Od ponad 10 lat istnieją i pojawiają się różnego rodzaju profesjonalne systemy do rekrutacji. Jest to naturalne. Specjalistyczne oprogramowanie zostało już opracowane dla wielu różnych zawodów. Jeśli chodzi o rekrutację, wszyscy rozumieją, jakie zadania pomaga rozwiązać oprogramowanie, od jakiej rutyny i błędów je uwalnia, ale nikt nie rozumie, jak zmierzyć efekt ekonomiczny jego użycia. Innymi słowy, firmy mogą obliczyć, ile kosztuje ich użycie oprogramowania, ale nie rozumieją ROI ani ile pieniędzy przyniesie lub zaoszczędzi to oprogramowanie. Slogany typu „Zamykaj ogłoszenia o pracę 2 razy szybciej z (jakimś oprogramowaniem)” to bzdura, to po prostu nieprawda.
Niezrozumienie tego, co oprogramowanie do rekrutacji daje w pieniądzach, prowadzi do tego, że firmy odkładają tę inwestycję na lata i w tym czasie wiele tracą na wynikach.
Postanowiłem policzyć, ile pieniędzy i czasu oszczędza profesjonalne oprogramowanie do rekrutacji. Aby nie obciążać Was szczegółowymi wyliczeniami, od razu przechodzę do uzyskanych wyników. A dla tych, którzy są ciekawi, szczegółowe obliczenia zostały opisane poniżej.
Oto moje wyniki.
Używając profesjonalnego oprogramowania do rekrutacji, zaoszczędzisz:
- czas pracy 2 miesiące i 1 tydzień w roku na każdego rekrutera.
- oszczędzasz pieniądze — w równowartości 2,24 średniego wynagrodzenia rekrutera rocznie. W kwietniu 2019 roku to w średnio 2 688 USD — dla rekrutera IT w Rosji, 1 904 USD — dla Ukrainy, 1 680 USD — dla Białorusi, 1 232 USD — dla Kazachstanu.
- ROI przy inwestycji w oprogramowanie do rekrutacji wynosi około 390%.
- dla trudnych, wysoko płatnych stanowisk korzyść dla pracodawcy wyniesie średnio od 2 184 do 4 872 USD rocznie na każdego rekrutera, w zależności od kraju;
- dla mniej płatnych, szybko zamykanych stanowisk korzyść dla pracodawcy wyniesie średniood 1 680 do 2 240 USD rocznie na każdego rekrutera, również w zależności od kraju;
- 〜 każdą 5. ofertę pracy rekruter będzie mógł zamknąć przy użyciu swojej bazy, co jest o 54% szybsze niż podczas poszukiwania nowych kandydatów.
Obliczenia
Usiądź wygodnie i przejdźmy do szczegółowych obliczeń. Postanowiłem szczegółowo przeanalizować proces rekrutacji, aby uzyskać wyraźne pojęcie o tym, czym i w jakich ilościach musi zajmować się rekruter.
Jak oprogramowanie pomaga oszczędzać 2 miesiące i 1 tydzień w roku
Na przetwarzanie jednej oferty pracy jeden rekruter poświęca średnio około 33 godzin bez użycia oprogramowania. Nie było łatwo to obliczyć. Przeprowadziliśmy ankiety wśród kolegów oraz szczegółowo przeanalizowaliśmy normy i standardy w zawodzie.
Aby zatrudnić wykwalifikowanego pracownika na stanowisko biurowe, należy wykonać określoną listę czynności, przy czym niektóre z nich są jednorazowe, a inne trzeba wykonywać codziennie. W większości przypadków zamknięcie standardowej oferty pracy udaje się w okresie od 10 dni do 3 tygodni, jeśli aktywnie się tym zajmujemy. Weźmy średnią: 15,5 dnia. To wartość, przez którą będziemy mnożyć wszystkie codzienne koszty pracy. Czas trwania i liczba poszczególnych działań będą pochodziły z norm ustalonych przez ekspertów empirycznie (np. jak tutaj). Dla wszystkich obliczeń używamy średniej arytmetycznej z minimalnych i maksymalnych wartości — jest ona najbliższa rzeczywistym warunkom z prawdopodobieństwem różnych sytuacji nadzwyczajnych.
Porównajmy czas wydatkowany przez jednego rekrutera na każdy etap zatrudniania bez oprogramowania i z jego użyciem, a także obliczmy rzeczywiste oszczędności.
Jeśli zsumujemy czas wszystkich poszczególnych elementów procesu rekrutacyjnego (obliczone na podstawie średnich wartości), okazuje się, że na ‘ręcznym’ zatrudnieniu jednego pracownika specjalista ds. rekrutacji poświęca prawie 32 godziny 48 minut. Obliczając czas potrzebny na zamknięcie takiej samej oferty pracy, ale z wykorzystaniem systemu rekrutacyjnego, czas na wszystkie niezbędne zadania skrócił się do 28 godzin 24 minut. Oznacza to, że zamknięcie jednej oferty pracy przyspiesza o 4,4 godziny.
Według statystyk, rekruter w miesiącu przetwarza średnio 5 ofert pracy. Używając oprogramowania, zyskuje bardzo cenny bonus — to ‘ulepszona’ wewnętrzna baza CV. Oczywiście, zamknięcie ofert z wewnętrznej bazy — to znacznie szybszy proces, to marzenie. Postanowiłem sprawdzić, ile takich przyspieszonych zatrudnień się odbywa i o ile czasu.
Aby to zrobić, zebraliśmy dane o zamkniętych ofertach pracy w systemie CleverStaff za 2 lata. Okazało się, że średnio 4 na 5 zatrudnień to nowi kandydaci, a co piąty zatrudniony pracownik to kandydat z wewnętrznej bazy, a takie oferty zamykają się o 54% szybciej. Średnio oszczędzamy nie 4,4 godziny, ale już 15,3 godziny.
Idziemy dalej. Jeśli specjalista pracuje standardowe 176 godzin w miesiącu, całkowita oszczędność czasu pracy wynosi:
(4 oferty pracy × 4,4 godziny) + (1 oferta pracy × 15,3 godziny) = 32,9 godziny miesięcznie.
32,9 godziny oszczędności / 176 godzin pracy w miesiącu = 18,7% czasu pracy miesięcznie.
W przeliczeniu na rok to:
18,7% × 12 miesięcy = 2,24 miesiąca lub 2 miesiące i 1 tydzień.
Ten wskaźnik jest uniwersalny i ma zastosowanie w pracy rekrutera w każdym kraju i przy ofertach pracy o każdych wymaganiach. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób powstaje taka oszczędność.
Jest to możliwe dzięki temu, że profesjonalne oprogramowanie optymalizuje czasochłonne procesy:
- Publikacja oferty pracy — system samodzielnie tworzy zewnętrzną stronę oferty pracy z danych wprowadzonych do bazy. Jeśli dodasz do tekstu oferty pracy zamieszczonej w specjalnym serwisie link do zewnętrznej strony oferty pracy, wygenerowanej przez oprogramowanie, kandydaci będą mogli aplikować na ofertę bezpośrednio na niej, co jest wygodne, ponieważ aplikacje natychmiast trafiają do systemu, a ich CV do bazy.
- Zachowanie wszystkich odpowiednich CV z bazy kandydatów w serwisie pracy. Profesjonalne systemy mają integrację z najpopularniejszymi platformami zajmującymi się zatrudnieniem, co oznacza, że użytkownicy mogą dodawać kandydatów z tych zasobów do własnej bazy jednym kliknięciem, czyli bezpośrednio podczas przesiewania wyników wyszukiwania.
- Zachowanie CV kandydatów, które codziennie napływają na pocztę i konta na platformach do zamieszczania ofert pracy. Parsowanie CV z poczty odbywa się raz dziennie. Jeśli w opisie oferty pracy na zewnętrznych platformach dodasz link do zewnętrznej strony oferty pracy, wygenerowanej przez system, kandydaci będą mogli wysyłać swoje aplikacje z niej, czyli od razu dodawać się do bazy i pojawiać w ofercie na etapie „Znalezione”.
- Powiadomienie o odmowie dla nieodpowiadających kandydatów. Dzięki oprogramowaniu można to zrobić bezpośrednio z interfejsu systemu: system samo wstawi w szablon imię kandydata.
- Ale najważniejsze jest to, że powstaje robocza baza kandydatów, dzięki której doświadczony rekruter będzie mógł zamykać oferty bez zewnętrznych źródeł.
A ile to kosztuje?
Wszystko, co dotyczy wskaźników finansowych, może się znacznie różnić. Wynagrodzenie zarówno rekrutera, jak i kandydata, którego szuka, zależy od kraju, skali firmy, budżetu działu. Dlatego odnosiłem się do uśrednionych wskaźników, które zazwyczaj dostępne są w badaniach zawodowych. Według statystyk, średnia pensja rosyjskiego rekrutera IT wynosi 1200 USD miesięcznie. Z kolei średnia pensja ukraińskiego rekrutera IT wynosi 850 USD (jak twierdzi ), białoruskiego - 750 USD, a kazachskiego - 550 USD. Tutaj i dalej wszystkie dane dotyczące wysokości wynagrodzeń czerpałem z ogólnodostępnych ofert pracy na takich portalach jak hh.ru, hh.kz i podobnych.
Powiązałem ten wskaźnik z oszczędnością czasu pracy — 2 miesiące i 1 tydzień w roku (to = 2,24 miesiąca), którą otrzymaliśmy wcześniej.
- Dla Rosji — 1200 USD × 2,24 miesiąca= $2 688
- Dla Ukrainy — $1 904
- Dla Białorusi — $1 680
- Dla Kazachstanu — $1 232
Te kwoty to roczna oszczędność wynagrodzenia każdego rekrutera. Dokładniej mówiąc, za tę sumę rekruter wykonuje dodatkową pracę, jeśli korzysta z profesjonalnego systemu.
Dodatkowo można jeszcze obliczyć korzyść dla pracodawcy z dodatkowych zatrudnień, która równa jest utraconej korzyści z zatrudnienia o 1 miesiąc później. Zakładamy, że firma zarabia na pracy pracownika 50% jego wynagrodzenia. Uważam, że ta kwota nie może być mniejsza, biorąc pod uwagę podatki, czynsz i inne wydatki. Dlatego 50% wynagrodzenia to skromna, minimalna ocena tego, ile firma zarabia na pracy pracownika.
Obliczmy teraz, ile wynosi 50% średniego funduszu wynagrodzeń zatrudnionych pracowników za 2 miesiące i 1 tydzień. Z danych wynika, że średnia pensja seniora IT wynosi około 2700 USD dla Rosji i około 2900 USD miesięcznie dla Ukrainy, około 2400 USD dla Białorusi oraz około 1300 USD dla Kazachstanu.
1 rekruter zazwyczaj zamyka 1,5 trudnej oferty pracy miesięcznie.
Obliczamy korzyść według takiej formuły: średnia pensja × liczba ofert pracy miesięcznie × 2,24 miesiąca × 50% korzyści.
- Dla Rosji: 2700 USD × 1,5 ofert pracy miesięcznie × 2,24 miesiąca × 50% korzyści = 4536 USD
- Dla Ukrainy: 4872 USD
- Dla Białorusi: 4032 USD
- Dla Kazachstanu: 2184 USD
Podsumowując, dla trudnych, wysoko opłacanych stanowisk suma korzyści wynosi — od 2184 do 4872 USD rocznie na każdego rekrutera.
Średnie wynagrodzenie specjalisty na stanowisku, które szybko się zamyka, wynosi około 540 $ dla Rosji, 400 $ dla Ukrainy, 350 $ dla Białorusi i 300 $ dla Kazachstanu. Tego typu stanowisk rekruter zamyka około 5 miesięcznie.
- Dla Rosji: 540 $ × 5 ofert miesięcznie × 2,24 miesiąca × 50% zysku = 3 024 $
- Dla Ukrainy: 2 240 $
- Dla Białorusi: 1 960 $
- Dla Kazachstanu: 1 680 $
Łącznie, dla mniej opłacanych, szybko zamykanych stanowisk suma zysku — od 1 680 $ do 2 240 $ rocznie na każdego rekrutera.
Przypominam, że zwięźle podsumowałem wyniki na początku artykułu.
Czy twojej firmie potrzebne jest oprogramowanie rekrutacyjne
To jest czysto biznesowe pytanie. Lepiej podejmować decyzję nie intuicyjnie lub emocjonalnie, ale na podstawie danych. Proponuję na przykład obliczyć sumę zysku z wdrożenia oprogramowania dla zespołu złożonego z 4 rekruterów. Dla przykładu, dwóch z pensjami 700 $, jeden — 850 $ i jeszcze jeden — 1100 $. Miesięczny fundusz wynagrodzeń tego zespołu wynosi 3 350 $.
Na przykład, oprogramowanie kosztuje 40 $ miesięcznie za każdego rekrutera. To całkiem rynkowa opcja.
W ciągu roku wydatki na oprogramowanie wynoszą 40 × 4 × 12 = 1 920 $.
Według moich obliczeń, oprogramowanie pozwoli zaoszczędzić 2 miesiące i 1 tydzień na każdego rekrutera w roku. Dla naszej ekipy z 4 rekruterów to dokładnie 9 miesięcy (z łącznie 48 roboczych miesięcy w roku).
Suma oszczędności w pieniądzach w roku — to miesięczny fundusz wynagrodzeń zespołu pomnożony przez 2 miesiące i 1 tydzień:
- 3 350 $ × 2,24 = 7 504 $
Można tu argumentować, że 4 osoby z oprogramowaniem czy bez dostają całą swoją pensję i oszczędności nie będzie. W rzeczywistości 9 roboczych miesięcy oszczędności dla twojej firmy oznacza jeden z następujących scenariuszy:
- 4 rekruterów zamyka więcej ofert, jak gdyby pomagał im 5-ty rekruter przez 9 miesięcy w roku.
- Obciążenie dla każdego rekrutera maleje, więc wystarczą ci 3 rekruterzy zamiast 4.
To znaczy, z oprogramowaniem 4 rekruterzy wykonają o 7 504 $ więcej pracy w roku. Jeśli nie masz tej dodatkowej pracy, to zwalniasz jednego rekrutera i oszczędzasz 7 504 $ rocznie. Jeśli masz dla nich wystarczająco dużo ofert, to oszczędzasz 7 504 $ rocznie, nie zatrudniając 5-ty rekrutera, a jego obowiązki są wykonywane bez zwiększania wydatków.
ROI = Suma oszczędności / suma inwestycji (koszty oprogramowania) = 7 504 / 1 920 × 100% = 391%.
Mówiąc prościej, w naszym przykładzie inwestycje w oprogramowanie zwrócą się 4 razy w ciągu 1 roku.
Dla twojej firmy możesz powtórzyć moje proste obliczenia, podstawiając:
- Liczba twoich rekruterów,
- Ich roczny fundusz płac,
- Kwotę wydatków na oprogramowanie rekrutacyjne,
- Średni czas zamknięcia oferty w twojej firmie,
- Średnia liczba zamykanych ofert w miesiącu.
Moim zdaniem, jeśli twoi rekruterzy są dobrze obciążeni rekrutacją, to przy różnych wartościach tych zmiennych ROI może wynosić od 300% do 500%.
Możesz również oszacować wartość zatrudnionych pracowników w ciągu 2 miesięcy i 1 tygodnia dla każdego rekrutera. Z moich obliczeń wynika, że zwiększa to ROI nawet do 2,5 razy.
Użycie profesjonalnego oprogramowania przez rekruterów to już teraz niewątpliwy temat i nie dylemat. To globalny trend, w który wkrótce wejdą wszystkie poważne firmy.
Mam nadzieję, że moje obliczenia i wyniki pomogą twoim firmom zdecydować się na profesjonalne oprogramowanie rekrutacyjne, które zwróci się nie mniej niż w moich kalkulacjach 🙂
Autor: Władimir Kurilo, założyciel i ideolog profesjonalnego systemu do rekrutacji.
Źródło: habr.com
