Foi em 2013. Vim trabalhar para uma das empresas de desenvolvimento que cria software para usuários particulares. Eles me disseram coisas diferentes, mas a última coisa que eu esperava ver era o que vi: 32 máquinas virtuais excelentes em um VDS alugado e então obscenamente caro, três licenças “gratuitas” do Photoshop, 2 Corel, capacidade de telefonia IP paga e não utilizada e outros Coisas pequenas. No primeiro mês “reduzi o preço” da infraestrutura em 230 mil rublos, no segundo em quase 150 (mil), depois o heroísmo acabou, começaram as otimizações e no final economizamos meio milhão em seis meses.
A experiência nos inspirou e começamos a buscar novas formas de economizar. Agora trabalho em outro lugar (adivinhe onde), então com a consciência tranquila posso contar ao mundo minha experiência. E você compartilha, vamos tornar a infraestrutura de TI mais barata e mais eficiente!
“A última lã foi arrancada com seus custos de servidores, licenças, ativos de TI e terceirização”, resmungou o CFO e exigiu planejamento e orçamento
1. Seja um nerd – planeje e faça um orçamento.
O planejamento orçamentário para o ambiente de TI da sua empresa é enfadonho e a coordenação às vezes é até perigosa. Mas o próprio fato de ter um orçamento é quase garantido para protegê-lo de:
- redução de custos para desenvolvimento de frota de equipamentos e software (embora haja otimizações trimestrais, mas aí você pode defender sua posição)
- insatisfação do diretor financeiro ou do departamento de contabilidade no momento da compra ou locação de outro elemento da infraestrutura
- raiva do gerente devido a despesas não planejadas.
É necessário fazer um orçamento não só nas grandes empresas - literalmente em qualquer empresa. Colete os requisitos de software e hardware de todos os departamentos, calcule a capacidade necessária, leve em consideração a dinâmica das mudanças no número de pessoal (por exemplo, seu call center ou suporte aumenta durante a temporada movimentada e diminui durante a temporada livre), justifique despesas e desenvolver um plano orçamentário dividido por períodos (idealmente - por mês). Dessa forma, você saberá exatamente quanto dinheiro receberá por suas tarefas que exigem muitos recursos e otimizará custos.
2. Use seu orçamento com sabedoria
Depois que o orçamento é acordado e assinado, há uma tentação infernal de redistribuir custos e, por exemplo, despejar todo o orçamento em um servidor caro no qual você pode implantar todos os DevOps com monitoramento e gateways :) Nesse caso, você pode encontrar você fica em um modo de escassez de recursos para outras tarefas e fica superlotado. Portanto, concentre-se exclusivamente nas necessidades reais e nos problemas de negócios que exigem poder computacional para serem resolvidos.
3. Atualize seus servidores na hora certa
Servidores de hardware desatualizados, assim como os virtuais, não trazem nenhum benefício para a organização – levantam questões em termos de segurança, velocidade e inteligência. Você gasta mais tempo, esforço e dinheiro compensando funcionalidades ausentes, eliminando problemas de segurança, em alguns patches para acelerar as coisas. Portanto, atualize seu hardware e recursos virtuais – por exemplo, você pode fazer isso agora mesmo com nossa promoção , não é uma pena mostrar preços no Habré.
A propósito, já encontrei mais de uma vez situações em que um servidor de ferro no escritório era uma solução completamente injustificada: a maioria das pequenas e médias empresas pode resolver todos os problemas usando capacidades virtuais e economizar muito dinheiro.
4. Otimize a experiência para usuários regulares
Ensine todos os seus usuários a economizar eletricidade e a usar a infraestrutura com cuidado. Aqui estão alguns exemplos de sobrecargas típicas do lado do usuário:
- Instalação de programas aplicativos desnecessários em “todo o departamento” - os usuários pedem para instalar software como o de seu vizinho porque precisam dele ou simplesmente enviam uma solicitação como “7 licenças do Photoshop para o departamento de design”. Ao mesmo tempo, quatro pessoas trabalham no departamento de design do Photoshop, e as três restantes são designers de layout, e o utilizam uma vez a cada seis meses. Nesse caso, é melhor adquirir 4 licenças e resolver de 1 a 2 problemas por ano com a ajuda de colegas. Porém, com mais frequência, essa história acontece com software de escritório (em particular, o pacote MS Office, que absolutamente todo mundo precisa na íntegra). Na verdade, a grande maioria dos funcionários consegue conviver com editores de código aberto ou com o prático Google Docs.
- Os usuários ocupam recursos virtuais e consomem metodicamente toda a capacidade alugada - por exemplo, os testadores gostam de criar máquinas virtuais carregadas e esquecem de pelo menos desligá-las, e os desenvolvedores não desdenham disso. A receita é simples: na hora de sair apague todo mundo :)
- Os usuários utilizam os servidores da empresa como armazenamento global de arquivos: fazem upload de fotos (em RAW), vídeos, fazem upload de gigabytes de música, principalmente os inveterados podem até criar um pequeno servidor de jogos usando capacidade de trabalho (condenamos isso no portal corporativo de forma humorística maneira - funcionou muito bem).
- Caros funcionários, em todos os sentidos, trazem software pirata para o trabalho, e aqui estão eles, multas, problemas com a polícia e fornecedores. Trabalhe com acesso e políticas, porque elas ainda vão te arrastar, mesmo que você faça discursos chorosos na cantina corporativa e escreva cartazes motivacionais.
- Os usuários acreditam que têm o direito de exigir qualquer ferramenta que considerem conveniente. Então, no meu arsenal eu tinha aluguel de Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Porque cada gerente de projeto escolheu um produto conveniente ou familiar para seu departamento. Como resultado, são suportadas 5 soluções, 5 etiquetas de preços diferentes, 5 contas, 5 mercados e ajustes diferentes, etc. Nenhuma integração, unificação ou automação de ponta a ponta para você - hemorróidas cerebrais completas. Como resultado, de acordo com o gerente geral, fechei a loja, escolhi a Asana, ajudei a migrar os dados, treinei pessoalmente meus ferozes colegas e economizei muito dinheiro, incluindo esforço e nervosismo.
Em geral, negocie com os usuários, treine-os, realize programas educacionais e se esforce para facilitar o trabalho deles e o seu. No final, eles vão agradecer por manter as coisas em ordem e os gestores vão agradecer por cortar custos. Pois bem, vocês, meus queridos profissionais da Habr, provavelmente já perceberam que a solução para os problemas listados nada mais é do que a formação da segurança da informação corporativa. Por isso, um agradecimento especial ao administrador do sistema (você não pode agradecer a si mesmo...).
5. Combine soluções de nuvem e desktop
Em geral, pelo fato de eu trabalhar para um provedor de hospedagem e no final do artigo estar cheio de vontade de falar sobre uma venda bacana de capacidade de servidor para empresas de qualquer porte, devo agitar a bandeira e gritar “ Tudo para as nuvens! Mas então pecarei contra minhas qualificações em engenharia e parecerei um profissional de marketing. Portanto, recomendo que você aborde o problema com sabedoria e combine soluções de nuvem e desktop. Por exemplo, você pode alugar um sistema de CRM em nuvem como serviço (SaaS) e, de acordo com o livreto, custa 1000 rublos. por usuário por mês - meros centavos (omitirei a questão da implementação, isso já foi discutido no Habré). Portanto, em três anos você gastará 10 rublos para 360 funcionários, em 000 - 4, em 480 - 000, etc. Ao mesmo tempo, você pode implementar o CRM para desktop pagando por licenças competitivas (+5 economias) por cerca de 600 mil rublos. e sirva como o mesmo photoshop. Às vezes, os benefícios durante um período de 000 a 100 anos são realmente impressionantes.
E vice-versa, as tecnologias de nuvem geralmente permitem que você economize em hardware, salários de engenheiros, questões de proteção de dados (mas não economize nada!) e escalonamento. As ferramentas em nuvem são fáceis de conectar e desconectar, os custos da nuvem não se enquadram nas despesas de capital da empresa – em geral, há muitas vantagens. Escolha soluções em nuvem quando escala, agilidade e flexibilidade fizerem sentido.
Conte, combine e escolha combinações vencedoras - não vou dar uma receita universal, são diferentes para cada negócio: algumas pessoas abandonam completamente as nuvens, outras constroem todo o seu negócio nas nuvens. A propósito, nunca recuse atualizações de software (mesmo as pagas) - como regra, os desenvolvedores de software de aplicativos de negócios lançam versões mais estáveis e funcionais.
E outra regra para software: livre-se de softwares antigos que rendem menos do que consomem para manutenção e suporte. Definitivamente já existe um análogo no mercado.
6. Evite duplicação de software
Já falei sobre cinco sistemas de gerenciamento de projetos no meu zoológico de TI, mas vou colocá-los em um parágrafo separado. Se você recusar determinado software, escolha um novo software - não se esqueça de parar de pagar pelo antigo, encontre novos serviços de hospedagem - rescinda o contrato com o antigo provedor, a menos que haja considerações especiais. Monitore os perfis de uso de software dos funcionários e livre-se de software não utilizado e duplicado.
Seria ideal se você tivesse um sistema de monitoramento e análise de software instalado - desta forma você pode ver automaticamente duplicatas e problemas de funcionamento. Aliás, esse tipo de trabalho ajuda a empresa a evitar duplicação e repetição de dados – às vezes, procurar quem cometeu o erro leva muito tempo.
7. Limpe sua infraestrutura de aplicativos e periféricos
Quem conta esses consumíveis: cartuchos, pen drives, papel, carregadores, UPSs, impressoras, etc. discos tubulares. Mas em vão. Comece com papel e impressoras - analise perfis de impressão e crie uma rede de impressoras ou multifuncionais com acesso público, você ficará surpreso com quanto papel e cartuchos você pode economizar e quanto diminuirá o custo de impressão de uma folha. E não, isso não é sugar dinheiro, é otimização de um processo importante. Ninguém proíbe a impressão de trabalhos de conclusão de curso e ensaios em equipamentos de escritório, mas imprimir livros que você lamentaria comprar ou não gostaria de ler na tela é demais.
A seguir, tenha sempre um estoque de consumíveis que você compra de fornecedores com desconto, para que em caso de problemas com equipamentos, você não compre a preços exorbitantes no mercado de tecnologia mais próximo. Monitore a depreciação e o desgaste, mantenha registros e crie um fundo de reposição – aliás, é uma boa ideia ter um fundo de reposição para equipamentos básicos de escritório. Só porque você não será elogiado pelo tempo de inatividade no trabalho, isso também representa uma perda de dinheiro, especialmente em empresas de comércio e serviços.
Quanto à infraestrutura de aplicações, existem dois itens principais de custos: Internet e comunicações. Na hora de escolher um provedor observe as ofertas de pacotes, leia as estrelas das tarifas, preste atenção na qualidade da comunicação e no SLA. Alguns administradores decidem não se preocupar e adquirir, por exemplo, telefonia IP em pacote com PABX virtual pago, para o qual também é emitida assinatura mensal. Não seja preguiçoso, compre apenas tráfego e aprenda a trabalhar com Asterisk - este é o que de melhor já foi criado na área de IVA e uma solução quase descomplicada para problemas de negócios de pequenas e médias empresas (se você tiver mãos diretas).
8. Documente e crie instruções para funcionários
É preguiçoso e necessário. Em primeiro lugar, será mais fácil para você trabalhar e, em segundo lugar, a adaptação dos recém-chegados será perfeita. Por fim, você mesmo saberá que sua infraestrutura está atualizada, intacta e em perfeito estado. Redija instruções de segurança, manuais resumidos para usuários, FAQs, descreva as regras e regulamentos para o uso de equipamentos de escritório. As instruções materialmente existentes são muito mais convincentes do que as palavras; você sempre pode recorrer a elas. Dessa forma, você pode enviar um link para o documento para qualquer dúvida relevante e não aceitar o argumento “não fui avisado”. Assim você economizará muito na eliminação de erros.
9. Utilize serviços terceirizados
Mesmo que sua empresa possua um departamento de TI completo ou, pelo contrário, uma pequena infraestrutura, não há vergonha em recorrer aos serviços de terceirizados. Por que não contratar os serviços de grandes profissionais, especializados em algo complexo, por pouco dinheiro, ou seja, sem contratar tal especialista no quadro de funcionários. Terceirize alguns dos DevOps, serviços de impressão, administração de um site movimentado, se você tiver um, suporte e call center. O seu valor não diminuirá por causa disso, pelo contrário, você receberá conhecimentos adicionais na área de contatos com terceiros.
Se o seu gestor acha que a terceirização é cara, basta explicar quanto ele terá que pagar ao especialista dedicado. Realmente funciona.
10. Não se envolva em código aberto e no seu desenvolvimento
Sou engenheiro, já fui desenvolvedor e acredito firmemente que é o código aberto que salva o mundo - quais são os custos de bibliotecas, sistemas de monitoramento, sistemas de gerenciamento de servidores, etc. Mas se sua empresa decidir comprar CRM, ERP, ECM de código aberto, etc. ou o patrão grita numa reunião que você vai estragar o seu faturamento, salvar o navio, ele vai para os recifes. Aqui estão os argumentos para enfrentar um líder inspirado com um olhar ardente:
- o código aberto é mal suportado se for um repositório público ou é muito caro para suportar se for código aberto de empresas (SGBD, suítes de escritório, etc.) - você pagará literalmente por cada pergunta, solicitação e ticket;
- um especialista interno para implantar um produto interno de código aberto será muito caro devido à sua raridade;
- as melhorias no código aberto podem ser severamente limitadas pelo conhecimento, pelas habilidades ou mesmo pelo licenciamento;
- Levará muito tempo para você começar com o código aberto e será muito difícil adaptá-lo aos processos de negócios.
Escusado será dizer que desenvolver o seu próprio é uma tarefa muito longa e cara? Pela minha própria experiência, posso dizer que são necessários pelo menos três anos para criar um protótipo funcional que atenda aos requisitos de negócios e permita que os usuários o utilizem. E só se você tiver uma boa equipe de programadores (você pode ver os salários no “Meu Círculo” - as conclusões chegarão até você).
Então serei simples e repetirei: considere todas as opções.
Então, deixe-me resumir brevemente para ter certeza de que não esqueci de nada:
- conte dinheiro - compare diferentes opções, leve em consideração fatores, compare;
- esforçar-se para reduzir o tempo de atendimento e treinamento dos usuários, reduzir o risco de “intervenção de um tolo”;
- tentar consolidar e integrar tecnologias – uma arquitetura coerente e uma automação ponta a ponta fazem a diferença;
- invista no desenvolvimento de TI, não viva com tecnologias desatualizadas – elas vão sugar dinheiro;
- correlacionar a demanda e o consumo de recursos de TI.
Você pode perguntar - por que economizar o dinheiro de outras pessoas, já que o escritório paga? Pergunta lógica! Mas a sua capacidade de otimizar custos e gerenciar ativos de TI de forma eficaz depende principalmente da sua experiência e das suas características como profissional. Todos nós sabemos fazer doces com materiais improvisados aqui :)
У como um excelente motivo para atualizar as capacidades virtuais. Entre, olhe, escolha - restam muito poucos até 30 de abril.
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Fonte: habr.com