Olá a todos, meu nome é Konstantin Kuznetsov, sou o CEO e fundador da RocketSales. No setor de TI, é bastante comum encontrar a história de um departamento de desenvolvimento que vive em seu próprio universo. Nesse universo, há umidificadores de ar em cada mesa, uma infinidade de gadgets e limpadores para monitores e teclados e, provavelmente, seu próprio sistema de gerenciamento de tarefas e projetos.
Qual é o problema nisso?
Talvez, para alguns — nada. Mas encontramos um problema. Estamos envolvidos na construção e automação de sistemas de vendas, implementamos CRM e criamos infraestrutura em nuvem para negócios. Nos projetos dos clientes, além dos departamentos de desenvolvimento e produção, frequentemente envolvemos profissionais de marketing, vendedores, contadores e outros colaboradores. E começamos a pensar sobre como organizar um processo eficaz de gerenciamento de projetos.
Se o processo de desenvolvimento e produção está organizado em uma plataforma como Jira ou GitLab, então ninguém além do departamento de desenvolvimento entende o que está acontecendo ali. Para conectar um colaborador externo ao projeto, é necessário se encontrar, explicar o contexto, registrar a tarefa em algum lugar, depois controlar o progresso nas conversas de trabalho, e receber o resultado pelo mesmo chat, depois inserir no Jira. E assim a cada vez.
O desenvolvimento está isolado de outros departamentos da empresa, eles não sabem como nos envolver, e nós não sabemos se nosso envolvimento é necessário.
Há alguns anos, descobrimos a plataforma Asana. Neste material, quero compartilhar como organizamos o processo de gerenciamento de desenvolvimento e produção para:
- toda a empresa trabalhar em um ecossistema unificado,
- todos terem funcionalidade suficiente,
- ser capaz de avaliar o custo de cada projeto em horas e dinheiro,
- o trabalho com os clientes ser de longo prazo: não apenas em uma tarefa, mas em um projeto inteiro com um backlog constante de ideias.
Um pouco sobre minha experiência com a Asana
Levei 10 anos para encontrar um software conveniente para gerenciamento de projetos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e dezenas de outros rastreadores de tarefas não passaram no teste de resistência. Então, encontrei a Asana. E tudo se encaixou.
Em nossa opinião, é a melhor e mais rapidamente desenvolvendo plataforma para gerenciamento de tarefas e projetos. Hoje, a Asana é líder mundial em popularidade e satisfação dos usuários. Isso é confirmado pelo gráfico do ranking g2.
Somos fãs do Asana, até nos certificamos para poder implementá-lo para nossos clientes.
Vou descrever brevemente o processo desde a venda até a implementação do projeto.
Como vendemos serviços de TI, nosso funil é bastante longo e, mais para o final, ele chega ao departamento de produção e, às vezes, ao de desenvolvimento.
O departamento de vendas realiza as manobras padrão: auditoria, aprovação da proposta comercial, assinatura do contrato, passagem do negócio para a produção. A produção pode não aceitar o contrato: deve obrigatoriamente conter o orçamento, a data de início na produção e o cálculo do fundo de tempo para a implementação do projeto.
Graças à integração do amoCRM + Asana, ao transferir o negócio do departamento de vendas para a produção e vice-versa, o trabalho não é interrompido em nenhum lugar. A área de responsabilidade do departamento de vendas está marcada em azul, a do departamento de produção em laranja, e a do departamento de desenvolvimento em rosa.
É importante que o departamento de desenvolvimento, ao contrário do departamento de projetos, não participe de todos os projetos. Às vezes, a configuração do sistema não requer soluções personalizadas.
Assim, quando o gerente aprova o projeto para a produção, o gerente de vendas com um clique vai para o Asana (captura de tela). O projeto é criado automaticamente no Asana a partir do amoCRM.
A tarefa (task) com o mapa do projeto e as propostas comerciais é automaticamente criada no quadro geral dos projetos dos clientes. Aqui estão todos os clientes que estão atualmente na produção. Aqui é designado um gerente responsável, são definidos prazos, escolhidos o tipo de trabalho e alterados os status das tarefas.
O gerente pode iniciar em qualquer tarefa um dos processos de negócios automáticos propostos:
- Encontrar/Criar o projeto do Cliente + Anexar a tarefa correspondente
- Preencher a tarefa com informações sobre o negócio
- Criar um negócio a partir da tarefa atual
O projeto é preenchido com todos os dados indicados no amoCRM. Dependendo do tipo de serviços, um conjunto de subtarefas para a implementação dos blocos de trabalho relevantes é criado imediatamente. Resta ao gerente do projeto decompor as tarefas detalhadas, designar responsáveis e prazos.
Esse quadro ajuda a aceitar novos projetos em produção. No entanto, controlar os status atuais e a presença de projetos em risco nesse quadro é inconveniente.
Como agrupamos tarefas e projetos dos clientes
A partir do quadro geral de todos os projetos, o gerente adiciona o projeto a mais 3 quadros:
- quadro pessoal do cliente;
- carteira de clientes ativos;
- carteira do gerente.
Vamos esclarecer para que nos serve cada uma das entidades.
Na captura de tela, você vê o painel pessoal do cliente.
Para que serve esse painel?
Antes, pensávamos em tarefas. Fazíamos uma tarefa e íamos fazer outra. O que acontecia era que fazíamos exatamente o volume de trabalho que o cliente pediu. Mas queríamos construir um relacionamento de longo prazo, então deixamos de trabalhar com tarefas para trabalhar com clientes.
Nós sempre registramos todas as ideias de melhorias para o cliente. Mesmo que seja apenas um pensamento que o cliente mencionou casualmente, anotamos e seguimos em frente. Assim, formamos o backlog de tarefas, e o trabalho com o cliente nunca termina.
O que há neste painel?
Nossa Asana está conectada a vários serviços:
- Sistema CRM (para interação com o departamento de vendas),
- TimeDoctor (para controle de tempo),
- Sistema ERP (para agregar todos os dados em uma única interface).
Nós implementamos no Asana um painel de controle rápido de recursos. Passe o mouse sobre o bloco acima da tarefa e veja quem e quanto trabalhou na tarefa, qual bônus foi ganho.
O trabalho do departamento de produção é avaliado por horas, portanto, era importante para nós monitorar estritamente quanto tempo cada colaborador gastou na resolução das tarefas do cliente.
Quais são as vantagens de usar um painel?
No final, no sistema ERP, podemos ver Relatório de projetos. Status do negócio, participantes do projeto, orçamento do projeto, número de horas trabalhadas e prazos.
Podemos prever o custo de projetos semelhantes de desenvolvimento, o cálculo dos KPIs se torna absolutamente transparente e não há espaço para ilusões de que o desenvolvimento leva apenas algumas horas. Caso necessário, sempre temos uma interface que podemos mostrar ao cliente para relatórios.
Carteiras Asana
Essa funcionalidade já existe na Asana há muito tempo. Mas não a avaliamos de imediato. Primeiro, apenas reunimos todos os projetos de nossos gerentes em carteiras. Descobrimos que, durante o tempo em que esteve na empresa, Denis Kiselev trabalhou com 61 clientes.
Saber isso é legal, mas não é suficiente para justificar o tempo gasto para coletar as informações. E deixamos as carteiras de lado. Tudo mudou quando igualamos um projeto na Asana a uma única negociação no sistema CRM.
Anteriormente, o gerente assinava todos os projetos e recebia notificações sobre todas as mudanças no Inbox (fluxo de notificações). Cada atualização de status e novo comentário apareciam no fluxo, começando pelos mais recentes. Na segunda-feira, o gerente se sentava e executava as tarefas do inbox em ordem sequencial. Não se falava sobre prioridades, e às vezes não havia tempo para as tarefas mais importantes.
Agora, há o portfólio do funcionário e o portfólio do departamento de projetos. No primeiro, o gerente gerencia seus projetos, enquanto o segundo oferece ao gerente funcionalidade de controle sobre a carga atual de todos os funcionários.
Portfólio do Departamento de Projetos
Na captura de tela, você vê projetos organizados por funcionário.
Uma vez por semana, o gerente de projeto atualiza o status de cada projeto. Ele relata o que foi feito na semana anterior e o que está planejado para a próxima. Ele define uma das três etiquetas: sob controle, em risco, há problemas.
O gerente pode avaliar rapidamente:
- o volume atual de clientes no departamento de projetos,
- o número de projetos em andamento para cada gerente,
- o número de tarefas atrasadas nos projetos,
- a existência de problemas e a necessidade de se envolver nos projetos,
- os prazos dos projetos, tempo gasto, fase do funil e prioridade do projeto.
Os portfólios também nos ajudam a gerar relatórios. Após a atualização do status do projeto, o relatório sobre o trabalho realizado e planejado é enviado automaticamente no chat com o cliente.
Portfólio do Funcionário
Até mesmo o chefe do departamento de projetos tem seu próprio portfólio. Se, Deus me livre, ele abrir mão de suas responsabilidades, a nova pessoa verá todos os projetos sob sua responsabilidade que deverá continuar a acompanhar.
Os funcionários também apreciaram a conveniência do planejamento de carga no portfólio. Na aba “Carga”, o Asana analisa o volume de tarefas considerando os prazos e alerta se o funcionário planejou um volume excessivo de tarefas. Prazo e detalhes podem ser alterados sem sair dessa aba.
Resolução de bugs e desenvolvimento personalizado
Uma equipe separada é responsável pelo desenvolvimento. Ela recebe tarefas de dois tipos no contexto do processo de negócios:
- bug,
- novo desenvolvimento.
Os bugs são verificados, avaliados quanto à criticidade e encaminhados para a equipe de suporte técnico.
As tarefas de desenvolvimento chegam do backlog dos produtos internos da empresa ou do gerente de projeto quando há um pedido correspondente do cliente.
O processo de desenvolvimento, de forma geral, se apresenta assim.
As tarefas caem no quadro de desenvolvimento no Asana. Aqui está ele.
O responsável pela tarefa escolhe o tipo “Bug” ou “Feature”, define o nível de criticidade, indica o cliente e os departamentos internos da empresa que a tarefa afeta. Quando a tarefa atende a todos os requisitos do regulamento interno, o responsável clica no ícone do relâmpago na barra superior sobre a tarefa e inicia o processo de negócios automático “Avaliar em desenvolvimento”.
O líder da equipe de desenvolvimento recebe uma notificação sobre uma nova tarefa para avaliação, e a própria tarefa é movida para um quadro separado com o mesmo nome durante a avaliação.
Após a avaliação, o líder move a tarefa para o sprint correspondente ao mês previsto de conclusão. As tarefas sempre estão em vários quadros ao mesmo tempo:
- no quadro pessoal do gerente de projeto,
- no quadro de suporte técnico,
- no quadro de desenvolvimento.
Todos os participantes e colaboradores responsáveis pela tarefa veem o progresso da execução, recebem notificações e mantêm discussões diretamente nos comentários da tarefa. Quando a tarefa está concluída, o gerente de projeto ou o especialista responsável pelo suporte técnico “pegam” a tarefa de volta para continuar o trabalho no projeto.
O que aconteceu quando unificamos os departamentos de desenvolvimento e produção em um único ambiente com a equipe?
Em primeiro lugar, os projetos dos clientes se tornaram mais duradouros. Com um backlog constantemente renovado, o ticket médio aumentou.
Em segundo lugar, a qualidade dos projetos melhorou significativamente, pois o departamento de desenvolvimento poderia fazer perguntas ao marketing, vendas, contabilidade, etc. Obtivemos a capacidade de conectar as competências necessárias da equipe em tempo hábil e oferecer soluções de um nível totalmente diferente.
Em terceiro lugar, tanto os funcionários quanto os líderes e os clientes obtiveram total transparência nas tarefas planejadas e concluídas. Aprendemos a GERENCIAR projetos, percebendo que isso é um processo absolutamente técnico, do qual é possível quase completamente excluir o fator humano.
Em quarto lugar, a equipe se tornou mais unida. Antes, os funcionários tinham pouca noção do que faziam os mitológicos departamentos de desenvolvimento e produção.
Agora, vendo o processo de desenvolvimento e configuração técnica dos sistemas:
- o departamento de vendas encontra nele ideias e inspiração para vender,
- os profissionais de marketing coletam regularmente conteúdo útil para publicações, artigos, posicionamento e textos publicitários,
- os gerentes analisam as necessidades e comportamentos dos clientes, ajustando a estratégia.
O resultado foi uma transformação win-win-win, onde ganhamos, os clientes ganharam e nossos parceiros também. Fico feliz se você compartilhar sua opinião nos comentários: houve algo útil em meu artigo e quais métodos de gerenciamento de projetos você utiliza no desenvolvimento!
Fonte: habr.com
