Od ponad 10 lat istnieją i powstają różnego rodzaju profesjonalne systemy doboru personelu. To naturalne. Powstało już specjalistyczne oprogramowanie dla wielu indywidualnych zawodów. Jeśli chodzi o rekrutację, wszyscy rozumieją, jakie problemy pomaga rozwiązać oprogramowanie, jaką rutynę i błędy eliminuje, ale nikt nie wie, jak zmierzyć efekt ekonomiczny jego użytkowania. Innymi słowy, firmy mogą obliczyć, ile pieniędzy będzie ich kosztować korzystanie z oprogramowania, ale nie rozumieją zwrotu z inwestycji ani tego, ile pieniędzy przyniesie lub zaoszczędzi oprogramowanie. Slogany typu „Zapełniaj wakaty 2 razy szybciej za pomocą (takiego a takiego oprogramowania)” pochodzą z latarni, to po prostu nieprawda.
Brak zrozumienia tego, co oprogramowanie rekrutacyjne może zdziałać pod względem finansowym, powoduje, że firmy odkładają tę inwestycję latami i przez ten czas tracą dużo na wynikach.
Postanowiłem obliczyć, ile pieniędzy i czasu oszczędza profesjonalne oprogramowanie rekrutacyjne. Aby nie obciążać Państwa szczegółowymi obliczeniami, od razu zacznę od uzyskanych wyników. A dla zainteresowanych głębszym kopaniem szczegółowe obliczenia opisano poniżej.
Oto moje wyniki.
Korzystając z profesjonalnego oprogramowania rekrutacyjnego:
- oszczędzaj czas pracy 2 miesiące i 1 tydzień w roku dla każdego rekrutera.
- oszczędzaj pieniądze - w ekwiwalencie 2,24 średnie wynagrodzenie rekrutera rocznie. W kwietniu 2019 r. jest to średnio 2 dolarów dla rekrutera IT w Rosji, 688 dolarów dla Ukrainy, 1 dolarów dla Białorusi i 904 dolarów dla Kazachstanu.
- ROI z inwestycji w oprogramowanie rekrutacyjne wynosi ok. 390%.
- w przypadku złożonych, wysoko płatnych stanowisk korzyść dla pracodawcy będzie przeciętna od 2 do 184 dolarów rocznie na rekrutera w zależności od kraju;
- w przypadku gorzej płatnych, szybko obsadzonych stanowisk, korzyść dla pracodawcy będzie wynosić średnio okt 1 do 680 dolarów rocznie na rekrutera, także w zależności od kraju;
- ~ co 5 wolnych miejsc rekruter będzie mógł zakończyć rekrutację korzystając ze swojej bazy danych, co jest o 54% szybsze niż w przypadku poszukiwania nowych kandydatów.
Obliczenia
Usiądź wygodnie i przejdźmy do szczegółowych obliczeń. Postanowiłem rozbić selekcję personelu „kość po kości”, aby mieć jasny obraz tego, co i w jakim zakresie ma robić rekruter.
Jak oprogramowanie pomaga zaoszczędzić 2 miesiące i 1 tydzień w roku
Jeden rekruter spędza średnio około 1 godzin na przetwarzaniu 33 wakatu bez użycia oprogramowania. Obliczenie nie było łatwe. Przeprowadziliśmy wywiady z kolegami, a także szczegółowo przeanalizowaliśmy normy i standardy panujące w zawodzie.
Aby zatrudnić wykwalifikowanego pracownika na stanowisko biurowe, należy wykonać określoną listę czynności, niektóre z nich są jednorazowe, inne zaś trzeba wykonywać codziennie. W większości przypadków, jeśli aktywnie się w to zaangażujesz, możliwe jest obpełnienie standardowego wakatu w okresie od 10 dni do 3 tygodni. Do obliczeń przyjmujemy średnią wartość: 15,5 dnia. Przez tę wartość pomnożymy wszystkie dzienne koszty pracy. Czas trwania i liczbę poszczególnych działań będziemy brać ze standardów ustalonych empirycznie przez ekspertów (na przykład jak tutaj). Do wszystkich obliczeń używamy średniej arytmetycznej wartości minimalnych i maksymalnych - jest ona najbliższa warunkom rzeczywistym z prawdopodobieństwem wystąpienia różnych sytuacji awaryjnych.
Porównajmy czas spędzony przez jednego rekrutera na każdym etapie selekcji bez oprogramowania i przy użyciu oprogramowania i obliczmy realne oszczędności.
Jeśli dodamy czas trwania wszystkich poszczególnych elementów procesu rekrutacji (obliczony na podstawie wartości średnich), okaże się, że rekruter spędza prawie 32 godziny i 48 minut na „ręcznym” wyborze jednego pracownika. Po przeliczeniu czasu poświęconego na obsadzenie tego samego wakatu, ale wykorzystując możliwości systemu rekrutacyjnego, czas na wszystkie niezbędne zadania został skrócony do 28 godzin i 24 minut. Oznacza to, że zapełnienie 1 wakatu przyspiesza o 4,4 godziny.
Według statystyk rekruter obsługuje średnio 5 wakatów miesięcznie. Korzystając z oprogramowania, otrzymuje bardzo cenny bonus – jest to „ulepszona” wewnętrzna baza CV. Oczywiście uzupełnienie wakatów z wewnętrznej bazy danych jest dużo szybsze, to marzenie. Postanowiłem dowiedzieć się, ilu jest takich przyspieszonych pracowników i na jak długo.
W tym celu pozyskaliśmy dane o wolnych stanowiskach pracy w systemie CleverStaff za okres 2 lat. Okazało się, że średnio 4 na 5 zatrudnionych to nowi kandydaci, a co piąty zatrudniony pracownik to kandydat z wewnętrznej bazy, a takie wakaty są obsadzane o 54% szybciej. Średnio oszczędza się 4,4 godziny, których wcześniej nie uzyskano, ale już 15,3 godziny.
Zacząć robić. Jeśli specjalista pracuje standardowo 176 godzin miesięcznie, wówczas całkowita oszczędność czasu pracy wynosi:
(4 wakaty × 4,4 godz.) + (1 wakat × 15,3 godz.) = 32,9 godziny miesięcznie.
32,9 zaoszczędzonych godzin / 176 godzin pracy miesięcznie = 18,7% czasu pracy w miesiącu.
W ujęciu rocznym jest to:
18,7% × 12 miesięcy = 2,24 miesiąca lub 2 miesiące i 1 tydzień
Wskaźnik ten jest uniwersalny i ma zastosowanie do pracy rekrutera w dowolnym kraju oraz przy wolnych stanowiskach pracy o dowolnej złożoności. Zastanówmy się: co powoduje tę redukcję?
Jest to możliwe dzięki temu, że profesjonalne oprogramowanie optymalizuje następujące czasochłonne procesy:
- Publikacja ogłoszenia o pracę - system sam tworzy zewnętrzną stronę z ofertami pracy na podstawie danych wprowadzonych do bazy. Jeśli do tekstu ogłoszenia zamieszczonego w specjalnym źródle dodamy link do zewnętrznej strony z ofertami pracy wygenerowanej przez oprogramowanie, kandydaci będą mogli aplikować na wakat bezpośrednio na nim, co jest wygodne, ponieważ odpowiedzi od razu trafiają do systemu, a ich CV do bazy danych.
- Zapisywanie wszystkich odpowiednich CV z bazy danych kandydatów w witrynie wyszukiwania ofert pracy. Systemy profesjonalne posiadają integrację z najpopularniejszymi platformami zatrudnienia, co sprawia, że użytkownicy jednym kliknięciem, czyli jednym kliknięciem, mogą dodać kandydatów z tych zasobów do własnej bazy danych, tj. bezpośrednio w procesie sprawdzania wyników wyszukiwania.
- Zapisywanie życiorysów kandydatów, które codziennie przychodzą pocztą elektroniczną i kontami w witrynach z ofertami pracy. Analizowanie CV z poczty odbywa się raz dziennie. Jeśli dodasz link do zewnętrznej strony z ofertami pracy wygenerowanej przez system do opisu stanowiska na zewnętrznych stronach, kandydaci będą mogli wysyłać z niej swoje odpowiedzi, tj. natychmiastowo dodane do bazy i pojawiają się w wakacie na etapie „Znaleziono”.
- Powiadomienie o odmowie dla nieodpowiednich kandydatów. Za pomocą oprogramowania można tego dokonać bezpośrednio z interfejsu systemu: system sam wstawi nazwisko kandydata do szablonu.
- Ale najważniejsze jest utworzenie roboczej bazy kandydatów, dzięki której doświadczony rekruter będzie w stanie obsadzić wolne stanowiska bez źródeł zewnętrznych.
Ile to jest w pieniądzach?
Wszystko, co dotyczy wyników finansowych, może się znacznie różnić. Zarobki zarówno samego rekrutera, jak i poszukiwanego przez niego kandydata zależą od kraju, wielkości firmy i budżetu działu. Dlatego tutaj zwróciłem się do średnich wskaźników, które zwykle można znaleźć w studiach zawodowych. Według statystyk średnia miesięczna pensja rosyjskiego rekrutera IT wynosi 1200 dolarów. Z kolei średnia miesięczna pensja ukraińskiego rekrutera IT wynosi 850 dolarów (jak podaje ), białoruski – 750 dolarów i kazachski – 550 dolarów. Tutaj i dalej wziąłem wszystkie dane dotyczące wynagrodzeń z publicznie dostępnych ofert pracy w takich zasobach jak hh.ru, hh.kz i tym podobne.
Skorelowałem tę liczbę z oszczędnością czasu pracy – 2 miesiące i 1 tydzień w roku (to = 2,24 miesiąca), którą uzyskaliśmy wcześniej.
- Dla Rosji – 1200 dolarów × 2,24 miesiąca = $ 2 688
- Dla Ukrainy - $ 1 904
- Dla Białorusi - $ 1 680
- Dla Kazachstanu - $ 1 232
Kwoty te reprezentują średnie oszczędności w przeliczeniu na roczne wynagrodzenie rekrutera. Mówiąc ściślej, rekruter za tę kwotę wykonuje dodatkową pracę, jeśli korzysta z profesjonalnego systemu.
Dodatkowo możesz obliczyć także korzyść dla pracodawcy z tytułu dodatkowego zatrudnienia, która jest równa utraconemu zyskowi z zatrudnienia po 1 miesiącu. Załóżmy, że firma uzyskuje 50% wynagrodzenia pracownika z jego pracy. Myślę, że ta kwota nie może być mniejsza, biorąc pod uwagę podatki, czynsz i inne wydatki. Dlatego uważam, że 50% wynagrodzenia to skromne, minimalne oszacowanie tego, ile firma zarabia na pracy pracownika.
Obliczmy teraz, ile wynosi 50% przeciętnego funduszu wynagrodzeń zatrudnionych pracowników za 2 miesiące i 1 tydzień. Według statystyk średnia pensja starszego specjalisty IT wynosi „2 dolarów dla Rosji i „700 dolarów miesięcznie dla Ukrainy, „2 dolarów dla Białorusi i „900 dolarów dla Kazachstanu.
Średnio 1 rekruter obsadza 1.5 złożonych wakatów miesięcznie.
Obliczamy korzyść za pomocą następującego wzoru: średnie wynagrodzenie × liczba wakatów w miesiącu × 2.24 miesiąca × 50% świadczenia.
- Dla Rosji: 2 USD × 700 wakatów miesięcznie × 1.5 miesiąca × 2.24% świadczenia = 50 USD
- Dla Ukrainy: 4 dolarów
- Dla Białorusi: 4 dolarów
- Dla Kazachstanu: 2 dolarów
Łącznie, w przypadku złożonych, wysoko płatnych stanowisk, wysokość świadczenia wynosi Od 2 do 184 dolarów rocznie na osobę rekrutującą.
Średnia pensja specjalisty na szybko obsadzanym stanowisku wynosi około 540 dolarów dla Rosji i 400 dolarów dla Ukrainy, 350 dolarów dla Białorusi i 300 dolarów dla Kazachstanu. Rekruter zamyka około 5 takich stanowisk miesięcznie.
- Dla Rosji: 540 USD × 5 wakatów miesięcznie × 2,24 miesiąca × 50% świadczenia = 3 USD
- Dla Ukrainy: 2 dolarów
- Dla Białorusi: 1 dolarów
- Dla Kazachstanu: 1 dolarów
Łącznie, w przypadku gorzej płatnych, szybko zamykanych pozycji, kwota świadczenia wynosi Od 1 do 680 dolarów rocznie na osobę rekrutującą.
Przypomnę, że zwięzłe podsumowanie dałem na początku artykułu.
Czy Twoja firma potrzebuje oprogramowania rekrutacyjnego?
To jest kwestia czysto biznesowa. Lepiej podjąć decyzję nie intuicyjnie czy emocjonalnie, ale w oparciu o dane. Na przykładzie proponuję obliczyć wysokość korzyści z wdrożenia oprogramowania dla 4-osobowego zespołu rekruterów. Na przykład dwóch z pensją 700 dolarów, jeden – 850, a drugi – 1100 dolarów. Miesięczny fundusz wynagrodzeń dla takiego zespołu wynosi 3 dolarów.
Na przykład oprogramowanie kosztuje 40 dolarów miesięcznie dla każdego rekrutera. Jest to opcja całkowicie rynkowa.
Roczne koszty oprogramowania wynoszą 40 × 4 × 12 = 1 USD.
Według moich obliczeń powyżej, oprogramowanie pozwoli zaoszczędzić 2 miesiące i 1 tydzień na rekrutera rocznie. Dla naszego 4-osobowego zespołu rekruterów będzie to dokładnie 9 miesięcy (z łącznie 48 miesięcy pracy w roku).
Kwota zaoszczędzona w ciągu roku to miesięczny fundusz wynagrodzeń zespołu pomnożony przez 2 miesiące i 1 tydzień:
- 3 dolarów × 350 = 2,24 dolarów
Tutaj możesz argumentować, że 4 osoby z oprogramowaniem lub bez niego otrzymają całą pensję i nie będzie żadnych oszczędności. W rzeczywistości 9 miesięcy roboczych oszczędności dla Twojej firmy będzie oznaczać jeden z poniższych scenariuszy:
- 4 rekruterów obsadza więcej wakatów, tak jakby przez 5 miesięcy w roku korzystali z pomocy piątego rekrutera.
- Obciążenie każdego rekrutera jest zmniejszone i potrzebujesz tylko 3 rekruterów zamiast 4.
Oznacza to, że dzięki oprogramowaniu 4 rekruterów wykona rocznie o 7 dolarów więcej pracy. Jeśli nie masz tej dodatkowej pracy, eliminujesz jednego rekrutera i oszczędzasz 504 USD rocznie. Jeśli masz dla nich wystarczającą liczbę wakatów, oszczędzasz 7 USD rocznie, nie zatrudniając piątego rekrutera i wykonując jego pracę bez zwiększania kosztów.
ROI = kwota oszczędności / kwota inwestycji (koszty oprogramowania) = 7 / 504 × 1% = 920%.
Krótko mówiąc, na naszym przykładzie Inwestycje w oprogramowanie zwrócą się 4 razy w ciągu 1 roku.
Dla Twojej firmy możesz powtórzyć moje proste obliczenia, zastępując:
- Twoja liczba rekruterów,
- Ich roczny fundusz wynagrodzeń,
- Wysokość kosztów Twojego oprogramowania rekrutacyjnego,
- Średni czas obsadzenia wakatu w Twojej firmie,
- Średnia liczba obsadzonych stanowisk w miesiącu.
Według moich szacunków, jeśli Twoi rekruterzy są dobrze obciążeni selekcją personelu, to przy różnych wartościach tych zmiennych ROI może mieścić się w przedziale od 300% do 500%.
Możesz także oszacować wartość zatrudnienia każdego rekrutera w okresie 2 miesięcy i 1 tygodnia. Według moich obliczeń zwiększa to ROI nawet 2,5 razy.
Wykorzystanie profesjonalnego oprogramowania przez rekruterów nie jest już kwestią kontrowersyjną i dylematem. To ogólnoświatowy trend, do którego prędzej czy później dołączą wszystkie poważne firmy.
Mam nadzieję, że moje wyliczenia i wyniki pomogą Waszym firmom w podjęciu decyzji o profesjonalnym programie rekrutacyjnym i zaprocentuje to Wam nie mniej niż w moich wyliczeniach :)
Autor: Władimir Kuriło, twórca i ideolog profesjonalnego systemu rekrutacji.
Źródło: www.habr.com