Witam wszystkich, już kilka razy natknąłem się na artykuły o hackatonach: dlaczego ludzie na nie jeżdżą, co działa, a co nie. Być może ludzie będą zainteresowani, aby usłyszeć o hackatonach od drugiej strony: od strony organizatora. Należy pamiętać, że mówimy o Wielkiej Brytanii, organizatorzy z Rosji mogą mieć w tej kwestii nieco inne zdanie.
Trochę historii: Jestem studentem 3 roku Imperial College London, programistą, mieszkam tu od 7 lat (mogła ucierpieć jakość tekstu w języku rosyjskim), osobiście uczestniczyłem w 6 hackathonach, w tym w tym, który będziemy porozmawiaj o tym teraz. We wszystkich wydarzeniach brałem udział osobiście, więc jest w tym trochę subiektywizmu. Na omawianym hackatonie byłem 2 razy uczestnikiem i 1 raz organizatorem. Nazywa się IC Hack, stworzony przez studentów-wolontariuszy i pochłonął w tym roku 70-80 godzin mojego wolnego czasu. i kilka zdjęć.
Hackatony organizowane są zazwyczaj albo przez firmy (wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia), albo przez uczelnie. W pierwszym przypadku pytań o organizację jest zauważalnie mniej. Sponsoring zapewnia sama firma, zazwyczaj do organizacji wydarzenia wynajmuje się agencję (czasami sami pracownicy angażują się w organizację w 100%), jury rekrutuje się spośród pracowników i często otrzymuje temat, na który ma się zdecydować projekt. Zupełnie inną sprawą są hackatony uniwersyteckie, które również podzielone są na dwie kategorie. Pierwsza jest interesująca dla małych uczelni, mających niewielkie doświadczenie w prowadzeniu tego typu wydarzeń. Organizowane są poprzez MLH (Major League Hacking), który bierze odpowiedzialność za niemal cały proces.
To właśnie MLH zajmuje się sponsoringiem, zajmuje większość miejsc w jury i przy okazji uczy studentów, jak prowadzić hackatony. Przykładami takich wydarzeń są HackCity, Royal Hackaway i inne. Główną zaletą jest stabilność. Wszystkie organizowane w ten sposób hackatony są do siebie bardzo podobne, przebiegają według tego samego scenariusza, mają podobnych sponsorów i nie wymagają specjalnego przygotowania od studentów prowadzących te wydarzenia. Wady są oczywiste: wydarzenia nie różnią się zbytnio od siebie, nawet jeśli chodzi o kategorie nagród. Kolejną wadą jest niewielka wysokość dofinansowania (na oficjalnej stronie Royal Hackaway 2018 widać, że złoty sponsor przynosi im 1500 GBP) i bardzo skromny wybór „swag” (darmowych gadżetów przynoszonych przez sponsorujące firmy). Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że tego typu imprezy nie są zbyt duże, są przyjazne dla początkujących i prawie zawsze można na nie dostać bilety (myślałem czy jechać czy nie na 3 dni, ale nie sprzedano nawet połowy biletów ) i bardzo często mają podobne, konkurencyjne zespoły (70-80% wszystkich projektów dotyczy aplikacji internetowych). Dlatego zespołom „hipsterskim” nie jest trudno wyróżnić się na tle swojego otoczenia.
PS Bilety są prawie zawsze bezpłatne, sprzedaż biletu na hackaton jest uważana za złą formę.
Skoro już pokrótce opowiedziałem o alternatywach, wróćmy do głównego tematu wpisu, czyli hackatonów organizowanych przez niezależnych studentów-entuzjastów. Zacznijmy od tego, kim są ci studenci i jaka dokładnie jest korzyść z zorganizowania takiego wydarzenia? Większość z tych osób sama często uczestniczy w hackatonach, wiedzą, co działa dobrze, a co nie, i chcą, aby hackaton był preferowany i zapewniał uczestnikom idealne doświadczenia. Główną zaletą jest tutaj doświadczenie, w tym osobisty udział/wygrana w innych hackatonach. Wiek i doświadczenie wahają się od pierwszego roku studiów licencjackich do trzeciego roku studiów doktoranckich. Wydziały też są różne: są biochemicy, ale w większości są to studenci-programiści. W naszym przypadku oficjalny zespół liczył 1 osób, ale w rzeczywistości mieliśmy kolejnych 3-20 wolontariuszy, którzy pomagali w miarę możliwości przy drobnych zadaniach. Teraz ciekawsze pytanie: jak można zorganizować wydarzenie porównywalne skalą do hackatonów organizowanych przez gigantów branży (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London – to tylko niektóre z tych hackatonów, w których osobiście uczestniczyłem, i kolosalna organizacja praca była tam wykonywana)?
Zacznijmy od pierwszego oczywistego problemu: budżetu. Mały spoiler: organizacja takich wydarzeń nawet na własnej uczelni (gdzie czynsz jest niski/nie ma czynszu) może łatwo kosztować 50.000 3 GBP, a znalezienie takiej kwoty jest bardzo trudne. Głównym źródłem tych pieniędzy są sponsorzy. Mogą mieć charakter wewnętrzny (inne społeczności uniwersyteckie, które chcą reklamować się i rekrutować nowych członków) lub korporacyjny. Proces współpracy ze sponsorami wewnętrznymi jest dość prosty: znajomi, profesorowie i tutorzy, którzy zarządzają tymi społecznościami. Niestety ich budżet jest niewielki i w niektórych przypadkach obejmuje usługi (umieszczenie przekąsek w szafce, wypożyczenie drukarki 420D itp.) zamiast pieniędzy. Dlatego możemy liczyć jedynie na sponsoring korporacyjny. Jaka korzyść dla firm? Dlaczego chcą zainwestować pieniądze w to wydarzenie? Zatrudnianie nowych, obiecujących pracowników. W naszym przypadku 75 uczestników, co jest rekordem dla Wielkiej Brytanii. Spośród nich 8% to studenci Imperial College (obecnie ósma uczelnia w światowym rankingu).
Wiele firm oferuje studentom praktyki letnie/roczne i jest to świetna szansa na znalezienie osób, które mają już doświadczenie i chęć pracy w tej branży. Jak mawiał nasz Prezes: po co przepłacać agencjom rekrutacyjnym 8000 za 2-3 potencjalnych kandydatów, skoro można nam bezpośrednio zapłacić 2000 za 20 nowych kandydatów? Ceny zależą od wielkości hackatonu, reputacji organizatorów i wielu innych czynników. Nasze zaczynają się od 1000 GBP dla małych startupów i sięgają 10.000 3 GBP dla głównego sponsora. To, co dokładnie sponsorzy otrzymają, zależy wyłącznie od tego, ile są skłonni zaoferować: sponsorzy brązowi otrzymają logo na stronie, możliwość zabrania głosu podczas otwarcia, dostęp do CV wszystkich uczestników i możliwość przesłania nam swoich gadżetów rozdać uczestnikom. Wszystkie statusy, zaczynając od srebrnego, zapewniają możliwość wysłania inżynierów w celu natychmiastowej rekrutacji, stworzenia własnej kategorii nagród oraz warsztatu dla uczestników jako bonusu do wszystkich brązowych bonusów. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że jedna z firm na poziomie srebrnym zrekrutowała 2 osoby (15 na wakacje i jedną na stałe) już podczas hackatonu, a nawet nie liczyłem, ile jeszcze uda im się zatrudnić po wysłaniu maila na końcu. Stworzenie własnej kategorii nagród pozwala na znalezienie osób, które realizują projekty nawiązujące do produktów firmy. Lub zobacz, kto może odpowiedzieć na bardzo otwarte pytanie w najbardziej kreatywny sposób (na przykład Most Ethical Hack obsługiwany przez Visa). Zależy od firmy. Co roku gromadzimy 20-XNUMX sponsorów, m.in. Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg i inne. Współpracujemy z każdym: od startupów po gigantów branży, główną zasadą jest zysk dla naszych studentów. Jeśli będziemy musieli odmówić sponsorowi, bo nasi studenci nie pozostawili najlepszych recenzji na temat stażu/pracy stałej w tej firmie, to najprawdopodobniej odmówimy.
Jak znajdujemy sponsorów? Jest to proces godny krótkiego artykułu, ale oto krótki algorytm: znajdź rekrutera na LinkedIn / znajdź osobę mającą kontakt w tej firmie; zgodzić się z komitetem organizacyjnym, jak duża jest firma, jak dobra jest jej reputacja (staramy się nie współpracować z tymi, którzy mają złą reputację w środowisku studenckim, czy to poprzez stosunek do stażystów, czy też próbę oszczędzania na pensjach) i którzy będzie głównym punktem kontaktowym. Następnie następuje długa debata na temat tego, ile ta firma może nam zaoferować i zostaje do niej przesłana propozycja handlowa. Mamy bardzo elastyczny system sponsoringu, dlatego negocjacje mogą się przeciągnąć bardzo długo: sponsor musi zrozumieć, za co płaci, dlatego zastrzegamy sobie prawo do dodania/usunięcia niektórych pozycji z oferty, jeśli sponsor uważa, że tak się stanie nie przynoszą firmie dużych zysków. Po negocjacjach ustalamy kwotę z uczelnią, podpisujemy umowę i zapraszamy na spotkanie z organizatorami, aby omówić, co dokładnie chcą uzyskać z wydarzenia i jak dokładnie chcą się zareklamować studentom. Zdarzają się przypadki, że firmy zapłaciły mniej niż 3000 funtów, a po ukończeniu studiów przyjęły kilkunastu potencjalnych pracowników do zatrudnienia na pełen etat.
Po co nam w ogóle te pieniądze? Czy jesteś zbyt chciwy, aby żądać 3000 za sponsoring? Tak naprawdę jest to bardzo skromna kwota jak na standardy imprezy. Pieniądze potrzebne są na ogromną ilość rzeczy niezbędnych (obiad x2, przekąski, obiad x2, pizza, śniadanie i napoje na całe 48 godzin) i mniej niezbędnych (gofry, herbata bąbelkowa, wypożyczenie konsol, wynajęcie baru na trzy godziny , karaoke itp.) rzeczy. Staramy się, aby każdy zapamiętał to wydarzenie tylko z dobrych rzeczy, dlatego kupujemy tonę pysznego jedzenia (Nandos, Domino, Pret a Manger), ogromną ilość przekąsek i napojów, a co roku dodajemy nowe rozrywki. W tym roku upiekłam popcorn dla 500 osób, w zeszłym roku zrobiłam watę cukrową. Budżet na to, biorąc pod uwagę 420 uczestników, 50 organizatorów i 60 sponsorów, z łatwością mógłby przekroczyć 20.000 XNUMX funtów.
Jest też prąd, ochrona i nagrody (bardzo dobre jak na standardy studenckie: na przykład PS4) dla wszystkich członków zespołu. A to maksymalnie 5 osób na minutę. Poniżej znajduje się „łap” od sponsorów i od nas. T-shirty, kubki termiczne, plecaki i mnóstwo innych przydatnych artykułów gospodarstwa domowego. Biorąc pod uwagę skalę, spokojnie można wydać kilka tysięcy więcej. Mimo że organizujemy IC Hack na terenie kampusu, płacimy czynsz. Mniej niż firma zewnętrzna, ale jednak. Do tego koszty kucharzy na lunch (uczelnia zabrania samodzielnego organizowania lunchu i kto wie dlaczego), wynajmu projektora (ponieważ jego koszt jest kilkakrotnie wyższy niż koszt samego hackatonu) i inne koszty, o których wielu nie myśli o. Większość kategorii nagród została przez nas wymyślona, a same nagrody są przez nas wybierane i kupowane (więcej na ten temat w dalszej części). Tym razem budżet na nagrody przekroczył 7000 60.000 funtów. Nie jestem w stanie podać dokładnej kwoty, ale powiem, że w tym roku koszty bez problemu przekroczyły XNUMX XNUMX funtów. Oto zdjęcia zwycięzców.
Pieniądze zostały zebrane, budżet został uzgodniony, nagrody i żywność zamówione. Co dalej? Totalne piekło i sodomia, zwane także ustawieniem sceny. Całe to piękno zaczyna się na 2 miesiące przed hackatonem. Trzeba przenieść ogromną ilość mebli, wypełnić ocenę ryzyka, odebrać ładunki, podpisać plany i tak dalej. Lista jest ogromna. Dlatego też do pomocy w procesie organizacyjnym zwracamy się do ogromnej rzeszy wolontariuszy. A nawet one nie zawsze wystarczą. Ale to już temat na następny artykuł.
To jest pierwsza część mojej historii o organizacji IC Hack. Jeśli będzie wystarczające zainteresowanie, wypuszczę jeszcze 2 części na temat głównych problemów i blokad w organizacji samej strony oraz opowiem trochę o nagrodach, kategoriach i doświadczeniach sponsorów, organizatorów i uczestników (w tym relacje na żywo BBC ze sceny). Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o IC Hack, napisz do mnie [email chroniony], lub jeśli jesteś zainteresowany sponsorowaniem największego hackathonu w Wielkiej Brytanii, nie ma za co. Jeszcze raz wracam do siedziby organizatorów.
Źródło: www.habr.com