Kilka razy pisaliśmy o tym, jak nasze technologie pomagają i nawet przetwarzać informacje z różnych rodzajów dokumentów i wprowadzać dane do systemów księgowych. Dziś opowiemy, jak wdrażaliśmy do – największemu dostawcy ciepła i ciepłej wody w Moskwie.
Wyobraź sobie, że jesteś zwykłym księgowym. Rozumiemy, że to nie jest proste, ale spróbuj. Codziennie otrzymujesz ogromną liczbę papierowych faktur, listów przewozowych, zaświadczeń i innych dokumentów. Szczególnie dużo jest ich w dniach przed składaniem sprawozdań. Wszystkie dane i kwoty muszą być szybko i dokładnie sprawdzone, przepisane i wprowadzone do systemu księgowego, ręcznie przeprowadzone transakcje oraz dokumenty wysłane do archiwum, aby później na czas przedstawić je do kontroli wewnętrznym audytorom, urzędowi skarbowemu, organom regulacyjnym i innym. Trudno? Ale to wieloletnia praktyka biznesowa, która istnieje w wielu firmach. Wraz z MOE uprościliśmy tę żmudną pracę i uczyniliśmy ją wygodniejszą. Jeśli jesteś ciekawy, jak to się odbyło, zapraszamy do lektury.
Na zdjęciu – moskiewska Elektrociepłownia-21, największy producent energii cieplnej w Europie. Ciepło wytwarzane w tej elektrowni MOE dostarcza 3 milionom mieszkańców północnej Moskwy. .
MOE w Moskwie ma półtora tuzina oddziałów. Obsługują one 15 811 km sieci ciepłowniczych, 94 elektrociepłownie i kotłownie, 10 000 punktów ciepłowniczych oraz 24 stacje pomp, a także budują i uruchamiają nowe systemy dostaw ciepła. Firma dokonuje wielu zakupów sprzętu i usług na potrzeby swojej działalności: . Dokumentami w każdym wydziale-wnioskodawcy zajmują się specjalni pracownicy – kuratorzy umów.
Jak wygląda proces zawierania umów w dużej firmie? Kiedy opiekunowie zawierają umowę, otrzymują od kontrahentów wiele ważnych dokumentów papierowych: listów przewozowych, protokołów odbioru usług, faktur, zaświadczeń itp. Zazwyczaj opiekun skanuje dokumenty biznesowe, a następnie dołącza skany do zamówienia w systemie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Kontroler finansowy ręcznie sprawdza wszystkie dane. Po tym wszystkim opiekun zawozi oryginały dokumentów do biura rachunkowego. Lub zajmuje się tym kurier, a wtedy transport dokumentów może zająć więcej czasu — od kilku godzin do kilku dni.
I wszystko byłoby w porządku, ale, jak w wielu innych firmach:
- Dokumenty mogą trafiać do biura rachunkowego na kilka dni przed terminem składania sprawozdań. Wtedy księgowi muszą spędzać dni i noce w pracy. Należy ręcznie sprawdzić, czy wszystkie faktury, listy przewozowe itp. są poprawnie wypełnione. Następnie, jeśli wszystko jest poprawne, pracownik przepisuje dane do systemu księgowego i dokonuje zapisów. Przy tym 90% czasu księgowego zajmuje przepisanie danych — danych, kwot, dat, numerów towarów itd. Z tego powodu istnieje ryzyko popełnienia błędu.
- Dokumenty mogą przyjść z błędami. A czasami brakuje jakichś faktur lub zaświadczeń. Czasami wychodzi to na jaw w ostatnich dniach przed terminem składania sprawozdań. Z tego powodu terminy zatwierdzania dokumentów mogą się wydłużać.
- Po dokonaniu zapisów księgowi przechowują listy przewozowe, faktury i protokoły w rozproszonych archiwach papierowych i elektronicznych. Dlaczego to stwarza trudności? Na przykład, MOEK działa według taryf, dlatego zobowiązana jest regularnie raportować o swoich wydatkach przed organami władzy wykonawczej. A gdy do biura rachunkowego przychodzi kolejna kontrola państwowa lub podatkowa, pracownicy muszą długo szukać dokumentów.
Jak wcześniej wyglądał schemat pracy biura rachunkowego MOEK:
MOEK jako pierwsza w branży energetycznej zdecydowała się przebudować i uprościć ten schemat, aby szybciej finalizować transakcje i składać raporty, lepiej oceniać zmiany rynkowe przy zakupach oraz planować swoją strategię finansową. Samodzielna zmiana wieloletniego schematu pracy biura rachunkowego nie była prosta, dlatego firma postanowiła przekształcić ją wspólnie z partnerem – ABBYY.
Zrobione
Zespół specjalistów ABBYY wdrożył w MOEK uniwersalną platformę do inteligentnego przetwarzania informacji i skonfigurował:
- elastyczne opisy (szablony ekstrakcji danych) do przetwarzania dokumentów. O tym, czym to jest i do czego jest potrzebne, dokładnie opowiadaliśmy na Habra i . MOEK przetwarza za pomocą rozwiązania ponad 30 rodzajów dokumentów (na przykład, akt zamontowanego sprzętu lub akt wynagrodzenia agenta) i wyciąga z nich ponad 50 atrybutów (numer dokumentu, całkowita kwota z VAT, nazwa nabywcy, sprzedawcy, wykonawcy, ilość towaru itd.);
- konektor do realizacji kontroli i eksportu danych, który połączył ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Dzięki konektorowi możliwe stało się automatyczne sprawdzenie danych z zamówienia i umowy na podstawie różnych słowników. O tym opowiemy nieco niżej;
- eksport dokumentów do elektronicznego archiwum opartego na OpenText. Teraz wszystkie skany dokumentów przechowywane są w jednym miejscu;
- szkice zapisów księgowych w SAP ERP z odniesieniami do obrazów skanów dokumentów.
Następnie pracownicy ABBYY i MOEK opracowali formularz wyszukiwania, aby księgowy mógł w sekundy znajdować ważne faktury w elektronicznym archiwum za pomocą dowolnego atrybutu i przedstawiać je do kontroli organom skarbowym.
Wyszukiwanie jest możliwe według 26 różnych kryteriów (obrazek jest klikany):
Po tym jak MOEK pomyślnie przetestował cały system, uruchomiono go do użytku. Cały projekt, w tym uzgodnienia, doprecyzowania i poprawki, został zrealizowany w ciągu 10 miesięcy.
Schemat pracy po wdrożeniu ABBYY FlexiCapture:
Wydaje się, że nic się nie zmieniło? Tak, proces biznesowy pozostał taki sam, po prostu większość funkcji teraz wykonuje maszyna.
Zapis, stań się!
Jak teraz układają się sprawy? Załóżmy, że kurator umowy otrzymał zestaw dokumentów podstawowych dotyczących transakcji na dostawę pomp dla elektrowni, lub na przykład, budowy sieci ciepłowniczych. Specjalista nie musi już samodzielnie sprawdzać kompletności i zawartości dokumentów, wzywać kuriera i wysyłać oryginały dokumentów do księgowości. Kurator po prostu skanuje podpisany zestaw pierwszych dokumentów, a dalej zajmują się tym technologie.
Dzięki systemowi skanowania sieciowego pracownik wysyła skany w formacie TIFF lub PDF do swojego katalogu roboczego lub na e-mail. Następnie otwiera stację roboczą ABBYY FlexiCapture i wybiera typ zestawu dokumentów do przetworzenia. Na przykład: „zakup prac/usług z wynagrodzeniem agenta”, „przyjęcie materiałów i zasobów (MTR)” lub „ewidencja majątku”.
Rodzaj zestawu dokumentów określa liczbę i rodzaje wymaganych dokumentów oraz danych, które system ma zaklasyfikować, rozpoznać i sprawdzić.
Kurator ładuje skany do rozpoznania. System automatycznie sprawdza obecność wszystkich dokumentów, zawartość każdego z nich, a na serwerze dokonuje rozpoznawania danych – daty umowy, kwoty, adresu, NIP, KRS i innych informacji. Zresztą, MOEK to pierwsza firma energetyczna w Rosji, która wdrożyła takie podejście.
Jeśli kurator nie załadował wszystkich dokumentów lub w jakimś dokumentie brakuje danych, system to zauważa i natychmiast prosi pracownika o poprawienie błędu:
System zgłasza błąd i prosi o dodanie brakujących dokumentów (tutaj i dalej zrzuty ekranu są klikalne):
System zauważył, że dokument jest przeterminowany:
W ten sposób pracownik nie musi już ustalać, czy dokument jest poprawnie wypełniony. Jeśli wszystko jest w porządku, większość kontroli danych odbywa się automatycznie na stacji roboczej. Wystarczy wprowadzić numer zamówienia podany w SAP ERP. Następnie następuje porównanie rozpoznanych danych z informacjami przetwarzanymi w SAP: NIP i KRS kontrahenta, numery i kwoty umowy, VAT, asortyment towaru lub usługi. Przetwarzanie i weryfikacja jednego dokumentu zajmują tylko kilka minut.
Na podstawie danych – NIP i KRS – można wybrać odpowiednią firmę z katalogu:
Jeśli na fakturze lub dokumencie towarzyszącym występuje błąd, nie przejdzie on do archiwum. Na przykład, jeśli dokument jest źle sporządzony lub jeden z symboli został błędnie rozpoznany, system to wskazuje i prosi pracownika o poprawienie wszelkich nieścisłości. Oto przykład:
System odkrył, że ZAO „Wasilka” nie znajduje się na liście dostawców MOEK.
Pozwala to pracownikom na wychwycenie błędów jeszcze przed wprowadzeniem dokumentu do księgowości.
Jeśli wszystkie kontrole zostały pomyślnie zakończone, wówczas jednym kliknięciem skan-copy dokumentu jest wysyłane do elektronicznego archiwum OpenText, a w SAP pojawia się link i karta z metadanymi. Księgowy lub opiekun zawsze mogą sprawdzić w elektronicznym archiwum listę dokumentów dotyczących danego zamówienia oraz informację, kto, w jakim terminie, z jakim wynikiem przetworzył dokumenty.
Piotr Pietrowicz zajrzał do elektronicznego archiwum,…
…aby zobaczyć, kto załadował dokumenty dotyczące zamówienia nr 1111.
Po wyeksportowaniu danych i skanów z ABBYY FlexiCapture w SAP pojawia się szkic księgowania z wstępnie wypełnionymi danymi oraz linkami do skanów dokumentów.
Szkic księgowania:
Następnie na adres e-mail księgowego przychodzi powiadomienie z linkiem do gotowego szkicu i skanów. Specjalista nie musi już męczyć się z papierami. Pozostaje mu tylko sprawdzić w skanach ostateczną kwotę transakcji, obecność pieczęci, podpisu i dokonać księgowania. Teraz księgowy na to poświęca mniej niż minutę.
Podsumowanie projektu
- Dzięki technologiom ABBYY, MOEK uprościła i przyspieszyła nie tylko księgowość, ale również kontrolę finansową. Aby dokonać księgowania, pracownicy nie muszą już czekać na kuriera z papierowymi dokumentami – wystarczy jednym kliknięciem uzyskać skan z już zweryfikowanymi danymi z elektronicznego archiwum. Prawda, że dokument papierowy wciąż jest potrzebny. Ale teraz można go przesłać do księgowości później. Kiedy tam dotrze, pracownik zaznaczy w systemie księgowym pole „Oryginał otrzymany”.
- Pracownicy natychmiast otrzymują wszystkie potrzebne informacje o transakcji ze skanów, na czas dokonują księgowań i wcześniej przygotowują wszystkie dokumenty do raportowania. Teraz nie boją się ani kontroli wewnętrznych, ani zewnętrznych.
- Księgowi przeprowadzają operacje finansowe trzy razy szybciej, a MOEK zamyka okres sprawozdawczy dziesięć dni wcześniej.
- Wszystkie oddziały MOEK przechowują dokumenty księgowe w jednolitym elektronicznym archiwum. Dzięki temu znalezienie dowolnej faktury, umowy lub protokołu wykonanych prac, a także jakichkolwiek atrybutów z nich (kwoty, VAT, numery towarów lub usług) zajmuje teraz cztery razy mniej czasu niż wcześniej.
- W ciągu roku rozwiązanie przetwarza ponad 2,6 mln stron dokumentów.
Zamiast zakończenia
MOEK korzysta z Minęły już 2 lata, a w tym czasie zgromadziliśmy statystyki. Okazało się, że księgowi wykonują 95% zapisów bez wprowadzania poprawek w szkicach. To oznacza, że takie zapisy w przyszłości będą mogły być całkowicie automatyzowane. Tak się złożyło, że ten produkt stał się właściwie pierwszym krokiem firmy w kierunku wdrażania elementów sztucznej inteligencji w procesy biznesowe: MOEK opracowuje odpowiedni program.
Inne rosyjskie firmy również automatyzują pracę działu księgowości, czyniąc ją prostszą i wygodniejszą. Na przykład z pomocą technologii ABBYY służba kontroli finansowej „” dwa razy szybciej uzyskuje ważne informacje biznesowe i poświęca o 20% mniej czasu na wyszukiwanie potrzebnych faktur i dokumentów towarowych. Technologie inteligentnego przetwarzania informacji pomagają pracownikom księgowości holdingu „” natychmiast znajdować potrzebne dokumenty finansowe podczas masowych kontroli podatkowych. W 2019 roku specjaliści firmy planują przetworzyć około 10 milionów stron dokumentów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o projekcie MOEK i ABBYY? 3 kwietnia o 11:00 wiceprzewodniczący Centrum Technologii Informacyjnych MOEK, Władimir Feoktistow, opowie o szczegółach przypadku na bezpłatnym . Dołącz, jeśli chcesz zadać pytania.
Elizabeta Titarienko,
redaktor korporacyjnego bloga ABBYY
Źródło: habr.com
