Escrevemos várias vezes sobre como nossas tecnologias ajudam e até mesmo a processar informações de qualquer tipo de documento e a inserir dados em sistemas de contabilidade. Hoje vamos contar como implementamos em – o maior fornecedor de aquecimento e água quente em Moscovo.
Imagine-se no lugar de um contador comum. Nós compreendemos, isso não é fácil, mas tente. Todos os dias você recebe uma enorme quantidade de faturas, notas fiscais, declarações e assim por diante. E especialmente muitas – nos dias que antecedem a entrega de relatórios. Todos os dados e valores precisam ser verificados rapidamente e com atenção, reescritos e inseridos no sistema de contabilidade, as transações conduzidas manualmente e os documentos arquivados, para que possam ser entregues a tempo para verificação pelos auditores internos, pelas autoridades fiscais, pelos órgãos de regulação tarifária e outros. Difícil? Mas essa é uma prática de negócios que existe em muitas empresas. Junto com a MOEK, simplificamos esse trabalho metódico e o tornamos mais conveniente. Se você está curioso sobre como isso foi feito, sinta-se à vontade para continuar lendo.
Na foto – a TÉC-21 de Moscovo, o maior produtor de energia térmica da Europa. O calor produzido nesta estação é fornecido pela MOEK para 3 milhões de residentes do norte de Moscovo. .
A MOEK em Moscovo possui uma dezena e meia de filiais. Elas operam 15.811 km de redes de aquecimento, 94 estações térmicas e caldeiras, 10.000 pontos de aquecimento e 24 estações de bombeamento, além de construir e instalar novos sistemas de aquecimento. A empresa realiza uma grande quantidade de compras de equipamentos e serviços para suas operações: . A elaboração de documentos em cada unidade iniciadora da compra é feita por funcionários específicos – supervisores de contrato.
Como funciona a elaboração de contratos em uma grande empresa? Quando os curadores celebram um contrato, recebem dos contratantes muitos documentos importantes: notas fiscais, atos de prestação de serviços, faturas, declarações, entre outros. Normalmente, o curador digitaliza os documentos e, em seguida, anexa as digitalizações ao pedido no sistema de gestão de recursos empresariais. O controlador financeiro verifica manualmente todos os dados. Após isso, o curador leva os originais dos documentos para o departamento contábil. Ou isso é feito por um mensageiro, e nesse caso, a movimentação dos documentos pode levar mais tempo — de várias horas a alguns dias.
E tudo estaria bem, mas, como em muitas outras empresas:
- Os documentos podem chegar ao departamento contábil alguns dias antes da entrega dos relatórios. Então, os contadores precisam passar dia e noite no trabalho. É necessário verificar manualmente se todas as faturas, notas e outros documentos estão preenchidos corretamente. Depois, se tudo estiver correto, o funcionário digita os dados no sistema contábil e faz os lançamentos. Nesse processo, 90% do tempo do contador é gasto digitando dados — informações, valores, datas, números de produtos, etc. Por causa disso, há um risco de cometer erros.
- Os documentos podem já chegar com erros. E, às vezes, faltam algumas faturas ou declarações. Isso às vezes é descoberto nos últimos dias antes da entrega dos relatórios. Por causa disso, os prazos para a aprovação dos documentos podem ser prolongados.
- Após realizar os lançamentos, os contadores armazenam as notas fiscais, faturas e atos em arquivos físicos e eletrônicos desorganizados. Por que isso causa dificuldades? Por exemplo, a MOEK opera com tarifas, portanto é obrigada a reportar regularmente seus gastos para os órgãos executivos. E quando chega à contabilidade mais uma auditoria estatal ou fiscal, os funcionários têm que procurar documentos por muito tempo.
Como era anteriormente o esquema de trabalho da contabilidade da MOEK:
A MOEK foi a primeira na indústria de energia a decidir reestruturar e simplificar esse esquema, para fechar negócios e entregar relatórios mais rapidamente, avaliar melhor as mudanças do mercado durante as compras e planejar sua estratégia financeira. Mudar uma estrutura de trabalho complexa e estabelecida ao longo de muitos anos por conta própria não foi fácil, então a empresa decidiu transformá-la em conjunto com o parceiro – ABBYY.
Feito
A equipe de especialistas da ABBYY implementou uma plataforma universal para processamento inteligente de informações na MOEK e configurou:
- descrições flexíveis (modelos de extração de dados) para o processamento de documentos. Sobre o que isso é e para que serve, falamos em detalhes no Habr e . A MOEK processa mais de 30 tipos de documentos (por exemplo, ato de equipamento montado ou ato de remuneração de agente) usando a solução e extrai mais de 50 atributos (número do documento, valor total com IVA, nome do comprador, vendedor, contratado, quantidade de produtos etc.);
- um conector para realizar verificações e exportação de dados, que ligou a ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Graças ao conector, a verificação automática de dados de pedidos e contratos com vários diretórios se tornou possível. Contaremos mais sobre isso abaixo;
- exportação de documentos para um arquivo eletrônico baseado em OpenText. Agora, todos os scans de documentos estão armazenados em um só lugar;
- rascunhos de lançamentos contábeis no SAP ERP com links para os scans dos documentos.
Em seguida, os funcionários da ABBYY e da MOEK desenvolveram um formulário de busca para que o contador pudesse encontrar rapidamente contas importantes no arquivo eletrônico usando qualquer atributo para fornecer para verificações das autoridades fiscais.
A busca é possível por 26 critérios diferentes (a imagem é clicável):
Após a MOEK ter testado com sucesso todo o sistema, ele foi colocado em operação. Todo o projeto, incluindo aprovações, esclarecimentos e ajustes, foi realizado em 10 meses.
Esquema de trabalho após a implementação da ABBYY FlexiCapture:
Parece que nada mudou? Sim, o processo de negócios permanece o mesmo, apenas a maior parte das funções agora é realizada por uma máquina.
Lançamento, conclua!
Como estão as coisas agora? Suponha que o curador do contrato recebeu um conjunto de documentos primários para a negociação de fornecimento de bombas para usinas térmicas, ou, por exemplo, a construção de redes de aquecimento. O especialista não precisa mais verificar a completude e o conteúdo dos documentos, chamar um mensageiro e enviar os originais dos documentos para o departamento contábil. O curador apenas escaneia o conjunto de documentos primários assinados, e a tecnologia assume o resto.
Com o sistema de digitalização de rede, o funcionário envia os scans em formato TIFF ou PDF para sua pasta temporária ou para o e-mail. Em seguida, ele abre a estação web de entrada ABBYY FlexiCapture e seleciona o tipo de conjunto de documentos para processamento. Por exemplo, 'compra de trabalhos/serviços com comissão', 'recebimento de recursos materiais (MTR)' ou 'contabilidade de ativos'.
O tipo de conjunto determina a quantidade e os tipos de documentos e dados necessários que o sistema deve classificar, reconhecer e verificar.
O curador faz o upload dos scans para reconhecimento. O sistema verifica automaticamente a presença de todos os documentos, o conteúdo de cada papel, e no servidor ocorre o reconhecimento dos dados – data do contrato, valores, endereços, CNPJ, e outros dados. A propósito, a MOEK é a primeira empresa de energia na Rússia a usar essa abordagem.
Se o curador não carregou todos os documentos ou algum dos documentos não contém todos os dados, o sistema percebe isso e imediatamente solicita que o funcionário corrija o erro:
O sistema avisa e pede para adicionar os documentos faltantes (aqui e adiante, as capturas de tela são clicáveis):
O sistema notou que o documento está atrasado:
Assim, o funcionário não precisa mais determinar se o documento está corretamente preenchido. Se tudo estiver correto, a maioria das verificações dos dados é realizada automaticamente na estação web de entrada. Basta inserir o número do pedido, conforme indicado no SAP ERP. Após isso, ocorre a correspondência dos dados reconhecidos com as informações processadas no SAP: CNPJ e NIB do parceiro, números e valores do contrato, ICMS, e a nomenclatura do produto ou serviço. O processamento e a verificação de um único documento levam apenas alguns minutos.
Com base nos dados – CNPJ e NIB – é possível selecionar a empresa necessária do catálogo:
Se houver um erro na nota fiscal ou no documento, ele não permitirá que o documento seja exportado para o arquivo. Por exemplo, se o documento estiver incorretamente elaborado ou se um dos caracteres foi reconhecido erroneamente, o sistema indicará isso e solicitará que o funcionário corrija todas as imprecisões. Vejamos um exemplo:
O sistema detectou que a ZAO 'Vasilok' não está na lista de fornecedores da MOEK.
Isso permite que os funcionários identifiquem erros antes que o documento chegue à contabilidade.
Se todas as verificações forem concluídas com sucesso, uma cópia digital do documento será enviada para o arquivo eletrônico OpenText com um único clique, enquanto no SAP surgem um link e um cartão com seus metadados. O contador ou o responsável podem sempre consultar a lista de documentos no arquivo eletrônico relacionados ao pedido desejado, bem como informações sobre quem, em quais prazos e com que resultados processou os documentos.
Petr Petrovich consultou o arquivo eletrônico, …
…para verificar quem carregou os documentos para o pedido nº 1111.
Após a exportação dos dados e dos escaneamentos do ABBYY FlexiCapture, um rascunho de lançamento aparece no SAP com dados previamente preenchidos e links para as cópias digitais dos documentos.
Rascunho de lançamento:
Em seguida, o contador recebe uma notificação por e-mail com um link para o rascunho pronto e os escaneamentos. O especialista não precisa mais lidar com papelada. Ele só precisa verificar nos escaneamentos o valor total da transação, a presença do carimbo, assinatura e realizar o lançamento. Agora, o contador gasta menos de um minuto com isso.
Resultados do projeto
- Com as tecnologias da ABBYY, a MOEK simplificou e acelerou não apenas a contabilidade, mas também o controle financeiro. Para fazer um lançamento, os funcionários não precisam mais esperar pelo mensageiro com os documentos originais – basta clicar para obter uma cópia digital com dados já verificados do arquivo eletrônico. No entanto, o documento em papel ainda é necessário. Mas agora ele pode ser enviado à contabilidade posteriormente. Quando ele chegar lá, o funcionário marcará no sistema contábil a caixa 'Original recebido'.
- Os funcionários recebem imediatamente todos os dados necessários sobre a transação a partir dos escaneamentos, realizam os lançamentos a tempo e preparam todos os documentos para a prestação de contas antecipadamente. Agora, eles não temem nem as auditorias internas nem externas.
- Os contadores realizam operações financeiras três vezes mais rápido, e a MOEK fecha o período de relatório dez dias mais cedo.
- Todas as filiais da MOEK armazenam documentos contábeis em um único arquivo eletrônico. Graças a isso, é possível encontrar qualquer fatura, contrato ou ato de serviços prestados, bem como quaisquer atributos deles (valores, IVA, nomenclaturas de produtos ou serviços) quatro vezes mais rápido do que antes.
- Anualmente, a solução processa mais de 2,6 milhões de páginas de documentos.
Em conclusão
A MOEK utiliza Já se passaram 2 anos e, nesse período, coletamos estatísticas. Descobrimos que os contadores realizam 95% das lançamentos sem fazer alterações nos rascunhos. Isso significa que tais lançamentos poderão ser processados automaticamente no futuro. Afinal, este produto se tornou, de fato, o primeiro passo da empresa na implementação de elementos de "inteligência artificial" nos processos de negócios: a МОЭК está desenvolvendo um programa correspondente.
Outras empresas russas também estão automatizando o trabalho contábil: tornando-o mais simples e confortável. Por exemplo, com as tecnologias da ABBYY, o serviço de controle financeiro "" obtém informações comerciais importantes duas vezes mais rapidamente e gasta 20% menos tempo na busca de faturas e notas fiscais. As tecnologias de processamento inteligente de informações ajudam os funcionários da contabilidade do grupo "" a encontrar instantaneamente os documentos financeiros necessários durante as auditorias fiscais em massa. Em 2019, os especialistas da empresa planejam processar cerca de 10 milhões de páginas de documentos.
Gostaria de saber mais sobre o projeto da МОЭК e da ABBYY? No dia 3 de abril, às 11:00, o vice-chefe do Centro de Tecnologias da Informação da МОЭК, Vladimir Feoktistov, apresentará os detalhes do caso em um webinar gratuito . Junte-se, se quiser fazer perguntas.
Elizaveta Titarenko,
editora do blog corporativo da ABBYY
Fonte: habr.com
