Chcesz poznać opinię organizatorów „Cyfrowego Przełomu” na temat przebiegu konkursu? W tym poście nie będzie nic o rozmiarach, Księdze Rekordów, pierwszych osobach, niepowtarzalnych rozwiązaniach czy bezbłędnej organizacji. Opowiemy o naszych największych wpadkach — uwierzcie nam, było ich sporo. Ale popełnianie błędów jest normalne, zwłaszcza jeśli na tych błędach się uczysz.
Zacznijmy od początku
Kampania zgłoszeniowa
Zamiast tysiąca zgłoszeń, tysiąc pytań
Szczerze przyznajemy — na samym początku napotkaliśmy problem, że nasza publiczność nie do końca rozumiała, jak właściwie działają hackathony — wśród uczestników było wielu nowicjuszy, którzy nie znali tego formatu. Interesowała ich mechanika przeprowadzania takich wydarzeń, systemy oceny projektów, kryteria doboru ekspertów i wiele innych kwestii. W ten sposób, w pierwszych tygodniach kampanii zgłoszeniowej zbieraliśmy nie rejestracje, ale kupę pytań na różne tematy — często nawet niezwiązanych z samym konkursem.
Wyciągnęliśmy z tego lekcję, że przed rozpoczęciem zbierania zgłoszeń trzeba dużo rozmawiać z potencjalnymi uczestnikami — zanurzać ich w specyfikę wydarzenia i odpowiadać na pytania na wszystkie zbliżające się etapy.
Ogólnie rzecz biorąc, należy bardziej aktywnie współpracować z technologiczną społecznością, która bardziej interesuje się nie najnowszymi osiągnięciami firm partnerskich, lecz aktualnościami na temat przebiegu konkursu — dlaczego wybrano format hackathonu? Jak jest dostosowywany do naszego konkursu? Jak będzie przebiegać testowanie online? Wow, testowanie online się zaczęło — co robić dalej? Tak, nie rozumiem — przeszedłem testowanie, ale wyników nie ma. Kiedy będą? A jakie będą zadania na etapach regionalnych? Kto je ustala? A kto będzie w radzie ekspertów? Jak ich wybierano?
I tak dalej.
Najważniejsza lekcja: to za mało, by po prostu powiedzieć: „Cześć, jesteśmy konkursem dla menedżerów, specjalistów IT i projektantów. Weź udział już teraz. A tak, to będzie w formacie hackathonów”. Wszystko trzeba szczegółowo i etapowo wyjaśniać.
Testowanie online
Błędy w testach lub błędne rozumienie zadań przez różnych ludzi?
Na etapie testowania online nasze media społecznościowe były zalewane wiadomościami od niezadowolonych użytkowników dotyczących błędów w zadaniach. Problem polegał na tym, że te same teksty zadań były różnie interpretowane przez specjalistów z różnych dziedzin. Wszystko zależało od tego, jak weszli w zawód — uczyli się samodzielnie czy mieli szeroką akademicką wiedzę oraz odpowiednie wykształcenie. Percepcja semantyki i językoznawstwa znacznie się różniła — to należało uwzględnić przy przygotowywaniu testów.
Główna lekcja: następnym razem planujemy zebrać regionalne grupy fokusowe składające się z specjalistów różnych profili. Pomogą one sformułować zadania dostosowane do konkretnych regionów.
Etapy regionalne
Latem trzeba odpoczywać
Pierwszy błąd — to, że na przeprowadzenie etapów regionalnych wybraliśmy właśnie lato — sezon urlopów i wakacji studenckich, więc w niektórych miastach w hackathonie wzięło udział bardzo niewiele osób.
Z tego powodu musieliśmy ograniczyć liczbę nominacji, przez co zespoły musiały rezygnować z tych zadań, które chciały rozwiązać od początku. Niemniej jednak w tych miastach, gdzie uczestników nie było zbyt wielu, wszystkie zespoły zrealizowały swoje zadania na 'ura' i pokazały, że można osiągnąć dobre rozwiązania nawet w niewielkim składzie. Tak było na przykład w Jakucji i Wielkim Nowgorodzie — tam do finału przeszły wszystkie zespoły, które początkowo przybyły na hackathon.
Główna lekcja: a może nie latem?
Cechy każdego regionu
Warunki, w jakich odbywały się regionalne hackathony, były bezpośrednio związane z lokalnym partnerem, który wspierał konkurs. Dlatego gdzieś było lepiej, a gdzie indziej — gorzej. Nie wszyscy rozumieli specyfikę takich wydarzeń i dlaczego ludzie pracują 24/7, śpią na pufach lub w namiotach i żywią się bułkami ze stołówki. W związku z tym w niektórych momentach wystąpiły niedociągnięcia.
Składamy wielkie podziękowania uczelniom — pomagały nam z miejscem, ekspertami, zapraszaniem mediów oraz zbieraniem uczestników. Współpraca z nimi pomagała nam lepiej zrozumieć specyfikę regionów — w przyszłości uczyni to nasze partnerstwo bardziej efektywnym.
Główna lekcja: W przyszłym sezonie należy bardziej szczegółowo zaplanować pracę w regionach i bardziej polegać na sobie oraz swoim doświadczeniu, a nie na lokalnych partnerach.
W regionach informacja jest odbierana inaczej
Kanały przyciągania uczestników w miastach z milionem mieszkańców i regionach działają zupełnie inaczej. Na przykład w Moskwie i Petersburgu wystarczy uruchomić reklamy w mediach społecznościowych i przeprowadzić 'seed' w grupach, gdzie przebywa grupa docelowa, natomiast w regionach znacznie lepiej sprawdzają się marketing szeptany i wezwania do udziału od lokalnych 'influencerów' (administracji regionalnych, blogerów, uczelni, społeczności IT).
Główna lekcja: zwiększyć liczbę kanałów, przez które będziemy pracować z publicznością. Przyciągać więcej liderów opinii, lokalnych blogerów.
Zamieszali niejasnymi sformułowaniami zadań.
Co może najbardziej rozczarować, a nawet zdenerwować uczestników hackathonu? Oczywiście nudne i nieprzemyślane zadania. Na etapie regionalnym i finałowym zespoły skarżyły się, że sformułowania zadań często brzmiały nie do końca jasno i przejrzyście.
W trakcie całego konkursu zawsze staraliśmy się przestrzegać zasady — dobrze postawione zadanie = dobrze wykonane rozwiązanie. Ale przyznajemy, że nie zawsze to wychodziło. W warunkach, gdy zadań było bardzo wiele, a dla każdego z nich wydawano własne zbiory danych… zdarzały się wpadki. Jednak wszystko rekompensowała pomoc ekspertów, którzy ani na krok nie odchodzili od zespołów, odpowiadając na wszelkie pytania i pomagając w opracowywaniu projektów. To właśnie wpłynęło na jakość prototypów, które powstały w rezultacie.
Główna lekcja: do formułowania zadań będziemy korzystać z pomocy specjalistów, którzy głęboko znają technologie, z którymi uczestnicy będą pracować. Na przykład, jeśli stawiamy zadanie dotyczące opracowania aplikacji AR do wnętrz, to potrzebny będzie ekspert, który już wielokrotnie zastosował rozszerzoną rzeczywistość w podobnych rozwiązaniach.
Finał
„Dzień dobry! Już niedługo hackathon, a bilety do nas nie dotarły”, lub problemy logistyczne.
Niektórzy uczestnicy otrzymali z opóźnieniem informacje o organizacji ich podróży na finał. To wywołało falę pytań, a jako organizatorzy zostaliśmy poddani prawdziwemu ostrzałowi. Nie zamierzamy zwalać winy na nikogo — zespół projektowy, oczywiście, ponosi odpowiedzialność za wszystkie opóźnienia. Najczęściej były one związane z tym, że w większości przypadków prosiliśmy regiony o pomoc, ale każde z nich mogło zorganizować logistykę w różnym czasie. W przyszłości planujemy przeznaczyć na to więcej czasu.
Główna lekcja: Należy cały czas informować uczestników na jakim etapie znajduje się zakup biletów, rezerwacja hoteli i inne operacje. Pomoże to im być spokojniejszymi i po prostu czekać, aż na ich pocztę trafią upragnione dokumenty.
I, oczywiście, Guinness
Początkowo nie mieliśmy celu, by znaleźć się w Księdze Rekordów Guinnessa. Jednak podczas regionalnych etapów stopniowo uświadamialiśmy sobie, że mamy na to szansę, a w końcu przed finałem postanowiliśmy — „Zrobimy to, koledzy!”. Wszystko szło doskonale, aż przedstawiciele Księgi Rekordów Guinnessa ogłosili wymagania, że uczestnicy hackathonu muszą przez cały dzień roboczy (12 godzin) nie opuszczać pomieszczenia. Mieli możliwość opuszczenia terenu jedynie na 40 minut. To wpłynęło na standardowy schemat organizacji żywienia i systemu przepustek, co wywołało oburzenie uczestników.
Główna lekcja: Teraz będziemy od razu wyciągać informacje o wszystkich pułapkach, które mogą pojawić się w ramach różnych aktywności konkursowych i z wyprzedzeniem informować o nich uczestników.
Podzielcie się w komentarzach, jakie inne błędy zostały zauważone w organizacji konkursu? Zawsze jesteśmy gotowi pracować nad poprawą wyników!
Źródło: habr.com
