Já escrevemos diversas vezes sobre como nossas tecnologias ajudam e ainda processar informações de qualquer tipo de documento e inserir dados em sistemas contábeis. Hoje vamos contar como implementamos в – o maior fornecedor de calor e água quente em Moscou.
Imagine-se no lugar de um contador comum. Entendemos que isso não é fácil, mas tente mesmo assim. Todos os dias você recebe um grande número de contas em papel, faturas, certificados e assim por diante. E especialmente muito - nos dias anteriores à reportagem. Todos os dados e valores devem ser verificados de forma rápida e cuidadosa, redigitados e inseridos no sistema contábil, realizar transações manualmente e enviar documentos para o arquivo, para que possam ser prontamente submetidos para verificação aos auditores internos, serviço fiscal, regulador tarifário autoridades e outros. Difícil? Mas esta é uma prática comercial de longa data que existe em muitas empresas. Juntamente com a MOEK, simplificámos este trabalho meticuloso e tornámo-lo mais conveniente. Se você está interessado em saber como foi, seja bem-vindo ao gato.
A foto mostra Moscou CHPP-21, o maior produtor europeu de energia térmica. O calor gerado nesta estação é fornecido pela MOEK a 3 milhões de residentes do norte de Moscou. .
A MOEK tem uma dúzia e meia de filiais em Moscou. Prestam assistência a 15 km de redes de aquecimento, 811 estações térmicas e caldeiras, 94 pontos de aquecimento e 10 estações elevatórias, e também constroem e instalam novos sistemas de fornecimento de calor. A empresa adquire diversos equipamentos e serviços para atividades empresariais: . A preparação dos documentos em cada departamento que inicia a compra é realizada por funcionários especiais - supervisores de contrato.
Como funcionam os contratos em uma grande empresa? Quando os curadores celebram um acordo, eles recebem muitos documentos importantes em papel de suas contrapartes: notas de entrega, certificados de prestação de serviços, faturas, certificados, etc. Normalmente, o curador digitaliza documentos comerciais e, em seguida, anexa as digitalizações ao pedido no recurso empresarial Sistema de gestão. O controlador financeiro verifica manualmente todos os dados. Depois disso, o curador leva os documentos originais ao departamento de contabilidade. Ou o mensageiro faz isso e a movimentação de documentos pode demorar mais - de várias horas a alguns dias.
E tudo ficaria bem, mas, como em muitas outras empresas:
- Os documentos podem chegar ao departamento de contabilidade vários dias antes do envio do relatório. Então os contabilistas têm de passar dias e noites no seu local de trabalho. É necessário verificar manualmente se todas as faturas, faturas, etc. estão preenchidas corretamente, depois, se tudo estiver correto, o funcionário redigita os dados no sistema contábil e faz os lançamentos. Ao mesmo tempo, 90% do tempo do contador é gasto na reimpressão de dados – detalhes, valores, datas, números de itens, etc. Por isso, existe o risco de cometer erros.
- Os documentos podem chegar com erros. E às vezes faltam algumas contas ou certificados. Às vezes, isso fica claro nos últimos dias antes do envio do relatório. Por causa disso, o momento da aprovação do documento pode ser atrasado.
- Depois de fazer os lançamentos, os contadores armazenam faturas, faturas e atos em arquivos separados em papel e eletrônicos. Por que isso é difícil? Por exemplo, o MOEK trabalha de acordo com tarifas e, portanto, é obrigado a reportar regularmente os seus custos às autoridades executivas. E quando a próxima auditoria estadual ou fiscal chega ao departamento de contabilidade, os funcionários ficam muito tempo procurando documentos.
Esta é a aparência do departamento de contabilidade da MOEK:
A MOEK foi a primeira na indústria energética a decidir reconstruir e simplificar este regime, a fim de fechar rapidamente transacções e apresentar relatórios, avaliar melhor as mudanças do mercado nas aquisições e planear a sua estratégia financeira. Não foi fácil mudar sozinho o antigo sistema de trabalho do departamento de contabilidade, por isso a empresa decidiu transformá-lo em conjunto com o seu parceiro - ABBYY.
Dito e feito
Uma equipe de especialistas da ABBYY implementou uma plataforma universal para processamento inteligente de informações na MOEK e configurado:
- descrições flexíveis (modelos de extração de dados) para processamento de documentos. Conversamos detalhadamente sobre o que é e para que é necessário em Habré и . Utilizando a solução, a MOEK processa mais de 30 tipos de documentos (por exemplo, um certificado de equipamento instalado ou um certificado de taxas de agência) e extrai deles mais de 50 atributos (número do documento, valor total incluindo IVA, nome do comprador, vendedor, contratante, quantidade de mercadorias, etc.);
- um conector para realizar verificações e fazer upload de dados, que conectou ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Graças ao conector, foi possível verificar automaticamente os dados do pedido e do contrato por meio de diversos diretórios. Falaremos sobre isso a seguir;
- exportação de documentos para um arquivo eletrônico baseado em OpenText. Agora todas as digitalizações de documentos são armazenadas em um só lugar;
- rascunho de lançamentos contábeis no SAP ERP com links para imagens digitalizadas de documentos.
Em seguida, os funcionários da ABBYY e da MOEK desenvolveram um formulário de busca para que o contador pudesse, em segundos, encontrar contas importantes por qualquer atributo no arquivo eletrônico e submetê-las às inspeções fiscais.
A busca é possível utilizando 26 critérios diferentes (a imagem é clicável):
Depois que o MOEK testou com sucesso todo o sistema, ele foi colocado em operação. Todo o projeto, incluindo aprovações, esclarecimentos e melhorias, foi concluído em 10 meses.
Esquema de trabalho após implementar o ABBYY FlexiCapture:
Você sente que nada mudou? Sim, o processo de negócio permanece o mesmo, só que a maioria das funções agora são executadas pela máquina.
Fiação, pronto!
Como estão as coisas agora? Digamos que o curador do contrato recebeu um conjunto de documentos primários para uma transação de fornecimento de bombas para centrais térmicas, ou, por exemplo, de construção de redes de aquecimento. O especialista não precisa mais verificar ele mesmo a integridade e o conteúdo dos documentos, chamar um estafeta e enviar os documentos originais para o departamento de contabilidade. O curador simplesmente digitaliza o conjunto assinado de documentos primários e então a tecnologia assume o controle.
Usando um sistema de digitalização em rede, um funcionário envia digitalizações em formato TIFF ou PDF para sua hot folder ou e-mail. Em seguida, ele abre a estação de entrada da Web ABBYY FlexiCapture e seleciona o tipo de documento definido para processamento. Por exemplo, “compra de obras/serviços com taxa de agência”, “recebimento de recursos materiais e técnicos (MTR)” ou “contabilidade patrimonial”.
O tipo de conjunto determina o número e os tipos de documentos e dados necessários que o sistema deve classificar, reconhecer e verificar.
O curador carrega digitalizações para reconhecimento. O sistema verifica automaticamente a presença de todos os documentos, o conteúdo de cada papel, e o servidor reconhece os detalhes – data do contrato, valor, morada, número de identificação fiscal, posto de controlo e outros dados. A propósito, a MOEK é a primeira empresa de energia na Rússia a utilizar esta abordagem.
Caso o curador não tenha carregado todos os documentos ou alguma fatura não contenha todos os dados, o sistema percebe e solicita imediatamente ao funcionário que corrija o erro:
O sistema reclama e pede para adicionar os documentos faltantes (doravante as capturas de tela são clicáveis):
O sistema percebeu que o documento expirou:
Assim, o funcionário não precisa mais verificar se o documento está lavrado corretamente. Se tudo estiver correto, a maioria das verificações de dados ocorrerá automaticamente na estação de entrada da web. Basta inserir o número do pedido especificado no SAP ERP. Depois disso, os dados reconhecidos são comparados com as informações processadas no SAP: TIN e KPP da contraparte, números e valores dos contratos, IVA, nomenclatura do produto ou serviço. O processamento e a verificação de um documento levam apenas alguns minutos.
Usando os dados - INN e KPP - você pode selecionar a empresa desejada no diretório:
Caso haja erro na nota fiscal ou fatura, não será possível exportar o documento para o arquivo. Por exemplo, se um documento for compilado incorretamente ou um dos caracteres for reconhecido incorretamente, o sistema indicará isso e solicitará ao funcionário que corrija todas as imprecisões. Aqui está um exemplo:
O sistema detectou que Vasilek CJSC não está incluído na lista de fornecedores MOEK.
Isso permite que os funcionários rastreiem os erros antes que o documento chegue ao departamento de contabilidade.
Se todas as verificações forem concluídas com sucesso, com um clique uma cópia digitalizada do documento será enviada para o arquivo eletrônico OpenText, e um link e um cartão com seus metadados aparecerão no SAP. Um contador ou curador pode sempre visualizar no arquivo eletrônico uma lista de documentos do pedido exigido e informações sobre quem processou os documentos, em que prazo e com que resultado.
Pyotr Petrovich examinou o arquivo eletrônico, ...
...para ver quem carregou os documentos do pedido nº 1111.
Depois de carregar dados e digitalizações do ABBYY FlexiCapture para SAP, um rascunho de transação aparece com dados pré-preenchidos e links para imagens digitalizadas de documentos.
Fiação de projeto:
Em seguida, o contador recebe uma notificação por e-mail com um link para o rascunho finalizado e as digitalizações. O especialista não precisa mais lutar com papel. Basta ele verificar nos scans o valor total da transação, a presença de selo e assinatura e efetuar a transação. O contador agora gasta menos de um minuto nisso.
Resultados do projeto
- Usando tecnologias ABBYY, a MOEK simplificou e acelerou não apenas a contabilidade, mas também o controle financeiro. Para fazer um lançamento, o funcionário não precisa mais esperar o entregador com os documentos originais - basta receber com um clique uma digitalização com os dados já verificados do arquivo eletrônico. É verdade que ainda é necessário um documento em papel. Mas agora pode ser enviado posteriormente ao departamento de contabilidade. Quando chegar lá, o funcionário marcará a caixa “Original recebido” no sistema contábil.
- Os funcionários recebem imediatamente todos os dados necessários sobre a transação a partir de digitalizações, realizam as transações dentro do prazo e preparam todos os documentos para relatórios com antecedência. Agora eles não têm medo de inspeções internas ou externas.
- Os contadores realizam transações financeiras 3 vezes mais rápido e o MOEK fecha o período do relatório 10 dias antes.
- Todas as filiais do MOEK armazenam documentos contábeis em um único arquivo eletrônico. Graças a isto, poderá encontrar qualquer fatura, contrato ou ato de conclusão, bem como quaisquer atributos dos mesmos (valores, IVA, gamas de produtos ou serviços) 4 vezes mais rápido do que antes.
- A solução processa mais de 2,6 milhões de páginas de documentos por ano.
Em vez de uma conclusão
MOEK usa há 2 anos e durante esse tempo coletei estatísticas. Descobriu-se que os contadores fazem 95% dos lançamentos sem fazer alterações nos rascunhos. Isso significa que essas postagens podem ser ignoradas de forma totalmente automática no futuro. Acontece que este produto foi na verdade o primeiro passo da empresa para a introdução de elementos de “inteligência artificial” nos processos de negócios da empresa: a MOEK está desenvolvendo um programa correspondente.
Outras empresas russas também estão automatizando o trabalho contábil: tornando-o mais simples e conveniente. Por exemplo, usando tecnologias ABBYY, o serviço de controle financeiro "» Recebe informações comerciais importantes 2 vezes mais rápido e gasta 20% menos tempo procurando as faturas e notas de entrega necessárias. Tecnologias inteligentes de processamento de informações auxiliam os colaboradores do departamento de contabilidade da holding”» encontre instantaneamente os documentos financeiros necessários durante auditorias fiscais em massa. Em 2019, os especialistas da empresa pretendem processar cerca de 10 milhões de páginas de documentos.
Quer saber mais sobre o projeto MOEK e ABBYY? No dia 3 de abril, às 11h, o vice-chefe do Centro de Tecnologia da Informação MOEK, Vladimir Feoktistov, falará sobre os detalhes do caso de forma gratuita . Participe se quiser fazer perguntas.
Elizaveta Titarenko,
Editor do blog corporativo da ABBYY
Fonte: habr.com