Era 2013. Comecei a trabalhar em uma das empresas desenvolvedoras de software para usuários finais. Disseram-me várias coisas, mas menos ainda eu esperava ver o que vi: 32 máquinas virtuais não utilizadas em um VDS que ainda era absurdamente caro na época, três licenças 'livres' do Photoshop, 2 do Corel, potência de telefonia IP paga e não utilizada, entre outras coisas menores. No primeiro mês, 'barateei' a infraestrutura em 230 mil rublos, no segundo em quase 150 mil, depois o heroísmo acabou, começaram as otimizações e, no total, economizamos meio milhão em seis meses.
A experiência nos inspirou e começamos a buscar novas formas de economia. Agora estou trabalhando em outro lugar (adivinhem onde), então, com a consciência tranquila, posso compartilhar minha experiência com o mundo. E vocês também compartilhem, vamos tornar a infraestrutura de TI mais barata e eficiente!
‘A última gota foi tirada dos seus gastos com servidores, licenças, ativos de TI e outsourcing’, reclamou o diretor financeiro, exigindo planejamento e orçamentação.
1. Seja chato — planeje e orce.
O planejamento do orçamento do ambiente de TI da sua empresa é uma tarefa entediante, e a aprovação às vezes até perigosa. Mas o simples fato de ter um orçamento praticamente garante proteção contra:
- cortes nos gastos com o desenvolvimento do parque de hardware e software (embora haja otimizações trimestrais, mas aí você pode defender sua posição)
- descontentamento do diretor financeiro ou da contabilidade no momento da compra ou locação de mais um elemento da infraestrutura.
- ira da gerência devido a gastos não planejados.
É preciso elaborar um orçamento não apenas em grandes empresas — mas em qualquer uma. Reúna os requisitos de software e hardware de todos os departamentos, calcule as potências necessárias, considere a dinâmica de mudança no número de funcionários (por exemplo, se você tem um call center ou suporte que aumenta na alta temporada e diminui na baixa), justifique as despesas e elabore um plano orçamentário detalhado por períodos (idealmente — por meses). Assim você saberá exatamente quanto dinheiro receberá para suas tarefas que exigem muitos recursos e otimizará os custos.
2. Use o orçamento corretamente.
Depois que o orçamento é aprovado e assinado, surge a terrível tentação de redistribuir os gastos e, por exemplo, alocar todo o orçamento em um servidor caro, onde se pode implementar todo o DevOps com monitoramento e gateways 🙂 Nesse caso, você pode acabar em um modo de escassez de recursos para as outras tarefas e ter um excedente. Portanto, oriente-se exclusivamente pelas necessidades reais e pelas metas de negócios para as quais você precisa de poder computacional.
3. Atualize os servidores a tempo
Servidores físicos antiquados, assim como virtuais, não trazem nenhum benefício para a organização — eles levantam questões em termos de segurança, velocidade e inteligência. Você gasta mais tempo, esforço e dinheiro compensando a falta de funcionalidade, corrigindo problemas de segurança e fazendo remendos para acelerar. Portanto, atualize seus recursos físicos e virtuais — por exemplo, você pode fazer isso agora mesmo com nossa promoção. , os preços não são vergonhosos para mostrar no Habr.
A propósito, já enfrentei diversas situações em que um servidor físico no escritório era uma decisão completamente injustificável: a maioria das pequenas e médias empresas pode resolver todas as tarefas com recursos virtuais e economizar muito dinheiro.
4. Otimize o trabalho dos usuários comuns
Acostume todos os seus usuários a economizar eletricidade e usar a infraestrutura de maneira responsável. Aqui estão alguns exemplos de desperdício típico por parte dos usuários:
- Instalação de programas desnecessários no princípio de "para todo o departamento" — os usuários pedem para instalar software como o do vizinho, porque é necessário ou simplesmente formam um pedido como "7 licenças do Photoshop para o departamento de design". No entanto, no departamento de design, apenas quatro trabalham com o Photoshop, enquanto os outros três — os web designers — usam-no uma vez a cada seis meses. Nesse caso, é melhor adquirir 4 licenças e resolver 1-2 tarefas por ano com a ajuda de colegas. Mas frequentemente isso acontece com software de escritório (em particular, o pacote MS Office, que todos precisam em sua totalidade). Na verdade, a esmagadora maioria dos funcionários pode se contentar com editores de código aberto ou o prático Google Docs.
- Os usuários consomem recursos virtuais e esgotam sistematicamente toda a capacidade alugada - por exemplo, os testadores gostam de criar máquinas virtuais sobrecarregadas e esquecer de desligá-las, e os desenvolvedores também não hesitam em fazer isso. A receita é simples: ao sair, desligue todos 🙂
- Os usuários utilizam os servidores da empresa como um armazenamento de arquivos global: fazem upload de fotos (em RAW), vídeos, publicam gigabytes de músicas, e os mais persistentes podem até criar um pequeno servidor de jogos usando os recursos de trabalho (isso foi criticado por nós no portal corporativo de forma humorística - funcionou muito bem).
- Funcionários caros em todos os sentidos trazem software pirata para o trabalho, e assim surgem multas, problemas com a polícia e fornecedores. Trabalhe com acessos e políticas, porque eles ainda vão trazer, mesmo que você faça discursos emocionais na cantina corporativa e escreva cartazes motivacionais.
- Os usuários acham que têm o direito de exigir qualquer ferramenta que lhes convém. Assim, eu tinha em meu arsenal o aluguel de Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Porque cada gerente de projeto escolhia o produto conveniente ou familiar para seu departamento. No final, foram 5 soluções para manter, 5 preços diferentes, 5 faturas, 5 marketplaces diferentes e ajustes, etc. Nenhuma integração, unificação ou automação contínua - só dor de cabeça. No final, concordando com o diretor geral, fechei o estabelecimento, escolhi a Asana, ajudei a migrar os dados, treinei meus colegas desafiadores e economizei consideravelmente, incluindo tempo e nervos.
Em resumo, faça acordos com os usuários, ensine-os, promova campanhas de esclarecimento e busque facilitar o trabalho deles e o seu. No final das contas, eles ficarão gratos pela organização, e os gestores - pela redução de custos. E, provavelmente, vocês, meus queridos profissionais do Habr, notaram que a solução dos problemas mencionados nada mais é do que a formação da segurança da informação corporativa. Um agradecimento especial ao administrador de sistemas (porque você mesmo não se agradece...).
5. Combine soluções em nuvem e de desktop
Na verdade, considerando que trabalho em um provedor de hospedagem e no final do artigo estou cheio de vontade de lhe contar sobre uma incrível promoção de capacidade de servidores para empresas de qualquer tamanho, eu deveria empunhar a bandeira e gritar "Tudo para a nuvem!". Mas, assim, eu pecaria contra minha qualificação de engenheiro e pareceria um marqueteiro. Portanto, convido você a abordar a questão de forma racional e combinar soluções em nuvem e de desktop. Por exemplo, você pode alugar como serviço (SaaS) um sistema de CRM em nuvem, e segundo o folheto custa 1000 r. por usuário por mês — uma ninharia (vou evitar a questão da implementação, isso já foi discutido no Habr). Assim, ao longo de três anos, para 10 funcionários, você gastará 360.000 rublos, para 4 — 480.000, para 5 — 600.000 e assim por diante. Enquanto isso, você pode implementar um CRM de desktop, pagando licenças concorrentes (+100 de economia) por cerca de 250 mil rublos e mantê-lo como o mesmo Photoshop. Às vezes, a economia em um período de 2-5 anos realmente impressiona.
E, ao contrário, muitas vezes as tecnologias em nuvem permitem economizar em hardware, salários de engenheiros, questões de proteção de dados (mas, de fato, não economize nisso!), escalabilidade. Os recursos em nuvem podem ser facilmente conectados e desconectados, e os custos em nuvem não se enquadram em despesas de capital da empresa — em geral, há muitos benefícios. Escolha soluções em nuvem quando isso for justificado em termos de escalabilidade, agilidade e flexibilidade.
Calcule, combine e escolha combinações vencedoras — não dou uma receita universal, elas são únicas para cada negócio: alguns rejeitam totalmente a nuvem, outros constroem todo o negócio na nuvem. A propósito, nunca desista de atualizações de software (mesmo as pagas) — normalmente, os desenvolvedores de software de aplicação para negócios lançam versões mais estáveis e funcionais.
E mais uma regra para o software: livre-se do software antigo que traz menos do que consome em manutenção e suporte. No mercado, já deve haver um equivalente.
6. Evite a duplicação de software
Já falei sobre cinco sistemas de gerenciamento de projetos no meu zoológico de TI, mas vou separá-los em um ponto distinto. Se você desistiu de um software específico e escolheu um novo, não se esqueça de parar de pagar pelo antigo. Se encontrou novos serviços de hospedagem, rescinda o contrato com o provedor antigo, a menos que tenha motivos específicos. Monitore os perfis de uso do software pelos colaboradores e elimine aqueles que não são utilizados ou que estão duplicados.
É ideal ter um sistema de monitoramento e análise do software instalado — assim você pode ver as duplicações de trabalho e problemas automaticamente. A propósito, esse tipo de trabalho ajuda a empresa a evitar redundâncias e repetições de dados — às vezes, localizar quem cometeu um erro leva tempo demais.
7. Organize a infraestrutura de aplicação e periferia
Quem conta esses suprimentos: cartuchos, pen drives, papel, carregadores, UPS, impressoras e outros discos-tubos? E isso é um erro. Comece com papel e impressoras — analise os perfis de impressão e crie uma rede de impressoras ou MFPs com acesso público. Você vai se surpreender com quanto papel e cartuchos podem ser economizados e como o custo de impressão de uma página pode diminuir. E não, isso não é mesquinharia, é a otimização de um processo importante. Ninguém proíbe imprimir seminários e relatórios em equipamentos de escritório, mas imprimir livros que você gostaria de comprar ou que não quer ler na tela é exagero.
Além disso, tenha sempre um estoque de suprimentos que você compra de fornecedores com desconto, para que, em caso de problemas técnicos, não tenha que comprar a preços exorbitantes na loja de eletrônicos mais próxima. Fique de olho na depreciação e desgaste, mantenha registros e forme um fundo de substituição — a propósito, é bom ter um fundo de substituição para equipamentos de escritório básico também. Simplesmente porque você não será elogiado por períodos de inatividade no trabalho, isso também é perda de dinheiro, especialmente em empresas de comércio e serviços.
No que diz respeito à infraestrutura aplicada, há duas principais categorias de custos: internet e comunicação. Ao escolher um provedor, observe as ofertas em pacote, leia as notas de rodapé dos planos, e preste atenção na qualidade da conexão e no SLA. Alguns administradores optam por não complicar e adquirem, por exemplo, telefonia IP em pacote com uma PABX virtual paga, para a qual também se faz uma assinatura mensal. Não se acomode, compre apenas o tráfego e aprenda a trabalhar com o Asterisk — é a melhor solução criada na área de PABX e quase sem problemas para as demandas de pequenas e médias empresas (se você tem habilidade).
8. Documente e crie instruções para os funcionários
Isto é necessário e importante. Primeiramente, será mais fácil para você trabalhar; em segundo lugar, a adaptação dos novatos será tranquila. Por fim, você mesmo saberá que sua infraestrutura está atualizada, coesa e em ordem. Elabore instruções de segurança, manuais curtos para usuários, FAQs, descreva as regras e normas de uso dos equipamentos de escritório. Uma instrução materialmente existente é muito mais convincente do que palavras, sempre é possível consultá-la. Assim, você pode enviar um link para o documento em qualquer questão relevante e evitar o argumento "Não fui avisado". Assim, você economizará muito na resolução de problemas.
9. Utilize serviços de terceirização
Mesmo que sua empresa tenha um departamento de TI completo ou uma infraestrutura pequena, utilizar serviços de terceirização não é vergonhoso. Por que não obter serviços de excelentes profissionais especializados em algo complexo, por um valor acessível, sem precisar contratar um especialista em tempo integral? Terceirize parte do DevOps, manutenção de impressão, administração de site de alta carga, se você tiver, suporte e call center. Seu valor não diminuirá por isso; ao contrário, você ganhará expertise adicional na interação com contratados externos.
Se seu chefe acha que a terceirização é cara, simplesmente explique a ele quanto ele teria que pagar a um especialista alocado. Funciona na prática.
10. Não se envolva em open source e em seu próprio desenvolvimento
Sou engenheiro, fui desenvolvedor e acredito firmemente que é o open source que salva o mundo — o que valem as bibliotecas, sistemas de monitoramento, sistemas de gestão de servidores, etc. Mas se sua empresa decide comprar CRM, ERP, ECM open source, ou se o chefe grita em uma reunião que você deve desenvolver sua própria fatura de forma improvisada, salve o navio, ele está indo para os recifes. Aqui estão os argumentos que você deve considerar diante de um líder inspirado com um olhar ardente:
- o open source tem pouco suporte se for um repositório público ou é muito caro de manter, se for open source de empresas (BDs, pacotes de escritório, etc.) — você pagará literalmente por cada dúvida, solicitação e ticket;
- um especialista interno para implementar um produto open source interno será muito caro devido à sua raridade;
- as modificações de open source podem ser severamente limitadas pelo conhecimento, habilidades ou até mesmo pela licença;
- com open source, você não começará muito rápido e terá muita dificuldade em adaptá-lo aos processos de negócios.
Vale a pena mencionar que o desenvolvimento próprio é uma atividade muito longa e cara? Pela minha experiência, um protótipo funcional que atenda aos requisitos de negócios e permita que os usuários o utilizem leva mais de três anos. E isso, se você tiver uma boa equipe de programadores (veja os salários em "Meu Círculo" — as conclusões se fazem sozinhas).
Então, serei banal e repetirei: considere todas as opções.
Então, vou resumir brevemente para garantir que não esqueci nada:
- considere o dinheiro — compare diferentes opções, leve em conta os fatores, compare;
- tente reduzir o tempo de manutenção e de treinamento dos usuários, diminua o risco de "interferência de amadores";
- tente consolidar e integrar tecnologias — uma arquitetura coesa e automação completa traz soluções;
- invista no desenvolvimento de TI, não viva com tecnologias obsoletas — elas drenarão seu dinheiro;
- relacione a demanda com o consumo de recursos de TI.
Você pode perguntar — por que economizar o dinheiro dos outros, uma vez que a empresa paga? Uma pergunta lógica! Mas sua habilidade em otimizar custos e gerenciar ativos de TI de forma eficaz é, antes de tudo, sua experiência e sua característica como profissional. Afinal, todos nós sabemos como fazer uma maravilha com materiais simples 🙂
Na como uma ótima oportunidade para atualizar sua capacidade virtual. Venha, confira, escolha - só resta um pouco até 30 de abril.
Para os demais - um desconto tradicional Foi em 2013. Entrei para trabalhar em uma das empresas de desenvolvimento que criam software para usuários particulares.
Fonte: habr.com
