Olá a todos, já me deparei várias vezes com artigos sobre hackathons: por que as pessoas participam, o que funciona e o que não funciona. Talvez as pessoas estejam interessadas em ouvir sobre hackathons de outro ponto de vista: o dos organizadores. Por favor, note que estou me referindo ao Reino Unido; organizadores da Rússia podem ter uma opinião ligeiramente diferente sobre isso.
Um pequeno histórico: sou estudante do terceiro ano do Imperial College London, programador, vivo aqui há 7 anos (a qualidade do texto em russo pode ter sofrido), participei pessoalmente de 6 hackathons, incluindo o que está em discussão agora. Todos os eventos foram assistidos por mim pessoalmente, então há uma pequena subjetividade. No hackathon que estou mencionando, fui participante duas vezes e organizador uma vez. Chama-se IC Hack, criado por estudantes voluntários e tomou 70-80 horas do meu tempo livre neste ano. e algumas fotos.
Hackathons geralmente são organizados por empresas (neste caso, o tamanho da empresa não importa) ou universidades. No primeiro caso, há muito menos perguntas sobre a organização. O patrocínio é fornecido pela própria empresa, geralmente uma agência é contratada para organizar o evento (às vezes, os próprios funcionários se encarregam da organização a 100%) e o júri é formado por funcionários, frequentemente com um tema especificado para o qual os projetos devem ser apresentados. Já os hackathons universitários são uma história completamente diferente, que também se dividem em duas categorias. A primeira é interessante para pequenas universidades com pouca experiência na realização de tais eventos. Eles são organizados através da MLH (Major League Hacking), que assume quase toda a responsabilidade pelo processo.
É a MLH que cuida do patrocínio, ocupa a maior parte dos lugares no júri e ensina os alunos a realizar hackathons. Exemplos de tais eventos incluem HackCity, Royal Hackaway e outros. A principal vantagem é a estabilidade. Todos os hackathons organizados dessa forma são muito semelhantes, seguindo um único roteiro, com patrocinadores parecidos e não exigem uma preparação especial dos alunos que realizam esses eventos. As desvantagens são evidentes: os eventos não se diferenciam muito uns dos outros, até nas categorias de prêmios. Outra desvantagem é o tamanho modesto do financiamento (no site oficial do Royal Hackaway 2018, pode-se ver que o patrocinador ouro traz 1500 GBP) e a escassez de
P.S. Os ingressos são quase sempre gratuitos; vender um ingresso para hackathon é considerado de mau gosto por aqui.
Agora que falei brevemente sobre as alternativas, vamos voltar ao tema principal do post: hackathons organizados por estudantes entusiastas independentes. Para começar, quem são esses estudantes e qual é o benefício de organizar um evento desse tipo? A maioria dessas pessoas são frequentadores assíduos de hackathons, sabem o que funciona bem e o que não funciona, e querem criar um hackathon com um toque especial e uma experiência ideal para seus participantes. A principal vantagem aqui é a experiência, incluindo a participação/premiações em outros hackathons. A idade e a experiência variam do primeiro ano de graduação até o terceiro ano de doutorado. Os cursos também são variados: há bioquímicos, mas em sua maioria são estudantes de programação. No nosso caso, a equipe oficial contava com 20 pessoas, mas na verdade tivemos mais 20-25 voluntários que ajudavam com pequenas tarefas sempre que possível. Agora, uma pergunta mais interessante: como se consegue organizar um evento de escala comparável a hackathons realizados por gigantes da indústria (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — estes são alguns dos hackathons que participei pessoalmente, e lá foi feito um trabalho organizacional colossal)?
Vamos começar com o primeiro problema óbvio: o orçamento. Um pequeno spoiler: organizar tais eventos mesmo na própria universidade (onde o aluguel é baixo ou inexistente) pode facilmente custar 50.000 GBP, e encontrar essa quantia não é nada fácil. A principal fonte desse dinheiro são os patrocinadores. Eles podem ser tanto internos (outros grupos da universidade que querem divulgação e atrair novos participantes), quanto corporativos. O processo com patrocinadores internos é bastante simples: conhecidos, professores e tutores que gerenciam esses grupos. Infelizmente, o orçamento deles é pequeno e em alguns casos oferece serviços (colocar snacks no armário, emprestar uma impressora 3D, entre outros) em vez de dinheiro. Portanto, resta torcer pelo patrocínio corporativo. Qual é o benefício para as empresas? Por que elas querem investir dinheiro nesse evento? A contratação de novos talentos promissores. No nosso caso, tivemos 420 participantes, um recorde para o Reino Unido. Desses, 75% são estudantes do Imperial College (atualmente, a universidade número 8 no ranking mundial).
Muitas empresas realizam estágios de verão/anual para estudantes e essa é uma ótima oportunidade para encontrar pessoas que já têm experiência e desejo de trabalhar nesta indústria. Como disse nosso presidente: por que pagar a agências de recrutamento 8000 por 2-3 candidatos potenciais, quando podemos pagar 2000 a nós por 20 novos candidatos diretamente? Os preços dependem do tamanho do hackathon, da reputação dos organizadores e de muitos outros fatores. Nossos preços começam em 1000 GBP para pequenas startups e podem chegar a 10.000 GBP para o patrocinador principal. O que os patrocinadores recebem depende completamente do que estão dispostos a oferecer: patrocinadores bronze receberão o logo no site, a oportunidade de se apresentar na abertura, acesso aos currículos de todos os participantes e a opção de nos enviar seu material promocional para distribuir aos participantes. Todos os status a partir do prata permitem que enviem seus engenheiros para recrutarem diretamente no local, a criação da sua própria categoria de prêmios, um workshop para os participantes como um adicional a todos os benefícios bronze. Da minha experiência pessoal, posso dizer que uma das empresas de nível prata recrutou 3 pessoas (2 para o verão e uma para uma posição permanente) diretamente durante o hackathon, e eu nem considerei quantos eles poderiam ter contratado após o envio de currículos ao final. Criar sua própria categoria de prêmios permite encontrar quem faz projetos semelhantes aos produtos da empresa. Ou ver quem pode responder a uma pergunta muito aberta da maneira mais criativa (Most Ethical Hack powered by Visa, por exemplo). Depende da empresa. Todo ano, reunimos de 15 a 20 patrocinadores, incluindo Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e outros. Trabalhamos com todos: desde startups até gigantes da indústria, a regra principal é o lucro para nossos estudantes. Se precisarmos recusar um patrocinador porque nossos estudantes deixaram avaliações não tão positivas sobre estágios/empregos permanentes nesta empresa, é provável que recusemos.
Como encontramos patrocinadores? Este é um processo que merece um pequeno artigo, mas aqui está um breve algoritmo: encontrar um recrutador no LinkedIn / encontrar alguém com contato nesta empresa; negociar com o comitê organizador quão grande é essa empresa, quão boa é sua reputação (tentamos não trabalhar com aqueles que têm uma má reputação em círculos estudantis, seja em relação a estagiários ou tentativas de economizar em seus salários) e quem será o principal ponto de contato. Em seguida, seguem-se longos debates sobre quanto essa empresa pode nos oferecer e um proposta comercial é enviada a ela. Temos um sistema de patrocínio muito flexível e, por isso, as negociações podem se prolongar bastante: o patrocinador deve entender pelo que está pagando e, portanto, nos reservamos o direito de adicionar/remover alguns itens da proposta, se o patrocinador considerar que eles não trarão um lucro significativo para a empresa. Após as negociações, concordamos com a quantia com a universidade, assinamos o contrato e os convidamos para a reunião dos organizadores para discutir o que exatamente eles desejam obter do evento e como desejam se promover para os estudantes. Há casos em que empresas pagaram menos de 3000 GBP e conseguiram uma dezena de potenciais funcionários para emprego efetivo após a graduação.
Para que precisamos desse dinheiro? Estamos exigindo 3000 GBP de patrocínio por acaso? Na verdade, essa é uma quantia muito modesta para os padrões do evento. O dinheiro é necessário para uma enorme quantidade de itens necessários (almoço x2, lanches, jantar x2, pizza, café da manhã e bebidas por 48 horas) e não tão necessários (wafer, bubble tea, aluguel de consoles, aluguel de bar por três horas, karaokê e outros). Buscamos garantir que todos se lembrem do evento apenas por coisas boas, por isso compramos toneladas de comida deliciosa (Nandos, Dominos, Pret a Manger), uma enorme quantidade de lanches e bebidas, e todos os anos adicionamos novas atrações. Este ano, eu preparei pipoca para 500 pessoas; no ano passado, fiz algodão doce. O orçamento para isso, tendo em mente 420 participantes, 50 organizadores e 60 patrocinadores, pode facilmente ultrapassar 20.000 GBP.
Além disso, há eletricidade, segurança, prêmios (muito bons para padrões estudantis: PS4, por exemplo) para todos os membros da equipe. E isso é um máximo de 5 pessoas por vez. Em seguida, temos os ‘swag’ dos patrocinadores e de nós mesmos. Camisetas, canecas térmicas, mochilas e uma tonelada de outras coisas úteis. Dado o tamanho do evento, facilmente podemos gastar mais algumas milhares. Apesar de realizarmos o IC Hack no campus da universidade, pagamos pela locação. Menos do que uma empresa externa, mas ainda assim. Além dos custos com cozinheiros para o almoço (a universidade proíbe realizar o almoço por conta própria, e quem sabe o motivo), aluguel do projetor (já que seu custo é muito maior que o do próprio hackathon) e outras despesas que muitos não consideram. A maior parte das categorias de prêmios foi criada por nós e os prêmios também são escolhidos e comprados por nós (sobre isso na próxima parte). Desta vez, o orçamento para prêmios ultrapassou 7000 GBP. Não posso mencionar um valor exato, mas posso dizer que, este ano, os gastos facilmente ultrapassaram 60.000 GBP. Aqui estão fotos dos vencedores.
O dinheiro foi arrecadado, o orçamento aprovado, prêmios e alimentos encomendados. E agora? O caos e a confusão, também conhecidos como preparação do local. Todo esse processo começa 2 meses antes do hackathon. Uma enorme quantidade de móveis precisa ser movida, as avaliações de risco preenchidas, os carregamentos recebidos, os planos assinados e assim por diante. A lista é imensa. É por isso que chamamos uma grande quantidade de voluntários para nos ajudar no processo de organização. E mesmo assim, às vezes não é o suficiente. Mas isso é tema para o próximo artigo.
Esta é a primeira parte da minha história sobre a organização do IC Hack. Se houver interesse suficiente, publicarei mais 2 partes sobre os principais problemas e obstáculos na organização do próprio local, e também falarei um pouco sobre os prêmios, categorias e as experiências dos patrocinadores, organizadores e participantes (incluindo uma cobertura ao vivo da BBC). Se você estiver interessado em saber mais sobre o IC Hack, entre em contato pelo meu e-mail du216@ic.ac.uk, ou se você estiver interessado em patrocinar o maior hackathon do Reino Unido, sinta-se à vontade para se juntar a nós. Estou voltando ao escritório dos organizadores mais uma vez.
Fonte: habr.com
