Witam ponownie. To kontynuacja artykułu o organizacji hackatonu studenckiego.
Tym razem opowiem o problemach, które pojawiły się tuż podczas hackatonu i jak je rozwiązaliśmy, o lokalnych wydarzeniach, które dodaliśmy do standardowego „koduj dużo i jedz pizzę” oraz o kilku wskazówkach, z jakich aplikacji korzystać najłatwiej organizować wydarzenia na taką skalę.
Po zakończeniu wszystkich przygotowań finansowych rozpoczyna się najciekawszy etap: przygotowanie terenu. Tutaj znajdziesz największą liczbę problemów i problemów, o których nawet nie myślisz. Zacznijmy od zamówienia różnych przekąsek i sprzętu. Prowadzi to od razu do dwóch głównych problemów: kto je otrzyma i gdzie to wszystko umieścić? Przypominam jeszcze raz, że wszyscy organizatorzy są studentami, a sam hackaton odbył się w dniach 26-27 stycznia, czyli dokładnie w połowie trymestru. Do każdego zamówienia potrzebowaliśmy 4-5 osób (biorąc pod uwagę skalę wydarzenia, jednorazowo mogliśmy bez problemu otrzymać 20-30 pudełek z napojami) i jedyną opcją było poszukiwanie wolontariuszy wśród innych kursów. Możesz oczywiście znaleźć je za pomocą grup na Facebooku, ale naszym kandydatem jest Slack. Dla każdej dostawy możesz stworzyć oddzielny kanał, zintegrować je z Trello (aplikacją do tworzenia list akcji), a następnie dodać osoby, które zgodziły się pomóc i zapisywać wszystko, co otrzymano w Trello. Zatem wszystko zostało odebrane, załóżmy nawet, że dostawa była pod właściwy budynek uniwersytetu (kilka razy dostarczyli ją do innych budynków i ok, Imperial był prawie w całości w South Kensington, mogli zostać dostarczeni do University of London przez pomyłkę) i że mamy wystarczającą liczbę ludzi i kilka wózków do przewożenia szczególnie ciężkich ładunków, co dalej? Gdzie powinien trafić cały ten ładunek? Każda duża społeczność uniwersytecka ma swój mały magazyn na tego typu wydarzenia. Niestety w pokoju 2x3 prawdopodobnie nie wszystko się zmieści. I tu z pomocą pospieszyli nam sponsorzy uczelni. Kilka ton (!) napojów i przekąsek dostarczono naszemu partnerowi ze samorządu studenckiego. Mała dygresja. Każdy wydział ma swój własny związek: inżynieryjny, medyczny, naukowy i geologiczny. Nasz dział inżynieryjny ma około 2 wolnych pomieszczeń (ale ciiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii, nie wiem, na ile to w ogóle zgodne z uniwersyteckimi regulaminami), które zostały całkowicie (!) przekształcone w magazyny na jedno wydarzenie. Następnie będzie poklatkowy odcinek czasu pokazujący, jak wydostaliśmy stamtąd te rzeczy. Moje plecy wcale mi potem nie podziękowały.
Bardzo trudno jest znaleźć miejsce na przechowywanie tych wszystkich rzeczy, a jeszcze trudniej je właściwie rozmieścić. Dla porównania: łącznie są 3 strefy, hackathony dolny i 2 górne. Rozmiary są w przybliżeniu równe i ogólnie nie ma problemów z dystrybucją. Dopóki nie pojawią się osoby o specjalnych preferencjach żywieniowych. Weganie, wegetarianie i wiele innych. Zawsze z wyprzedzeniem wysyłamy ankietę, abyśmy wiedzieli, ile zamówić. Naturalnie e-maile są zapominane i tracone. Dlatego zawsze do zamówienia głównego doliczamy 20% w postaci zapasowych opcji specjalnych, jak np. margarita z ciastem bezglutenowym. Drogi? Niewątpliwie. Ale ostatnią rzeczą, której potrzebujemy, są bojowi weganie, którzy nie mają dość jedzenia wolnego od zwierząt. Współczesne problemy wymagają nowoczesnych rozwiązań.
Powiedzmy, że wszystko cudownie pasuje. Magia, nie mniej. Nawet, że przez noc wszystko zostało przeniesione na swoje miejsce. Co dalej? Pamiętacie, co mówiłem o „swag”? Tak, a tak przy okazji, każdy sponsor ma takiego. I wszystkie są przeznaczone na co najmniej 200 osób, a dla dużych sponsorów zwykle na 300. To też trzeba przechowywać, ale nie to jest najważniejsze. Powiedziałem też, że mamy swój własny „swag”. A tu już na 500 osób. Problemem jest jego fragmentacja. Wiele rzeczy przybyło wieczorem przed hackatonem i nie było szans, aby się na to przygotować. Co więcej, wszystkie te rzeczy muszą być starannie zapakowane w torby. 500 sztuk. 500, Karol. Trzeba więc było zorganizować zaimprowizowany transporter: przy barze były bony na napoje alkoholowe, koszulki, zestawy z pastą i pędzelkiem, kubki, naklejki i nawet nie pamiętam ile innych rzeczy. I pomimo tego, że zamówiliśmy to cudo od różnych dostawców i wszystkie dotarły w różnym czasie. Musiałem ciężko pracować, więc jako bonus do organizacji samej imprezy pracowałem także na pół etatu w fabryce. Spoiler: przygotowania zakończyliśmy o 4 rano, a rozpoczęliśmy o 8:30. Zostałem tylko do północy, żeby móc pełnić służbę przez resztę nocy. Potem następuje dość nudna część dotycząca ustawiania stołów, układania przedłużaczy i innych obowiązkowych śmieci.
Nadeszła godzina X. Sponsorzy przychodzą wcześniej, osiedlają się, taktycznie rozkładają swój „haczyk”, aby przyciągnąć więcej uczniów. Pamiętne: jedna firma podczas otwarcia stwierdziła, że są dwa rodzaje pracodawców. Ci, którzy dobrze płacą, szanują swoich pracowników i pozwalają im twórczo się rozwijać. Na przykład (nazwa firmy). A o tym ostatnim sponsorzy mogą opowiedzieć na własnym przykładzie wszyscy pozostali sponsorzy. To zdanie stało się kandydatem do nagrody za najlepszy mem (o jego przyznaniu na samym końcu ostatniego artykułu). Studenci przybywają jak najwcześniej, aby bezpłatnie zgarnąć jak najwięcej rzeczy. Oto kilka słów o tym, jak ich wpuściliśmy. Bilety można kupić na stronie Eventbride, a wszyscy organizatorzy mają aplikację do skanowania. Problemy zaczynają się, gdy uczestnicy nie przeczytają warunków: minimalny wiek to np. 18 lat, albo zabiorą ze sobą paszport, albo nawet biletów nie można przenieść po terminie (trzy dni przed hackatonem). Wielu niestety trzeba odmówić. Ale z tego co pamiętam: dwóch, którzy zapomnieli paszportów z Londynu, więc po prostu wrócili do domu i zabrali je ze sobą. Tym, którym rozdano bilety, pozwalaliśmy mijać po pozostałych, oni skanowali bilety, aby później ich właściciel nie próbował prześliznąć się z premią.
Teraz trochę o problemach z samymi biletami: jest ich tylko około 400. Plus kilka dla absolwentów, jako prezent na pożegnanie. Początkowo trzymaliśmy je na stronie internetowej uczelni, ale stopniowo spadały one na 10 minut przed rozpoczęciem sprzedaży, aż do 30 minut po jej rozpoczęciu, a także były dystrybuowane wśród uczestników całkowicie losowo. Już milczę na temat warunków wyścigowych, przez które sprzedaliśmy średnio 20-30 sztuk więcej, niż powinniśmy. Rozwiązaniem okazała się witryna Eventbride. Doskonale radzi sobie z ładunkiem, bilety rozchodzą się średnio w ciągu 1-3 sekund na partię, a wydawane są dokładnie zgodnie z harmonogramem. Ale tu pojawia się inny problem: uczciwość uczestników. Już za pierwszym linkiem Google możesz pobrać i skonfigurować bota, a w idealnym przypadku staramy się zastraszyć takie inteligentne osoby, aby anulowały swoje bilety. W rzeczywistości prawie niemożliwe jest udowodnienie, że nie korzystałeś/używałeś bota. Bilety z kolei dzielą się na imperialne/wszystkie pozostałe i (drobna dyskryminacja) dla naszych uczniów jest ich nieco więcej. Aby wydział mógł pomóc, takie są zasady.
Następne są bardziej szczegółowe problemy związane z przygotowaniem. Jedną z imprez, które organizujemy bliżej północy jest open bar. Naturalnie w kulturze hackathonów i braku snu nie zawsze jest to dobry pomysł. Dlatego tak mało osób odwiedza. Ale ci, którzy przychodzą, są zawsze zadowoleni, napoje są darmowe (do 5 GBP włącznie), dość duży zapas voucherów, a do tego jest to świetny sposób na relaks po całym dniu nieprzerwanego hackatonu. Wady są bardziej prawdopodobne dla organizatorów: wielu, w ciszy, podczas gdy organizatorzy są zmęczeni oglądaniem wszystkiego, udaje się całkiem upić. Oczywiście to od nas zależy, jak sobie z nimi poradzimy. Ale nigdy nie spowodowało to żadnych poważnych problemów. Warto zaznaczyć, że podobnie jak hackaton, wieczorny bar ma sponsora. W tym roku bawili się świetnie, kupując „bomby jaeger” dla wszystkich obecnych. Bardzo trudno było wytłumaczyć (za czym jestem, nalej więcej), że półżywi uczestnicy na kampusie różnią się trochę od tych, których chcą zatrudnić do swojej firmy i zatrzymać ten chaos około 30-go koktajlu. Następnie odbyła się legendarna dostawa kurczaków Nandos.
Jest to legendarne, ponieważ właściciele lokalnych restauracji przyszli wraz ze swoimi dostawcami, aby zobaczyć, kto w sobotni wieczór zdecydował się wydać kilka tysięcy na kurczaka. W sumie wyładowanie wszystkiego i rozesłanie pomiędzy strefami zajęło nam 2 godziny i 30 wolontariuszy. Zdjęcia są załączone. Nie zapomnij krzyknąć „tu weganie”, w przeciwnym razie zjedzą wegetariańskie jedzenie zamiast wegańskiego, a potem cię przeklną. Kolejnym niezapomnianym wydarzeniem było karaoke. Wszyscy już tam imprezowali, łącznie z nami. Wyobraźcie sobie: 200 osób w sali wykładowej o 2 w nocy i śpiewających zupełnie przypadkowe piosenki (ja śpiewałam Let It Go, moja siostra byłaby dumna). Było cudownie, ale znowu typowe problemy: wniesienie sprzętu, ustawienie go, negocjacje z ochroną i biblioteką (sobota wieczorem to bardzo popularny czas odwiedzin), aby nas nie wyrzucono. Ochroniarze zostali poproszeni o zaśpiewanie, ale odmówili.
To wszystko oczywiście jest zabawą. Ale. Hackaton trwa dwa dni: uczestnicy mogą przychodzić i wychodzić. Organizatorzy nie. W sumie spałem 3.5 godziny w ciągu dwóch dni i 5 godzin poprzedniego dnia. A to dlatego, że wymusili to inni wolontariusze (a pójście do baru było odczuwalne). Mogłeś spać albo w oddzielnym pokoju z matami do jogi, albo gdziekolwiek, gdzie się dało. Spałem na krześle, prawo nie zabrania, śpię gdzie chcę. Najważniejsze jest to, że w każdej strefie hackowania powinny spać 3 osoby. Kolejnym zadaniem było okresowe sprawdzanie projektora, gdyż mógł się on przegrzać, a na naprawę na pewno nie było pieniędzy. Do jego rozłożenia potrzebowaliśmy 6 osób i 2 wózki. Ogólnie rzecz biorąc, migdałki były zajęte prawie przez cały czas. W pewnym momencie zaczęliśmy rozdawać popcorn i watę cukrową, znowu to my gotowaliśmy. Ocena bezpieczeństwa pożarowego znacznie spadła, gdy wyjęłam popcorn na rozgrzewkę, „bo teraz przylecą i nie będzie mi już nic”.
Ta część przeszła przez wiele problemów w organizacji i ich rozwiązaniach. W końcu inżynierowie. Ale ogromna liczba rzeczy pozostała za kulisami: jakie problemy pojawiły się podczas samego hackatonu, dobór nagród i wyróżnień, jak zadziałało „inteligentne” głosowanie, opinie sponsorów i jak poradziliśmy sobie ze sprzątaniem lokalu tydzień po wydarzenie. I jeszcze mała zmiana: jest to pierwszy hackaton studencki, który będzie transmitowany w BBC. O tym też napiszę w kolejnym odcinku hackathonowej sagi. Niedługo zacznę pisać, ale na razie oto mój e-mail: [email chroniony] oraz strona projektu:
Źródło: www.habr.com