Olá!
Esperamos que você esteja lendo este post durante seu horário de trabalho, já tendo sido transferido para o trabalho remoto pelo seu empregador.
Conseguimos transferir os funcionários para o trabalho remoto bastante rapidamente, por uma razão simples — desde 2016, existe na empresa o BeeFREE, nosso projeto estratégico de trabalho remoto, que permite que o funcionário trabalhe de casa.
Abaixo, explicamos como tudo funciona, por que programas de monitoramento da área de trabalho dos funcionários são um tiro no pé, por que implementamos tudo isso há 4 anos e também algumas dicas para aqueles para os quais o trabalho remoto temporário foi um acontecimento inesperado, incluindo três armadilhas do trabalho remoto.
E também uma breve pesquisa.
BeeFREE
BeeFREE foi concebido como um projeto que impacta positivamente tanto a cultura corporativa em geral quanto o estado (e o humor) de cada indivíduo. Não importa o quão grande seja a empresa, ela sempre é composta por pessoas, cada uma com suas próprias percepções sobre o que é bom e o ambiente, incluindo o local de trabalho, o cronograma, a temperatura confortável para trabalhar, a (in)aceitabilidade de aquecer peixe na cozinha comum e outras coisas.
Alguns gostam de trabalhar no escritório, interagir pessoalmente com os colegas e (sim, sim) participar de reuniões. Outros estão de acordo com aqueles para quem um espaço aberto é um dos círculos do inferno, onde é apenas um pouco mais barulhento do que nos outros. Outros ainda têm certeza absoluta de que uma carta bem redigida com uma pergunta clara pode alcançar muito mais do que convocar três reuniões em horários diferentes para isso. E muitas vezes até mais rápido.
Em suma, em 2016 decidimos lançar isso como um projeto piloto e depois ver se realmente se adaptaria ou não valeria a pena escalar. Como o atento leitor já percebeu, adaptou-se com bastante sucesso e continua funcionando.
Então, como isso funciona e o que é necessário para a transição de um funcionário para o BeeFREE.
- Discutir tudo com o supervisor imediato, que, dependendo da situação, dará o aval ou explicará por que não é possível. Suponha que a pessoa já tenha mostrado que consegue trabalhar de forma independente e resolver problemas; então tudo bem, pode tentar fazer isso em casa. Mas se a pessoa se tornar um exemplo claro de funcionário que precisa ser constantemente supervisionado, corrigido, orientado, ou lembrado de que pode (e deve) passar três horas nas redes sociais em seu tempo livre, então essa é outra história.
E, claro, algumas funções simplesmente não contemplam o trabalho remoto. É um pouco difícil enviar um instalador de fibra ótica para trabalhar de casa. Claro, ele pode apoiar moralmente os colegas por videochamada, mas isso não é bem a mesma coisa. Ou os funcionários de lojas de telefonia. Enfim, isso é bastante óbvio — um especialista que trabalha bem com um laptop e realiza todas as suas funções no computador pode trabalhar tão bem quanto fora do escritório.
- Informar aos colegas que em determinados dias você não estará no escritório. O BeeFREE é uma ferramenta flexível e, por exemplo, se foi decidido em uma conversa com o supervisor que você trabalhará de casa por 3 dias e no escritório, digamos, às terças e quartas (ou segundas e sextas), é bom que seus colegas imediatos saibam disso e já lhe enviem e-mails ou mensagens em vez de ficar procurando por você em todo o escritório.
- Uma vez por semana, alinhar com o supervisor suas tarefas atuais e estabelecer prioridades. Parece uma coisa bastante banal, mas realmente ajuda a definir os enfoques e remove aquela estranha tensão gerencial do tipo “Então, o que exatamente esse cara está fazendo, em que etapa estamos?”. Para isso, no painel do funcionário e do supervisor, existe uma lista de tarefas (todo list), mas, como a prática mostra, o mais importante é apenas chegar a um acordo. Quem, onde e como registra as tarefas e o progresso é uma questão secundária. O principal é que isso simplesmente exista. E não apenas de forma oral.
Os princípios principais — com esse trabalho remoto, avaliamos o resultado, e não um processo. Grosso modo, a pior coisa que se pode fazer em uma situação assim é tentar controlar constantemente o trabalhador, perguntando o que ele está fazendo exatamente agora, se está realmente trabalhando ou ocupado com outra coisa. Em casos extremos, os empregadores às vezes pedem para instalar um software especial para monitoramento (leia-se - vigilância) da área de trabalho do funcionário. Há uma opinião estranha de que isso motiva o funcionário a se manter sempre ocupado com o trabalho, e não com algo disperso.
Na verdade, isso deve motivar fortemente a atualizar seu currículo e buscar um emprego sem esses exageros de controle.
No fundo, é isso. A partir daí, continuamos como antes, utilizando o seguinte.
Nossos instrumentos
Uma série de recursos corporativos está disponível apenas a partir da rede interna, portanto, o problema de acesso a eles é resolvido com VDI. Para começar a usufruir das vantagens do trabalho remoto, é necessário o seguinte.
- Iniciamos as solicitações necessárias. Provavelmente, a única etapa, de alguma forma, relacionada à burocracia e formalidades. Mas quando você é uma grande empresa, é difícil fazer diferente.
- Após a execução de todas essas solicitações no notebook do funcionário (pessoal ou de trabalho), o VDI é instalado, usamos .
- Para a autenticação do usuário, são utilizados os dados de sua conta + a inserção de um token único (isso é gerenciado por , o aplicativo pode ser instalado em smartphones Android / iOS).
- O e-mail corporativo e o calendário - Microsoft Outlook.
A propósito, esta é toda a lista de softwares obrigatórios; quanto à comunicação e ao gerenciamento de tarefas, deixamos tudo nas mãos dos gerentes de área e dos próprios funcionários. Quem prefere se comunicar no Slack - fique à vontade. Se sentir falta de adesivos para expressar emoções - sempre há o Telegram. E não podemos esquecer do Whatsapp e do Skype.
Uma vez por semana, muitos departamentos realizam reuniões de status. Em uma situação epidemiológica normal, era uma grande sala de reunião com videoconferência, porque temos funcionários da sede em Moscovo, remotistas, pessoal da área e pessoas de regiões, então era no formato 'Presença física ou Bluejeans'. Agora, todas as reuniões e negociações são feitas apenas remotamente, via Bluejeans ou Zoom.
E também outros softwares úteis para um trabalho remoto confortável.
Às vezes, o trabalho da sua empresa está preso a um único fornecedor, ou você simplesmente já está usando seus produtos. Ou, pelo contrário, as políticas de segurança da empresa proíbem por diversos motivos o uso de software de uma empresa específica, então são necessárias alternativas.
Videoconferências
(grátis para até 100 participantes e 40 minutos por conferência, depois a partir de 15$ por mês)
(até 50 participantes a partir de 12$ por mês, e depois mais)
(dentro do GSuite, a partir de 5,5$ por mês por usuário, para até 100 participantes, 14 dias de teste grátis)
(dentro do Office 365)
Chats e bases de conhecimento
— o produto completa 7 anos em breve, e ao longo desse tempo acumulou uma série de integrações úteis (Dropbox, Asana, Google Drive, entre outros). De um simples chat de trabalho, o Slack tornou-se um canivete suíço, onde você pode criar um canal para cada departamento da empresa, trocar arquivos, conectar rapidamente os bots necessários, monitorar eventos, alertas para testadores, enfim, tem muitas funções.
— ajuda a criar bases de conhecimento fáceis de usar (como, por exemplo, guias, curso de integração para novos colaboradores, cronogramas, tarefas com status, e claro, anotações).
— talvez, um clássico na definição de tarefas, prazos, responsáveis, prioridades, entre outros. Muitas integrações úteis.
— para amantes de quadros e Atlassian.
Sobre as pessoas
À primeira vista, tudo parece simples: você começou a trabalhar remotamente e está em casa. Sem dúvida, há muitas vantagens — você não perde tempo se deslocando para o trabalho (e também não se estressa), economiza em transportes e gasolina, entre outras alegrias. Mas também existem alguns perigos, que aguardam aqueles que decidem trilhar esse caminho. O mais conhecido está relacionado à má auto-organização. De fato, dessa questão derivam todos os outros.
Armadilha #1. Família
Se você não mora sozinho, mas sim com seu cônjuge, filhos ou pais, ou, o que é ainda mais perigoso, com um gato, sua experiência de trabalho remoto nos primeiros momentos será percebida por eles de forma bastante clara — legal, você está em casa, então é possível pedir qualquer coisa. Ir ao mercado, fazer um chá, trocar um bebê, dar uma bronca no gato por sua luta desigual contra a Ficus, arrumar a casa, e de novo trocar um bebê.
Em geral, mesmo que você decida por si mesmo que trabalha de casa com a mesma responsabilidade e dedicação, será necessário deixar claro para os familiares que você não está apenas em casa em frente ao computador, mas que está trabalhando.
Isso ajuda a estabelecer um tempo claro em que você não pode ser distraído. Para que os familiares entendam que, das 10h às 18h (por exemplo), não é hora de fazer perguntas, distrair ou pedir que você faça algo, já que você está 'em casa'.
Claro, é preciso ter uma abordagem equilibrada, e se, por acaso, você estiver a apenas 20 minutos de terminar o trabalho e perceber que a visão periférica indica que a criança conseguiu sair do cercado e está explorando outro cômodo sozinha, é melhor se levantar e tomar providências. Ou se você sentiu vontade de dar uma caminhada de meia hora no parque próximo — é necessário ir e caminhar.
Armadilha #2. A ilusão do tempo.
Pode começar a parecer que, já que você está em casa, com o computador à mão, o software configurado e que agora está a um clique do trabalho, você realmente conseguirá fazer tudo e pode relaxar e fazer tudo três vezes mais devagar.
De modo algum. E aqui está o porquê.
É provável que o número de tarefas aumente. Com uma grande probabilidade, a velocidade geral e habitual do seu departamento diminuirá um pouco. Porque trabalhar em uma equipe remota por um ano e trabalhar remotamente por duas semanas são dois mundos muito diferentes. Algumas pessoas foram preparadas para isso pela vida nos últimos 20 ou 30 anos. E para outras, essa repentina acomodação não impactará positivamente na produtividade.
Mesmo que você, sim, se adapte muito rapidamente, ativamente e esteja sempre disponível, resolvendo suas tarefas duas vezes mais rápido, sempre haverá alguém que demorará a fazer seu trabalho. Pode ser uma reforma em algum lugar, a luz pode falhar, ou o vizinho com a furadeira percebeu que é hora de trabalhar. E agora qualquer videoconferência é uma sessão coletiva de solidariedade.
Em geral, não estamos dizendo para você se forçar a seguir regras rigorosas e responder instantaneamente a qualquer mensagem recebida, mas tenha em mente — a primeira fase da transição de uma equipe, para a qual isso é novidade, para o trabalho remoto será marcada por pequenas lentidões.
Armadilha #3. A falta de controle.
Como já mencionamos, o pior que um empregador pode fazer é agir como um vigia e tentar acompanhar cada passo seu: em que etapa está a tarefa, por que não copiou todos no e-mail, quanto tempo você passou hoje no computador, que marca é a broca do vizinho, por que você tem papéis de parede tão estranhos na sua área de trabalho, e outros.
Aqui, o principal é não começar a pensar que, como você está fora do escritório, ninguém se importa com onde você está e o que está fazendo. Que todas as suas tarefas foram colocadas em uma pastinha para a gerência, sem prazos, e que, na verdade, não é necessário fazê-las.
O controle mais importante para quem trabalha remoto é o autocontrole. Ninguém conhece melhor do que você mesmo o horário em que você é mais produtivo. Pode ser que, no seu caso, seja mais vantajoso ignorar o trabalho até as 15h e assistir séries, e que de 16h à meia-noite sua produtividade seja excepcional, e no final do dia você faça o que um funcionário do escritório faria em três dias. O sistema de escritório com espaços abertos e a ignorância dos ritmos das pessoas não consegue entender isso.
O trabalho remoto é simultaneamente uma oportunidade para o empregador avaliar o quanto você trabalha bem quando está em casa, e uma oportunidade para você provar que as pessoas podem, de fato, realizar ótimas coisas não apenas das 10h às 18h, e se você não fez nada antes do meio-dia, isso diz apenas que você não fez nada antes do meio-dia.
E mais uma coisa
Aqui na Beeline, testamos com sucesso o BeeFREE ao longo desses anos, coletamos muitos feedbacks de funcionários e seus supervisores, tiramos conclusões, fizemos algumas correções e continuamos a usar essa abordagem ativamente até agora.
Agora estamos ajudando outras empresas a implementar o BeeFREE em suas organizações. Tanto em termos de hardware e software, quanto com conselhos. Por exemplo, ajudaremos você a rapidamente implantar VDI para tarefas de qualquer perfil, seja para seus colaboradores lidarem com tarefas cotidianas ou para modelagem 3D a distância. Temos soluções para conferências de áudio e vídeo; você pode ler mais sobre o BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service . Além disso, para as empresas, pode ser útil nosso , para o qual você pode se inscrever antecipadamente .
Aqui está um webinar detalhado sobre a organização do trabalho remoto, apresentado por Olga Filatova (vice-presidente executiva de gestão de pessoal, desenvolvimento organizacional e suporte) e Alina Dragun (gerente de desenvolvimento organizacional da Beeline, curadora do projeto BeeFREE).
Apenas usuários registrados podem participar da pesquisa. , por favor.
E uma pequena pesquisa para empresas sobre trabalho remoto (pode escolher várias opções de resposta)
11,3%Enviei os funcionários para o remoto, tudo corre bem, após a normalização da situação deixarei aqueles que quiserem continuar trabalhando remotamente.
7,6%Enviei os funcionários para o remoto, as impressões são mistas.
1,9%Enviei os funcionários para o remoto, não gostei, depois voltarei todos para o open space.
69,8%Acredito que o futuro é o trabalho remoto, as pessoas conseguem trabalhar bem em casa, em vez de em open spaces.
20,8%Não acredito no trabalho remoto como uma forma completa de emprego, sem controle no escritório todos trabalham pior.
53 usuários votaram. 29 usuários se abstiveram.
Fonte: habr.com
