Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje no CRM

Você provavelmente já percebeu: quando há um longo trabalho pela frente ou um caminho difícil para uma meta, surge uma procrastinação severa. Medo de começar a escrever textos, codificar, cuidar da saúde, fazer treinamentos... O resultado é simples e incrivelmente ofensivo: o tempo passa, mas nada muda, você não fez nada para de alguma forma facilitar sua vida. Em algum momento torna-se uma pena o tempo perdido. Como as empresas não são um “organismo” independente, mas sim as mesmas pessoas, as suas crises são semelhantes. Só a procrastinação e a procrastinação no âmbito empresarial são como a morte: os concorrentes já estão aqui, os clientes exigem um serviço ideal e você também precisa criar uma reserva financeira para o caso de outro coronavírus global ou local. Em vez de adiar decisões para tempos melhores, é melhor nos unirmos e darmos agora mesmo os primeiros passos para uma vida melhor. Então você estará à frente: todos começarão a cair em si e você já terá metas, processos de negócios simplificados e funcionários motivados. Este é um excelente momento para manobras bem-sucedidas, o principal é começar. 

Estamos implementando nosso RegionSoft CRM muitos anos e a experiência mostra que a implementação, mesmo numa pequena empresa, é um trabalho sério que obviamente não cabe numa semana, num mês e, por vezes, num período muito mais longo. Aliás, se prometem implementação em um dia, hora ou 15 minutos, passe, porque esses caras não entendem o que é implementação. Assim, a implementação consome recursos: os funcionários passam parte do seu tempo de trabalho em treinamento, um especialista em TI ou gerente líder está ocupado com requisitos, configurações, verificação de dados, etc., tudo isso leva tempo. E acaba sendo uma coisa muito estranha: parece que existe um CRM, mas ele não existe. Assim, o período de retorno do projeto aumenta e as expectativas são significativamente reduzidas. Além disso, enquanto a implementação e a construção estão em andamento, os funcionários podem começar a boicotar o sistema CRM. Mas sério, por que precisamos de uma ferramenta que compramos há seis meses, mas ainda não fez nada?

Este é um dos grandes problemas na implementação de absolutamente todos os CRM e outros sistemas de automação comercial. E ela tem uma solução elegante e simples: começar a trabalhar imediatamente, sem esperar que o vendedor finalize alguma função ultraespecífica ou que as últimas barricadas de resistência ao treinamento caiam na pessoa da gerente de armazém Serafima Ivanovna. 

moderno Sistemas CRM são instalados nas estações de trabalho do gerenciador muito rapidamente (seja nuvem ou desktop), portanto, a interface e todas as funções do sistema ficam disponíveis quase imediatamente. É necessário realizar simultaneamente treinamentos, implementar relatórios, templates, ajustar e trabalhar.

O que você pode fazer imediatamente em um sistema CRM?

Obtenha clientes — não há nada complicado em adicionar dados aos cartões de clientes. Se a migração automática de dados não for possível, os gestores podem começar a martelar a base de clientes com as mãos, o que apenas os familiarizará com o sistema; se possível (na maioria das vezes existe uma maneira de fazer isso) - estabeleça estritamente que as informações sobre novos clientes e transações sejam inseridas imediatamente no CRM, os métodos antigos sejam esquecidos de uma vez por todas.

Configure um funil de vendas. Os gestores da empresa sabem exatamente quais tipos de vendas são utilizados e como é o funil em sua área de responsabilidade. Isso significa que você precisa desenhar rapidamente os principais formulários deste relatório para sua empresa, coordená-los e inseri-los no CRM.

Manter calendários e planejadores. Mesmo que você tenha os planos mais distantes de começar a trabalhar no seu CRM e queira colocá-lo em funcionamento já em pleno funcionamento com ajustes e sinos e assobios, acostume seus funcionários com calendários e planners. São ferramentas excelentes e convenientes para planejar e coordenar o trabalho de toda a equipe, monitorando a carga de trabalho dos colaboradores e sua disciplina. Se o evento estiver no planner, com quase 100% de probabilidade o gestor não se esquecerá da reunião, ligação, envio de documentos ou outro evento do cliente. Essa pontualidade dos funcionários lhe dará imediatamente +100 na reputação do seu negócio. 

Comece a preencher sua base de conhecimento. Os CRMs mais populares têm algo como base de conhecimento, bloco de notas, espaço de trabalho compartilhado, etc. Por exemplo, em nosso RegionSoft CRM Estas são pastas estruturadas com a capacidade de criar elementos da base de conhecimento no editor de texto integrado. Os funcionários podem começar a preencher a base de conhecimento com materiais já existentes ou distribuir responsabilidades e escrever novas instruções, regulamentos e regras. Em primeiro lugar, agiliza o trabalho dentro da empresa e, em segundo lugar, os novos colaboradores poderão aceder a esta base de dados e iniciar a formação desde os primeiros minutos de trabalho na empresa, sem distrair os colegas experientes em cada questão menor.

Comunique-se com os clientes através do CRM: enviar e receber e-mails, fazer e gravar chamadas, etc. Correio e telefonia básica em sistemas CRM são configurados rapidamente (e em alguns, por exemplo, RegionSoft CRM eles também funcionam perfeitamente em ambas as direções - isso é um sarcasmo tão deselegante), então não deve haver problemas no início.

Pontos muito simples, existem alguns deles - do ponto de vista da interface, qualquer pessoa que possua um computador pode lidar com eles. Mas começar a trabalhar com eles desde o primeiro dia dá um efeito poderoso: 

• os funcionários familiarizam-se com o novo ambiente de trabalho de uma forma confortável e ficarão menos intimidados por coisas complexas, como processos de negócios ou trabalhar com relatórios carregados;
• forma-se o hábito de usar CRM no trabalho;
• imediatamente a rotina no trabalho operacional é significativamente reduzida;
• os erros cometidos nestes pontos não são nada críticos para o sistema e não são capazes de quebrar nada gravemente, para que os funcionários possam entrar no CRM com confiança e sem medo;
• os usuários funcionários têm tempo para se acostumar com a interface e os recursos de trabalho com esse sistema específico. 

Estas ações irão “acostumar” os funcionários ao sistema CRM e a implementação futura em geral ocorrerá de forma mais confortável e, em alguns lugares, mais rápida. Pois bem, os clientes perceberão imediatamente a diferença no trabalho dos gestores e não levarão dinheiro para os concorrentes.

Coloque papel e caneta na frente de cada funcionário

Curiosamente, essas são coisas legais para ajudar a automatizar uma empresa. Peça aos funcionários que façam algumas coisas.

1. Registre todos os problemas e dúvidas que surgirem durante a utilização do sistema CRM. Mesmo os mais estúpidos, vergonhosos e mesquinhos. Avise que absolutamente tudo é importante.
2. Descrever ponto a ponto as principais ações que se repetem ciclicamente na obra, indicando todos os colaboradores envolvidos (elaboração de propostas, promoções, análise de obra, elaboração de relatórios, lançamento de faturamento, etc.).
3. Escreva como você realmente gostaria de fazer o trabalho e interagir com os departamentos.

A primeira planilha será útil durante o treinamento e preparação de uma base de conhecimento para o sistema CRM. Mas o resto será necessário para implementar o recurso mais interessante do momento em sistemas de CRM (nem todo mundo tem, mas nós da RegionSoft CRM definitivamente temos) - projetar e automatizar cadeias de ações de trabalho e processos de negócios. Isso tornará sua empresa praticamente uma esteira rolante para ganhar dinheiro através de um excelente atendimento ao cliente, que mesmo o auto-isolamento, a Covid e a Grande Depressão não podem parar, pois o processo poderá indicar ações e disciplinar tanto a equipe do escritório quanto a remota. . 

Fale sobre um sistema CRM

Se você é gerente, gerente sênior, chefe de departamento ou pioneiro em uma empresa onde o CRM está sendo implementado, faça a implementação com suas próprias mãos. Que não se trate de uma questão de instalação de novo software em PCs antigos, mas de um evento do qual você está falando. Isso significa que é importante e os funcionários devem prestar atenção especial a isso.

Vários conjuntos de entrevistas internas facilitarão a adoção do CRM pelos funcionários. Aproveite para se reunir com seus subordinados e colegas e discutir tudo o que está acontecendo com a automação da empresa.

• Faça uma reunião geral onde você fala sobre os motivos da implementação do CRM, metas, objetivos e expectativas. Explique porque você se sente atraído pela solução escolhida e o que espera da conexão entre seus funcionários e o sistema CRM.
• Escreva uma carta a todos ou faça uma postagem no portal corporativo, na qual, em tom amigável e não administrativo, diga como será a implementação, quem será afetado e o que isso dará. Esta não é uma ação desnecessária, porque alguns funcionários particularmente ansiosos poderão consultar a carta ou a gravação várias vezes e não incomodar os outros com preocupações.
• Reúna de 3 a 5 funcionários mais fortes prontos para implementação, discuta suas tarefas no apoio à implementação de CRM, torne-os evangelistas e embaixadores do sistema CRM entre os funcionários. A propósito, você pode pagar um prêmio por isso.
• Reúna de 3 a 5 funcionários mais cautelosos, covardes e agressivos e discuta seus medos e dúvidas, conduza um programa educacional.
• Se houver uma rebelião total contra o sistema CRM, encontre o instigador e discuta com ele todas as questões que o confundem e assustam. Tente fazer do inimigo, se não um aliado na implementação, pelo menos apenas um veterano experiente. 

Se um sistema de CRM for implementado de cima, silenciosamente, sem explicação ou discussão confidencial, será muito menos aceito, pois os funcionários poderão vê-lo como uma ferramenta de controle, supervisão e punição. Mas não é assim. Além disso, a comunicação com os funcionários (futuros usuários de CRM) tornará a implementação mais precisa e adequada ao seu negócio.

Este artigo, comparado aos tratados habituais sobre CRM, parece simples e até um tanto óbvio. Só quero perguntar: “O que acontece de errado?” Infelizmente, isso quase nunca acontece. Tudo o que é dito aqui é a base para uma implementação de CRM simples e de alta qualidade. Um sistema de CRM que as pessoas usarão, não um que seja mais fácil de odiar. Preste atenção nesses momentos – nada é mais importante do que as pequenas coisas. E, como você sabe, quanto mais dentro da floresta, mais lenha. 

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Fonte: habr.com