Częstym błędem początkujących przedsiębiorców jest to, że nie przykładają wystarczającej uwagi do gromadzenia i analizowania danych, optymalizacji procesów pracy i monitorowania kluczowych wskaźników. Powoduje to zmniejszenie produktywności i nieoptymalną stratę czasu i zasobów. Kiedy procesy są złe, trzeba kilka razy poprawiać te same błędy. Wraz ze wzrostem liczby klientów jakość usług ulega pogorszeniu, a bez analizy danych nie można jasno określić, co należy poprawić. W efekcie decyzje podejmowane są pochopnie.
Aby być konkurencyjnym, nowoczesny biznes, oprócz wysokiej jakości produktów i usług, musi posiadać przejrzyste procesy i gromadzić dane analityczne. Bez tego trudno jest zrozumieć realny stan rzeczy w biznesie i podjąć właściwe decyzje. Dlatego ważne jest, aby mieć w swoim arsenale niezbędne narzędzia, które są nie tylko wygodne w użyciu, ale także pozwalają uprościć pracę i stworzyć możliwie najbardziej przejrzyste procesy.
Obecnie istnieje ogromna liczba narzędzi i rozwiązań. Ale większość przedsiębiorców nie korzysta z nich, bo albo nie widzi w nich wartości, albo nie rozumie, jak z nich korzystać, albo są drogie, albo skomplikowane, albo o 100500 XNUMX więcej. Ale ci, którzy to odkryli, znaleźli lub stworzyli dla siebie takie narzędzia, mają już przewagę w perspektywie średnioterminowej.
Od ponad 10 lat tworzę produkty i rozwiązania IT, które pomagają firmom zwiększać zyski poprzez automatyzację i cyfrową transformację procesów. Pomogłem założyć dziesiątki startupów i stworzyłem dziesiątki narzędzi online, z których korzystają setki tysięcy ludzi na całym świecie.
Oto jeden z dobrych przykładów z mojej praktyki, który pokazuje korzyści płynące z transformacji cyfrowej. Dla jednej małej amerykańskiej kancelarii prawnej wraz z zespołem stworzyliśmy narzędzie do generowania dokumentów prawnych, które umożliwiło prawnikom szybsze generowanie dokumentów. A później, po rozszerzeniu funkcjonalności tego narzędzia, stworzyliśmy serwis online i całkowicie przekształciliśmy firmę. Teraz obsługują klientów nie tylko w swoim mieście, ale na terenie całego kraju. W ciągu trzech lat kapitalizacja spółki wzrosła kilkukrotnie.
W tym artykule podzielę się z Tobą prawdziwymi doświadczeniami w tworzeniu przejrzystego systemu monitorowania kluczowych wskaźników biznesowych. Postaram się zaszczepić wartość korzystania z rozwiązań cyfrowych, pokażę, że nie jest to trudne i nie zawsze kosztowne. Więc chodźmy!
Jak to się wszystko zaczęło
Jeśli chcesz mieć coś, czego nigdy nie miałeś, będziesz musiał zrobić coś, czego nigdy nie robiłeś.
Coco Chanel
Moja żona była zmęczona urlopem macierzyńskim i postanowiliśmy otworzyć małą firmę - pokój zabaw dla dzieci. Ponieważ prowadzę własną firmę, moja żona całkowicie zajmuje się pokojem gier, a ja pomagam w kwestiach strategicznych i rozwoju.
Szczegóły otwarcia biznesu to już zupełnie inna historia, jednak na etapie zbierania danych i analizy konkurencji, oprócz uwypuklenia specyficznych problemów tego biznesu, zwróciliśmy uwagę na problemy procesów wewnętrznych, z którymi większość konkurentów się nie borykała .
Ku mojemu zaskoczeniu, w XXI wieku prawie nikt nie prowadził CRM w żadnej formie, wielu prowadziło zapisy w formie pisemnej, w zeszytach. Jednocześnie sami właściciele skarżyli się, że pracownicy kradną, popełniają błędy w obliczeniach i muszą spędzać dużo czasu na przeliczaniu i sprawdzaniu zapisów w księgach rachunkowych, gubią się dane o rezerwacjach i zadatkach, klienci odchodzą z nieznanych przyczyn. ich.
Analizując zebrane dane, zdaliśmy sobie sprawę, że nie chcemy powtarzać ich błędów i potrzebujemy przejrzystego systemu, który zredukuje te ryzyka do minimum. Przede wszystkim zaczęliśmy szukać gotowych rozwiązań, lecz nie znaleźliśmy takich, które w pełni odpowiadałyby naszym wymaganiom. A potem postanowiłem stworzyć własny system, choć nie idealny, ale działający i niedrogi (prawie darmowy).
Przy wyborze narzędzia kierowałem się następującymi kryteriami: powinno być niedrogie, elastyczne i dostępne oraz łatwe w obsłudze. Mógłbym napisać pełnoprawny, wydajny i kosztowny system dla tego biznesu, ale mieliśmy mało czasu i mały budżet, a poza tym nie do końca wiedzieliśmy, czy nasz projekt się sprawdzi, i nierozsądnym byłoby wydawanie dużej ilości zasobów na ten system. Dlatego też w momencie testowania hipotezy zdecydowałem się zacząć od MVP (Minimum Viable Product – minimum viable produktu) i stworzyć działającą wersję w jak najkrótszym czasie przy minimalnych nakładach inwestycyjnych, a z czasem ją dokończyć lub przerobić.
W rezultacie mój wybór padł na usługi Google (Dysk, Arkusze, Kalendarz). Głównym źródłem informacji wejściowych/wyjściowych są Arkusze Google, ponieważ moja żona ma doświadczenie w pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, w razie potrzeby może samodzielnie wprowadzić zmiany. Wziąłem także pod uwagę fakt, że z narzędzia będą korzystać także pracownicy, którzy być może nie radzą sobie zbyt dobrze z komputerem i nauczenie ich wprowadzania danych do tabeli będzie znacznie łatwiejsze niż nauczenie ich pracy z jakimś specjalistycznym program taki jak 1C.
Dane wpisywane do tabel zmieniają się w czasie rzeczywistym, czyli w każdej chwili możesz sprawdzić stan spraw firmy, wbudowane są zabezpieczenia, możesz ograniczyć dostęp określonym osobom.
Rozwój architektury i struktury danych
Pokój zabaw dla dzieci zapewnia kilka podstawowych usług.
- Standardowa wizyta — gdy klient kupuje czas spędzony w pokoju zabaw swojego dziecka.
- Wizyta nadzorowana — gdy klient wykupuje czas spędzony w pokoju zabaw swojego dziecka i dodatkowo płaci za opiekę. Oznacza to, że klient może zostawić dziecko i zająć się swoimi sprawami, a pracownik pokoju będzie czuwał i bawił się z dzieckiem podczas nieobecności rodzica.
- Otwarte urodziny — klient wynajmuje oddzielny stół do spożywania posiłków i siedzenia gości oraz płaci za standardową wizytę w pokoju gier, podczas gdy sala funkcjonuje normalnie.
- Zamknięte urodziny — klient wynajmuje cały lokal, w okresie najmu pokój nie przyjmuje innych klientów.
Ważne jest, aby właściciel wiedział, ile osób odwiedziło pokój, w jakim były wieku, ile czasu spędziło, ile zarobiło, ile było wydatków (często zdarza się, że administrator musi coś kupić lub zapłacić za coś, na przykład dostawę lub wodę), ile było urodzin?
Jak każdy projekt IT, zacząłem od przemyślenia architektury przyszłego systemu i opracowania struktury danych. Ponieważ żona prowadzi biznes, wie wszystko, co musi widzieć, kontrolować i rządzić, więc zachowała się jak klient. Wspólnie przeprowadziliśmy burzę mózgów i ustaliliśmy wymagania dla systemu, na podstawie których przemyślałem funkcjonalność systemu i stworzyłem następującą strukturę plików i folderów na Google Drive:
Dokument „Podsumowanie” zawiera ogólne informacje o firmie: przychody, wydatki, statystyki
Dokument Wydatki zawiera informacje o miesięcznych wydatkach firmy. Dla większej przejrzystości podzielono na kategorie: wydatki biurowe, podatki, wydatki na personel, wydatki na reklamę, inne wydatki.
miesięczne wydatki
Zestawienie wydatków na dany rok
Folder Przychody zawiera 12 plików Arkuszy Google, po jednym na każdy miesiąc. Są to główne dokumenty robocze, które pracownicy wypełniają każdego dnia. Zawierają obowiązkową zakładkę dashboardu oraz zakładki na każdy dzień roboczy. Zakładka dashboard wyświetla wszystkie niezbędne informacje za bieżący miesiąc w celu szybkiego zrozumienia spraw, a także umożliwia ustalanie cen i dodawanie usług.
Zakładka Panel kontrolny
Zakładka dzienna
W procesie rozwoju biznesu zaczęły pojawiać się dodatkowe potrzeby w postaci rabatów, abonamentów, usług dodatkowych i wydarzeń. To wszystko z biegiem czasu również wdrożyliśmy, ale ten przykład pokazuje podstawową wersję systemu.
Tworzenie funkcjonalności
Po ustaleniu głównych wskaźników, opracowaniu architektury i wymiany danych pomiędzy podmiotami, przystąpiłem do wdrożenia. Pierwszą rzeczą, którą zrobiłem, było utworzenie dokumentu Arkusza Google w folderze Dochody. Stworzyłem w nim dwie zakładki: dashboard oraz pierwszy dzień miesiąca, do których dodałem poniższą tabelę.
Główny arkusz
Jest to główny arkusz, z którym będzie pracować Administrator. Wystarczy wypełnić wymagane pola (zaznaczone na czerwono), a system automatycznie obliczy wszystkie niezbędne wskaźniki.
Aby ograniczyć błędy wprowadzania danych i wygodę, zaimplementowano pole „Typ wizyty” w formie rozwijanej listy świadczonych usług, którą możemy edytować na stronie dashboardu. W tym celu dodajemy do tych komórek weryfikację danych i wskazujemy zakres, z którego mają zostać pobrane dane.
Aby ograniczyć błąd ludzki w obliczeniach, dodałem automatyczne przeliczanie godzin spędzonych przez klienta w pokoju oraz kwoty należnej kwoty.
W tym celu Administrator musi po prostu oznaczyć czas przybycia Klienta (kolumna E) i czas wyjazdu Klienta (kolumna F) w formacie GG:MM. Aby obliczyć całkowity czas, jaki klient spędza w pokoju gier, używam następującego wzoru:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Aby automatycznie obliczyć kwotę za korzystanie z usług, musieliśmy zastosować bardziej złożony wzór, ponieważ cena za godzinę może się różnić w zależności od rodzaju usługi. Dlatego musiałem powiązać dane z tabelą usług na stronie dashboardu za pomocą funkcji QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Oprócz głównych akcji dodałem dodatkowe funkcje eliminujące niechciane błędy IFERROR lub ISBLANK, a także funkcję ZAOKR.DÓŁ - aby nie zaprzątać sobie głowy drobnostkami, ostateczną kwotę zaokrągliłem w dół, w kierunku klienta.
Oprócz głównego dochodu (czas wynajmu) w pokoju zabaw dla dzieci pojawia się dodatkowy dochód w postaci usług lub sprzedaży zabawek, a pracownicy dokonują drobnych wydatków, np. płacąc za wodę pitną lub kupując słodycze w zamian za komplementy, wszystko to należy również wziąć pod uwagę.
Dlatego dodałem jeszcze dwie tabele, w których będziemy rejestrować te dane:
Aby ułatwić pracę ze znakami, pokolorowałem je i dodałem do komórek formatowanie warunkowe.
Główne tabele są gotowe, teraz musisz umieścić główne wskaźniki w osobnej tabeli, aby wyraźnie zobaczyć, ile zarobiłeś w ciągu dnia i ile z tych pieniędzy jest w kasie, a ile na karcie.
Aby zsumować pieniądze według rodzaju płatności, ponownie użyłem funkcji QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Na koniec dnia roboczego administrator musi jedynie dwukrotnie sprawdzić przychody i nie musi przeprowadzać ręcznych przeliczeń. Nie zmuszamy nikogo do dodatkowej pracy, a właściciel w każdej chwili może przyjrzeć się i skontrolować sytuację.
Wszystkie niezbędne tabele są gotowe, teraz po prostu powielimy zakładkę na każdy dzień, ponumerujemy ją i otrzymamy następującą treść.
Świetnie! Prawie wszystko jest gotowe, pozostaje tylko wyświetlić wszystkie główne wskaźniki za dany miesiąc na karcie dashboardu.
Aby uzyskać całkowity dochód za miesiąc, możesz napisać następujący wzór
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1gdzie D1 to komórka z dziennym przychodem, a „1”, „2” itd. to nazwa zakładki. Dokładnie w ten sam sposób pozyskuję dane o dodatkowych dochodach i wydatkach.
Dla przejrzystości zdecydowałem się wyświetlić całkowitą rentowność według kategorii. Aby to zrobić, musiałem dokonać złożonej selekcji i grupowania ze wszystkich zakładek, a następnie przefiltrować i usunąć puste i niepotrzebne linie.
Rentowność według kategorii
Główne narzędzie do księgowania dochodów jest gotowe, teraz wystarczy powielić plik dla każdego miesiąca roku.
Po stworzeniu narzędzia do rozliczania i monitorowania dochodów zabrałem się za stworzenie tabeli wydatków, w której uwzględnimy wszystkie miesięczne wydatki: czynsz, płace, podatki, zakup towarów i inne wydatki.
W folderze bieżącego roku utworzyłem dokument Arkusza Google i dodałem do niego 13 kart, dashboard i dwanaście miesięcy.
Zakładka Panel kontrolny
Dla przejrzystości w zakładce dashboardu podsumowałem wszystkie niezbędne informacje dotyczące wydatków finansowych za dany rok.
A w każdej zakładce miesięcznej stworzyłem tabelę, w której będziemy śledzić wszystkie wydatki gotówkowe firmy według kategorii.
Zakładka Miesiąc
Okazało się to bardzo wygodne, teraz możesz zobaczyć i kontrolować wszystkie wydatki firmy, a w razie potrzeby zajrzeć do historii, a nawet przeprowadzić analizy.
Ponieważ informacje o przychodach i wydatkach znajdują się w różnych plikach i nie jest zbyt wygodne w monitorowaniu, zdecydowałem się stworzyć jeden plik, w którym zestawię wszystkie istotne informacje niezbędne właścicielowi do kontrolowania i zarządzania firmą. Nazwałem ten plik „Podsumowanie”.
Stół obrotowy
W tym pliku stworzyłem tabelę pobierającą miesięczne dane z tabel, w tym celu użyłem standardowej funkcji:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")gdzie jako pierwszy argument przekazuję identyfikator dokumentu, a jako drugi parametr importowany zakres.
Następnie sporządziłem bilans roczny: ile zarobiono, ile wydano, jaki był zysk, rentowność. Wizualizowane niezbędne dane.
A dla wygody, aby właściciel firmy mógł zobaczyć wszystkie dane w jednym miejscu, a nie przeglądać pliki, zintegrowałem możliwość wyboru dowolnego miesiąca w roku i wyświetlania kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym.
Aby to zrobić, utworzyłem łącze pomiędzy miesiącem a identyfikatorem dokumentu
Następnie stworzyłem listę rozwijaną za pomocą „Dane -> Walidacja danych”, określiłem zakres linku i skonfigurowałem import z dynamicznym linkiem do dokumentu
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")wniosek
Jak widać usprawnienie procesów w Twojej firmie nie jest tak trudne jak mogłoby się wydawać i nie trzeba mieć do tego super umiejętności. Oczywiście system ten ma sporo mankamentów i wraz z rozwojem firmy nie będzie można z niego skorzystać, ale dla małej firmy lub na początek przy testowaniu hipotezy jest to doskonałe rozwiązanie.
Ten pokój gier pracuje nad tym rozwiązaniem już trzeci rok i dopiero w tym roku, kiedy już jasno rozumiemy wszystkie procesy, poznaliśmy naszego klienta i rynek. Postanowiliśmy stworzyć pełnoprawne narzędzie do zarządzania biznesem online.
PS
Korzystanie z Arkuszy Google do monitorowania swojej firmy nie jest zbyt wygodne, szczególnie z telefonu. Więc zrobiłem , który wyświetla wszystkie kluczowe wskaźniki biznesowe w czasie rzeczywistym w wygodnym formacie
Źródło: www.habr.com