Cześć wszystkim, kilkakrotnie natknąłem się na artykuły o hackathonach: dlaczego ludzie biorą w nich udział, co działa, a co nie. Mogłoby być interesujące usłyszeć o hackathonach z innej perspektywy: z perspektywy organizatora. Proszę zwrócić uwagę, że mowa o Wielkiej Brytanii, organizatorzy z Rosji mogą mieć nieco inne zdanie na ten temat.
Krótki wstęp: jestem studentem trzeciego roku Imperial College London, programistą, mieszkam tutaj od 7 lat (jakość rosyjskiego tekstu mogła ucierpieć), osobiście uczestniczyłem w 6 hackathonach, w tym w tym, o którym teraz mowa. Wszystkie wydarzenia były przeze mnie osobiście odwiedzone, więc jest tu trochę subiektywizmu. W hackathonie, o którym mowa, byłem uczestnikiem 2 razy i raz organizatorem. Nazywa się IC Hack, został stworzony przez studentów-wolontariuszy i zajął 70-80 godzin mojego wolnego czasu w tym roku. i kilka zdjęć.
Hackathony są zazwyczaj organizowane przez firmy (tutaj wielkość samej firmy nie ma znaczenia) lub uniwersytety. W pierwszym przypadku pytania dotyczące organizacji są znacznie mniejsze. Sponsoring zapewnia sama firma, zazwyczaj wynajmowane jest agencja do organizacji wydarzenia (czasami sami pracownicy zajmują się organizacją w 100%) a jury składa się z pracowników i często określa się temat, na który należy stworzyć projekt. Zupełnie inaczej mają się hackathony uniwersyteckie, które również dzielą się na dwie kategorie. Pierwsza interesuje małe uniwersytety z niewielkim doświadczeniem w organizowaniu takich wydarzeń. Organizowane są przez MLH (Major League Hacking), która bierze na siebie odpowiedzialność prawie za cały proces.
MLH jest odpowiedzialna za sponsorowanie, zajmuje większość miejsc w jury i uczy studentów, jak organizować hackatony. Przykładami takich wydarzeń mogą być HackCity, Royal Hackaway i inne. Główną zaletą jest stabilność. Wszystkie hackatony organizowane w ten sposób są do siebie bardzo podobne, odbywają się według jednego scenariusza, mają podobnych sponsorów i nie wymagają szczególnego przygotowania od studentów prowadzących te wydarzenia. Wady są oczywiste: wydarzenia niewiele się od siebie różnią, nawet w kategoriach nagród. Kolejną wadą jest niewielka kwota finansowania (z oficjalnej strony Royal Hackaway 2018 można zobaczyć, że złoty sponsor wnosi im 1500 GBP) oraz dość ograniczony wybór „swag” (darmowy merch przyniesiony przez firmy sponsorujące). Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że takie wydarzenia są zazwyczaj niewielkie, przyjazne dla nowicjuszy i na ogół można na nie zdobyć bilety (zastanawiałem się przez 3 dni, czy iść, ale nawet połowa biletów nie została sprzedana) i często mają podobne zespoły konkurencyjne (70-80% wszystkich projektów związanych jest z aplikacjami webowymi). Dlatego zespołom „hipsterów” nie jest zbyt trudno wyróżnić się w ich tle.
P.S. Bilety są prawie zawsze darmowe, a sprzedaż biletów na hackatony uważana jest u nas za zły zwyczaj.
Teraz, gdy krótko opisałem alternatywy, wróćmy do głównego tematu posta: hackathony organizowane przez niezależnych studentów-entuzaistów. Na początek, kim są ci studenci i na czym polega zysk z organizacji takiego wydarzenia? Większość tych osób sama często bierze udział w hackathonach, wie, co się sprawdza, a co nie, i chce zorganizować hackathon z preferencjami oraz idealnym doświadczeniem dla uczestników. Główną zaletą jest tutaj doświadczenie, w tym również osobisty udział i wygrane w innych hackathonach. Wiek i doświadczenie waha się od 1. roku studiów licencjackich do 3. roku doktoratu. Wydziały są różne: są biochemicy, ale w większości to studenci-programiści. W naszym przypadku oficjalny zespół liczył 20 osób, ale w rzeczywistości mieliśmy jeszcze 20-25 wolontariuszy, którzy pomagali w drobnych zadaniach na miarę możliwości. Teraz ciekawsze pytanie: jak udało się zorganizować wydarzenie na wielką skalę, porównywalne z hackathonami organizowanymi przez gigantów branży (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — to jedne z hackathonów, w których brałem osobiście udział, a tam wykonano kolosalną pracę organizacyjną)?
Zacznijmy od pierwszego oczywistego problemu: budżet. Mały spoiler: organizacja takich wydarzeń nawet w własnym uniwersytecie (gdzie czynsz jest niski lub nie ma go wcale) może łatwo kosztować 50 000 GBP, a znalezienie takiej kwoty jest bardzo trudne. Głównym źródłem tych pieniędzy są sponsorzy. Mogą być zarówno wewnętrzni (inne społeczności uniwersytetu, które chcą reklamy i przyciągnąć nowych uczestników), jak i korporacyjni. Proces z wewnętrznymi sponsorami jest dość prosty: znajomi, profesorowie i tutorzy zajmujący się administracją tych społeczności. Niestety, ich budżet jest niewielki i w niektórych przypadkach obejmują oni usługi (umieszczenie przekąsek w ich szafach, pożyczenie drukarki 3D itp.) zamiast pieniędzy. Dlatego pozostaje liczyć na sponsoring korporacyjny. Jakie są korzyści dla firm? Dlaczego chcą inwestować pieniądze w to wydarzenie? To zatrudnienie nowych, obiecujących talentów. W naszym przypadku to 420 uczestników, co jest rekordem w Wielkiej Brytanii. Spośród nich 75% to studenci Imperial College (aktualnie uniwersytet numer 8 w światowym rankingu).
Wiele firm praktykuje letnie/roczne staże dla studentów, co stanowi doskonałą okazję do znalezienia ludzi z doświadczeniem i chęciami do pracy w tej branży. Jak powiedział nasz prezydent: po co przepłacać agencjom rekrutacyjnym 8000 za 2-3 potencjalnych kandydatów, jeśli możemy zapłacić 2000 nam za 20 nowych kandydatów bezpośrednio? Ceny zależą od wielkości hackathonu, reputacji organizatorów i wielu innych czynników. Nasze zaczynają się od 1000 GBP dla małych startupów i dochodzą do 10 000 GBP dla głównego sponsora. Co dokładnie otrzymują sponsorzy, całkowicie zależy od tego, ile są gotowi zaoferować: brązowi sponsorzy otrzymają logo na stronie, możliwość wystąpienia podczas otwarcia, dostęp do CV wszystkich uczestników oraz możliwość przesłania nam swojego merchu, który rozdamy uczestnikom. Wszystkie statusy, począwszy od srebrnego, dają możliwość wysłania swoich inżynierów, aby rekrutowali na miejscu, możliwość stworzenia własnej kategorii nagród oraz warsztaty dla uczestników jako bonus do wszystkich brązowych perków. Z osobistego doświadczenia mogę powiedzieć, że jedna z firm srebrnego poziomu zrekrutowała 3 osoby (2 na lato i jednego na stałe) bezpośrednio podczas hackathonu, a nie zliczałem, ilu jeszcze mogliby zatrudnić po wysyłce CV po zakończeniu. Stworzenie własnej kategorii nagród pozwala znaleźć osoby pracujące nad projektami podobnymi do produktów firmy. Lub zobaczyć, kto najlepiej odpowie na bardzo otwarte pytanie w najbardziej kreatywny sposób (Most Ethical Hack powered by Visa, na przykład). To zależy od firmy. Każdego roku gromadzimy 15-20 sponsorów, w tym Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg i innych. Współpracujemy z wszystkimi: od startupów po gigantów branży, główną zasadą jest zysk dla naszych studentów. Jeśli musimy zrezygnować z sponsora, ponieważ nasi studenci dali nie najlepsze opinie o praktykach/stałej pracy w tej firmie, to prawdopodobnie się wycofamy.
Jak znajdujemy sponsorów? To proces, który zasługuje na krótki artykuł, ale oto krótki algorytm: znaleźć rekrutera na LinkedIn / znaleźć osobę z kontaktami w tej firmie; uzgodnić z komisją organizacyjną, jak dużą firmą jest, jaką ma reputację (starannie unikamy współpracy z tymi, którzy mają złą reputację w kręgach studenckich, niezależnie od tego, czy chodzi o stosunek do praktykantów, czy próby oszczędzenia na ich wynagrodzeniu) oraz kto będzie głównym punktem kontaktowym. Następnie trwają długie debaty na temat tego, co ta firma może nam zaproponować, a następnie wysyłamy jej ofertę handlową. Mamy bardzo elastyczny system sponsorowania, więc negocjacje mogą się znacznie przedłużyć: sponsor musi zrozumieć, za co płaci, dlatego zastrzegamy sobie prawo do dodawania/usuwania niektórych punktów z oferty, jeśli sponsor uważa, że nie przyniosą one szczególnego zysku dla firmy. Po negocjacjach uzgadniamy kwotę z uniwersytetem, podpisujemy umowę i zapraszamy ich na spotkanie organizatorów, aby omówić, co dokładnie chcą osiągnąć z wydarzenia oraz jak chcą się promować wśród studentów. Zdarzały się przypadki, gdy firmy płaciły mniej niż 3000 GBP i dostawały dziesiątki potencjalnych pracowników na pełnoetatowe zatrudnienie po ukończeniu studiów.
Po co nam w ogóle te pieniądze? Czyżbyśmy za bardzo się rozpasali, żądając 3000 za sponsorowanie? W rzeczywistości to bardzo skromna kwota w kontekście wydarzenia. Pieniądze są potrzebne na ogromną ilość niezbędnych (lunch x2, przekąski, kolacja x2, pizza, śniadanie i napoje przez całe 48 godzin) oraz mniej istotnych (wafle, bubble tea, wynajem konsol, trzygodzinny wynajem baru, karaoke i inne) rzeczy. Staramy się, aby każdy zapamiętał wydarzenie tylko z dobrego, dlatego kupujemy tonę pysznego jedzenia (Nandos, Dominos, Pret a Manger), mnóstwo przekąsek i napojów, a co roku dodajemy nowe atrakcje. W tym roku smażyłem popcorn dla 500 osób, a w zeszłym robiłem cukrową watę. Budżet na to, mając na uwadze 420 uczestników, 50 organizatorów i 60 sponsorów, może z łatwością przekroczyć 20.000 GBP.
Są także elektryczność, ochrona, nagrody (naprawdę niezłe jak na studenckie standardy, np. PS4) dla wszystkich członków zespołu. A maksymalnie może być 5 osób na chwilę. Następnie zaczyna się „swag” od sponsorów i z naszej strony. Koszulki, kubki termiczne, plecaki i masa innych przydatnych rzeczy. Biorąc pod uwagę skalę, można łatwo wydać jeszcze kilka tysięcy. Mimo że organizujemy IC Hack na terenie uniwersytetu, płacimy za wynajem. Mniej niż zewnętrzna firma, ale mimo wszystko. Dodatkowo koszty kucharzy na lunch (uniwersytet zabrania przygotowywania lunchu własnymi siłami, a kto wie dlaczego), wynajem projektora (ponieważ jego koszt jest kilkukrotnie wyższy niż koszt samego hackathonu) i inne wydatki, o których wielu nie myśli. Większość kategorii nagród została wymyślona przez nas, a nagrody są również wybierane i kupowane przez nas (o tym w następnej części). W tym roku budżet na nagrody przekroczył 7000 GBP. Nie mogę podać dokładnej kwoty, ale powiem, że w tym roku wydatki łatwo przekroczyły 60.000 GBP. Oto zdjęcie zwycięzców.
Pieniądze zebrane, budżet zatwierdzony, nagrody i jedzenie zamówione. Co dalej? Piekło i sodoma, znane również jako przygotowanie miejsca. Cała ta przygoda zaczyna się 2 miesiące przed hackathonem. Ogromna ilość mebli musi być przestawiona, ryzyko ocen wypełnione, załadunki odebrane, plany podpisane i tak dalej. Lista jest ogromna. Dlatego zapraszamy dużą liczbę wolontariuszy, aby pomogli nam w procesie organizacji. I nawet ich czasami brakuje. Ale to temat na następny artykuł.
To pierwsza część mojej opowieści o organizacji IC Hack. Jeśli zbierze się wystarczająco dużo zainteresowania, wydam jeszcze 2 części o głównych problemach i blokadach przy organizacji samego miejsca oraz opowiem nieco o nagrodach, kategoriach i doświadczeniach sponsorów, organizatorów i uczestników (w tym bezpośrednia relacja BBC z miejsca wydarzeń). Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o IC Hack, proszę o kontakt na mój e-mail du216@ic.ac.uk, lub jeśli interesuje cię sponsorowanie największego hackathonu w Wielkiej Brytanii, to zapraszam. Wracam do sztabu organizatorów jeszcze raz.
Źródło: habr.com
