Jak wykonać 70 zadań dziennie: życie w task trackerach – to dobre życie

Starałem się systematycznie prowadzić zadania może z 20-25 razy. I każda próba kończyła się niepowodzeniem, jak teraz rozumiem, z dwóch powodów.

Po pierwsze, aby wydzielić czas na prowadzenie zadań, musisz zrozumieć — po co to robisz.
Zaczynasz prowadzić zadania, tracisz na to czas, robisz mniej zadań, a wszystko to zaczyna się kumulować — w imię czego?

Trudno jest prowadzić jakąkolwiek pracę, gdy nie rozumiesz, po co to robisz. „Uporządkować życie” — to nie jest najbardziej adekwatny cel, ponieważ „uporządkowane życie” to dość niejasne zjawisko. A „obniżyć poziom niepokoju, zmniejszając poziom niepewności” — to znacznie bardziej konkretna i lepsza cel, na który można naprawdę poświęcić godzinę dziennie.

Po drugie, wszystkie metodologie, które czytałem, opisują od razu końcowy stan procesu. „Musisz wziąć ToDoIst, podzielić na projekty, zintegrować z kalendarzem, przeglądać zadania co tydzień, nadać im priorytety…” To jest trudne do zrobienia od razu. Tak jak w programowaniu, uważam, że należy korzystać z metody progresywnego JPEG — iteracyjnie.

Dlatego przejdę przez moje „iteracje”, i być może w takiej samej formie to przyda się i wam. W końcu, dlaczego nie wykorzystać majowych wakacji, aby wrócić do pracy, używając nowej (względnie) paradygmy?

A jak do tego doszedłem, można przeczytać tutaj.

Trello, lista dwóch

Tworzymy tylko 4 listy, korzystamy z aplikacji desktopowej i mobilnej.

Listy:

• Zadania — wszystkie zadania, które przychodzą do głowy, zapisuję tutaj. I zapisuję natychmiast, jak tylko przyjdą mi do głowy. „Wyrzucić śmieci” — zadanie. „Umyć naczynia” — zadanie. „Umówić się na zebranie” — zadanie. No i tak dalej. Nawet najbardziej oczywiste lub ważne rzeczy mogą być zapomniane, jeśli zdarzy się coś niespodziewanego lub po prostu był trudny dzień.
• Zadania na dzisiaj — każdego wieczora przenoszę zadania z tablicy „Zadania” do tablicy „Zadania na dzisiaj”. Jeśli wieczorem część zadań pozostanie tam, to w porządku, o tym trochę poniżej. Z czasem zaczynasz rozumieć, ile zadań może być w liście, aby większość z nich można było zrealizować w zaplanowany dzień.
• Zrobione dzisiaj. Ta tablica to główny sposób na zredukowanie lęku „nic dzisiaj nie zrobiłem” i dobry sposób na dalszą refleksję nad samodzielną organizacją. Zapisuję tutaj zadania, które wykonałem dzisiaj, nawet jeśli nie były na liście planowanych. „Zadzwoniłem do Wasyla w sprawie dokumentów” – zapisałem. „Poprosili o podpisanie papierów” – zapisałem. „Omówiliśmy z Antonem umowę” – zapisałem. W ten sposób na koniec dnia zrozumiesz, na co naprawdę poświęciłeś czas i które z tych zadań mogłeś nie realizować tylko dla samego wykonania planu.
• Gotowe – lista wszystkich wykonanych zadań. Na początku lub na końcu dnia przenoszę je z „Zrobione dzisiaj” do „Gotowe”. W istocie jest to jakby śmietnik, w którym można po prostu znaleźć wykonane zadania, więc wymaga regularnego czyszczenia.

Trello, „mini-kalendarz”

W pewnym momencie staje się jasne, że niektóre zadania są ściśle związane z czasem i nie chcę ich zapominać w ciągu tygodnia, aby nie zaplanować na ten czas czegoś innego. Od zawsze miałem problem z kalendarzem, więc dodałem kilka tablic o nazwach „Zadania na poniedziałek”, „Zadania na wtorek” itd., na które zacząłem wpisywać wydarzenia przypisane do konkretnego czasu.

W ten sposób, gdy ktoś pyta mnie: „Czy możemy porozmawiać w czwartek o 16:00?” – po prostu idę do odpowiedniej tablicy i sprawdzam, co mamy wpisane na ten czas. I nie należy zapominać na czas przenosić zadań między listami w ciągu tygodnia: na przykład „zadania na czwartek” w czwartek – do „zdań na dziś”.

Dlaczego nie kalendarz? Dla mnie niezwykle trudno jest używać dwóch narzędzi jednocześnie. Jeśli korzystać z kalendarza – muszę do niego wejść, uzupełnić, regularnie wchodzić, aby sprawdzić, czy o czymś nie zapomniałem…

Na tym etapie natknąłem się na granice Trello. Głównym problemem stało się to, że każdego dnia zapisywano więcej niż 50 zadań, a pula rzeczy do zrobienia była dość duża, przypisana zarówno do ogólnej listy, jak i do list przypisanych do dni. Jak zrozumieć, że zadanie, które muszę wykonać, już zapisałem? Zaczęły pojawiać się duplikaty. Jak jednocześnie priorytetyzować wszystkie zadania w jednym z projektów? Jak umożliwić innym osobom wgląd w twoje plany kalendarzowe?

Potrzebowałem systemu, który zachowując względną prostotę,

1. Mógłby grupować zadania według projektów.
2. Miałby powiązanie z kalendarzem (wykonać jutro), i automatycznie przenosiłby to do zadań na dziś, z nadejściem dnia.
3. Integrowałby się z Google Kalendarzem.

Tutaj wróciłem do ToDoist i na tym etapie okazał się najlepszym rozwiązaniem.

Bieżący strumień w ToDoist

Skrzynka odbiorcza

Wszystkie przychodzące zadania zapisuję w skrzynce odbiorczej, którą staram się od razu przeglądać. Przez przeglądanie rozumiem:

• Określenie daty, kiedy zadanie zostanie wykonane (dla krótkich zadań najczęściej ustalam "Dziś", a wieczorem rozumiem, kiedy tak naprawdę można je wykonać).
• Określenie projektu, do którego można przypisać zadanie (dla statystyki i możliwości zmiany priorytetu wszystkich zadań w projekcie).

Zadania, które przyszły mi do głowy i które niekoniecznie muszę zrobić w najbliższym czasie, trafiają do projektów. Nieprzypisane Osobiste ("wziąć podkładki do auta") i Nieprzypisane Pracowe ("pomyśleć, kiedy możemy zorganizować sesję strategiczną w PR"). W ToDoist można ustawiać powtarzające się zadania: tak co weekend mam zadanie „Przeglądnąć Nieprzypisane Osobiste”, a w każdy poniedziałek – „Przeglądnąć Nieprzypisane Pracowe”.

Integracja z kalendarzem
ToDoist świetnie integruje się z Google Kalendarzem, zarówno w obie strony. Kalendarz udostępniam kolegom, aby mogli widzieć, kiedy naprawdę nie można się do mnie dodzwonić.

Zadania z kalendarza przenoszą się również w drugą stronę: mogę powiedzieć „Siergiej, zobacz mój czas na piątek i zapisz tam spotkanie”, które znajdzie się i w kalendarzu, i w ToDoist. W ten sposób tak naprawdę po raz pierwszy zacząłem korzystać z kalendarza, nie musząc tworzyć w nim wydarzeń.

Przetwarzanie niepilnych przychodzących zadań

Nie rzucam się na zadania od razu, chyba że sytuacja jest naprawdę pilna. "Musimy natychmiast skontaktować się z kierownictwem firmy ABC, bo serwer nie działa, a nie ma odpowiedzi od ich pracowników" — to oczywiste, pilne zadanie, którego nie można odkładać, natomiast "Żenia, czy mogę do ciebie teraz zadzwonić, żeby porozmawiać o nowym projekcie" przekształca się w "Zaplanować, kiedy można porozmawiać z X o Y", co już zamienia się w zadanie "Poinformować X, że możemy porozmawiać wtedy" oraz zadanie "Porozmawiać z X o Y", które już jest związane z czasem. Praktycznie każde nadchodzące zadanie najpierw staje się "Zaplanować...".

Priorytetyzacja zadań
Nie jestem w stanie zrealizować wszystkich zadań zaplanowanych na dany dzień. Obserwując siebie, zauważyłem, że (każda liczba będzie inna, ale najważniejsze jest dojście do wniosków).

1. Na każdy dzień zapisuję około 50-70 zadań.
2. Wygodnie dla siebie (bez uczucia całkowitego zmęczenia pod koniec dnia) mogę zrealizować do 30 zadań.
3. Zrealizowanie do 50 zadań spowoduje u mnie zmęczenie, ale nie krytyczne.
4. Mogę domknąć 70 zadań, ale później z trudem wychodzę z "strumienia pracoholizmu", z trudem zasypiam i ogólnie jestem mało towarzyski.

W oparciu o to decyduję, co robić dzisiaj. W ToDoist jest priorytetyzacja każdego zadania, więc rano wybieram krytyczne do wykonania zadania, a pozostałe wykonuję w oparciu o możliwości i chęci. Każdego dnia przenoszę około 40-20 zadań na następny dzień: co ciekawe — liczba zadań na następny dzień znowu wynosi 60-70.

Prowadzenie statystyk

Bardzo chciałbym zrozumieć, ile czasu zajęło mi dzisiaj wykonywanie prac związanych z zawodowymi zadaniami oraz na jakie konkretnie. W tym celu korzystam z aplikacji RescueTime, która jest dostępna zarówno na telefonie, jak i na laptopie, oraz Google Maps Location History (tak, nie jestem paranoikiem).

Żyjemy poza miastem, więc czas poświęcony na dojazd można spożytkować z pożytkiem. Teraz, kiedy nie jestem zmęczony, w drodze słucham audiobooków, aby jakoś wykorzystać te 40 minut.

Na razie nie agreguję danych, tworząc swoisty osobisty Data Lake; przyjdzie czas — do tego dojdę.

Nie będzie zakończenia

1. Życie współczesnego człowieka to wielki strumień nadchodzących zadań. Nie uda się go zmniejszyć; trzeba nauczyć się nim zarządzać.
2. Większość obaw wynika z niepewności dotyczącej przyszłości. Jeśli zrozumiemy, co nas czeka w najbliższych dniach, naszych lęków będzie znacznie mniej.
3. Warto poświęcić czas na organizację swojego dnia. Wiem, co wydarzy się dzisiaj, co będzie jutro i nie zapominam o zadaniach, o których kiedyś zaniedbywałem.
4. Prowadzenie śledzenia zadań to nie cel sam w sobie, ale, jeśli chcesz, sposób na samodyscyplinę. Rzeczy, które wcześniej były trudne do zrobienia lub które odkładałem na później, stają się znacznie łatwiejsze. Wiele osób (ja również) ogólnie lepiej czuje się, gdy zadania pochodzą z zewnętrznego świata. Śledzenie zadań to sposób, aby samemu stawiać sobie cele i nauczyć się żyć według własnych pragnień.
5. Praca nie jest celem samym w sobie. Celem jest tak zorganizować swój harmonogram pracy, aby pojawił się przewidywalny czas wolny, kiedy możesz zająć się sobą, rodziną, swoimi zainteresowaniami.

Źródło: habr.com