, że po dodaniu serwera Zextras Docs do infrastruktury Zimbra OSE należy zaktualizować konfigurację serwera proxy Zimbra. W tym celu wystarczy wykonać plik /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen jako użytkownik Zimbra, a następnie wykonać polecenie zmproxyctl restart aby zrestartować usługę proxy.
Wszystkie pytania dotyczące Zextras Suite prosimy kierować do przedstawicielki firmy „Zextras” Katarzyny Triandaafilii pod adresem e-mail katerina@zextras.com
Źródło: habr.com
