Acredito que todos nós vamos a um restaurante com amigos ou colegas. E depois de um momento divertido, o garçom traz a conta. O problema pode então ser resolvido de várias maneiras:
- Método um, “cavalheiresco”. Uma “gorjeta” de 10–15% para o garçom é adicionada ao valor do cheque, e o valor resultante é dividido igualmente entre todos os homens.
- O segundo método é “socialista”. A conta é dividida igualmente entre todos, independentemente de quanto comeram e beberam.
- O terceiro método é “justo”. Todos ligam a calculadora do celular e começam a calcular o custo de seus pratos mais uma certa quantia de “gorjeta”, também individual.
A situação dos restaurantes é muito semelhante à situação dos custos de TI nas empresas. Neste post falaremos sobre a distribuição de despesas entre departamentos.
Mas antes de mergulharmos no abismo da TI, voltemos ao exemplo do restaurante. Cada um dos métodos de “alocação de custos” acima tem prós e contras. A desvantagem óbvia do segundo método: alguém poderia comer uma salada César vegetariana sem frango, e o outro poderia comer um bife de lombo, de modo que as quantidades poderiam diferir significativamente. A desvantagem do método “justo” é que o processo de contagem é muito longo e o valor total em dinheiro é sempre menor do que o que está no cheque. Situação comum?
Agora vamos imaginar que estávamos nos divertindo em um restaurante na China e a conta foi trazida em chinês. Tudo o que está claro é o valor. Embora alguns possam suspeitar que este não é o valor, mas a data atual. Ou suponha que isso aconteça em Israel. Eles lêem da direita para a esquerda, mas como escrevem os números? Quem pode responder sem o Google?
Por que a alocação é necessária para TI e negócios?
Assim, o departamento de TI presta serviços a todas as divisões da empresa e, na verdade, vende seus serviços às divisões de negócios. E, embora possa não haver relações financeiras formais entre departamentos de uma empresa, cada unidade de negócio deve, no mínimo, compreender quanto gasta em TI, quanto custa lançar novos produtos, testar novas iniciativas, etc. É óbvio que a modernização e expansão das infra-estruturas não é paga pelo mítico “modernizador, patrono dos integradores de sistemas e fabricantes de equipamentos”, mas sim pelas empresas, que devem compreender a eficácia destes custos.
As unidades de negócios variam em tamanho e também na intensidade do uso de recursos de TI. Assim, dividir os custos de atualização da infraestrutura de TI igualmente entre departamentos é o segundo método com todas as suas desvantagens. O método “justo” é mais preferível neste caso, mas é muito trabalhoso. A opção mais ideal parece ser a opção “quase justa”, quando os custos são alocados não ao centavo, mas com alguma precisão razoável, assim como na geometria escolar usamos o número π como 3,14, e não toda a sequência de números após a vírgula.
A estimativa do custo dos serviços de TI é muito útil em holdings com uma única infraestrutura de TI ao fundir ou separar parte da holding em uma estrutura separada. Isso permite calcular imediatamente o custo dos serviços de TI para levar esses valores em consideração no planejamento. Além disso, compreender o custo dos serviços de TI ajuda a comparar diferentes opções de utilização e propriedade de recursos de TI. Quando homens em ternos multimilionários falam sobre como seu produto pode otimizar os custos de TI, aumentar o que precisa ser aumentado e reduzir o que precisa ser reduzido, avaliar os custos contínuos dos serviços de TI permite que o CIO não confie cegamente nas promessas de marketing. , mas para avaliar com precisão o efeito esperado e controlar os resultados.
Para as empresas, a alocação é uma oportunidade de compreender antecipadamente o custo dos serviços de TI. Qualquer requisito de negócios não é avaliado como um aumento percentual no orçamento geral de TI, mas é determinado como o valor de um requisito ou serviço específico.
Caso real
A principal “dor” do CIO de uma grande empresa era que era necessário entender como distribuir os custos entre as unidades de negócio e oferecer participação no desenvolvimento de TI proporcionalmente ao consumo.
Como solução, desenvolvemos uma calculadora de serviços de TI que foi capaz de alocar os custos totais de TI primeiro aos serviços de TI e depois às unidades de negócios.
Na verdade, existem duas tarefas: calcular o custo de um serviço de TI e distribuir os custos entre as unidades de negócios que utilizam esse serviço de acordo com determinados fatores (um método “quase justo”).
À primeira vista, isso pode parecer simples se, desde o início, os serviços de TI fossem adequadamente descritos, as informações fossem inseridas no banco de dados de configuração do CMDB e no sistema de gerenciamento de ativos de TI ITAM, os modelos de recursos e serviços fossem construídos e um catálogo de serviços de TI fosse criado. desenvolvido. Com efeito, neste caso, para qualquer serviço de TI é possível determinar quais os recursos que utiliza e quanto custam esses recursos, tendo em conta a depreciação. Mas estamos lidando com negócios russos comuns e isso impõe algumas restrições. Assim, não existe CMDB e ITAM, existe apenas um catálogo de serviços de TI. Cada serviço de TI geralmente representa um sistema de informação, acesso a ele, suporte ao usuário, etc. O serviço de TI utiliza serviços de infraestrutura como “servidor de banco de dados”, “servidor de aplicativos”, “sistema de armazenamento de dados”, “rede de dados”, etc.
- determinar o custo dos serviços de infraestrutura;
- distribuir o custo dos serviços de infraestrutura para serviços de TI e calcular seu custo;
- determinar os direcionadores (coeficientes) para distribuir o custo dos serviços de TI às unidades de negócios e alocar o custo dos serviços de TI às unidades de negócios, distribuindo assim o valor dos custos do departamento de TI entre outras divisões da empresa.
Todos os custos anuais de TI podem ser representados como um saco de dinheiro. Parte dessa bolsa foi gasta em equipamentos, trabalhos de migração, modernização, licenças, suporte, salários de funcionários, etc. No entanto, a complexidade reside no procedimento contabilístico para contabilização de ativos fixos e intangíveis em TI.
Vejamos um exemplo de projeto de modernização da infraestrutura SAP. Como parte do projeto, são adquiridos equipamentos e licenças, e as obras são realizadas com o auxílio de um integrador de sistemas. Ao fechar um projeto, o gestor deve elaborar a documentação para que os equipamentos contábeis sejam incluídos no ativo imobilizado, as licenças sejam incluídas no ativo intangível e os demais trabalhos de projeto e comissionamento sejam baixados como despesas diferidas. Problema número um: ao registrar como ativo imobilizado, o contador do cliente não se importa como será chamado. Portanto, no ativo imobilizado recebemos o ativo “UpgradeSAPandMigration”. Se, como parte do projeto, foi modernizada uma matriz de discos, o que não tem nada a ver com SAP, isso complica ainda mais a busca por custos e maiores alocações. Na verdade, qualquer equipamento pode ficar escondido atrás do ativo “UpgradeSAPandMigration” e, quanto mais o tempo passa, mais difícil fica entender o que de fato foi adquirido ali.
O mesmo se aplica aos ativos intangíveis, que possuem uma fórmula de cálculo muito mais complexa. Uma complexidade adicional é acrescentada pelo fato de que o momento de ligar o equipamento e colocá-lo no balanço pode diferir em cerca de um ano. Além disso, a depreciação é de 5 anos, mas na verdade o equipamento pode funcionar mais ou menos, dependendo das circunstâncias.
Assim, é teoricamente possível calcular o custo dos serviços de TI com 100% de precisão, mas na prática este é um exercício longo e bastante inútil. Portanto, optamos por um método mais simples: os custos que podem ser facilmente atribuídos a qualquer infraestrutura ou serviço de TI são atribuídos diretamente ao serviço correspondente. Os restantes custos são distribuídos entre os serviços de TI de acordo com determinadas regras. Isso permitirá que você obtenha uma precisão de aproximadamente 85%, o que é suficiente.
Na primeira etapa Para distribuir os custos dos serviços de infra-estrutura, são utilizados relatórios financeiros e contabilísticos dos projectos de TI e o “voluntarismo sólido” nos casos em que não é possível atribuir custos a qualquer serviço de infra-estrutura. Os custos são atribuídos diretamente aos serviços de TI ou aos serviços de infraestrutura. Como resultado da distribuição dos custos anuais, obtemos o valor das despesas de cada serviço de infraestrutura.
Na segunda fase os coeficientes de distribuição entre serviços de TI são determinados para serviços de infraestrutura como “Servidor de Aplicativos”, “Servidor de Banco de Dados”, “Armazenamento de Dados”, etc. Alguns serviços de infraestrutura, por exemplo, “Locais de trabalho”, “Acesso Wi-Fi”, “Videoconferência” não são distribuídos entre serviços de TI e são atribuídos diretamente às unidades de negócio.
Nesta fase começa a diversão. Como exemplo, considere um serviço de infraestrutura como “Servidores de Aplicativos”. Está presente em quase todos os serviços de TI, em duas arquiteturas, com e sem virtualização, com e sem redundância. A maneira mais simples é alocar custos proporcionalmente aos núcleos utilizados. Para contar “papagaios idênticos” e não confundir núcleos físicos com virtuais, levando em consideração o excesso de assinaturas, assumimos que um núcleo físico é igual a três virtuais. Então a fórmula de distribuição de custos do serviço de infraestrutura “Servidor de Aplicativos” para cada serviço de TI ficará assim:
,
onde Rsp é o custo total do serviço de infraestrutura de “Servidores de Aplicação” e Kx86 e Kr são coeficientes que indicam a participação de servidores x86 e série P.
Os coeficientes são determinados empiricamente com base numa análise da infraestrutura de TI. O custo do software de cluster, software de virtualização, sistemas operacionais e software aplicativo é calculado como serviços de infraestrutura separados.
Vamos dar um exemplo mais complicado. Serviço de infraestrutura “Servidores de Banco de Dados”. Inclui os custos de hardware e os custos de licenças de banco de dados. Assim, o custo dos equipamentos e licenças pode ser expresso na fórmula:
onde РHW e РLIC são o custo total dos equipamentos e o custo total das licenças de banco de dados, respectivamente, e KHW e KLIC são coeficientes empíricos que determinam a parcela dos custos de hardware e licenças.
Além disso, com hardware é semelhante ao exemplo anterior, mas com licenças a situação é um pouco mais complicada. O cenário de uma empresa pode usar vários tipos diferentes de bancos de dados, como Oracle, MSSQL, Postgres, etc. Assim, a fórmula para calcular a alocação de um banco de dados específico, por exemplo, MSSQL, para um serviço específico fica assim:
onde KMSSQL é um coeficiente que determina a participação desse banco de dados no cenário de TI da empresa.
A situação é ainda mais complicada com o cálculo e alocação de um sistema de armazenamento de dados com diferentes fabricantes de arrays e diferentes tipos de discos. Mas a descrição desta parte é assunto para um post à parte.
O resultado?
O resultado deste exercício pode ser uma calculadora Excel ou uma ferramenta de automação. Tudo depende da maturidade da empresa, dos processos lançados, das soluções implementadas e da vontade da gestão. Essa calculadora ou representação visual de dados ajuda a distribuir corretamente os custos entre as unidades de negócios e a mostrar como e para que o orçamento de TI é alocado. A mesma ferramenta pode facilmente demonstrar como melhorar a fiabilidade de um serviço (redundância) aumenta o seu custo, não pelo custo do servidor, mas tendo em conta todos os custos associados. Isso permite que a empresa e o CIO “joguem no mesmo tabuleiro” segundo as mesmas regras. Ao planejar novos produtos, os custos podem ser calculados antecipadamente e a viabilidade avaliada.
Igor Tyukachev, consultor da Jet Infosystems
Fonte: habr.com