A migração do IBM Notes para o Microsoft Exchange ou Office 365 oferece um número significativo de benefícios para uma organização, mas o projeto de migração em si parece assustador e não está totalmente claro por onde começar a migração. O próprio Exchange não inclui ferramentas próprias para migração completa ou coexistência do Notes e do Exchange. Na verdade, algumas tarefas de migração e coexistência não são possíveis sem produtos de terceiros. Neste artigo, descreveremos sete etapas principais a serem seguidas com base nas práticas recomendadas e em nossa experiência com migrações bem-sucedidas.
Uma migração bem-sucedida inclui as seguintes etapas:
- Avaliação preliminar da migração.
- Estabelecendo coexistência entre Notes e Exchange.
- Planeje a precisão ideal da migração.
- Garantindo a máxima eficiência de migração.
- Execute uma migração de teste.
- Planejar o momento da migração para minimizar o impacto na organização.
- Inicie a migração e acompanhe seu progresso.
Neste artigo, veremos como se preparar e concluir a migração usando duas soluções da Quest - и . Abaixo do corte estão alguns detalhes.
Passo 1: Avaliação Preliminar da Migração
Fazendo um inventário do seu ambiente atual
Se você decidir que o Exchange é a plataforma certa para sua organização, tudo o que você precisa fazer é mudar para lá. Primeiro, você precisa reunir informações sobre seu ambiente atual, coletar informações de inventário sobre os dados que você está planejando migrar, determinar o que pode ser removido para reduzir a utilização do espaço em disco, calcular a largura de banda disponível entre ambientes, etc. seguintes perguntas:
- Quantos domínios Notes e servidores Domino existem?
- Quantas caixas de correio você tem? Quantos deles não são usados?
- Quanto espaço em disco os arquivos de correio primários ocupam? Quantos estão nos arquivos? Quantos existem em réplicas locais?
- Onde estão localizados os arquivos?
- Quantos usuários usam criptografia? O conteúdo criptografado precisa ser transferido?
- Quantas pastas pessoais existem no ambiente?
- Quais usuários usam links de documentos? Quantos usuários receberam links de outros usuários e aplicativos?
- Quantos dados você vai transferir? Por exemplo, você deseja transferir dados apenas dos últimos seis meses.
- Os arquivos nativos serão migrados para arquivos pessoais do Exchange ou arquivos *.pst do Outlook?
- Quais são os limites de largura de banda? Quantos dados podem ser transferidos para
um determinado período de tempo? - Quanto armazenamento será necessário após a migração?
Como a migração afetará os negócios e as operações
O projeto deve ser cuidadosamente planejado para minimizar o tempo de inatividade e minimizar a perda de produtividade.
Por exemplo, é importante considerar a delegação entre usuários: se um usuário migrar, mas seu delegado permanecer na plataforma original, como isso afetará seu trabalho diário? De forma mais ampla, você precisa considerar como um projeto de migração pode impactar todos os processos e fluxos de trabalho críticos de negócios da sua empresa.
Também é importante considerar pontos de contato críticos no Notes. Por exemplo, ao lidar com mensagens, é importante analisar os aplicativos e considerar a interação entre o roteamento de correio e os aplicativos para evitar interrupções nos processos de negócios durante e após a migração. Certifique-se de fazer as seguintes perguntas:
- Quais usuários têm delegados e como o rompimento desse relacionamento poderia impactar os processos de negócios?
- Quais aplicativos e processos de negócios estão associados ao ambiente de email? Qualquer integração importante entre o aplicativo e o serviço de e-mail, como o processo de aprovação, será crítica ao planejar sua migração.
- Quais componentes e recursos importantes do aplicativo devem ser preservados?
- Como você pode usar os recursos integrados da nova plataforma para obter a funcionalidade necessária?
- O conteúdo inativo deve ser arquivado para armazenamento futuro?
- Algum aplicativo precisará ser reconstruído para funcionar corretamente no novo ambiente?
- Como o sucesso será medido?
Antes de iniciar a migração, você precisa definir critérios para medir o sucesso. Em particular, você precisa entender que não é razoável esperar 100% de transferência de dados. Nem todo tipo de item do Notes tem um equivalente no Exchange (Active Mail é o exemplo mais flagrante). Portanto, a realidade é que nem todos os itens do Notes existirão no Exchange após a migração. Uma meta alcançável e mensurável é que 95% dos itens sejam movidos para 95% das caixas de correio. Medir e documentar os resultados é fundamental para garantir o sucesso da migração, e resultados verdadeiros só serão possíveis se os critérios de sucesso tiverem sido definidos logo no início de um projeto de migração de e-mail.
Etapa 2: Estabelecer Notas e Coexistência de Troca
Para a maioria das organizações, a migração é um processo, não um evento. Portanto, as migrações de caixas de correio e de aplicativos devem seguir um cronograma que melhor se adapte aos negócios e às operações e não se baseie em requisitos técnicos.
Desenvolvimento de uma estratégia de coexistência
Para maximizar o valor da migração, deve ser desenvolvido e implementado um plano de coexistência completo no início do processo de migração. A definição de “coexistência” pode variar de organização para organização. Algumas organizações usam ativamente dados de disponibilidade, outras não usam essa funcionalidade. Alguns se concentram na migração de dados de calendário, enquanto outros se concentram no ajuste fino da migração de um diretório de usuários completo. É importante trabalhar com cada uma das partes interessadas para obter uma imagem clara do que realmente importa e ajudar todos a compreender a importância de uma estratégia de coexistência eficaz.
A migração do Notes para o Exchange e o Office 365 requer planejamento para migração de caixas de correio e aplicativos ao mesmo tempo. A funcionalidade atual do aplicativo Notes deve ser suportada por todos os usuários, independentemente da plataforma de e-mail atual. À medida que os usuários migrarem para o Exchange e o Office 365, eles deverão poder acessar e usar os aplicativos do Notes como parte de seus fluxos de trabalho existentes. Esse recurso deve continuar até que os aplicativos do Notes sejam migrados para o SharePoint ou outra plataforma.
Além da coexistência de aplicações, a interação entre usuários em diferentes plataformas deve ser implementada antes do início da migração. Isso inclui roteamento e atualizações automáticas de diretórios, status de livre/ocupado e calendários para todos os usuários, independentemente da plataforma atual.
Por fim, você precisa considerar a colaboração não apenas entre seu serviço de e-mail, mas também seus calendários e recursos compartilhados, como salas de reuniões. Os usuários devem poder baixar informações de agendamento de reuniões. Isso inclui reuniões únicas e recorrentes. Quer os compromissos tenham sido agendados antes da migração ou criados durante a migração, a precisão dos dados do calendário deve ser mantida durante todo o projeto. Você precisa garantir que os usuários possam, por exemplo, alterar a sala de reuniões para a próxima reunião em uma reunião recorrente ou cancelar uma reunião sem causar conflito e confusão nas reuniões subsequentes.
Etapa 3: Planeje a precisão ideal da migração
Planejar uma migração do Notes para o Exchange ou Office 365 requer a compreensão de uma série de diferenças específicas entre as plataformas.
Endereço de e-mail
Os dados do Notes normalmente contêm endereços proprietários que aparecem em vários lugares: em cabeçalhos de mensagens, incorporados em arquivos, contatos pessoais e listas distribuídas. Como parte do processo de migração, esses endereços proprietários devem ser atualizados para endereços SMTP para garantir total funcionalidade no ambiente Exchange. Muitas organizações também optam por atualizar o domínio SMTP ou o padrão de endereçamento durante a migração. Se isso se aplicar à sua organização, é importante compreender que algumas soluções de migração atualizam automaticamente as instâncias históricas de endereços SMTP para cada usuário.
Estrutura de pastas
Em muitas organizações, os usuários utilizam suas próprias caixas de correio e arquivos, por isso é importante preservar esses dados. A capacidade dos usuários de visualizar sua estrutura completa de pastas também impacta a experiência do usuário como resultado da migração. É importante selecionar soluções e transições que mantenham a integridade das pastas e das estruturas de dados.
Réplicas e arquivos locais
Para controlar os custos de armazenamento e gerenciar melhor o crescimento dos dados, muitas organizações definem cotas de caixas de correio. Uma consequência não intencional desta política é frequentemente um aumento no número e tamanho dos arquivos. Estas fontes de dados adicionais devem ser avaliadas e a sua migração considerada durante o planeamento da migração. Você pode fornecer aos usuários um componente de autoatendimento que lhes permite migrar apenas dados importantes. Para otimizar o armazenamento do Exchange, recomendamos o uso de outro produto da Quest - , possui, em particular, funcionalidade útil para desduplicação de arquivos anexados, um análogo do DAOS no Notes.
ACL e delegação
As listas de controle de acesso (ACLs) e a delegação são elementos-chave para operar em um ambiente Notes e também são essenciais para proteger a integridade. Como resultado, é importante traduzir com precisão os direitos associados e os direitos de acesso em direitos equivalentes no Exchange Server e no Office 365. Idealmente, fazer isso automaticamente irá acelerar o processo e eliminar o erro humano. Para manter a eficácia da proteção dos ativos de informação de uma organização, as ACLs e o mapeamento de delegações devem ser realizados simultaneamente com os dados de correio. Algumas organizações tentam atribuir direitos equivalentes manualmente ou usando scripts após a conclusão da migração de dados. No entanto, esta abordagem pode impactar negativamente a produtividade e adicionar falhas de segurança aos dados de uma organização.
Notas de conteúdo próprio
O mesmo correio ativo. Outro problema comum ao migrar do IBM Notes é encontrar muito rich text. O Exchange e o Office 365 não oferecem suporte a tabelas com guias integradas, botões, formulários salvos e outros conteúdos proprietários no Notes. Como resultado, você precisará se preparar para a perda dessa funcionalidade ou investir em uma solução de migração que possa converter esses elementos em um formato que possa ser migrado. Digamos desde já que as soluções da Quest não convertem isso de forma alguma e só podem transferir essas cartas como anexos para que o usuário possa abri-las através do cliente Notes.
Grupos e catálogos de endereços pessoais
Muitas organizações fazem uso extensivo de listas de e-mail públicas para comunicações internas e
comunicações externas. Além disso, os usuários do Notes geralmente acham importante manter contatos comerciais em catálogos de endereços pessoais. Estas fontes de dados são críticas para as operações comerciais e devem ser transformadas de forma eficiente durante a migração para a plataforma Microsoft. Como resultado, é importante preparar automaticamente os grupos para migração para o Active Directory e converter com eficiência todos os endereços pessoais, mesmo aqueles armazenados nos desktops dos usuários.
Interagindo com aplicativos do Notes
Os pontos de integração entre as aplicações e o serviço de correio, como os processos de reconciliação, são importantes no planejamento e agendamento de migrações. O IBM Notes tem uma integração mais estreita entre e-mail e aplicativos do que outras plataformas. Essas integrações podem incluir tudo, desde simples documentos até processos de negócios.
Recursos e bancos de dados de correio
Muitas organizações usam bancos de dados de reserva de recursos, bancos de dados de correio e outros bancos de dados compartilhados no Notes. Como resultado, estas bases de dados desempenham um papel importante no funcionamento de uma organização. Para garantir a continuidade dos negócios e a produtividade dos funcionários, é muito importante considerar a abordagem e o calendário de implementação para:
- Criação de caixas de correio de recursos no ambiente de destino;
- Transferência de dados do banco de dados de reservas para o Exchange;
- Garantir que os usuários de ambos os sistemas possam colaborar e usar recursos no Notes e no Exchange.
Etapa 4: Maximize a eficiência da migração
Além de garantir a precisão dos dados, também é importante garantir que a migração seja o mais eficiente possível atendendo aos requisitos da organização. A eficácia da migração depende diretamente não apenas dos custos diretos, mas também do grau de impacto nos negócios.
Arquitetura da solução de migração
Um dos fatores mais importantes que influenciam a eficiência é a arquitetura da solução de migração. É importante escolher uma solução com arquitetura multithread que permita que um servidor de migração migre vários usuários ao mesmo tempo. A arquitetura multithread reduz os requisitos de hardware de migração e aumenta a velocidade da migração, reduzindo drasticamente o custo geral do projeto. Não se deixe enganar por soluções de migração que afirmam ser multithread, mas que na verdade migram apenas um usuário por vez e exigem a adição de estações de trabalho para migrar mais usuários por vez. Dependendo da configuração e do ambiente, as verdadeiras soluções multithread são de 30 a 5000 por cento mais eficientes na migração de dados para o Exchange e o Office 365.
Processo de migração
A migração envolve muitas etapas e os processos devem acontecer no momento certo para garantir uma transição tranquila. Para minimizar a interrupção dos negócios e maximizar os benefícios da migração, todos os processos devem ser integrados e controlados por um único aplicativo que possa lidar com cada etapa da migração em tempo hábil.
Flexibilidade e autoatendimento
Alguns usuários e departamentos precisarão desviar-se do processo de migração padrão. Por exemplo, o departamento jurídico pode ter requisitos de armazenamento diferentes ou os gerentes podem precisar migrar toda a sua caixa de correio e arquivos. Portanto, é importante escolher uma solução de migração flexível que permita à equipa de migração adaptar-se facilmente a estes requisitos. Uma das maneiras mais eficazes de fornecer essa flexibilidade é permitir o autoatendimento para alguns de seus usuários. Por exemplo, alguns usuários podem ter permissão para transferir dados adicionais de seus arquivos de correio principais ou dados locais para posteriormente convertê-los em um arquivo pessoal no servidor.
Etapa 5: execute uma migração de teste
Uma vez concluída a avaliação pré-migração, finalizada a estratégia de coexistência e definidos os planos de otimização, é fundamental obter a confirmação da estratégia através de uma ou mais migrações piloto.
O objetivo da migração piloto é testar os procedimentos desenvolvidos e identificar problemas que possam surgir após o início da migração completa, dando-lhes a oportunidade de resolvê-los antes de iniciar a migração ativa. Como resultado, os problemas durante a migração piloto são esperados e até bem-vindos.
Determinando o volume da migração piloto
A migração piloto deve ser suficientemente grande para recolher uma amostra representativa de dados e responder a questões relevantes que possam ser encontradas durante a migração de combate. Se você estiver migrando vários milhares de caixas de correio, o tamanho da amostra deverá ser suficiente. Para migrações muito grandes, a percentagem pode ser menor.
Seleção de dados e sistemas
Durante o processo de migração piloto, é importante usar dados e sistemas de combate. Isto é muito importante por vários motivos:
- Você precisa entender como o ambiente de combate se comportará. Um ambiente gerado sinteticamente não será representativo do ambiente de combate.
- Você pode obter mais informações sobre mensagens criptografadas, frequência de tipos de mensagens não encontradas no Exchange e requisitos de armazenamento com base em dados de amostra.
Definindo expectativas
O processo de migração piloto também proporciona uma excelente oportunidade para testar os critérios de sucesso delineados para o projecto e calibrar as expectativas para a migração restante. Se forem necessários ajustes, eles deverão ser documentados e levados em consideração durante a migração de combate.
Passo 6: Planeje o tempo de migração para minimizar o impacto na organização
Agrupamento de usuários
Para minimizar o impacto nos usuários e na organização como um todo, os usuários que trabalham juntos devem ser migrados ao mesmo tempo. Os principais fatores a serem considerados ao criar esses grupos incluem a delegação. Procure uma solução que possa recomendar coleções para migração com base em informações sobre relacionamentos de usuários no ambiente de origem.
Tempo de migração
Assim que a migração do grupo for concluída, certifique-se de agendar o horário em que
o impacto sobre esses usuários é mínimo. Isso pode significar agendar uma janela de migração para um horário específico do dia para evitar a migração durante o horário comercial, no final de um mês do ano ou durante as janelas de manutenção. Por exemplo, as equipes de vendas provavelmente não deverão migrar até perto do final do trimestre, e os departamentos de contabilidade e jurídico provavelmente terão restrições sobre quando poderão migrar.
Passo 7: Inicie a migração e acompanhe seu progresso
Com a implementação de abordagens de migração de dados validadas por pilotos, as migrações de combate deverão tornar-se eventos rotineiros. Provavelmente haverá pequenos ajustes ao longo do processo para acomodar as necessidades de determinados grupos. Será ainda necessária uma monitorização cuidadosa para garantir que todas as contingências sejam tidas em conta durante a fase de planeamento e piloto. No entanto, o processo deve tornar-se cada vez mais automatizado. A execução do cronograma de migração de combate é importante para documentar e comunicar o progresso em toda a organização para fornecer a confirmação de que as expectativas estão sendo atendidas. O monitoramento e o feedback continuam sendo aspectos fundamentais para uma migração bem-sucedida ao longo de todo o processo.
Conclusão
Abordamos o que você precisa considerar ao migrar seu serviço postal. Se você está atualmente no processo de escolha de uma solução de migração ou está apenas pensando nisso, é importante levar tudo isso em consideração. Trabalhamos com soluções de migração da Quest e estamos prontos para recomendá-las como as mais eficazes na redução do número de etapas manuais e no aumento da quantidade de dados transferidos como resultado da migração.
Se você quiser saber mais sobre abordagens eficazes para migração, envie uma solicitação para em nosso site ou apenas ligue, e você também pode estudar materiais adicionais usando os links abaixo:
Fonte: habr.com