Imagine que você tem uma sala completa de equipamentos de servidor: várias dezenas de condicionadores de ar, uma pilha de geradores e no-breaks. Para que o 'hardware' funcione corretamente, você verifica regularmente sua operacionalidade e não se esquece da manutenção: realiza testes de funcionamento, verifica o nível de óleo, troca peças. Mesmo para um único servidor, é necessário armazenar uma quantidade considerável de informações: o registro de equipamentos, a lista de suprimentos em estoque, o cronograma de manutenção preventiva, além dos documentos de garantia, contratos com fornecedores e empreiteiros.
Agora vamos multiplicar o número de salas por dez. Surgem questões logísticas. Onde armazenar cada peça de reposição, para não ter que correr atrás de cada uma delas? Como reabastecer os estoques a tempo, para que uma manutenção não planejada não pegue ninguém de surpresa? Se há muitos equipamentos, manter todas as operações técnicas na cabeça é impossível, e em papel é complicado. Aqui entra o MMS, ou sistema de gestão de manutenção, que é um sistema para gerenciar a manutenção de equipamentos.
No MMS, elaboramos cronogramas de trabalhos preventivos e de reparo, armazenamos instruções para os engenheiros. Nem todos os data centers possuem esse sistema; muitos o consideram uma solução muito cara. Mas, com base em nossa experiência, percebemos que não importa a ferramenta, mas a abordagem no trabalho com informações. O primeiro sistema que criamos foi em Excel e, aos poucos, o aprimoramos até se tornar um produto de software.
Juntamente com decidimos compartilhar nossa experiência no desenvolvimento do nosso próprio MMS. Eu vou mostrar como o sistema se desenvolveu e como ajudou a implementar as melhores práticas de manutenção. Alexey contará como herdou o MMS, o que mudou nesse tempo e como o sistema facilita a vida dos engenheiros atualmente.
Como chegamos ao nosso próprio MMS
No início, havia pastas. 8-10 anos atrás, as informações eram armazenadas de forma dispersa. Após a manutenção técnica, assinávamos os atos de serviços realizados, guardávamos os originais em papel nos arquivos, e as cópias digitalizadas em pastas na rede. Da mesma forma, nas pastas organizadas por equipamento, reuníamos informações sobre ZIП: peças de reposição, ferramentas e acessórios. É possível viver assim, se você estabelecer uma estrutura e níveis de acesso para essas pastas.
Mas então você enfrenta três problemas:
- Navegação: leva muito tempo para alternar entre diferentes pastas. Se você quiser ver as manutenções de um equipamento específico ao longo de vários anos, precisará fazer muitos cliques.
- Estatísticas: você não terá, e sem elas é difícil prever a rapidez com que diferentes equipamentos falham ou quanto de peças de reposição planejar para o próximo ano.
- Pontualidade na resposta: ninguém vai lembrar que os componentes estão acabando e que é necessário fazer novos pedidos. Além disso, não é evidente que o mesmo equipamento está falhando novamente.
Por algum tempo armazenamos os documentos assim, mas depois descobrimos o Excel 🙂
MMS no Excel. Com o tempo, a estrutura da documentação foi transferida para o Excel. Na base havia uma lista de equipamentos, à qual foram adicionados gráficos de manutenção, checklists e links para documentos de trabalho realizados:
Na lista de equipamentos, indicamos as principais características e a localização no Data Center:
Assim, criamos uma espécie de navegador, de onde é possível entender rapidamente o que está acontecendo com o equipamento e sua manutenção. Se necessário, a partir do gráfico de manutenção, é possível acessar atos específicos por meio dos links:
Se você mantiver o documento no Excel com diligência, essa solução pode ser adequada para um pequeno servidor. Mas também é temporária. Mesmo se usarmos um ar condicionado e realizarmos a manutenção uma vez por mês, ao longo de cinco anos acumularemos centenas de erros, e nossa planilha do Excel ficará inflada. Se adicionarmos mais um ar condicionado, um gerador a diesel e um UPS, será necessário criar várias planilhas e interligá-las. Quanto mais longa a história, mais difícil é captar rapidamente a informação necessária.
O primeiro sistema "maduro". Em 2014, realizamos a primeira auditoria de Gestão e Operações com base nos padrões de Sustentabilidade Operacional do Uptime Institute. Passamos quase com aquela mesma planilha do Excel, mas ao longo do ano a aprimoramos significativamente: adicionamos links para instruções e checklists para os engenheiros. Os auditores consideraram esse formato bastante viável. Eles conseguiram rastrear todas as operações com o equipamento e se certificar de que as informações estavam atualizadas e os processos eram estruturados. A auditoria foi um sucesso, obtendo 92 pontos de 100 possíveis.
A questão que se levantou foi: como seguir adiante. Decidimos que precisávamos de um MMS "sério", analisamos vários programas pagos, mas no final decidimos desenvolver nosso próprio software. O Excel foi usado como um detalhamento do Termo de Referência. Aqui estão as tarefas que definimos para o MMS.
O que queríamos do MMS
Na maioria dos casos, o MMS é um conjunto de catálogos e relatórios. Nossa hierarquia de catálogos se parece com isto:
O primeiro catálogo de nível superior é a lista de edifícios: salas de máquinas, armazéns, onde estão localizados os equipamentos.
Em seguida, temos a lista de equipamentos de engenharia. Coletamos isso por sistemas:
- Sistema de climatização: condicionadores de ar, chillers, bombas.
- Sistema de fornecimento de energia: UPS, geradores a diesel, quadros de distribuição.
Para cada equipamento, coletamos os dados principais: tipo, modelo, número de série, dados do fabricante, ano de fabricação, data de entrada em operação, prazo de garantia.
Quando preenchermos a lista de equipamentos, elaboramos para ela um programa de manutenção: como e com que frequência realizar a manutenção. No programa de manutenção, descrevemos um conjunto de operações, por exemplo: substituir esta bateria, ajustar o funcionamento de uma peça específica e assim por diante. As operações são descritas em um catálogo separado. Se a operação se repetir em diferentes programas, não é necessário descrevê-la novamente — basta pegá-la pronta do catálogo:
As operações "Alteração das regras de temperatura" e "Substituição de conexões rápidas de cabos" serão comuns para chillers e sistemas de climatização de um mesmo fabricante.
Agora, para cada equipamento, podemos criar um cronograma de manutenção. Vinculamos o programa de manutenção a um equipamento específico, e o sistema verifica automaticamente no programa com que frequência a manutenção deve ser feita, calculando o tempo de trabalho a partir da data de entrada em operação:
É possível automatizar a elaboração desse cronograma mesmo com fórmulas do Excel.
Uma história não muito óbvia: mantemos um catálogo separado de trabalhos adiados. O cronograma é apenas um cronograma, mas todos nós somos seres humanos e entendemos que imprevistos podem ocorrer. Por exemplo, o item consumível não chegou a tempo e precisamos adiar a manutenção por uma semana. Essa é uma situação normal se acompanhada. Mantemos estatísticas sobre trabalhos adiados e não realizados e tentamos garantir que os cancelamentos de manutenções sejam próximos de zero.
Além disso, para cada equipamento, mantemos estatísticas de falhas e reparos não programados.. Usamos estatísticas para planejar compras, identificar pontos fracos na infraestrutura. Por exemplo, se um compressor falhar três vezes seguidas no mesmo local, isso indica a necessidade de investigar a causa das quebras.
Essa história de manutenção e reparos se acumulou ao longo de 4 anos para um específico ar-condicionado.
O próximo guia - ZIP. Nele, consideramos quais consumíveis são necessários para o equipamento, onde e em que quantidade estão armazenados. Além disso, mantemos informações sobre os prazos de entrega para planejar melhor as entradas em estoque.
A quantidade de ZIP é calculada a partir das estatísticas anuais de reparos por unidade de equipamento. Para todos os ZIP, indicamos um estoque mínimo: qual é o mínimo de peças necessárias em cada objeto. Se o ZIP estiver acabando, sua quantidade no guia aparece em destaque:
O estoque mínimo de sensores de alta pressão deve ser de pelo menos dois, mas há apenas um restante. É urgente fazer um pedido.
Assim que chega um lote de ZIP, preenchermos o guia com os dados da nota fiscal e indicamos o local de armazenamento. Imediatamente vemos o estoque atual de ZIPs no armazém:
Mantemos um guia separado de contatos. Nele, registramos os dados dos fornecedores e contratados que realizam a manutenção:
À ficha de cada engenheiro contratado estão vinculados certificados e grupos de autorização em segurança elétrica. Ao elaborar o cronograma, podemos ver qual dos especialistas possui a autorização necessária.
Durante a existência do MMS, o trabalho com as autorizações no local mudou. Por exemplo, foram adicionados documentos com instruções metodológicas para realizar a manutenção. Se antes o conjunto de operações cabia em uma pequena lista de verificação, agora as instruções detalham tudo: como se preparar, quais condições são necessárias, e assim por diante.
Como todo o processo está estruturado atualmente, o exemplo será fornecido por .
Como a manutenção acontece no MMS
Era uma vez que os trabalhos realizados eram documentados após sua conclusão. Nós simplesmente realizávamos a manutenção e, após isso, assinávamos o ato de serviços concluídos. Assim fazem 99% dos servidores, mas, por experiência, isso não é suficiente. Para não esquecer nada, inicialmente, geramos uma autorização para os serviços. Este é um documento com a descrição dos trabalhos e das condições para sua execução. Qualquer manutenção e reparo em nosso sistema começa por ele. Como isso acontece:
- Vemos os próximos trabalhos planejados no cronograma de manutenção:
- Estamos criando um novo pedido de autorização. Selecionamos o contratante para a manutenção, que gerencia o processo do nosso lado e aprova os trabalhos. Indicamos onde e quando os trabalhos ocorrerão, escolhemos o tipo de equipamento e o programa que utilizaremos:
- Após salvar o cartão, passamos para os detalhes. Indicamos o executor e verificamos se ele possui autorização para os trabalhos necessários. Se não houver autorização, o campo será destacado em vermelho, e não será possível emitir o pedido:
- Especificamos o equipamento concreto. Dependendo do tipo de trabalho, o programa de manutenção já contém medidas preliminares, como: solicitar combustível para o local, planejar um treinamento introdutório para os engenheiros e notificar os colegas. A lista de medidas aparecerá automaticamente, mas podemos adicionar nossos próprios itens, tudo é bastante flexível:
- Salvamos o pedido, enviamos um e-mail para o responsável pela aprovação e aguardamos sua resposta:
- Antes da chegada do engenheiro, imprimimos o pedido diretamente do sistema.
- No pedido, há uma lista de verificação de operações para o programa de manutenção. O supervisor de trabalho no data center controla a manutenção e marca os itens.
Um tempo foi suficiente para uma lista de verificação breve. Depois, implementamos instruções metodológicas, ou MOP (método de procedimento). Com esse tipo de documento, qualquer engenheiro certificado pode realizar a verificação de qualquer equipamento.
Está tudo descrito de forma bem detalhada, incluindo modelos de e-mails de notificação e condições meteorológicas:
O documento impresso se parece com isso:
De acordo com os padrões do Uptime Institute, tal MOP deve existir para todas as operações. É um volume de documentação considerável. Pela nossa experiência, recomendamos desenvolvê-los gradualmente, por exemplo, um MOP por mês.
- Após os trabalhos, o engenheiro emite o ato de serviços realizados. Digitalizamos e anexamos ao cartão junto com as digitalizações de outros documentos: o pedido de autorização e o MOP.
- No pedido, marcamos os trabalhos realizados:
- No cartão do equipamento, a história da manutenção foi mantida:
Mostramos como nosso sistema está estruturado atualmente. Mas o trabalho no MMS não acaba aqui: várias melhorias já estão planejadas. Por exemplo, atualmente estamos armazenando muitas informações em digitalizações. No futuro, planejamos tornar a manutenção sem papel: conectar um aplicativo móvel, onde o engenheiro pode marcar os itens e salvar as informações diretamente no cartão.
Claro, há muitos produtos prontos no mercado com funções semelhantes. Mas queríamos mostrar que até mesmo uma planilha simples do Excel pode ser desenvolvida em um produto completo. Isso pode ser feito de forma independente ou com a ajuda de contratados, o importante é ter a abordagem certa. E nunca é tarde para começar.
Fonte: habr.com
