Słynna marka lub wypowiedź osoby na wysokim stanowisku pomagają wypełnić sale konferencyjne. Ludzie przyciągani są przez „gwiazdy”, aby być na bieżąco i dowiedzieć się o ich błędach i sukcesach. Jednak na koniec wystąpień uczestnicy nie oceniają takich prelegentów zbyt wysoko.
W studiu tworzenia prezentacji i infografik VisualMethod zapytano przedsiębiorców i pracowników korporacyjnych, co najbardziej ich rozczarowało w referatach na konferencjach. Okazało się, że kiedy doświadczeni prelegenci ignorują slajdy organizacyjne i przechodzą od razu do opisu procesu lub przypadku, to traci się zaufanie. Niektórzy ankietowani nawet nazwali takie zachowanie prelegentów aroganckim („w ogóle się nie przedstawił”) i nieuważnym („w temacie jedno, a słowami drugie”). Szczegółowo omawiamy, o jakich slajdach warto pamiętać.
Dlaczego to jest ważne
Nawet jeśli występowałeś 1000 razy, te 5 slajdów w twojej prezentacji musi być obowiązkowe:
- temat wystąpienia
- przedstawienie siebie
- struktura wystąpienia
- agenda
- podsumowanie prezentacji i dane kontaktowe
Jeśli prezentacja przewiduje blok odpowiedzi na pytania, zrób osobny slajd, aby skupić uwagę publiczności lub użyj slajdu z podsumowaniem prezentacji.
Z biegiem lat, zdobywając doświadczenie jako prelegenci, bardziej koncentrują się na treści prezentacji, sądząc, że dla publiczności liczą się tylko wyniki i osobiste doświadczenie prelegenta. Oczywiście, to jest ważne, ale niezależnie od twojego statusu i wyników pracy dla publiczności istotne jest, aby uzyskać potwierdzenie znaczenia tego, co się dzieje i poczucie współuczestnictwa. Slajdy organizacyjne pomagają dostroić się do twojej częstotliwości, zanurzyć się w temat oraz zrozumieć, dlaczego twoja prezentacja powinna wpłynąć na życie zawodowe słuchaczy. Nawet jeśli twoja mowa jest monologiem, informacje organizacyjne tworzą efekt interakcji między prelegentem a widzami w sali.
Zaintryguj tematem
Każda prezentacja zaczyna się od slajdu tytułowego. Zazwyczaj pisze się na nim coś ogólnego, chociaż pierwotnie pierwszy slajd został stworzony, aby wyjaśnić znaczenie tematu dla publiczności. Dlaczego tak się dzieje? Nasi klienci, którzy często występują, przyznają, że temat otrzymują od organizatora lub, jeśli formułują go samodzielnie, to dzieje się to na kilka miesięcy przed wydarzeniem, a w warunkach braku czasu powstaje temat-szkic. Z biegiem czasu pojawia się on na wszystkich plakatach, bannerach i w newsletterach, a kiedy przychodzi czas na przygotowanie, wydaje się, że zmiana czegokolwiek jest już niemożliwa. VisualMethod zawsze proponuje formułowanie tematu z zaznaczeniem jego korzyści dla publiczności. Nawet jeśli będzie on nieco różnił się od zapowiedzianego. Dzięki temu od pierwszych sekund przyciągniecie uwagę ludzi.
Używaj aktywnego głosu przy formułowaniu tematu i staraj się być jak najbardziej konkretny. Na przykład sformułowanie „Opracowanie propozycji komercyjnej” brzmi słabiej niż „3 wzory propozycji komercyjnej, które pomogą Ci sprzedać usługi doradcze”.
Znajdź wspólny interes z odbiorcą. Dobry mówca przed wystąpieniem zapyta organizatorów, kto będzie w sali i jakie są rezultaty badań dotyczących tematów interesujących uczestników. Taka rozmowa zajmuje pięć minut, ale pomaga zaoszczędzić czas na przygotowania, ponieważ dokładnie będziesz wiedzieć, czego oczekują ludzie i dobierzesz interesujące dla nich informacje. Jeśli występujesz z jedyną prezentacją w ciągu roku, wystarczy jednym zdaniem połączyć swój temat z zainteresowaniami obecnych.
Nawet gdy nie ma informacji o osobach, które będą w sali, wystarczy przed wystąpieniem zadać 2-3 uzupełniające pytania dotyczące zawodu słuchaczy i dobrać argument, dlaczego Twoje informacje będą dla nich przydatne.
Utrzymuj swoją ekspertyzę
Po sformułowaniu tematu, pojawia się pytanie: dlaczego to właśnie wy możecie być ekspertem i dlaczego warto wam zaufać? Ta reakcja zachodzi automatycznie, a w przypadku braku odpowiedzi, słuchacz może słuchać z zainteresowaniem, jednak pojawią się wątpliwości, czy w danym przypadku informacje są wiarygodne i czy to, co usłyszał, ma zastosowanie w praktyce. Dlatego zalecamy nawet "gwiazdorskim" prelegentom wyjaśnienie, dlaczego mają prawo do wygłaszania danej informacji. Jak zrobić to naturalnie, nie epatując "ja"?
Niektóre formaty wydarzeń zakładają, że prelegenta przedstawia organizator. W takim przypadku ważne jest dostarczenie prowadzącemu odpowiednich informacji i powiązanie ich z tematyką waszego wystąpienia. Na przykład jednemu z naszych klientów doradziliśmy, aby na konferencji dla przedsiębiorców mówił nie tylko o ostatnim miejscu pracy w największej pod względem zatrudnienia firmie w kraju, lecz także o wcześniejszych doświadczeniach w małym biurze. Po wystąpieniu prelegent otrzymał komentarz, że rozumie problemy małych firm, chociaż wcześniej w sekcji "pytania-odpowiedzi" często padało pytanie "dobrze, w dużym biznesie ta metodologia działa, a co z małym?". Kiedy dokładnie rozumiesz, kto jest twoją publicznością, możesz dobrać przykłady ze swojego doświadczenia, które będą współbrzmiały z zainteresowaniami słuchaczy.
Jeśli przedstawiasz się samodzielnie, poświęć temu osobny slajd. W ten sposób możesz wygłosić jedynie związek swojego doświadczenia z tematem, a inne fakty ludzie przeczytają sami – i nie będziesz wyglądać na szczycącego się. Istnieje pojęcie zwane „trójkątem zaufania”. Aby wzbudzić zaufanie, trzeba powiązać trzy aspekty: twoje doświadczenie, temat i zainteresowania publiczności.
Pierwsza opcja, jak to zrobić, sugeruje wykorzystanie stereotypu. Wygląda to tak:
Nazywam się _______, jestem _______ (Stanowisko): stereotyp _______________. Jeśli jesteś dyrektorem handlowym, twoje przedstawienie może wyglądać tak:
Nazywam się Piotr Brodski (imię), jestem typowym dyrektorem handlowym (stanowisko), który miesięcznie zatwierdza kilka ofert komercyjnych i otrzymuje feedback od klientów (stereotyp). W ten sposób potwierdzasz, że masz prawo mówić o tworzeniu ofert komercyjnych i rozumiesz, czym zajmują się obecni w sali ludzie, jeśli występujesz przed osobami na podobnym stanowisku.
Druga opcja to wcześniejsze doświadczenie. Gdybyś występował przed programistami, którzy, powiedzmy, tworzą usługi do automatyzacji wysyłek ofert komercyjnych, mógłbyś powiedzieć coś takiego:
Nazywam się Piotr Brodski (imię) i każdego dnia spędzam 30% swojego czasu w zespole programistów, ponieważ wierzę, że przyszłość należy do automatyzacji procesów. Jeśli masz doświadczenie w rozwoju, możesz to powiedzieć jeszcze bardziej wyraziście: Jestem programistą i zawsze nim byłem. Kod we krwi. Ale tak się zdarzyło, że udało mi się zbudować algorytm pracy z ofertami komercyjnymi, co zwiększyło sprzedaż o 999%, a teraz jestem kierownikiem działu. To też jest dobrze, ponieważ widzę dwie strony procesu.
Jeśli nie masz odpowiedniego doświadczenia, możesz przejść na język emocji i powiedzieć, dlaczego temat jest dla ciebie ważny. To zabrzmi mniej więcej tak: sam codziennie jestem klientem i gotów płakać z radości, gdy sprzedawca słucha, co jest mi potrzebne, a nie próbuje sprzedać według szablonu. Ale w tym tkwi istota dobrego szablonu w firmie: nauczyć pracowników wykorzystywania zalet człowieczeństwa i technologii zrozumienia klienta.
Jeśli chodzi o slajd opisujący doświadczenie, można umieścić na nim następujące informacje:
- Stanowisko i nazwy firm, w których pracowałeś
- Twoje wykształcenie lub specjalne kursy związane z tematem
- Stopnie, nagrody i certyfikaty
- Wyniki ilościowe. Na przykład, ile ofert komercyjnych zrobiłeś w swoim życiu.
- Czasami warto wspomnieć o klientach lub dużych projektach.
Najważniejsze: pamiętaj na czas, że publiczność przyszła nie po to, aby słuchać twojej historii życia. Dlatego celem prezentacji jest jedynie uzasadnić, dlaczego ważne jest, by ludzie wysłuchali twojego wystąpienia na ten temat.
Zainteresuj treścią
Opowiedziałeś, dlaczego temat i twoja ekspertyza zasługują na uwagę, teraz publiczność chce wiedzieć, jak będziesz przekazywał wiedzę, jaki będzie proces. Wskazanie zawartości prezentacji na slajdzie i ustalenie porządku spotkania jest ważne, aby uniknąć rozczarowania ludzi po twoim wystąpieniu. Kiedy nie informujesz o strukturze swojego wystąpienia, ludzie sami formują oczekiwania, które rzadko pokrywają się z rzeczywistością. Stąd komentarze w stylu “w ogóle nie o tym mówił” lub “myślałem, że będzie lepiej”. Pomóż słuchaczom z ich pragnieniami i oczekiwaniami — ustal zasady i powiedz, czego mogą się spodziewać.
Dobry sposób na przedstawienie porządku, nie nazywając slajdu „Porządek”. Zamiast tego można stworzyć oś czasu lub infografikę. Wskaź, ile czasu zajmą poszczególne części: teoretyczna, praktyczna, studia przypadków, odpowiedzi na pytania, przerwy, jeśli są przewidziane. Jeśli zamierzasz przesłać prezentację, lepiej zrobić zawartość w formie menu z odnośnikami — w ten sposób zadbasz o czytelnika i zaoszczędzisz jego czas na przewracanie slajdów.
VisualMethod zaleca, aby nie tylko wskazać zawartość wystąpienia, ale zrobić to poprzez korzyści dla słuchaczy. Na przykład, na slajdzie jest punkt „jak określić granice budżetu w ofercie handlowej”. W ogłaszaniu tego punktu, daj obietnicę: „Po moim wystąpieniu będziecie wiedzieć, jak określić granice budżetu w ofercie handlowej”. Upewnij się, że ludzie uznają twoje słowa za użyteczne dla siebie.
Jak zauważa w swojej książce „Kino między piekłem a rajem” Aleksander Mita, pierwsze 20 minut filmu budzi zainteresowanie całym narracją. Profesjonaliści nazywają to Inciting event lub w przybliżonym tłumaczeniu „zdarzenie pobudzające”. Podobne podejście występuje również w klasyce teatralnej. Twoje wstępne slajdy stanowią wprowadzenie i rodzą zainteresowanie całą narracją.
Podsumuj
Pamiętaj o punkcie kulminacyjnym na końcu filmu lub przedstawienia: to moment, w którym widza oświeca i zyskuje on wszechwiedzę. Taki moment w twojej prezentacji stanowi końcowy slajd z krótkimi wnioskami. Może to być jeden wniosek napisany dużymi literami, jeśli mówisz o naprawdę nowym odkryciu, lub 3 kluczowe zasady lub wnioski, aby podsumować całe wystąpienie.
Dlaczego warto podsumować na osobnym slajdzie? Po pierwsze, pomagasz wyciągnąć jednoznaczny i właściwy wniosek z twojego wystąpienia. Po drugie, przygotowujesz publiczność na finisz prezentacji i dajesz jej możliwość zadawania pytań.
Po trzecie, możesz dodać wartość do swojego wystąpienia. W tym celu musisz zwrócić uwagę na to, że dzięki twojemu wystąpieniu publiczność coś nowego poznała, uświadomiła sobie i zrozumiała. W skrócie, stworzyć efekt dodatkowej wartości. Na przykład wymieniasz nazwy trzech szablonów, według których budowane jest oferta handlowa, i mówisz: dziś poznałeś te trzy modele, a używając ich, możesz jasno pokazać swoim klientom korzyści z współpracy z tobą i przyspieszyć sprzedaż.
Końcowy slajd powinien być krótki i rzeczywiście podsumowujący. Nie należy po nim kontynuować dalszego wgłębiania się w temat, nawet jeśli przypomniałeś sobie jakieś szczegóły. Wykorzystaj ten moment, aby umocnić swój status eksperta i wygłosić ostateczny wniosek. Do czego można przejść w tym finalnym punkcie, to do bloku odpowiedzi na pytania, chociaż w większości przypadków lepiej jest umieścić go nieco wcześniej i zakończyć prezentację na takiej nucie, która jest dla ciebie ważna.
Pomóż się z tobą skontaktować
Każda prezentacja ma cel. Wychodząc na scenę, prelegent sprzedaje publiczności produkt, firmę, swoją ekspertyzę lub jakąś akcję. Dziś rzadko można spotkać bezpośrednią sprzedaż przez prezentację, chyba że w piramidach finansowych kosmetyków czy magicznych pigułek. W większości przypadków prelegent zbiera dane kontaktowe publiczności. To nie znaczy, że chodzi z ankietą po sali, ale mówi, gdzie można kontynuować rozmowę.
Jeśli nie jesteś gotów podać bezpośrednich kontaktów, umieść na ostatnim slajdzie e-mail firmy. Na przykład, używamy ogólnego adresu hello@visualmethod.ru, a jeszcze lepiej podaj link do swojego profilu w mediach społecznościowych, gdzie możesz komunikować się z odbiorcami lub gdzie pojawiają się przydatne materiały dotyczące twojej tematyki.
Jeśli jesteś niezależnym konsultantem, możesz również podać ogólny lub osobisty adres e-mail albo wskazać stronę w mediach społecznościowych, przez którą można się z tobą skontaktować.
Aby aktywować odbiorców, zrób "wezwanie do działania". Poproś o opinię na temat twojego wystąpienia, o udostępnienie linków na dany temat lub o sugestie dotyczące tego, jak możesz poprawić swoją prezentację. Jak pokazuje praktyka VisualMethod, około 10% słuchaczy zawsze jest wystarczająco reagujących i aktywnych, aby pozostawić komentarz, a około 30% jest gotowych zapisać się na wiadomości twojej grupy.
P.S.
Na ''starej'' tradycji powinno być wspomnienie frazy ''Dziękuję za uwagę!''. Mówienie ''do widzenia'' zawsze jest trudne i chcesz wypełnić niezręczną przerwę slajdem z podobnymi podziękowaniami, ale zachęcamy do zatrzymania się na slajdzie z kontaktami. Slajd ''dziękuję'' daje sygnał odbiorcom, że twoje relacje się zakończyły, a celem każdego biznesu jest rozszerzanie i nieustanne utrzymywanie kontaktu ze swoją publicznością. Twoje kontakty lepiej poradzą sobie z tym zadaniem.
Źródło: habr.com
