E o que resultou disso
Oi!
Na produção é importante monitorar a qualidade dos produtos, tanto os que vêm dos fornecedores quanto os que emitimos na saída. Para isso, realizamos frequentemente amostragem - funcionários especialmente treinados coletam amostradores e, de acordo com as instruções existentes, coletam amostras, que depois são transferidas para o laboratório, onde são verificadas quanto à qualidade.
Meu nome é Katya, sou produtora de uma das equipes da SIBUR e hoje contarei como melhoramos a vida (pelo menos durante o horário de trabalho) dos especialistas em amostragem e demais participantes desse emocionante processo. Under the cut - sobre hipóteses e seus testes, sobre a atitude em relação aos usuários do seu produto digital e um pouco sobre como tudo funciona conosco.
Hipóteses
Aqui vale a pena começar pelo facto da nossa equipa ser bastante jovem, estarmos a trabalhar desde setembro de 2018, e um dos nossos primeiros desafios na digitalização de processos é o controlo da produção. Na verdade, trata-se de uma verificação de tudo na fase entre a recepção da matéria-prima e a saída do produto final das nossas instalações de produção. Decidimos comer o elefante pedaço por pedaço e começamos com a amostragem. Afinal, para colocar testes laboratoriais de amostras em uma pista digital, alguém deve primeiro coletar e trazer essas amostras. Geralmente com mãos e pés.
As primeiras hipóteses diziam respeito ao afastamento do papel e do trabalho manual. Anteriormente, o processo era assim - uma pessoa tinha que escrever em um pedaço de papel o que exatamente estava se preparando para coletar no amostrador, autoidentificar-se (ler - escrever seu nome completo e horário da amostragem em um pedaço de papel), cole este pedaço de papel no tubo de ensaio. Em seguida, vá até o viaduto, pegue uma amostra de vários carros e volte para a sala de controle. Na sala de controle, a pessoa teve que inserir pela segunda vez os mesmos dados no relatório de amostragem, junto com o qual a amostra foi enviada ao laboratório. E então escreva um diário só para você, para que, se algo acontecer, você possa usá-lo para verificar quem colheu uma amostra específica e quando. E o químico que registrou a amostra no laboratório transferiu então as anotações dos pedaços de papel para um software especial de laboratório (LIMS).
Os problemas são óbvios. Em primeiro lugar, leva muito tempo e estamos vendo duplicação da mesma operação. Em segundo lugar, baixa precisão - o tempo de amostragem foi escrito parcialmente a olho nu, porque uma coisa é você escrever o tempo aproximado de amostragem no papel, outra coisa é que quando você chegasse ao carro e começasse a coletar amostras, seria um pouco tempo diferente. Para análise de dados e rastreamento de processos, isso é mais importante do que parece.
Como você pode ver, o campo para otimização de processos ainda não foi explorado.
Tínhamos pouco tempo e precisávamos fazer tudo com rapidez e dentro do circuito corporativo. Fazer algo na nuvem em produção não é uma boa ideia porque você está trabalhando com muitos dados, alguns dos quais são segredos comerciais ou contêm dados pessoais. Para criar um protótipo, precisávamos apenas do número do carro e do nome do produto - os seguranças aprovaram esses dados e começamos.
Minha equipe agora conta com 2 desenvolvedores externos, 4 internos, um designer, um Scrum Master e um gerente de produto júnior. A propósito, isso é o que temos agora .
Em uma semana, construímos um painel de administração para a equipe e um aplicativo móvel simples para usuários que usam Django. Em seguida, concluímos e configuramos por mais uma semana e depois entregamos aos usuários, treinamos e começamos os testes.
Protótipo
Tudo é simples aqui. Existe uma web part que permite criar uma tarefa de amostragem, e existe um aplicativo mobile para funcionários, onde está tudo claro, eles dizem, vá até aquele viaduto e colete amostras daquele carro. Primeiro colamos códigos QR nos samplers para não reinventar a roda, pois teríamos que coordenar uma afinação mais séria do sampler, mas aqui tudo é inofensivo, colei um pedaço de papel e comecei a trabalhar. Bastava ao funcionário selecionar uma tarefa no aplicativo e escanear a etiqueta, após o que eram registrados no sistema os dados de que ele (um determinado funcionário) retirou amostras de um carro com tal e tal número em tal e tal momento preciso. Falando figurativamente, “Ivan tirou uma amostra do carro nº 5 às 13.44hXNUMX”. Ao retornar à sala de controle, bastava imprimir um documento pronto com os mesmos dados e simplesmente assinar.
Versão antiga do painel de administração
Criando uma tarefa no novo painel de administração
Nessa fase, também ficou mais fácil para as meninas do laboratório - agora elas não precisam mais ler o que está escrito em um pedaço de papel, mas simplesmente escanear o código e entender imediatamente o que exatamente está no amostrador.
E então nos deparamos com um problema semelhante do lado do laboratório. As meninas aqui também possuem seu próprio software complexo, LIMS (Laboratory Information Management System), no qual elas tinham que inserir tudo, desde os relatórios de amostragem recebidos com canetas. E nesta fase, nosso protótipo não resolveu de forma alguma a dor deles.
Por isso decidimos fazer a integração. A situação ideal seria que tudo o que fizemos para integrar esses balcões, desde a amostragem até a análise laboratorial, ajudasse a eliminar completamente o papel. A aplicação web substituirá os periódicos em papel e o relatório de seleção será preenchido automaticamente por meio de assinatura eletrônica. Graças ao protótipo, percebemos que o conceito poderia ser aplicado e começamos a desenvolver o MVP.
Protótipo da versão anterior do aplicativo móvel
MVP de um novo aplicativo móvel
Dedos e luvas
Aqui também devemos levar em conta o fato de que trabalhar na produção não é +20 e uma leve brisa agitando a aba de um chapéu de palha, mas às vezes -40 e muito vento, em que você não quer tirar as luvas para tocar na tela sensível ao toque de um smartphone à prova de explosão. Sem chance. Mesmo sob a ameaça de preencher formulários em papel e perder tempo. Mas seus dedos estão com você.
Por isso, mudamos um pouco o processo de trabalho da galera - em primeiro lugar, costuramos uma série de ações nos botões laterais de hardware do smartphone, que podem ser pressionados perfeitamente com luvas, e em segundo lugar, atualizamos as próprias luvas: nossos colegas, que se dedicam a fornecer equipamentos de proteção individual aos funcionários, encontraram-nos luvas que atendem a todas as normas necessárias e também com capacidade para trabalhar com telas sensíveis ao toque.
Aqui está um pequeno vídeo sobre eles.
Também recebemos feedback sobre as marcas nos próprios amostradores. Acontece que os amostradores vêm em diversos tipos - plástico, vidro, curvos, em geral, em sortimento. É inconveniente colar um código QR nos curvos, pois o papel dobra e pode não ser digitalizado tão bem quanto você gostaria. Além disso, ele também faz a varredura pior sob a fita e, se você enrolar a fita o quanto quiser, ela não faz a varredura.
Substituímos tudo isso por tags NFC. Isso é muito mais conveniente, mas ainda não o tornamos totalmente conveniente - queremos mudar para tags NFC flexíveis, mas até agora estamos presos na aprovação para proteção contra explosão, então nossas tags são grandes, mas à prova de explosão. Mas estaremos trabalhando nisso com nossos colegas da segurança industrial, então ainda há muito por vir.
Mais sobre tags
O LIMS, como sistema em si, permite a impressão de códigos de barras para tais necessidades, mas eles têm uma desvantagem significativa - são descartáveis. Ou seja, colei no amostrador, terminei o trabalho e tive que arrancar, jogar fora e depois colar um novo. Em primeiro lugar, não é tão amigo do ambiente (é usado muito mais papel do que parece à primeira vista). Em segundo lugar, leva muito tempo. Nossas tags são reutilizáveis e regraváveis. Quando um amostrador é enviado ao laboratório, basta digitalizá-lo. Em seguida, o amostrador é cuidadosamente limpo e devolvido para coletar as próximas amostras. O funcionário da produção escaneia novamente e grava novos dados na etiqueta.
Esta abordagem também provou ser bastante bem-sucedida e nós a testamos exaustivamente e tentamos resolver todos os pontos difíceis. Com isso, estamos agora na fase de desenvolvimento de um MVP em um circuito industrial com total integração aos sistemas e contas corporativas. Ajuda aqui que muitas coisas foram transferidas para microsserviços ao mesmo tempo, então não houve problemas em termos de trabalho com contas. Ao contrário do mesmo LIMS, ninguém fez nada por isso. Aqui tivemos algumas arestas para integrá-lo adequadamente ao nosso ambiente de desenvolvimento, mas as dominamos e lançaremos tudo na batalha no verão.
Testes e treinamento
Mas este caso nasceu de um problema bastante comum - uma vez surgiu a suposição de que às vezes os testes de amostras mostram resultados diferentes da norma, porque as amostras são simplesmente coletadas de maneira inadequada. As hipóteses do que estava acontecendo eram as seguintes.
- As amostras são simplesmente coletadas incorretamente devido à falha da equipe local em acompanhar o processo.
- Muitos novatos chegam à produção e nem tudo pode ser explicado detalhadamente, daí a amostragem que não é totalmente correta.
Criticamos a primeira opção no início, mas por precaução também começamos a verificá-la.
Aqui observarei uma coisa importante. Estamos ensinando ativamente a empresa a reconstruir sua forma de pensar em direção a uma cultura de desenvolvimento de produtos digitais. Anteriormente, o modelo de pensamento era tal que existe um fornecedor, ele só precisa escrever uma especificação técnica clara com soluções uma vez, entregá-la a ele e deixá-lo fazer tudo. Ou seja, descobriu-se que as pessoas de facto partiram imediatamente de potenciais soluções prontas que deveriam ser incluídas nas especificações técnicas como um dado, em vez de partirem de problemas existentes que queriam resolver.
E estamos agora a mudar o foco deste “gerador de ideias” para a formulação de problemas claros.
Então, depois de ouvir a descrição desses problemas, começamos a encontrar maneiras de testar essas hipóteses.
A maneira mais fácil de verificar a qualidade do trabalho dos amostradores é por meio de videovigilância. É claro que para testar a próxima hipótese não é tão fácil pegar e equipar todo o viaduto com câmaras à prova de explosão: o cálculo do joelho imediatamente nos deu muitos milhões de rublos, e nós o abandonamos. Decidiu-se recorrer ao pessoal da Indústria 4.0, que agora está testando o uso da única câmera wi-fi à prova de explosão na Federação Russa. É descrito como sendo do tamanho de uma chaleira elétrica, mas na verdade não é maior que um marcador de quadro branco.
Pegamos esse bebê e fomos até o viaduto, contando aos funcionários com o máximo de detalhes possível o que estávamos dando aqui, por quanto tempo e para que exatamente. Era importante deixar claro imediatamente que se tratava, na verdade, de teste do experimento e que era temporário.
Durante algumas semanas, as pessoas trabalharam normalmente, nenhuma violação foi detectada e decidimos testar a segunda hipótese.
Para um treinamento rápido e detalhado, optamos pelo formato de vídeo-instrução, suspeitando que um vídeo tutorial adequado, que levará alguns minutos para assistir, mostrará tudo e todos com muito mais clareza do que uma descrição de cargo de 15 páginas. Além disso, eles já tinham tais instruções.
Dito e feito. Fui a Tobolsk, observei como eles coletavam amostras e descobri que a mecânica de amostragem lá tem sido a mesma nos últimos anos 20. Sim, este é um processo bastante rotineiro que pode ser levado ao automatismo com repetição frequente, mas isso não significa que não possa ser automatizado ou simplificado. Mas inicialmente a ideia de instruções em vídeo foi rejeitada pela equipe, dizendo: por que fazer esses vídeos se fazemos a mesma coisa aqui há 20 anos.
Concordamos com nosso relações públicas, equipamos o cara certo para gravar o vídeo, demos a ele uma chave inglesa brilhante e gravamos o processo de amostragem em condições ideais. Esta versão exemplar foi lançada. Em seguida, também expressei o vídeo para maior clareza.
Reunimos funcionários de oito turnos, fizemos uma exibição cinematográfica e perguntamos como foi. Acontece que foi como assistir ao primeiro “Vingadores” pela terceira vez: legal, lindo, mas nada de novo. Tipo, nós fazemos isso o tempo todo.
Em seguida, perguntamos diretamente aos rapazes o que eles não gostaram nesse processo e o que lhes causou transtornos. E aqui a barragem rompeu - depois de uma sessão de design improvisada com trabalhadores de produção, trouxemos à administração um atraso bastante grande destinado a alterar os processos operacionais. Porque foi necessário primeiro fazer uma série de alterações nos próprios processos e depois criar um produto digital que fosse corretamente percebido nas novas condições.
Bem, falando sério, se uma pessoa tem um amostrador grande e inconveniente sem alça, você tem que carregá-lo com as duas mãos e diz: “Você tem um celular com você, Vanya, escaneie aí” - isso de alguma forma não é muito inspirador.
As pessoas para quem você está fabricando um produto precisam entender que você as está ouvindo, e não apenas se preparando para lançar algo sofisticado que elas não precisam no momento.
Sobre processos e efeitos
Se você está fazendo um produto digital e seu processo é tortuoso, você não precisa implementar o produto ainda, você precisa primeiro consertar esse processo. A preocupação do nosso departamento agora é afinar tais processos; no âmbito das sessões de design, continuamos a recolher um backlog não só para o produto digital, mas também para melhorias operacionais globais, que por vezes podemos até implementar antes do próprio produto. E isso por si só dá um efeito excelente.
Também é importante que parte da equipe esteja localizada diretamente no empreendimento. Temos rapazes de diversos departamentos que decidiram construir uma carreira no digital e nos ajudam na introdução de produtos e processos de aprendizagem. São eles que provocam essas mudanças operacionais.
E é mais fácil para os funcionários, eles entendem que não estamos aqui apenas para sentar, mas na verdade vamos discutir como eles podem cancelar papéis desnecessários, ou fazer 16 papel dos 1 necessários para o processo ( e depois cancelar também), como fazer uma assinatura eletrônica e otimizar o trabalho com órgãos governamentais e assim por diante.
E se falarmos do processo em si, também encontramos isso.
A amostragem leva em média 3 horas, e nesse processo tem gente que atua como coordenador, e nessas três horas o telefone toca fora do gancho e eles informam constantemente o status - para onde enviar o carro, como distribuir os pedidos entre os laboratórios, e similar. E isso está do lado do laboratório.
E do lado da produção está a mesma pessoa com o mesmo telefone direto. E decidimos que seria legal fazer para eles um dashboard visual que os ajudasse a ver o status do processo, desde as solicitações de amostragem até a emissão dos resultados no laboratório, com as notificações necessárias e assim por diante. Depois pensamos em vincular isso com a solicitação de transporte e a otimização das atividades dos próprios laboratórios - distribuição do trabalho entre os funcionários.
Como resultado, para uma amostragem, combinada a partir de mudanças digitais e operacionais, seremos capazes de poupar cerca de 2 horas de trabalho humano e uma hora de inatividade dos comboios, em comparação com a forma como trabalhávamos antes de nós. E isso é apenas para uma seleção, pode haver várias por dia.
Quanto aos efeitos, cerca de um quarto da amostragem é agora realizada desta forma. Acontece que estamos liberando aproximadamente 11 unidades de pessoal para realizar trabalhos mais úteis. E a redução das horas de carro (e de trem) abre espaço para monetização.
É claro que nem todos entendem completamente o que a equipe digital esqueceu e por que está engajada em melhorias operacionais; as pessoas ficam com essa percepção não totalmente correta, quando você pensa que os desenvolvedores vieram, fizeram um aplicativo para você em um dia e resolveram tudo os problemas. Mas a equipe operacional, é claro, está satisfeita com esta abordagem, embora com um pouco de ceticismo.
Mas é importante lembrar que não existem caixas mágicas. É tudo trabalho, pesquisa, hipóteses e testes.
Fonte: habr.com