Os meios de comunicação social estão repletos de notícias sobre a situação epidemiológica e recomendações para o auto-isolamento.
Mas não existem recomendações simples em relação aos negócios. Os gestores da empresa enfrentaram um novo desafio - como transferir funcionários remotamente com perdas mínimas de produtividade e estruturar seu trabalho para que tudo ficasse “como antes”.
O que funcionou no escritório muitas vezes não funciona remotamente. Como as equipes distribuídas podem manter colaboração e comunicação eficazes dentro e fora da equipe?
Disponibilidade de comunicações móveis, Internet rápida, aplicações convenientes e outras tecnologias modernas, em geral, ajudam a superar muitas barreiras e a construir um trabalho produtivo com parceiros ou colegas.
Mas precisamos nos preparar.
Tudo correrá conforme o planejado. Se ele estiver
O trabalho remoto requer construção especial de processos e comunicações internas. E a fase preparatória pode eliminar muitas dúvidas e problemas antes que eles surjam.
Tanto no escritório como no trabalho remoto, tudo se baseia em quatro pilares:
- planejamento
- Organização
- Controlar
- Motivação
Primeiro de tudo, você e sua equipe precisam definir as metas certas, reconstruir o sistema de relatórios e combinar corretamente as comunicações assíncronas e síncronas dentro da equipe. A comunicação assíncrona inclui cartas, chats, relatórios atualizados e quaisquer opções de comunicação que não exijam resposta imediata. A comunicação síncrona é a comunicação em tempo real com feedback rápido.
É muito importante lembrar que ao trabalhar remotamente o planejamento exige regularidade. É necessário manter o equilíbrio do trabalho com as tarefas estratégicas e operacionais, definindo o ritmo de trabalho nas tarefas prioritárias semanalmente ou mesmo diariamente. O planejamento adequado e o estabelecimento de metas tornarão o trabalho mais claro e ajudarão a evitar o esgotamento dos funcionários. Eles não se sentirão isolados do processo.
Videoconferência: a ferramenta número um
O isolamento de funcionários remotos é mais informativo do que social. Eles não sentem tanta falta de sentar ao lado de alguém (embora isso varie) que se preocupam principalmente com a falta de acesso rápido à informação e comunicação com os colegas. Eles não têm a oportunidade de fazer uma pergunta a um colega e obter uma resposta imediata, comemorar uma pequena vitória ou fazer um balanço, debater ideias ou apenas conversar sobre os planos para o fim de semana.
Este défice é parcialmente compensado pelos serviços de videoconferência.
A videoconferência permite que uma ou mais pessoas conversem em tempo real, seja por telefone ou por meio de plataformas de videoconferência online. As chamadas são um canal de comunicação síncrono, mas também podem ser utilizadas quando apenas uma pessoa está falando com um grupo - por exemplo, para conduzir . Exemplos de tais serviços: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Benefícios:
- As videochamadas transmitem a entonação, emoções, sinais faciais e outros sinais verbais do interlocutor, ajudando assim a esclarecer e compreender o seu humor.
- Informações adicionais tornam as mensagens mais claras, acrescentam conteúdo emocional e ajudam a construir conexão e confiança.
Desvantagens:
- Coordenação ao longo do tempo. As chamadas só podem acontecer em tempo real, dificultando a comunicação para uma equipe espalhada por diferentes fusos horários.
- O curso da comunicação não é documentado de forma alguma. Os desafios não deixam resultado escrito.
- Interpretação. A qualidade da comunicação não é ideal para todos (especialmente para aqueles que se isolam no país). As palavras nem sempre são percebidas corretamente.
Quando usar videoconferência?
- Reuniões regulares, individuais e em grupo
- Encontros de equipe
- Planejamento e brainstorming (melhor com vídeo)
- Resolver mal-entendidos ou lidar com situações emocionais ou crescentes de outros canais (como e-mail, chat)
Se você acha que seu trabalho remoto em equipe não é produtivo o suficiente, não perca tempo – tente mudar a situação.
- Apresente check-ins diários com a equipe.
- Siga rigorosamente o cronograma e os objetivos da reunião, anote-os no convite e lembre-os logo no início.
- Faça sua lição de casa. Prepare-se para a reunião e anote no papel quais ideias o trouxeram para esta reunião, quais expectativas você tem dos participantes e o que eles têm de você?
- Peça aos participantes que compartilhem funções (fazer anotações, apresentar informações, atuar como moderador da reunião).
- Não faça reuniões para uma equipe grande (mais de 8 pessoas).
- Lembre-se de sincronizar suas reuniões com o fuso horário dos participantes.
Quando todos estão juntos: como organizar reuniões gerais da empresa
As reuniões de todos os funcionários da empresa tornaram-se uma forma popular de troca de informações.
Existem várias dicas sobre a melhor forma de organizá-los:
- Tempo. Para empresas na Rússia, é melhor realizar essas reuniões entre 11 e 12 horas. Tente escolher um horário que seja conveniente para o maior número possível de funcionários. Certifique-se de gravar a reunião. Em muitas plataformas, incluindo MegaFon, isso pode ser feito com um clique e depois carregado no formato mp4.
- Transmissão ao vivo. Isso pode não ser necessário para pequenas empresas, mas para grandes empresas com rede distribuída de filiais faz sentido realizar transmissões ao vivo.
- Perguntas e respostas. Você pode pedir às pessoas que façam perguntas que lhes digam respeito com antecedência e, então, preparar informações que sejam relevantes para o público.
- Não se esqueça do humor. Esta não é uma programação na escola, mas uma oportunidade de proporcionar uma conexão pessoal e ajudar a construir confiança entre equipes distribuídas.
Brainstorming: elimine a confusão
Quando se trata de brainstorming, é importante que as equipes distribuídas usem uma ferramenta digital comum. Ele permite coletar, agrupar e categorizar ideias durante o brainstorming.
Aqui estão algumas dicas importantes para ajudá-lo a atacar com eficácia:
- A equipe remota pode escolher uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos que suporte a funcionalidade do quadro kanban com a qual muitas equipes já estão familiarizadas, como o Trello.
- Uma alternativa poderia ser aquela fornecida pela plataforma. A ferramenta é uma prancheta que todos podem ver e pode ser editada por qualquer um dos participantes.
- Utilize a opção de votação para avaliar qual ideia é mais interessante de implementar. Todas as estatísticas podem ser baixadas posteriormente em formato csv ou xlsx.
- A experiência mostra que é melhor avisar os funcionários sobre a agressão com antecedência, para que tenham tempo de pensar em ideias. Quando o grupo se reunir, os participantes não virão mais de mãos vazias.
As comunicações síncronas, como as videochamadas, quando utilizadas corretamente, podem ser uma excelente ferramenta para conduzir o trabalho em equipe, acompanhar seus resultados e fornecer suporte emocional a todos os membros da equipe. E quando combinados com ferramentas assíncronas, ajudam os participantes distribuídos no processo a serem tão (e às vezes mais) produtivos do que seus colegas no escritório.
Fonte: habr.com