Apesar da popularidade do tema da gestão eletrónica de documentos, nos bancos russos e no setor financeiro em geral, a maioria das transações é executada à moda antiga, em papel. E a questão aqui não é tanto o conservadorismo dos bancos e dos seus clientes, mas a falta de software adequado no mercado.
Quanto mais complexa for a transação, menor será a probabilidade de ser realizada no âmbito do EDI. Por exemplo, uma transação de leasing é complexa porque envolve pelo menos três partes – o banco, o arrendatário e o fornecedor. Um fiador e um credor são frequentemente adicionados a eles. Decidimos que tais transações podem ser totalmente digitalizadas, para o que criamos o sistema E-Leasing - o primeiro serviço na Rússia que fornece EDI totalmente em tais cenários. Com isso, no início de julho de 2019, 37% do total das operações de leasing passam por E-Leasing. Abaixo do recorte analisaremos o E-Leasing do ponto de vista da funcionalidade e implementação técnica.
Começamos a desenvolver o sistema no início de 2017. O mais difícil foi começar: formular os requisitos do produto, transformar ideias em especificações técnicas específicas. Em seguida é a busca por um empreiteiro. Elaboração de especificações técnicas, consultas - tudo isso durou cerca de quatro meses. Quatro meses depois, em novembro de 2017, foi lançada a primeira versão do sistema, bastante rápida para um projeto tão ambicioso. A primeira versão do E-Leasing tinha as funções de solicitação e assinatura de documentos - não só os principais, mas também o contrato de fiança e outros contratos adicionais que possam ser exigidos no processo de trabalho em regime de arrendamento. Em março de 2018, adicionamos a possibilidade de solicitação de documentos como parte do monitoramento e, em julho do mesmo ano, adicionamos a possibilidade de envio de faturas eletrônicas.
Como funciona o E-Leasing?
Começamos a desenvolver o sistema no início de 2017. Todo o caminho, desde a formulação dos requisitos do produto até a escolha de um contratante e o lançamento do primeiro lançamento, levou menos de um ano - nos formamos em novembro.
As solicitações de pacote de documentos das contrapartes são feitas a partir de nosso sistema de negócios baseado no banco de dados Corus SQL e Microsoft Dynamics NAV 2009. Todos os documentos fornecidos pelos participantes como parte da transação também são enviados para lá para armazenamento. Frontend é um portal de E-Leasing que permite a fornecedores e clientes solicitar, descarregar, imprimir documentos e assiná-los através de ECES (assinatura eletrónica qualificada melhorada).
Agora vamos examinar mais detalhadamente o funcionamento do sistema de acordo com o diagrama acima.
É gerada uma solicitação a partir da entidade “Cartão de Contraparte” ou “Projeto”. Quando uma solicitação é enviada, os registros são gerados na tabela de solicitações. Ele contém uma descrição da solicitação e dos parâmetros. O objeto codeunit é responsável por gerar a solicitação. Uma entrada na tabela é criada com o status Pronto, significando que a solicitação está pronta para ser enviada. A tabela de solicitação contém uma descrição do corpo da solicitação. Todos os documentos solicitados estão localizados na tabela de documentos. Ao solicitar um documento, o campo “Status EDS” é definido como “Solicitado”.
Uma tarefa no servidor CORUS em execução no agente SQL monitora registros com status Pronto na tabela de consulta. Quando tal registro é encontrado, a tarefa envia uma solicitação ao portal E-Leasing. Se o envio foi bem-sucedido, a entrada é marcada na tabela com o status Respondido; caso contrário, com o status Erro. O resultado da resposta é registrado em diferentes tabelas: o código de resposta do servidor e a descrição do erro, caso a solicitação não possa ser enviada, em uma tabela; registros que descrevem o corpo da resposta - em outro, e no terceiro - registros com arquivos recebidos como resultado da solicitação, com o valor Criar no campo Status e o valor Verificar no campo Status da verificação. Além disso, a tarefa monitora eventos do portal E-Leasing e gera consultas em tabelas de consultas, que ela mesma processa.
Outro trabalho monitora entradas na tabela de documentos recebidos com o valor Criar no campo Status e o valor Verificado no campo Status da digitalização. A tarefa é executada uma vez a cada 10 minutos. O antivírus é responsável pelo campo Status da verificação e, se a verificação for bem-sucedida, o valor Verificado é registrado. Esta funcionalidade diz respeito ao serviço de segurança da informação. O objeto codeunit é responsável pelo processamento dos registros. Se o lançamento na tabela de documentos aceitos foi processado com sucesso, então ele é marcado no campo Status com o valor Sucesso e o documento solicitado no campo “Status EDS” da tabela de documentos recebe o status “Recebido”. Caso não tenha sido possível processar um lançamento na tabela de documentos aceitos, ele é marcado no campo Status com o valor Fail e uma descrição do erro é escrita no campo “Texto do erro”. Nada muda na tabela de documentos.
A terceira tarefa monitora todos os registros da tabela de documentos que possuem status que não seja vazio ou “Aceito”. A tarefa é executada uma vez por dia às 23h30 e recupera toda a documentação contratual que não foi assinada durante o dia atual. A tarefa gera uma solicitação de exclusão de documentação contratual nas tabelas de solicitações e respostas e altera o campo “Status” para o valor “Retirado” na tabela de documentos.
E-Leasing do lado do usuário
Para o usuário, tudo começa com o recebimento do convite para adesão ao EDF do nosso gestor de clientes. O cliente recebe uma carta e passa por um simples procedimento de cadastro. Dificuldades só podem surgir se o local de trabalho do usuário não estiver preparado para trabalhar com assinaturas eletrônicas. Uma parcela significativa das ligações para o suporte técnico está associada a isso. O sistema permite que a contraparte conceda acesso à conta pessoal aos seus funcionários - por exemplo, contadores para trabalhar com faturas, etc.
Inscrever-se
O esquema adicional de trabalho também é o mais simples possível para cada uma das partes. A solicitação de documentos para uma transação, bem como a assinatura da documentação contratual, é realizada por meio de definição de tarefas em nosso sistema interno.
Solicitação de dossiê
Depois de enviar ao cliente qualquer pedido ou documento para assinatura, é enviada para o seu endereço de e-mail uma notificação de que a atividade correspondente foi gerada na sua conta pessoal. A partir de sua interface, o cliente carrega um pacote de documentos no sistema, coloca uma assinatura eletrônica e podemos analisar a transação. Depois disso, a documentação contratual é assinada ao longo do percurso “Fornecedor – Cliente – Sberbank Leasing”.
Acordo atual
A gestão eletrónica de documentos, no nosso caso, não implica necessariamente qualquer ação por parte do cliente do início ao fim. Você pode se conectar ao sistema em qualquer estágio da transação. Por exemplo, um cliente forneceu um dossiê em papel e depois decidiu assinar um acordo em EDI - este cenário é perfeitamente possível de implementar. Da mesma forma, os clientes que tenham um contrato de leasing válido com o Sberbank Leasing podem ligar-se ao E-Leasing para receber faturas eletronicamente.
Calculado o efeito económico da utilização do E-Leasing, oferecemos aos clientes um desconto adicional pela utilização do serviço. Descobriu-se que não havia necessidade de ir até o cliente e fornecedor para assinar, bem como imprimir e grampear contratos, no final reduz o custo da transação (criação e suporte) em 18%.
Como o projeto se desenvolverá
No momento, o E-Leasing está funcionando de forma estável, embora não perfeitamente. O mecanismo de envio de faturas eletrónicas aos nossos colaboradores ainda não é suficientemente fácil de utilizar. O problema explica-se pelo facto de este procedimento ser em si bastante complexo, uma vez que nele está constantemente envolvido um operador do FED. Ele emite um recibo informando que emitiu uma fatura e o gerente assina esse recibo. Em seguida, o usuário do outro lado (cliente) assina o aviso e os recibos, que passam novamente pelo operador de gerenciamento eletrônico de documentos. Em versões futuras tentaremos tornar este processo mais conveniente. A “zona de desenvolvimento” inclui também a funcionalidade de solicitação de documentos de acompanhamento, bastante relevante para grandes clientes.
Nos próximos seis meses, pretendemos migrar o sistema para uma nova plataforma, o que nos permitirá otimizar o trabalho com a gestão eletrônica de documentos, tornar a interface mais compreensível e fácil de usar e ampliar a funcionalidade da conta pessoal. E também agregar novas funções - desde a geração de uma solicitação até a visualização de documentos de todas as transações que o cliente realizou através do E-Leasing. Esperamos que o sistema, ao qual clientes, fornecedores e fiadores já aderem ativamente, se torne ainda mais cómodo para todos.
Fonte: habr.com