Próbowałem systematycznie zarządzać zadaniami chyba 20-25 razy. I każda próba zakończyła się niepowodzeniem, jak teraz rozumiem, z dwóch powodów.
Po pierwsze, aby poświęcić czas na wykonanie zadań, musisz zrozumieć, dlaczego to się robi.
Zaczynasz zarządzać zadaniami, spędzać na nich czas, robić mniej zadań, wszystko zaczyna się kumulować – po co?
Każda praca jest trudna do wykonania, jeśli nie rozumiesz dlaczego. „Uporządkowanie życia” nie jest celem najwłaściwszym, gdyż „uporządkowanie życia” jest zjawiskiem dość niejasnym. Jednak „zmniejszenie poziomu lęku poprzez zmniejszenie poziomu niepewności” to cel o wiele bardziej konkretny i lepszy, na który z łatwością można przeznaczyć godzinę dziennie.
Po drugie, wszystkie metodologie, które przeczytałem, od razu opisują końcowy stan procesu. „Trzeba wziąć ToDoIst, rozbić to na projekty, zintegrować z kalendarzem, przejrzeć zadania na tydzień, nadać im priorytety…” Trudno to zacząć robić od razu. Podobnie jak w przypadku tworzenia oprogramowania, uważam, że trzeba używać — iteracyjnie.
Dlatego przejdę przez moje „iteracje” i być może w tej samej formie będzie to dla Ciebie przydatne. W końcu jaki jest dobry powód, aby wykorzystać majowe wakacje i wrócić do pracy w oparciu o (stosunkowo) nowy paradygmat?
Możesz przeczytać jak do tego doszedłem .
Trello, kilka list
Tworzymy tylko 4 listy, korzystamy z aplikacji desktopowych i mobilnych.
Listy:
- Zadania do wykonania – zapisz wszystkie zadania, które przychodzą Ci tutaj na myśl. I zapisuj je, gdy tylko przyjdą Ci na myśl. „Wyrzucenie śmieci” to zadanie. „Umyć naczynia” to zadanie. Zadaniem jest „Zaplanuj spotkanie poświęcone planowaniu”. Cóż, i tak dalej. Nawet najbardziej oczywiste lub ważne rzeczy można zapomnieć, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego lub po prostu będziesz miał ciężki dzień.
- Zadania na dziś - każdego wieczoru przenoszę rzeczy z tablicy „Zadania do wykonania” na tablicę „Zadania na dziś”. Jeśli część Twojej pracy pozostanie tam wieczorem, jest to normalne; więcej na ten temat poniżej. Z biegiem czasu zaczynasz rozumieć, ile zadań może znajdować się na liście, aby większość z nich udało się zrealizować w zaplanowanym dniu.
- Zrobione dzisiaj. Ta tablica jest głównym sposobem na zmniejszenie lęku „nie udało mi się dzisiaj nic zrobić” i dobrym sposobem na dalszą refleksję nad samoorganizacją. Zapisuję tutaj wszystkie zadania, które dzisiaj wykonałam, nawet te, których nie ma na zaplanowanej liście. „Zadzwoniłem do Wasyi w sprawie dokumentów” – zapisał. „Poprosili mnie o podpisanie dokumentów” – zapisałem. „Omawialiśmy umowę z Antonem” – zapisał. W ten sposób pod koniec dnia zrozumiesz, na co tak naprawdę poświęciłeś swój czas, a co mogłeś pominąć w tych zadaniach, aby tylko zrealizować plan.
- Gotowe — lista wszystkich ukończonych zadań. Na początku lub na końcu dnia przenoszę je z „Gotowe dzisiaj” do „Gotowe”. Zasadniczo jest to kosz na śmieci, w którym można po prostu znaleźć ukończone zadania i dlatego wymaga regularnego czyszczenia.
Trello, „mini-kalendarz”
W pewnym momencie staje się jasne, że niektóre zadania są ściśle określone w czasie i nie chcesz o nich zapomnieć w ciągu tygodnia, aby nie planować na ten czas czegoś innego. Zawsze miałem problem z kalendarzem, więc dodałem kilka tablic z nazwami „Zadania na poniedziałek”, „Zadania na wtorek” itp., na których zacząłem wpisywać czasowe rzeczy do- tak.
Dlatego też, gdy ludzie pytają mnie: „Czy możemy porozmawiać w czwartek o 16:00?” - Po prostu idę na odpowiednią tablicę i zobaczę, co tym razem tam zapisaliśmy. Nie wolno nam też zapominać o terminowym przenoszeniu zadań pomiędzy listami w ciągu tygodnia: np. „zadania na czwartek”, gdy nadchodzi czwartek – na „zadania na dzisiaj”.
Dlaczego nie kalendarz? Dla mnie strasznie trudno jest używać dwóch narzędzi jednocześnie. Jeśli użyję do tego kalendarza, to będę musiał do niego wejść, wypełnić go, regularnie sprawdzać, czy o czymś nie zapomniałem...
W tym momencie osiągnąłem granice Trello. Głównym problemem było to, że dziennie rejestrowano ponad 50 zadań i istniała dość duża pula zadań powiązanych zarówno z listą ogólną, jak i listami powiązanymi z dniami. Jak mam rozumieć, że spisałem już zadanie, które mam do wykonania? Zaczęły pojawiać się deble. Jak jednocześnie nadać priorytet wszystkim zadaniom w jednym z projektów? Jak dać innym możliwość wglądu w Twoje plany kalendarzowe?
Potrzebowałem systemu, który przy zachowaniu względnej łatwości:
- Mógłbym grupować zadania według projektów.
- Miej link do kalendarza (zrób to jutro) i automatycznie przenieś go do zadań na dzisiaj, gdy nadejdzie odpowiedni dzień.
- Zintegruje się z kalendarzem Google.
To tu wróciłem do ToDoist i na tym etapie okazało się to najodpowiedniejszym rozwiązaniem.
Bieżący wątek w ToDoist
Skrzynka
Wszelkie przychodzące zadania zapisuję do Inboxa i staram się je natychmiast uporządkować. Parsowanie oznacza:
- Ustalenie terminu wykonania zadania (w przypadku krótkich zadań najczęściej ustawiam Dzisiaj, a do wieczora rozumiem, kiedy faktycznie da się to zrobić).
- Ustalenie projektu, do którego można przypisać zadanie (dla statystyk i możliwości zmiany w jakiś sposób priorytetu wszystkich zadań w projekcie).
Zadania, które przychodzą Ci do głowy, a które nie wymagają wykonania w najbliższej przyszłości, trafiają do projektów Bez kategorii Osobiste („zabierz uchwyty na kubki do samochodu”) i Praca bez kategorii („zastanów się, kiedy możemy zorganizować strategiczną sesję PR”). ToDoist umożliwia przydzielanie powtarzających się zadań, dlatego w każdy weekend mam zadanie o nazwie „Osobiste bez kategorii”, a w każdy poniedziałek „Praca bez kategorii”.
Integracja kalendarza
ToDoist doskonale integruje się z Kalendarzem Google, w obie strony. Udostępniam swój kalendarz współpracownikom, aby mogli zobaczyć, kiedy na pewno nie mogą się ze mną skontaktować.
Jednocześnie zadania z kalendarza przenoszone są w odwrotną stronę: mogę powiedzieć „Seryoga, spójrz na mój czas na piątek i zapisz tam spotkanie”, co pojawi się zarówno w kalendarzu, jak i w ToDoist. Tak naprawdę po raz pierwszy zacząłem korzystać z kalendarza bez konieczności tworzenia w nim wydarzeń.
Przetwarzanie nieoperacyjnych zadań przychodzących
Nie spieszę się na siłę z wykonaniem zadań od razu, z wyjątkiem tych, w których ogień jest oczywisty. „Musimy pilnie skontaktować się z zarządem firmy ABC, ponieważ serwer nie działa i nie ma odpowiedzi ze strony pracowników” jest oczywiście pilnym zadaniem, którego nie można odłożyć na później, ale „Żenia, czy mogę teraz do ciebie zadzwonić, aby porozmawiać o nowy projekt” zmienia się w „Zaplanuj, kiedy będziesz mógł porozmawiać z X o Y”, co już zamieni się w zadanie „Powiedz X, że wtedy możemy porozmawiać” i zadanie „Porozmawiaj z X o Y”, już ograniczone w czasie. Prawie każde przychodzące zadanie najpierw zamienia się w „Harmonogram…”.
Priorytetyzowanie zadań
Wszystkie zadania zawarte w danym dniu nie mogą zostać ukończone. Obserwując siebie, zdałem sobie sprawę, co następuje (każda liczba będzie inna, ale najważniejsze jest wyciągnięcie wniosków).
- Na każdy dzień zapisuję około 50-70 zadań.
- Mogę wygodnie wykonać do 30 zadań (bez poczucia całkowitego zmęczenia pod koniec dnia).
- Po wykonaniu do 50 zadań zmęczę się, ale nie krytycznie.
- Umiem wykonać 70 zadań, ale potem będę miał trudności z wyrwaniem się z „prądu pracoholizmu”, trudności z zasypianiem i ogólnie będę trochę towarzyski.
Na tej podstawie decyduję, co będę dzisiaj robić. ToDoist ustala priorytety każdego zadania, więc rano wybieram najważniejsze zadania do wykonania, a resztę wykonuję w oparciu o moje możliwości i pragnienia. Każdego dnia przenoszę około 40-20 zadań na następny: co ciekawe, zadań następnego dnia znowu wynosi 60-70.
Prowadzenie statystyk
Naprawdę chcę ogólnie zrozumieć, ile czasu spędziłem dzisiaj na sprawach związanych z pracą i na jakich. W tym celu korzystam z aplikacji , który jest zarówno na telefonie, jak i na laptopie, oraz Historia lokalizacji w Mapach Google (tak, nie mam paranoi).
Mieszkamy poza miastem, więc czas spędzony w drodze można mądrze wykorzystać. Teraz, gdy nie jestem zmęczona, słucham audiobooków w drodze, żeby jakoś wykorzystać te 40 minut.
Nie agreguję jeszcze danych, tworząc coś w rodzaju osobistego jeziora danych; Kiedy nadejdzie czas, zabiorę się za to.
Nie będzie żadnych wniosków
- Życie współczesnego człowieka to duży strumień nadchodzących zadań. Nie będzie możliwości jego zmniejszenia; musimy nauczyć się zarządzać tym przepływem.
- Większość lęków wynika z niewiadomej przyszłości. Jeśli zrozumiemy, co nas czeka w nadchodzących dniach, niepokój będzie znacznie mniejszy.
- Z tego powodu możesz poświęcić czas na organizację swojego dnia. Wiem, co stanie się dzisiaj, co będzie jutro i nie zapominam o tych zadaniach, o których wcześniej zapominałem.
- Prowadzenie zadań śledzenia nie jest celem samym w sobie, ale, jeśli wolisz, sposobem na samokształcenie. Rzeczy, na które wcześniej byłeś zbyt leniwy, lub rzeczy, których nigdy nie robiłeś, stają się znacznie łatwiejsze do wykonania. Wiele osób (w tym ja) ogólnie czuje się lepiej, gdy zadania wyznaczane są im przez świat zewnętrzny. Śledzenie zadań to sposób na wyznaczanie sobie zadań i naukę życia zgodnie ze swoimi pragnieniami.
- Praca nie jest celem samym w sobie. Celem jest takie zorganizowanie harmonogramu pracy, abyś miał przewidywalny czas wolny, w którym możesz zająć się sobą, swoją rodziną i swoimi zainteresowaniami.
Źródło: www.habr.com