Znana marka lub nazwisko mówcy o wysokiej pozycji pomaga zapełnić sale konferencyjne. Ludzie kontaktują się z „gwiazdami”, aby utrzymać trend i dowiedzieć się o swoich błędach i zwycięstwach. Dopiero na zakończenie wystąpień uczestnicy wystawiają takim prelegentom oceny dalekie od najwyższych.
VisualMethod, studio prezentacji i infografik, zapytało przedsiębiorców i pracowników korporacji, co najbardziej ich rozczarowało w prezentacjach konferencyjnych. Okazuje się, że gdy doświadczeni mówcy ignorują slajdy organizacyjne i od razu przechodzą do opisu procesu lub przypadku, zaufanie zostaje utracone. Część respondentów określiła takie zachowanie rozmówców jako aroganckie („w ogóle się nie przedstawił”) i nieuważne („temat to jedno, ale słowa to drugie”). Szczegółowo mówimy o tym, które slajdy należy zapamiętać.
Dlaczego to jest ważne
Nawet jeśli wypowiadałeś się 1000 razy, w Twojej prezentacji musi znaleźć się tych 5 slajdów:
- temat przemówienia
- Przedstawić się
- struktura mowy
- porządek obrad
- wyniki prezentacji i kontakty
Jeśli prezentacja zawiera sekcję pytań i odpowiedzi, utwórz w tym celu oddzielny slajd, aby skupić uwagę odbiorców, lub użyj slajdu podsumowującego prezentację.
Gromadząc doświadczenie w mówieniu, mówcy skupiają się bardziej na istocie prezentacji, wierząc, że dla słuchaczy ważne są tylko rezultaty i osobiste doświadczenia mówiącego. Oczywiście jest to istotne, ale niezależnie od Twojego statusu i wyników Twojej pracy, cenne jest, aby odbiorcy otrzymali wzmocnienie wagi tego, co się dzieje i poczucie własności. Slajdy organizacyjne pomogą Ci dostroić się, zagłębić się w temat i zrozumieć, dlaczego Twoja prezentacja powinna mieć wpływ na życie zawodowe odbiorców. Nawet jeśli Twoje wystąpienie jest monologiem, informacje organizacyjne tworzą efekt interakcji między mówcą a publicznością w pomieszczeniu.
Wciągnij się w temat
Każda prezentacja zaczyna się od strony tytułowej. Zwykle mówi coś ogólnego, chociaż pierwszy slajd został pierwotnie stworzony, aby wyjaśnić widzom znaczenie tematu. Dlaczego to się dzieje? Nasi klienci, którzy często występują, przyznają, że temat dostają od organizatora lub jeśli sami go formułują, dzieje się to na kilka miesięcy przed wydarzeniem i z braku czasu pojawia się szkicowy temat. Z biegiem czasu pojawia się na wszystkich plakatach, banerach i mailingach, a jeśli chodzi o przygotowania, wydaje się, że jest już za późno, aby cokolwiek zmienić. VisualMethod sugeruje zawsze formułowanie tematu ze wskazaniem korzyści, jakie może ono przynieść odbiorcom. Nawet jeśli będzie on nieco inny od tego, co zapowiadano. W ten sposób możesz przykuć uwagę odbiorcy już od pierwszych sekund.
Użyj głosu aktywnego, aby sformułować temat i być jak najbardziej szczegółowym. Przykładowo sformułowanie „Opracowanie oferty handlowej” brzmi słabiej niż „3 szablony propozycji handlowych, które pomogą Ci sprzedać usługi doradcze”.
Znajdź wspólne zainteresowanie ze słuchaczem. Przed wystąpieniem dobry mówca zapyta organizatorów, kto będzie na sali i jakie są wyniki ankiet na tematy istotne dla zwiedzających. Ta rozmowa trwa pięć minut, ale pozwala zaoszczędzić czas na przygotowaniach, ponieważ będziesz dokładnie wiedzieć, czego oczekują ludzie i wybierzesz dla nich interesujące informacje. Jeśli wygłaszasz jedyną prezentację w ciągu roku, możesz użyć tylko jednego zdania, aby połączyć temat z zainteresowaniami obecnych.
Nawet jeśli nie ma informacji o tym, kto będzie na sali, wystarczy przed rozpoczęciem wystąpienia zadać 2-3 pytania wyjaśniające dotyczące zawodu słuchaczy i przedstawić argument, dlaczego Twoje informacje będą przydatne dla ich.
Wspieraj swoją wiedzę
Po sformułowaniu tematu ludzie zadają kolejne pytanie: dlaczego właściwie możesz być ekspertem i dlaczego powinni Ci zaufać? Ta reakcja zachodzi automatycznie i bez otrzymania odpowiedzi słuchacz może wysłuchać wszystkiego z zainteresowaniem, jednak będzie miał wątpliwości, czy w tym konkretnym przypadku informacje są godne zaufania i to, co usłyszał, warto zastosować w praktyce. Dlatego zalecamy, aby nawet „gwiazdy” mówców powiedziały, dlaczego mają prawo wyrazić tę lub inną informację. Jak to zrobić naturalnie, bez eksponowania „ja”?
Niektóre formaty wydarzeń wymagają przedstawienia prelegenta przez organizatora. W takim przypadku ważne jest, aby przekazać prezenterowi prawidłowe informacje i powiązać je z tematem swojego wystąpienia. Na przykład radziliśmy jednemu z naszych klientów na konferencji dla przedsiębiorców, aby opowiedział nie tylko o swoim ostatnim miejscu pracy w największej pod względem liczby pracowników firmie w kraju, ale także o swoich wcześniejszych doświadczeniach w małym biurze. Po wystąpieniu prelegent otrzymał komentarz, że rozumie problemy małych firm, chociaż wcześniej w części pytań i odpowiedzi często pojawiało się pytanie „no cóż, w dużych firmach taka metodologia się sprawdza, a co z małymi firmami?” Kiedy już jasno zrozumiesz, kim są Twoi odbiorcy, możesz spośród swoich działań wybrać przykłady, które będą odpowiadać ich zainteresowaniom.
Jeżeli się przedstawiasz, poświęć temu osobny slajd. W ten sposób możesz wyrazić jedynie związek między Twoim doświadczeniem a tematem, a ludzie sami przeczytają pozostałe fakty, a Ty nie będziesz wyglądać, jakbyś się przechwalał. Istnieje coś takiego jak „trójkąt zaufania”. Aby zbudować zaufanie, musisz połączyć trzy rzeczy: swoje doświadczenie, temat i zainteresowania odbiorców.
Pierwszy sposób polega na wykorzystaniu stereotypu. Na to wygląda:
Nazywam się _______, jestem _______ (Pozycja): stereotyp _______________. Jeśli jesteś dyrektorem handlowym, Twoja prezentacja może wyglądać następująco:
Nazywam się Peter Brodsky (imię i nazwisko), jestem typowym dyrektorem handlowym (stanowisko), który zatwierdza kilka propozycji handlowych miesięcznie i otrzymuje informację zwrotną od klientów (stereotyp). W ten sposób potwierdzasz, że masz prawo rozmawiać na temat pisania propozycji biznesowych i rozumiesz, co robią osoby na sali, jeśli przemawiasz przed osobami o tym samym stanowisku.
Drugą opcją jest wcześniejsze doświadczenie. Jeśli rozmawiałeś z programistami, którzy np. tworzą usługi automatyzujące dystrybucję ofert komercyjnych, mógłbyś powiedzieć co następuje:
Nazywam się Peter Brodsky (imię) i każdego dnia spędzam 30% swojego czasu w zespole programistów, ponieważ wierzę, że przyszłość leży w automatyzacji procesów. Jeśli masz doświadczenie w programowaniu, możesz to powiedzieć jeszcze wyraźniej: jestem programistą i zawsze nim byłem. Kod mam we krwi. Ale tak się złożyło, że udało mi się zbudować algorytm pracy z ofertami komercyjnymi i zwiększyć sprzedaż o 999%, a teraz pracuję jako kierownik bloku. Jest to również dobre, ponieważ widzę obie strony procesu.
Jeśli nie masz odpowiedniego doświadczenia, możesz przejść na język emocji i powiedzieć, dlaczego dany temat jest dla Ciebie ważny. Będzie to brzmieć mniej więcej tak: Sam jestem kupcem na co dzień i jestem gotowy płakać ze szczęścia, gdy sprzedawca usłyszy, czego potrzebuję i nie próbuje sprzedawać według szablonu. Ale to właśnie jest istotą szablonu dobrej firmy: nauczenie pracowników wykorzystania człowieczeństwa i technologii rozumienia klienta.
Jeśli chodzi o slajd opisujący przeżycie, możesz umieścić na nim następujące informacje:
- Stanowisko i nazwy firm, w których pracowałeś
- Twoje wykształcenie lub specjalne kursy związane z danym tematem
- Stopnie naukowe, nagrody i certyfikaty
- Wyniki ilościowe. Na przykład, ile ofert handlowych złożyłeś w swoim życiu?
- Czasami wskazane jest wspomnienie o klientach lub dużych projektach.
Najważniejsze: pamiętaj z czasem, że publiczność nie przyszła słuchać historii twojego życia. Dlatego celem prezentacji jest po prostu uzasadnienie, dlaczego ważne jest, aby ludzie usłyszeli Twoją wypowiedź na ten temat.
Zainteresuj się treścią
Teraz powiedziałeś, dlaczego temat i Twoja wiedza zasługują na uwagę, teraz odbiorcy chcą wiedzieć, w jaki sposób przekażesz wiedzę, jak będzie przebiegał proces. Umieszczenie treści prezentacji na slajdzie i ustalenie programu spotkania jest ważne, aby uniknąć rozczarowania po prezentacji. Jeśli nie uprzedzisz o strukturze swojej wypowiedzi, ludzie tworzą własne oczekiwania, które rzadko pokrywają się z rzeczywistością. To tutaj pojawiają się komentarze w stylu „Wcale tego nie miałem na myśli” lub „Myślałem, że tak będzie lepiej”. Pomóż słuchaczom spełnić ich pragnienia i oczekiwania – ustal zasady i powiedz im, czego się spodziewać.
Dobry sposób na omówienie planu zajęć bez nazywania slajdu „Agendą”. Zamiast tego możesz utworzyć oś czasu lub infografikę. Wskaż, ile czasu zajmie każda część: teoretyczna, praktyczna, studium przypadku, odpowiedzi na pytania, przerwy, jeśli są przewidziane. Jeśli przekazujesz prezentację, lepiej, aby treść miała formę menu z linkami – w ten sposób zadbasz o czytelnika i zaoszczędzisz jego czas na przeglądaniu slajdów.
VisualMethod zaleca nie tylko doprecyzowanie treści przemówienia, ale zrobienie tego z korzyścią dla słuchaczy. Przykładowo na slajdzie znajduje się punkt „jak wskazać granice budżetowe w propozycji komercyjnej”. Wyrażając tę kwestię, obiecaj: „Po moim wystąpieniu będziesz wiedział, jak wskazać granice budżetowe w propozycji komercyjnej”. Upewnij się, że ludzie uznają Twoje słowa za pomocne.
Jak zauważa Alexander Mitta w swojej książce „Kino między piekłem a niebem”, pierwsze 20 minut filmu wywołuje przebłysk zainteresowania całą narracją. Specjaliści nazywają to wydarzeniem podżegającym lub, z grubsza przetłumaczonym, „wydarzeniem podżegającym”. Podobne podejście widać w klasyce teatru. Twoje slajdy wprowadzające przygotowują scenę i wzbudzają zainteresowanie całą historią.
Podsumować
Przypomnij sobie zakończenie filmu lub produkcji: ten moment, w którym widz zostaje oświecony i otrzymuje uniwersalną wiedzę. Ten moment prezentacji będzie ostatnim slajdem z krótkimi wnioskami. Może to być jedno streszczenie, napisane obszernie, jeśli mówisz o naprawdę nowym odkryciu, lub 3 główne zasady lub wnioski podsumowujące całe wystąpienie.
Po co podsumowywać na osobnym slajdzie? Po pierwsze, pomagasz wyciągnąć jednoznaczny i prawidłowy wniosek na podstawie wyników swojej wypowiedzi. Po drugie, przygotowujesz publiczność na zakończenie prezentacji i dajesz jej możliwość przygotowania pytań.
Po trzecie, możesz dodać wartość do swojej prezentacji. Aby to zrobić, musisz skupić się na tym, że dzięki Twojemu przemówieniu słuchacze czegoś się nauczyli, zrozumieli i zrozumieli. Ogólnie rzecz biorąc, twórz efekt dodatkowej wartości. Przykładowo podajesz nazwy trzech szablonów, na których zbudowana jest oferta handlowa i mówisz: dzisiaj nauczyłeś się tych trzech modeli i dzięki nim możesz jeszcze wyraźniej pokazać swoim klientom korzyści ze współpracy z Tobą i przyspieszyć sprzedaż.
Slajd podsumowujący powinien być zwięzły i naprawdę rozstrzygający. Następnie nie powinieneś dalej zagłębiać się w temat, nawet jeśli pamiętasz pewne szczegóły. Wykorzystaj ten moment, aby utrwalić swój status eksperta i ostateczne wnioski. Na tym ostatnim etapie możesz przejść do sekcji pytań i odpowiedzi, chociaż w większości przypadków lepiej jest umieścić ją nieco wcześniej i zakończyć prezentację wybraną notatką.
Pomóż mi się z Tobą skontaktować
Każda prezentacja ma swój cel. Wychodząc na scenę, mówca sprzedaje widzom produkt, firmę, swoją wiedzę lub jakieś działanie. Obecnie rzadko zdarza się sprzedaż bezpośrednia poprzez prezentację, chyba że w internetowych piramidach sprzedaży kosmetyków lub magicznych pigułek. W większości przypadków mówca zbiera dane kontaktowe od słuchaczy. Nie oznacza to, że chodzi po sali z ankietą, ale mówi, gdzie można kontynuować komunikację.
Jeśli nie jesteś gotowy na bezpośrednie kontakty, podaj adres e-mail firmy na slajdzie zamykającym. Na przykład używamy adresu ogólnego [email chroniony]lub jeszcze lepiej, podaj link do sieci społecznościowej, w której możesz komunikować się z odbiorcami lub gdzie pojawiają się przydatne materiały na Twój temat.
Jeśli jesteś niezależnym konsultantem, możesz podać także ogólny, osobisty adres lub wskazać stronę w serwisie społecznościowym, za pośrednictwem której można się z Tobą skontaktować.
Aby aktywować odbiorców, utwórz „wezwanie do działania”. Poproś o opinię na temat swojej prezentacji, udostępnij linki na dany temat lub zasugeruj, jak można ulepszyć prezentację. Jak pokazuje praktyka VisualMethod, około 10% słuchaczy jest zawsze na tyle responsywnych i aktywnych, aby zostawić komentarz, a około 30% jest gotowych subskrybować aktualności Twojej grupy.
PS
Zgodnie z „starożytną” tradycją należało wspomnieć o wyrażeniu „Dziękuję za uwagę!” Pożegnanie jest zawsze trudne i z podobną wdzięcznością chcesz wypełnić slajdem niezręczną pauzę, ale zachęcamy Cię do zatrzymania się przy slajdzie z kontaktami. Slajd z podziękowaniami sygnalizuje odbiorcom, że Wasza relacja dobiegła końca, a celem każdej firmy jest rozwój i ciągłe utrzymywanie kontaktu z odbiorcami. Twoje kontakty lepiej poradzą sobie z tym zadaniem.
Źródło: www.habr.com