Historia poczty elektronicznej sięga kilkudziesięciu lat wstecz. W tym czasie ten standard komunikacji korporacyjnej nie tylko nie stał się przestarzały, ale z roku na rok staje się coraz bardziej popularny ze względu na wprowadzenie systemów współpracy w różnych przedsiębiorstwach, które z reguły opierają się wyłącznie na poczcie elektronicznej. Jednak ze względu na małą wydajność poczty elektronicznej coraz więcej użytkowników rezygnuje z niej na rzecz czatów tekstowych, rozmów głosowych i wideo oraz wideokonferencji. Takie metody komunikacji korporacyjnej pozwalają pracownikom zaoszczędzić dużo czasu, a co za tym idzie, działać efektywniej i przynosić firmie więcej pieniędzy.
Jednak wykorzystanie czatów i komunikacji wideo do rozwiązywania problemów w pracy często prowadzi do pojawienia się nowych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji przedsiębiorstwa. Faktem jest, że w przypadku braku odpowiedniego rozwiązania korporacyjnego pracownicy mogą samodzielnie rozpocząć korespondencję i komunikację w usługach publicznych, co może prowadzić do wycieku ważnych informacji. Z drugiej strony zarząd przedsiębiorstw nie zawsze jest skłonny przeznaczyć środki na wdrożenie korporacyjnych platform do wideokonferencji i czatów, gdyż wielu jest przekonanych, że bardziej odrywają one pracowników od pracy niż zwiększają ich efektywność. Wyjściem z tej sytuacji mogłoby być wdrożenie korporacyjnych czatów i wideokonferencji w oparciu o istniejące systemy informatyczne. Ci, którzy używają Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition jako platformy współpracy, mogą rozwiązać problem tworzenia korporacyjnych czatów i wideokonferencji za pomocą Zextras Team, rozwiązania, które dodaje wiele nowych funkcji związanych z korporacyjną komunikacją online do Zimbra OSE.
Zextras Team występuje w dwóch edycjach: Zextras Team Basic i Zextras Team Pro, różniących się zestawem udostępnianych funkcji. Pierwsza opcja dostawy jest całkowicie bezpłatna i umożliwia organizowanie rozmów tekstowych zarówno w formacie czatu jeden na jednego, jak i czatu grupowego, a także czatów wideo i rozmów audio jeden na jednego w oparciu o Zimbra OSE. W takim przypadku wszystkie te funkcje będą dostępne bezpośrednio z klienta sieciowego Zimbra OSE. Dodatkowo użytkownicy Zextras Team Basic mogą korzystać z aplikacji mobilnej, dostępnej na platformy iOS i Android. Aplikacje te umożliwiają dostęp do czatów prywatnych i tekstowych, a w przyszłości umożliwią prowadzenie rozmów wideo. Od razu zauważmy, że do rozmów wideo i rozmów audio użytkownicy Zextras Team będą potrzebować prawidłowo działającej kamery internetowej i/lub mikrofonu.
Ale Zextras Team Pro zapewnia znacznie bogatszą funkcjonalność. Oprócz wymienionych już możliwości, użytkownicy Zextras Team będą mieli możliwość tworzenia wideokonferencji dla dużej liczby pracowników. Pozwala to na organizowanie spotkań pomiędzy pracownikami, którzy są geograficznie zlokalizowani w różnych miejscach, oszczędzając w ten sposób czas, który wcześniej był poświęcany na gromadzenie uczestników spotkań w jednym pomieszczeniu, i przeznaczyć go na bardziej szczegółowe przestudiowanie zagadnień lub rozwiązanie konkretnych zadań służbowych.
Zextras Team Pro umożliwia także tworzenie wirtualnych przestrzeni i wirtualnych spotkań dla pracowników. W przestrzeni może znajdować się jednocześnie kilka sal konferencyjnych, w których różni uczestnicy przestrzeni mogą omawiać wspólne tematy. Rozważmy na przykład przedsiębiorstwo, które ma dział sprzedaży składający się z 16 osób. Spośród nich 5 pracowników pracuje w sprzedaży b2c, 5 pracowników zajmuje się sprzedażą b2b, a kolejnych 5 pracowników pracuje w b2g. Na czele całego działu stoi kierownik działu sprzedaży.
Ponieważ wszyscy pracownicy pracują w tym samym dziale, warto stworzyć dla nich wspólną przestrzeń, w której będą mogli omawiać wszystkie tematy nurtujące każdego pracownika sprzedaży. Jednocześnie często pojawiają się tematy, które dotyczą tylko działu pracującego np. z b2b. Oczywiście pracownicy działu sprzedaży, którzy pracują w innych obszarach, nie muszą brać udziału w dyskusjach na takie tematy, ale kierownik działu powinien brać udział w dyskusjach każdego działu. Dlatego też istnieje możliwość wydzielenia dla każdego kierunku odrębnych wirtualnych spotkań w przestrzeni przeznaczonej na potrzeby działu sprzedaży, tak aby w każdym z nich pracownicy mogli komunikować się między sobą oraz z kierownikiem działu. Jednocześnie sam menadżer będzie mógł wygodnie zebrać wszystkie trzy wirtualne spotkania w osobnej przestrzeni. A jeśli weźmiesz pod uwagę, że cała komunikacja odbywa się na serwerach firmy, a dane nie są nigdzie z nich przesyłane, to takie czaty można nazwać całkiem bezpiecznymi pod względem bezpieczeństwa informacji. Poza działem sprzedaży koncepcję przestrzeni i wirtualnych sal konferencyjnych można zastosować w całym przedsiębiorstwie.
Oprócz spotkań wideo użytkownicy mogą także korzystać z rozmów audio. Oprócz tego, że znacznie mniej obciążają kanały komunikacji, wielu pracowników często po prostu wstydzi się komunikować w formacie wideo, a często nawet zakrywa kamerę internetową w swoich laptopach.
Oprócz czatów wideo i rozmów audio z pracownikami, Zextras Team umożliwia tworzenie czatów wideo i rozmów audio z dowolnym użytkownikiem niebędącym pracownikiem przedsiębiorstwa poprzez wygenerowanie i przesłanie mu specjalnego linku umożliwiającego dołączenie do spotkania. Ponieważ Zextras Team wymaga jedynie nowoczesnej przeglądarki, korzystając z tej funkcji, zawsze możesz szybko porozumieć się z klientem lub kontrahentem w przypadkach, gdy zwykła korespondencja zajmowałaby zbyt dużo czasu. Ponadto Zextras Team umożliwia udostępnianie plików, które pracownicy mogą przesyłać sobie nawzajem bezpośrednio podczas rozmowy wideo lub SMS-a.
Nie sposób nie wspomnieć o specjalnej aplikacji mobilnej Zextras Team, która umożliwia pracownikom uczestniczenie w korporacyjnych czatach poza miejscem pracy. Aplikacja jest dostępna na platformy iOS i Android i obecnie umożliwia użytkownikom:
- Prowadź korespondencję, odbierając i wysyłając wiadomości na swoim smartfonie
- Twórz, usuwaj i dołączaj do prywatnych czatów
- Twórz, usuwaj i dołączaj do czatów grupowych
- Dołącz do wirtualnych przestrzeni i rozmów, a także twórz je i usuwaj
- Zapraszaj użytkowników do wirtualnych przestrzeni i rozmów lub odwrotnie, usuwaj ich stamtąd
- Otrzymuj powiadomienia push i nawiązuj bezpieczne połączenie z serwerem firmowym.
W przyszłości aplikacja doda możliwości prywatnej komunikacji wideo, a także wideokonferencji i funkcję udostępniania plików.
Kolejną ciekawą funkcją Zextras Team jest możliwość transmitowania zawartości ekranu komputera w czasie rzeczywistym, a także przekazywania nad nim kontroli innemu użytkownikowi. Funkcja ta może być bardzo przydatna podczas prowadzenia webinarów szkoleniowych, podczas których konieczne jest zapoznanie pracowników z nowym interfejsem. Ta funkcja może również pomóc działowi IT przedsiębiorstwa w pomaganiu pracownikom w rozwiązywaniu problemów z komputerami bez fizycznej obecności informatyka.
Tym samym Zextras Team stanowi kompletne rozwiązanie umożliwiające organizację wygodnej komunikacji on-line pomiędzy pracownikami zarówno w obrębie sieci wewnętrznej przedsiębiorstwa, jak i poza nią. Dzięki temu, że Zextras Backup jest w stanie wykonać pełną kopię zapasową wszystkich informacji wygenerowanych w Zextras Team, informacje stamtąd nie zostaną nigdzie utracone, a w zależności od poziomu polityki bezpieczeństwa administrator systemu będzie mógł samodzielnie skonfigurować różne ograniczenia dla użytkowników.
W przypadku wszystkich pytań związanych z Zextras Suite, możesz skontaktować się z przedstawicielem Zextras Ekaterina Triandafilidi przez e-mail [email chroniony]
Źródło: www.habr.com