Como as empresas gerenciam suas contabilidades atualmente? Normalmente, é um pacote 1C instalado no computador local do contador, onde trabalha o contador interno ou um especialista terceirizado. O terceirizado pode gerenciar simultaneamente várias empresas-clientes, às vezes até concorrentes.
Com essa abordagem, os acessos às contas bancárias, fundos de criptografia, gerenciamento de documentos eletrônicos e outros serviços importantes estão configurados diretamente no computador do contador.
O que isso significa? Que tudo está nas mãos do contador e se ele decidir prejudicar o proprietário do negócio, ele pode fazer isso facilmente.
Filme 'RocknRolla' (2008)
Neste artigo, falaremos sobre como bloquear todos os serviços, incluindo o 1C em uma única nuvem, para que você possa desligar todos os serviços com um clique, mesmo se o contador tiver ido para uma mágica Bali.
O que pode acontecer de fato? Dois casos reais
O administrador de sistemas da Wall Street
A esposa do nosso cofundador — uma contadora experiente — foi procurada no mês passado por uma grande rede de restaurantes em Moscovo. O restaurante mantinha todos os bancos de dados em seu servidor, que era gerenciado por um administrador de sistemas permanente da equipe do restaurante.
No momento em que o contador estava trabalhando, o administrador de sistemas foi a um cassino online e contraiu um vírus que destruiu todo o banco de dados. Em quem a culpa recaiu? Isso mesmo, no contador que havia chegado há pouco.
A protagonista teve sorte, pois seu marido é o sócio-gerente de uma empresa de hospedagem e entende dessas coisas. Depois de muitas discussões ao telefone (nosso colega estava prestes a ir pessoalmente e dar uma lição ao administrador), as provas foram encontradas e o culpado foi punido. Mas o banco de dados foi perdido, ou seja, para o administrador de sistemas não houve um final feliz.
Um notebook preso em um apartamento alheio
Esta é uma velha história de outros conhecidos nossos.
Uma mulher experiente de 64 anos gerenciava regularmente a contabilidade de uma loja online de gadgets chineses através do 1C. O cliente e o banco de dados estavam armazenados em um notebook que ela recebeu no trabalho. Era conveniente: fácil imprimir a partir das impressoras de escritório, o banco de dados era pequeno e cabia em um netbook, podendo ser levado para a casa de campo ou para casa.
Depois, ocorreu uma tragédia: na noite de sexta-feira, ela foi levada em uma ambulância com um AVC. O netbook ficou em casa, pois a contadora era responsável e pegou trabalho para o fim de semana.
O laptop, claro, foi resgatado, a contadora se recuperou, mas se transportarmos essa situação para os dias atuais e substituirmos o derrame por coronavírus, a operação de resgatar o computador de um apartamento fechado assume proporções completamente diferentes.
Duas gatas e um labrador podem abrir a porta para você? Se a vizinha regar as plantas e alimentar os gatos, ela vai te devolver o computador?
Mas vamos falar sobre 1C na nuvem — quais são as opções de implantação e funcionamento na nuvem.
Quais opções existem para trabalhar com 1C na nuvem?
Opção 1. Cliente + servidor corporativo de aplicativos + banco de dados
Adequado para grandes empresas, onde são necessários os serviços de uma equipe inteira de contadores. Esta é uma opção bastante cara (são necessárias muitas licenças adicionais), não vamos considerar isso, pois o artigo é sobre como configurar o trabalho do contador para pequenas empresas.
Opção 2. 1C: Fresh
1C: Fresh é uma forma bastante conveniente de trabalhar com 1C através do navegador. Não é necessário nenhuma configuração: ao alugar essa licença, a empresa franqueada faz todas as configurações, e você recebe um login e uma senha.
Mas há duas desvantagens:
✗ Preço alto: a tarifa básica para um aplicativo exige pagamento antecipado por 6 meses por pelo menos duas estações de trabalho — 6808 r.
✗ Você não pode configurar o VPS que abriga várias empresas. Você recebe apenas a chave do seu quarto no albergue, no princípio do shared hosting.
No Fresh também está disponível a configuração 1C: Business Start, cuja assinatura em promoção custa 400 r. por mês. As capacidades da configuração são bastante limitadas, sem promoção a assinatura custará 1000 r., e também precisa ser paga por pelo menos seis meses.
Opção 3: seu próprio VPS, no qual o cliente 1C e o banco de dados estão instalados
Essa opção é adequada para pequenas empresas onde trabalham 1-2 contadores — eles podem trabalhar confortavelmente mesmo sem instalar o servidor de aplicativos 1C: Enterprise e o servidor SQL.
A grande vantagem dessa abordagem é que o VPS alugado pode funcionar como um computador de trabalho completo para o contador com conexão RDP.
Quando todos os bancos de dados, documentos e acessos estão armazenados em um VPS sob seu controle, você não precisa se preocupar com laptops trancados em casa ou com um contador fugindo com o administrador do sistema para uma ilha, levando consigo todos os documentos e dinheiro da conta corrente. Você pode desconectar o acesso com um clique, removendo o usuário.
Esse método é bom também por este motivo:
- Quando o contador trabalha com os produtos 1C, o 1C gera muitos documentos Word, Excel, Acrobat. Quando o cliente 1C é iniciado no computador do contador, todos os documentos são salvos em seu laptop. Ao trabalhar no VPS, tudo é salvo na máquina virtual.
- Os bancos de dados 1C e os documentos não vão para o computador pessoal do contador (ao usar 1C: Fresh, os documentos teriam que ser baixados).
- A possibilidade de incluir o VPS na rede corporativa através de VPN e proporcionar ao contador acesso seguro aos recursos internos (usando 1C: Fresh, o computador pessoal do contador teria que ser integrado à rede local segura).
- É possível configurar uma integração segura do 1C: Enterprise com sistemas externos: EDI, portais bancários, serviços governamentais e assim por diante. No caso de usar 1C: Fresh, o acesso a muitos serviços críticos teria que ser configurado no computador pessoal do contador.
E claro, o preço. O aluguel de uma máquina virtual com licença 1C custará cerca de 1500 rublos por mês, se você optar pelos planos mais caros de provedores de hospedagem. Isso é apenas um pouco mais caro do que o pacote básico mínimo dos serviços 1C: Fresh e significativamente mais barato do que outras assinaturas. O pagamento pode ser feito mensalmente.
A licença pode ser comprada de qualquer franquia, e o preço depende da configuração do pacote de produtos e serviços, e após o término do período, será necessário pagar pelo suporte através do portal 1C: ITS, para que haja atualizações.
Se você pegar conosco, oferecemos uma máquina virtual com o cliente 1C: Enterprise pré-instalado (basta nos escrever no suporte com a descrição da sua necessidade). O aluguel da máquina virtual custa cerca de 800 rublos por mês, e o custo do aluguel da licença 1C para um posto de trabalho será de mais 700 rublos. Oferecemos suporte sem custo adicional, e nossos especialistas atualizarão o 1C: Enterprise, caso você escreva para o suporte técnico.
Para o contador, tudo parecerá exatamente igual — a área de trabalho familiar, ícones, e até mesmo é possível colocar papéis de parede conhecidos. Agora, vamos ao que interessa: como criar e configurar uma nuvem a que se pode ter acesso e desligar com um botão.
Solicite um VPS com 1C:Enterprise integrado
Para o contador, o sistema operacional ideal é o Windows. Em relação à potência do VPS — pela nossa experiência, para um trabalho confortável de um ou dois funcionários com a versão de arquivo do 1C:Enterprise, uma configuração com dois núcleos de processamento, no mínimo 4-5 GB de RAM e um SSD rápido de 50 GB é suficiente.
Não automatizamos os serviços até termos certeza do que os clientes precisam, portanto, por enquanto, a conexão não está automatizada e o servidor com 1C deve ser solicitado através do sistema de tickets. Nós configuraremos tudo manualmente para você.
Quando você se conectar à máquina virtual criada via RDP, verá uma imagem semelhante a esta.
Transferindo o banco de dados do 1C
A próxima etapa é exportar o banco de dados da versão 1C:Enterprise previamente instalada no computador do contador.
Em seguida, você precisa enviá-lo para o servidor virtual via FTP, através de qualquer armazenamento em nuvem, ou conectando um dispositivo de armazenamento local ao VPS usando o cliente RDP.
Depois, é necessário adicionar o banco de dados no programa cliente: mostramos como fazer isso nas capturas de tela.
Após a adição bem-sucedida do banco de dados, o 1C:Enterprise estará pronto para funcionar no seu próprio VPS. Resta configurar as áreas de trabalho remotas para os usuários e a integração com vários sistemas externos, como portais bancários ou serviços de troca eletrônica de documentos.
Configurando áreas de trabalho remotas
Por padrão, o Windows Server permite no máximo duas sessões RDP simultâneas para a administração do sistema. Usá-las para trabalhar não é tecnicamente complicado (basta adicionar um usuário não privilegiado ao grupo apropriado), mas isso viola os termos do contrato de licença.
Para implantar serviços completos de área de trabalho remota (Remote Desktop Services ou RDS), é necessário adicionar funções e componentes de servidor, ativar o servidor de licenciamento ou usar um externo, além de instalar as licenças de cliente adquiridas separadamente (RDS CAL).
Aqui também podemos ajudar: você pode comprar RDS CAL conosco, simplesmente enviando . A partir daqui, seremos nós a agir: vamos instalá-los em nosso servidor de licenciamento e configurar os serviços de área de trabalho remota.
Mas, claro, se você gostaria de configurar tudo por conta própria, não vamos tirar o prazer de você.
Após a configuração do RDS, o contador pode começar a trabalhar com o 1C: Empresa no servidor virtual como se fosse na máquina local. Não se esqueça de instalar no VPS o software contábil padrão: pacote de escritório, navegador de terceiros, Acrobat Reader.
Agora resta cuidar da conexão do cliente 1C com os portais bancários.
Configurando a integração com os bancos
No 1C: Empresa existe uma tecnologia DirectBank para troca direta de dados com os bancos, sem a necessidade de instalação de software adicional. Ela permite baixar extratos e enviar documentos de pagamento sem exportá-los para arquivos, caso o banco suporte esse padrão de interação (caso contrário, terá que lidar da maneira antiga com arquivos de texto no formato 1C, mas não se preocupe — agora eles são salvos na máquina virtual).
Primeiro, na programação contábil, deve ser criada uma conta corrente (se ainda não existir), e depois é necessário abrir seu formulário na ficha da organização e selecionar a opção 'Conectar 1C: DirectBank'. As configurações de troca podem ser carregadas no 1C: Empresa automaticamente ou manualmente: para instruções detalhadas, é recomendável consultar o site do banco. Em alguns casos, a integração com os produtos 1C precisa ser ativada separadamente no portal do cliente.
Para a configuração, pode ser necessário um login e senha para o portal da empresa no banco. Na maioria das vezes, utiliza-se a autenticação de dois fatores (2FA) via SMS.
Outra opção popular, o token de hardware seguro, não serve para nós devido ao uso de um servidor virtual. Além disso, o dispositivo seguro teria que ser levado para fora da empresa e entregue ao contador que trabalha remotamente, perdendo o controle sobre ele.
A opção com login/senha e 2FA via SMS também pode não ser segura, embora a tecnologia DirectBank permita apenas receber extratos e enviar documentos de pagamento. Para realizar o pagamento, será necessário validar com a assinatura eletrônica, que é armazenada em um meio físico protegido do cliente ou do banco. No primeiro caso, não há problemas: se o contador externo não tiver acesso ao token, ele só poderá gerar documentos.
No caso da assinatura digital em nuvem, o SMS com o código único para confirmar o pagamento geralmente é enviado para o mesmo número de telefone usado para a autenticação na conta pessoal. Alguns bancos resolveram esse problema, permitindo que os clientes troquem dados através do DirectBank sem 2FA. Nesse caso, o contador poderá apenas baixar extratos e enviar documentos, mas não terá acesso ao dinheiro ou mesmo à conta pessoal.
Há outra opção para dividir níveis de acesso: muitos bancos permitem usar a conta no Portal dos Serviços Públicos através do sistema único de identificação e autenticação (). O gerente pode simplesmente acessar as configurações de sua conta, selecionar a aba 'Organizações' e convidar um colaborador. Quando ele aceitar o convite, na seção 'Acessos aos sistemas' será possível encontrar seu banco (após configurar a integração com ele) e conceder ao usuário acesso à conta pessoal. Neste caso, não é necessário transmitir o telefone ou token usados para assinar os documentos de pagamento.
Conectando-se aos serviços de EDO
Os serviços para troca de documentos eletrônicos são convenientes, e o trabalho remoto generalizado os tornou simplesmente indispensáveis. O cliente 1C: Enterprise se integra a eles, mas um EDO legalmente significativo requer o uso de uma assinatura eletrônica qualificada.
Ela pode ser gravada apenas em um pen drive ou armazenada em um serviço de nuvem que possua os certificados apropriados dos reguladores nacionais.
Não é possível carregar uma assinatura eletrônica em qualquer dispositivo ou armazená-la em um VPS, por isso, normalmente, o contador trabalha com a troca eletrônica de documentos a partir de um computador local, conectando um pen drive. Um meio de proteção criptográfica de informações (o chamado provedor de criptografia) e um certificado público de assinatura eletrônica são instalados nele. A parte privada da assinatura é armazenada no pen drive, que deve ser fisicamente conectado ao computador para assinar documentos nos programas que suportam essa função. Para trabalhar com a troca eletrônica de documentos através da interface web, serão necessários plugins para navegadores.
Para que um sistema crítico para o negócio não precise ser implantado no computador pessoal de um especialista remoto, um VPS também será útil; no entanto, a opção com um token físico não funcionará aqui.
É difícil dizer como o provedor de criptografia irá se comportar em um ambiente virtual, especialmente ao tentar redirecionar a porta USB para o VPS através do cliente RDP. Resta a assinatura eletrônica em nuvem sem um dispositivo físico, mas nem todos os serviços de troca eletrônica de documentos oferecem esse tipo de serviço. Aliás, custa cerca de mil rublos por ano, sem contar a taxa de assinatura do próprio serviço de troca de documentos, que depende dos volumes.
A boa notícia é que quase todos os populares serviços russos já estabeleceram roaming mútuo de documentos, por isso você pode se conectar a qualquer um deles. A má notícia é que não será possível se livrar totalmente do papel, uma vez que entre os parceiros sempre haverá aqueles que não utilizam a troca eletrônica de documentos.
Configurando o acesso aos serviços com o uso de certificados
Muitos serviços permitem realizar autenticação e autorização sem login e senha usando certificados SSL do cliente, que também podem ser instalados em VPS, e não no computador do contador.
Da mesma forma, é possível configurar a autenticação em recursos web corporativos. Como fazer isso:
- Comprar uma Autoridade Certificadora confiável para assinar e verificar certificados SSL do cliente;
- Criar certificados SSL do cliente assinados por um certificado confiável;
- Configurar servidores web para solicitar e verificar certificados SSL do cliente;
- Instalar certificados do cliente nos usuários de desktops remotos no VPS.
O tema da implementação do 1C: Empresarial para pequenas empresas em servidores virtuais é amplo; descrevemos apenas uma maneira adequada para garantir a segurança da contabilidade.
A VPS pode ser muito útil às vezes e evitar a instalação de soluções críticas de TI e a transferência de dados corporativos privados para o computador pessoal do especialista remoto.
Esperamos que o artigo tenha sido útil para você.
Fonte: habr.com
