Dwa lata temu po raz pierwszy postanowiliśmy zebrać razem prawie pięćdziesiąt naszych zdalnych programistów i produktów i przedstawić się sobie w miłej, swobodnej atmosferze. Tak więc odbył się hackaton niedaleko Czechowa w obwodzie moskiewskim, było wspaniale, wszystkim się podobało i każdy chciał więcej. Kontynuowaliśmy gromadzenie naszych zdalnych programistów „na żywo”, ale zmieniliśmy format: teraz nie jest to ogólny hackaton, ale indywidualne wizyty zespołów. W tym artykule dowiesz się, dlaczego przeszliśmy na nowy format, jak jest on zorganizowany i jakie uzyskaliśmy rezultaty.
Dlaczego wyjazdy drużynowe?
Od zespół programistów powiększył się prawie trzykrotnie, a pomysł wspólnego przeniesienia wszystkich nie wydawał się już atrakcyjny. Powoduje:
- Logistyka staje się coraz bardziej skomplikowana. Znalezienie miejsca na półtora tysiąca osób i zamówienie czarteru nie jest takie złe, znacznie trudniej jest wybrać miejsce i czas na ogólny wyjazd, który każdemu będzie odpowiadał. W każdym razie w takim przypadku komuś klucz prawdopodobnie spadnie.
- Główny punkt wydarzenia – budowanie zespołu – został utracony. Tak duży tłum nieuchronnie podzieli się na grupy, ale grupy te nie są tworzone według zasady dowodzenia. Z naszego doświadczenia na imprezach firmowych wynika, że osoby o tych samych funkcjach zazwyczaj spotykają się ze sobą, ale z różnych zespołów – analitycy z analitykami, QA z QA, dobrze się znają i omawiają swoje tematy zawodowe. Musimy także przedstawić i zaprzyjaźnić się z chłopakami z każdego zespołu.
- W rezultacie wszystko zamienia się w imprezę firmową i zabawną imprezę alkoholową, a to zupełnie inny rodzaj imprezy i organizujemy ją osobno.
Zdając sobie z tego sprawę, opracowaliśmy format corocznych (czasami częstszych) wyjazdów zespołowych. Każdy taki wyjazd ma konkretny cel, sformułowany świadomie i z wyprzedzeniem przy użyciu techniki SMART (konkretny, mierzalny, osiągalny, wzmocniony i określony w czasie). To szansa na zmianę otoczenia, pracę u boku kolegi, którego wcześniej widziałeś tylko w Hangouts i zwiększenie efektywności pracy, co później wpłynie na istotne dla produktu wskaźniki.
Formaty wyjazdów
Hackathon Motywująca historia, która sprawi, że poczujesz się częścią dużego projektu. Zespół wstrzymuje wszystkie dotychczasowe działania, dzieli się na małe grupy, testuje kilka często szalonych hipotez, omawia wyniki i wymyśla coś zupełnie nowego. Na taki wyjazd w zeszłym roku zdecydował się zespół Vimbox, który wymyślił nowy interfejs do wideorozmowy pomiędzy uczniem a nauczycielem – Real Talk, który stał się obecnie głównym interfejsem dla użytkowników platformy.
Synchronizacja Łączenie bardzo różnych ludzi – zwykle programistów i firm – w celu lepszego zrozumienia potrzeb i możliwości. Typowym przykładem jest wyjazd zespołu CRM, pogrążonego w podmoskiewskich lasach w dyskusji na temat oczekiwań wobec tworzonego przez siebie systemu. Każdy spędził jeden dzień z założycielem firmy, wspominając historię – był pierwszy CRM , kolejnym krokiem w automatyzacji baz danych był arkusz kalkulacyjny Google i dopiero wtedy jeden programista napisał prototyp CRM... Innego dnia zespół spotkał się z klientami biznesowymi. Każdy zaczął lepiej rozumieć, czego dokładnie potrzebuje i na czym skupić swoją uwagę.
Budowanie zespołu Główną ideą jest pokazanie chłopakom, że pracują z ludźmi, a nie za pomocą czatów i rozmów wideo. Najpopularniejszy format wyjazdów, podczas których kontekst pracy się nie rozpada, wszyscy w dalszym ciągu rozwiązują codzienne problemy, ale dochodzą do nich wszelkiego rodzaju wspólne zajęcia. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy zespół powiększył się w ciągu roku o dużą liczbę nowych, zdalnych osób, które nigdy nie spotkały się osobiście. Daje to dobrą podstawę do przyszłej współpracy, jednak trzeba się liczyć z tym, że podczas takich wyjazdów spada produktywność, dlatego lepiej przeprowadzać je raz w roku.
Kto przyjdzie z drużyny?
W skład zespołu muszą wchodzić przedstawiciele wszystkich grup horyzontalnych:
- Produkt
- Analityka
- dev
- Wnętrze
- QA
Ostateczną listę uczestników ustala menadżer produktu, kierując się celem i zadaniami wyjazdu, a także wskaźnikami efektywności pracowników.
Jak dużo?
Całkowity koszt wyjazdu zależy od budżetu zespołu, najczęściej jest to 30-50 tysięcy rubli na osobę, bez wynagrodzenia. Obejmuje to bilety, zakwaterowanie, śniadania, czasem coś innego, jeśli budżet na to pozwala – ale na pewno nie alkohol, tylko siebie.
Wyjazd drużynowy to nie wakacje, chłopaki idą do pracy, a nie odpocząć. Dni robocze i weekendy liczone są jako dni zwykłe. Dlatego unikamy szczytowych terminów „wakacyjnych”, kiedy bilety i noclegi są niebotycznie drogie, ale też oczywiście nie wysyłamy nikogo tam, gdzie jest tanio, ale gdzie nikt nie chce jechać.
Ogólnie rzecz biorąc, zespół najpierw ustala daty, w których każdy może, i wyraża swoje życzenia według miasta i kraju. Następnie HR rozważa opcje dla wybranych dat i regionów. Wynik powinien być mniej więcej przeciętny i odpowiedni. Jeśli bilety do Turcji, gdzie chce zespół, na wybrane terminy kosztują 35 tys., a Czarnogóra w tym samym czasie kosztuje 25 tys., to będziemy polecać Czarnogórę. Jeśli spread wyniesie 23-27 tysięcy, wybór pozostanie w gestii zespołu.
Należy również wziąć pod uwagę koszty i warunki życia: bilety mogą być drogie, ale rekompensuje to zakwaterowanie. A częściej jest na odwrót. W szczególności istnieją złożone przypadki związane z faktem, że pensjonaty z reguły są przeznaczone na rodzinne wakacje, a nie na wyjazdy drużynowe. Nasi programiści raczej nie będą chcieli spać w jednym łóżku - co oznacza, że muszą negocjować z właścicielem, cena ulega zmianie.
Dokąd jechać
Zespół ustala daty (z co najmniej dwumiesięcznym wyprzedzeniem) i formułuje ogólne życzenia w obszarach. HR bierze udział w projekcie, który pomaga wybrać najlepsze opcje dla całego zespołu. Na przykład, jeśli większość deweloperów mieszka poza Uralem, mogą być zainteresowani zamieszkaniem w regionie moskiewskim. Jeśli w drużynie są ludzie z Ukrainy, a zwłaszcza z kraju, w którym obowiązuje reżim wizowy, nie ma sensu zabierać ich do Rosji, lepiej znaleźć coś innego. W efekcie proponowana jest lista możliwych kierunków, zespół głosuje, wybierając trzy najlepsze opcje. Następnie projekt rozważa te opcje na podstawie kosztów i możliwości, a produkt wybiera lokalizację, która mieści się w jego budżecie.
Jakie są wymagania dotyczące lokalizacji?
Istnieją dwa główne wymagania dotyczące miejsca i są one czysto użytkowe:
- dobre Wi-Fi potwierdzone opiniami/osobistymi doświadczeniami,
- duża przestrzeń do pracy, w której można zorganizować miejsca dla całego zespołu.
Wszelkie negatywne opinie na temat jakości Internetu są powodem do opuszczenia lokalizacji: jedziemy do pracy, spadający Internet nie jest nam w ogóle przydatny.
Przestrzenią do pracy jest albo wynajęcie sali konferencyjnej w hotelu, albo duża przestrzeń dla 15-20 osób na parterze, na werandzie, gdzieś, gdzie wszyscy mogą się spotkać i zorganizować open space.
Trwają prace nad kwestią jedzenia, ale niekoniecznie jest to wymóg dla lokalizacji: może znajdować się w środku lub w pobliskiej restauracji, najważniejsze jest to, że dzieci mają możliwość jedzenia trzy razy dziennie bez konieczności podróżowania mile stąd.
Kto wybiera format?
Cele wyjściowe są wyznaczane przez zespół produktowy przy pomocy działu szkoleniowego, nazywamy je Skyway: mają niezwykłą zdolność wyciągania celów i oczekiwań ze strumienia świadomości. Skyway komunikuje się z produktem, identyfikuje potrzeby spotkania zespołu i oferuje własne opcje programowe.
Taka pomoc jest szczególnie potrzebna, gdy zadaniem jest synchronizacja, tak jak miało to miejsce w przypadku zespołu CRM. Uczestniczyli w nim bardzo różni ludzie: doświadczeni technicznie programiści i ludzie z działów sprzedaży. Trzeba było się poznać, porozumieć, a jednocześnie nie odłączyć się od procesu pracy – zespół miał w tym momencie dość trudne sprinty. W związku z tym Skyway pomógł w zorganizowaniu procesu w taki sposób, aby prace postępowały i odbyły się niezbędne spotkania (m.in. z założycielami firmy).
Jak zorganizowane są zajęcia?
Pomysły na działania pochodzą od kierownika zespołu, produktu i projektu z HR. W Slacku tworzony jest kanał, w nim generowane są pomysły, zbierany jest backlog, a następnie zespół wybiera, co chce robić na miejscu. Z reguły zajęcia opłacane są przez samych pracowników, jednak zdarzają się wyjątki, jeśli jest to związane z celem podróży. Przykładowo, jeśli ważna jest komunikacja osobista bez Internetu, wówczas w ramach wyjazdu firma opłaci za wynajem samochodu, wyjazd do lasu, grilla, namioty.
Jak ocenić wyniki?
Jeśli wyjazd był hackatonem, to po prostu liczymy, ile pieniędzy przyniosło rozwiązanie, które wymyśliliśmy. W innych formatach wydatki traktujemy jako inwestycję w rozproszony zespół, jest to higieniczne minimum, gdy zespoły są rozproszone po całym świecie.
Dodatkowo dowiadujemy się o zadowoleniu zespołu i czy wyniki odpowiadają oczekiwaniom chłopaków. W tym celu przeprowadzamy dwie ankiety: przed wyjazdem pytamy, czego ludzie od niego oczekują, a po nim, w jakim stopniu te oczekiwania zostały spełnione. Na podstawie tegorocznych wyników otrzymaliśmy 2/3 ocen „pięć”, a 1/3 – „cztery”, to więcej niż w roku ubiegłym, co oznacza, że idziemy we właściwym kierunku. Znakomity jest fakt, że dwie trzecie wyjeżdżających zrealizowało swoje oczekiwania w 100%.
Cechy narodowe: lifehacki
Z jakiegoś powodu tak się składa, że nasze zespoły uwielbiają Czarnogórę, która prawie zawsze znajduje się na szczycie listy pożądanych lokalizacji. Jednak z tym krajem, podobnie jak z wieloma innymi małymi państwami europejskimi, jest problem: infrastruktura odpowiednia do wyjazdów zespołowych jest dość bogata i coraz bardziej nastawiona na rodzinne wakacje. A my mamy dwudziestoosobowy zespół, wszyscy muszą mieszkać i pracować w jednym miejscu, nie chcą jechać do hotelu, chcą jechać do willi i oczywiście nie chcą spać w tym samym łóżku.
Zwykły Airbnb tak naprawdę nie mógł nam pomóc. Musiałem szukać lokalnego pośrednika w handlu nieruchomościami - okazało się, że to nasz rodak, pracujący głównie z Rosją. Znalazła nam wspaniały aparthotel, właścicielka spełnia nasze życzenia i dostarcza całą nieruchomość pod klucz, pośrednik otrzymuje prowizję, wszystko jest w jak najlepszym porządku. Ale faktura nie została wystawiona przez właściciela, ale od pośrednika w handlu nieruchomościami i w języku serbskim widniała informacja, że jest to „zapłata za usługi zakwaterowania”.
Oczywiście trochę się napięliśmy i zaczęliśmy dociekać, dlaczego tak się stało. Po negocjacjach z pośrednikiem i właścicielem dowiedzieliśmy się, że w Czarnogórze jest to w zwyczaju, bo nie ma tradycji spisywania wszystkiego w skomplikowanych umowach pieczęciami, wystarczającym dokumentem jest faktura, a stawka podatku jest niższa przy płaceniu pośrednik w handlu nieruchomościami. Te. Po uwzględnieniu wszystkich naszych przeróbek mebli i innych specyficznych życzeń, a także prowizji pośrednika w handlu nieruchomościami, nasza kwota okazała się niższa niż w przypadku wynajmu tego samego kompleksu za pośrednictwem Airbnb, co obejmuje standardowe podatki od wynajmu.
Z tej historii sami doszliśmy do wniosku, że w przypadku zagranicznych lokalizacji, zwłaszcza jeśli rozumiemy, że dany kierunek będzie używany więcej niż raz, warto poświęcić czas na zapoznawanie się z lokalną specyfiką, a nie polegać na popularnych usługach. Zapobiegnie to problemom w przyszłości i być może zaoszczędzi pieniądze.
Kolejna ważna kwestia: musisz być przygotowany na niespodzianki i móc je szybko rozwiązać. Na przykład zespół rozliczeniowy planował podróż do Gruzji. Kiedy wszystko było już gotowe, bilety nagle zamieniły się w dynie i trzeba było pilnie szukać zastępstwa. Znaleźliśmy odpowiedni w Soczi - wszyscy byli zadowoleni.
Wreszcie, nie należy dążyć do idealnego zorganizowania wszystkiego i zapewnienia zespołowi czegoś w rodzaju „kompletnego pakietu”; trzeba wykorzystać jej własne talenty. To wydarzenie nie jest na pokaz, to spotkanie przyjaciół, tutaj zdjęcia i filmy z telefonu są ważniejsze niż jakiekolwiek profesjonalne strzelanie. Po wyjściu frontend CRM i kontrola jakości przetworzyły wideo z telefonów, nakręciły wideo i nawet - to jest bezcenne.
Dlaczego tak jest?
Wyjazdy drużynowe zwiększają spójność zespołu i pośrednio wpływają na retencję pracowników, ponieważ ludzie wolą pracować z ludźmi niż z awatarami na Slacku. Pomagają zrozumieć strategię projektu dzięki temu, że wszyscy są w pobliżu i codziennie omawiają z produktem pytanie „po co w ogóle ten produkt jest potrzebny”. Na odległość takie pytania zadaje się tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne; podczas wyjazdu odbywa się to w miłej atmosferze.
Źródło: www.habr.com