Bom Dia a todos! Hoje gostaria de compartilhar um pequeno exemplo de automatização do processo de criação de solicitações de saída para novos funcionários usando produtos Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate e Teams. Ao implementar esse processo, você não precisará adquirir planos de usuário separados do PowerApps e do Power Automate; uma assinatura do Office365 E1/E3/E5 será suficiente. Criaremos listas e colunas no site do SharePoint, o PowerApps ajudará você a criar um formulário e o Power Automate fornecerá oportunidades para personalizar a lógica dos processos de negócios. Conectaremos o processo final à equipe do MS Teams. Não vamos perder tempo e ver o que acontece.
Na primeira etapa, criamos listas e detalhes. Precisamos de listas:
- Solicitações de saída de funcionários
- Divisões
- RH por departamento
- Administradores
Cada lista desempenhará seu papel no futuro e veremos qual. Crie detalhes e configure o menu de navegação:
PowerApps
Agora, vamos criar um formulário para a lista de “Solicitações de Saída de Funcionários” usando PowerApps. Na forma final ficará assim:
No campo “Funcionário”, você seleciona na lista de usuários do Office 365, “Data de Saída” é indicada no calendário, “Divisão” é indicada no diretório de departamento e “RH” é selecionado em “RH por departamento” diretório:
Mas é preciso garantir que a lista de RH disponíveis para seleção seja filtrada pelo departamento indicado no formulário. Vamos usar uma fórmula para filtrar dados no PowerApps. Para a propriedade “Itens” do campo “RH” escrevemos:
Além disso, você pode fazer pequenos ajustes no valor padrão do campo Status do formulário. Para a propriedade “Default” do campo “Status” escrevemos:
Caso o formulário de criação de um elemento seja aberto, o valor “Novo” será escrito no campo “Status”, caso contrário, o valor da coluna SharePoint do elemento atual será substituído no campo de status do formulário.
Um dos problemas do PowerApps é a incapacidade de recuperar facilmente dados de grupos do SharePoint. Devido a isso, não é possível configurar facilmente a visibilidade/disponibilidade de campos ou objetos no formulário se você quiser contar com o fato de o usuário ser membro de um grupo do SharePoint. Mas você pode fazer uma solução alternativa. Especialmente para esse fim, criamos previamente uma lista de Administradores:
Esta lista contém um campo “Funcionário” do tipo “Usuário ou Grupo”, exibido apenas no formulário, e um campo “Nome”, no qual está escrito o nome do funcionário selecionado, exibido apenas na visualização da lista. Agora, vamos tentar um pequeno truque no PowerApps. Por exemplo, você pode configurar a disponibilidade de qualquer campo se o usuário atual estiver na lista Administradores. Encontre a propriedade “Modo de exibição” do campo “Data de lançamento” e escreva:
Segundo esta fórmula, se houver pelo menos um funcionário na lista de Administradores cujo login corresponda ao login do usuário atual, o campo estará disponível para edição, caso contrário, para visualização. Para maior confiabilidade, reduzimos o login para letras minúsculas, caso contrário, todos os tipos de casos podem acontecer.
Você deve ter notado que no cabeçalho do formulário existe um botão “Ações na aplicação”:
Este botão irá para outra tela, onde, por conveniência, são coletadas todas as ações possíveis no aplicativo:
Após clicar em cada botão, uma janela de ação adicional é aberta, por exemplo, se a ação “Cancelar aplicativo” for selecionada, uma janela adicional é aberta com a capacidade de inserir um comentário:
Após clicar no botão “Confirmar”, o status do aplicativo muda, e isso pode ser feito mesmo sem iniciar o fluxo do Power Automate. Vamos usar a função “Patch” para a propriedade “OnSelect” do botão:
Usando a função Patch, atualizamos o item da lista de pedidos filtrando-o pelo ID do item atual. Alteramos o valor do campo “Status” e vamos para a tela principal. Para outros botões de ação a lógica é semelhante.
Resta configurar o fluxo de aprovação. Vamos fazer isso da forma mais simples.
Power Automatizar
Nosso fluxo de aprovação será executado automaticamente quando um ticket for criado. Durante a execução, o status da inscrição será alterado, o chefe do departamento irá recebê-la e uma notificação por e-mail da nova inscrição será enviada ao chefe. Para determinar o líder, temos um diretório “Divisões”:
Crie um fluxo do Power Automate:
Durante a execução deste fluxo, o responsável pelo departamento recebe uma notificação por e-mail sobre a criação de uma nova aplicação e pode seguir o link para tomar uma decisão clicando no botão:
Clicar no botão “Concordo” ou “Rejeitar” também inicia um fluxo do Power Automate, que altera o status da inscrição e envia uma notificação por e-mail ao especialista de RH:
O processo está pronto.
Teams
E o toque final é a organização da colaboração nesse processo. Para fazer isso, conecte o processo ao comando MS Teams:
Agora, todos os membros da equipe MS Teams têm acesso ao processo de saída de novos funcionários em uma guia separada.
Obviamente, você pode fornecer aprovações em várias etapas em sua lógica de fluxo, além de usar o componente Aprovações para atribuir tarefas do Power Automate. Você também pode personalizar relatórios e gerar notificações que serão enviadas ao chatbot do Microsoft Teams. Mas falaremos mais sobre isso em artigos futuros. Obrigado pela atenção e um bom dia a todos!
Fonte: habr.com