Das aulas escolares às semanas de alta moda, parece que os eventos online vieram para ficar. Parece que não deveria haver grandes dificuldades em mudar para um formato online: basta dar sua palestra não na frente de uma multidão de ouvintes, mas na frente de uma webcam, e trocar os slides na hora certa. Mas não :) Acontece que os eventos online - mesmo conferências modestas, até mesmo encontros corporativos internos - têm seus próprios “três pilares”: melhores práticas, dicas úteis e truques para a vida. Hoje estamos falando sobre eles em uma conversa com Denis Churaev, líder da equipe de suporte técnico da Veeam, Bucareste, Romênia (embora no mundo do Work from Home isso não seja tão importante).
— Denis, nesta temporada você e seus colegas participaram da conferência online VeeamON 2020 – um novo evento da Veemathon. Por favor, conte-nos com um pouco mais de detalhes o que foi?
— Nossos engenheiros de suporte técnico tiveram um tempo limitado para demonstrar algum conhecimento ou capacidade de fazer algo fora do padrão para resolver problemas (solução de problemas) ou tarefas de configuração. Ou seja, houve uma grande campanha de suporte para mostrar o que mais pode ser feito com os produtos Veeam, além das tarefas conhecidas, e como nossa galera é bacana.
Inicialmente [a ideia do Veeamaton] parecia um pouco mais brilhante porque não havia fronteiras fechadas devido ao vírus, e todos esperávamos fazer um show tão interessante no local. Mas no final mudou para um formato online, e muito bem.
- E como você fez isso? Foram palestras, demonstrações online ou demonstrações gravadas?
— Como já disse, engenheiros estiveram envolvidos neste projeto. Em princípio, o suporte não tem problemas de comunicação com os clientes, nossos funcionários são muito experientes tecnicamente e falam bem [línguas estrangeiras], mas alguns não se sentem confortáveis o suficiente para se apresentarem diante de um grande número de pessoas - e havia milhares de pessoas que nos contaram assistiram (e depois também é gravado e reexibido).
Assim, alguém preparou uma gravação ao vivo, editou-a e, quando ficou satisfeito com o resultado, simplesmente postou. Ou seja, era como se fosse um stream, mas na verdade era uma gravação. Mas, ao mesmo tempo, o autor da reportagem estava no próprio stream e, quando as pessoas perguntavam no chat, ele respondia.
E havia um formato onde as pessoas apresentavam [suas performances] ao vivo. Por exemplo, o meu caso: em primeiro lugar, não tive tempo suficiente para preparar e editar a gravação do vídeo e, em segundo lugar, estou suficientemente confiante nas minhas capacidades de fala, por isso falei diretamente.
Uma cabeça é boa, mas duas são melhores
— Vejamos o exemplo do Teams (Denis já falou sobre ele - Aproximadamente. ed.) - este foi meu colega de São Petersburgo Igor Arkhangelsky (ele e eu trabalhamos juntos na preparação de relatórios). Ele também se apresentou ao vivo.
E no final, nós dois nos ajudamos: da minha parte, isso foi resolver problemas com VMware e ESXi - ele era meu ala, por assim dizer, respondia perguntas e eu liderava a parte ao vivo. E vice-versa: trocamos, ou seja, ele falou sobre restaurar o Teams e o que pode ser feito backup, e naquele momento respondi dúvidas no chat dos clientes e das pessoas que assistiram à gravação.
— Acontece que você teve um tandem assim.
- Sim. Tínhamos apenas 20 minutos para cada apresentação, e a maioria de nossas apresentações incluía pelo menos 2 pessoas - porque não queríamos distrair o palestrante principal da história, mas ao mesmo tempo queríamos responder às perguntas da forma mais completa possível. Portanto, sincronizamos os tópicos com antecedência, descobrimos os detalhes, pensamos nas dúvidas que poderiam haver e durante a transmissão, durante a apresentação, a segunda pessoa estava pronta para responder não pior que a primeira.
Dica útil nº 1: Os ouvintes devem ter a oportunidade de fazer perguntas “no fluxo” – isto é, aqui e agora. Afinal, muitas pessoas vêm à conferência para obter respostas às suas perguntas. E quando “o trem partiu” (outro relatório começou), então já é mais difícil para uma pessoa - ela precisa mudar, escrever em algum lugar separadamente, depois esperar uma resposta, e você vai esperar... isso não é um conferência off-line onde você pode conversar com o palestrante em um intervalo para o café. Muitas vezes sobra tempo para perguntas no final do discurso, onde são feitas pelo moderador e respondidas pelo palestrante. Trabalhar em conjunto - um reportando, o segundo respondendo imediatamente às perguntas no chat - também é uma boa opção.
— Você mencionou que já tem muita experiência atuando. E os outros engenheiros? Eles costumam se apresentar para grandes públicos?
— Sobre a experiência - é interessante que muitas pessoas a tenham. Porque dentro da equipe de suporte já estamos acostumados a preparar apresentações de treinamento uns para os outros. Todo o nosso processo de treinamento se baseia no fato de que o próprio suporte encontra os principais especialistas que entendem algo e ministram treinamento.
NB: Você pode descobrir como nosso suporte construiu seu sistema de treinamento em .
Foi semelhante durante a preparação do Vimaton - muita gente respondeu [ao apelo à participação], e entre uma grande massa de pessoas há sempre alguém com ideias interessantes. Ou seja, se assumirmos apenas uma pessoa como responsável por tudo, e ela preparar os temas, então uma pessoa poderá ficar limitada em seus horizontes. E quando incluímos muitas pessoas ao mesmo tempo, ocorre esse brainstorming, surgem muitas ideias interessantes.
Fazemos nossos treinamentos no mesmo formato: também temos a prática de preparar gravações em vídeo de palestras e ministramos palestras aos colegas simplesmente no decorrer do trabalho diário.
E embora nem meu colega nem eu tivéssemos o hábito de falar na frente de um grande número de pessoas, quando você fala com uma tela (você não vê as pessoas sentadas à sua frente), você apenas imagina que está falando por uma aula ou para um grupo. E isso me ajudou a não me perder e a não ficar nervoso.
Vida hacking: Se você tiver uma boa imaginação, poderá imaginar o público. Para alguns, uma foto com uma multidão de colegas ou apenas uma imagem muito famosa de muita gente vai ajudar:
“Atenção, pergunta!”
— Houve alguma pergunta complicada que você não conseguiu responder imediatamente?
— Não houve perguntas complicadas sobre o tema, porque conhecíamos bem os nossos temas e podíamos responder a quaisquer perguntas. Mas, por algum motivo, surgiram questões que não tinham nenhuma relação com o assunto. (Ou seja, você teve que resolver isso na sua cabeça por alguns segundos, por que a pessoa está perguntando sobre isso aqui?) Dissemos a essas pessoas para esperarem e pedirem uma resposta após a sessão, ou dissemos que existe outro tópico que o Imyarek apresenta, e em relação às suas dúvidas, você pode ir lá e perguntar a um especialista que entende melhor do assunto. Eles forneceram alguns links para recursos gerais, documentação, etc.
Por exemplo, por algum motivo, durante uma sessão de treinamento sobre como entender a velocidade dos discos VMware, eles me perguntaram sobre licenças do Vim. Eu respondo: pessoal, aqui está o link do documento, e vocês podem ir para a apresentação sobre licenças, eles também vão te contar lá.
Dica útil nº 2: E para os palestrantes (assim como para os ouvintes) é necessário um memorando-programa do evento, com os temas de todas as reportagens e a programação.
— Encontrou alguma dificuldade durante a preparação ou implementação? Qual foi a coisa mais difícil?
— Esta é a pergunta mais difícil de responder :) Fomos informados sobre a participação neste evento em fevereiro. Assim, tivemos muito tempo para nos preparar: todos os slides, testes, laboratórios, gravações de testes foram feitos com vários meses de antecedência. Na verdade, mal podíamos esperar para fazer tudo isso para já podermos ver nossos resultados. Ou seja, não houve dificuldades na forma como foi organizado, no tempo que nos foi dado. No final, estávamos apenas esperando que o VeeamON finalmente acontecesse. Já aprimoramos tudo 10 vezes, testamos e não houve mais problemas.
Sobre “abandonar”
— O principal era “não se esgotar”?
“Pelo que entendi, foi difícil para quem decidiu ir ou não [participar] depois que descobrimos que não íamos para Las Vegas. Assim que ficou claro quem saiu, todos que ficaram já se interessaram por esse [evento online].
— Ou seja, teve gente que queria ir ao evento offline?
— Parece-me que isso sempre acontece, porque é uma experiência nova, a comunicação com as pessoas, o networking ao vivo... É mais interessante do que sentar em frente ao computador e falar para a tela. Mas, pelo que me lembro, poucas pessoas “caíram”. Todos os palestrantes com quem me comunico pessoalmente - todos ficaram. E posso explicar por que tantas pessoas ficaram. Porque, em primeiro lugar, foi uma pena que vocês já tivessem preparado [o material] - e eu gostaria de mostrar. E em segundo lugar, ainda queria que o Vimaton tivesse sucesso, para que se repetisse no próximo ano. Tudo isso era do nosso interesse.
— Pelo que entendi, seus preparativos começaram no inverno, ou seja, a chamada de trabalhos foi no início do ano?
- Sim, acabei de olhar as datas - já faz muito tempo, tínhamos muito tempo. Nesse período, quebrei três vezes meu laboratório, nas quais fiz o teste. Ou seja, tive tempo de verificar tudo completamente. (Até encontrei muitas coisas para mim que não incluí na apresentação, foi interessante.)
— Houve alguma exigência especial, restrição, alguma nuance em relação aos relatórios?
— Sim, posso dizer que os relatórios foram selecionados por eliminação, pois havia muitos candidatos.
Temos um grupo de Veeam Vanguards, eles são bastante avançados. Além de gerentes de produto e outros camaradas que conhecem bem os rumos da empresa. E então eles verificaram nossos tópicos e resumos quanto à conformidade com os tópicos do VeeamON.
Aqui, por exemplo, está o meu discurso: tive dois temas diferentes em vez de um. Eles não tinham nenhuma relação. Mas nenhum deles estava coberto para mim, ninguém me disse: “Concentre-se em apenas um, não faça os outros!” Tanto ali como ali recebi correções mínimas.
Basicamente, tudo se resumiu a algum tipo de gerenciamento de tempo e limite de tempo, porque para 20 minutos esse [conteúdo] é demais - primeiro vim com um grande número de ideias, queria contar tudo, mas é impossível! Ainda assim, todos precisam ter tempo para falar.
Então minha review foi um pouco encurtada, acabei focando em coisas mais claras, e isso provavelmente é melhor. Porque as pessoas então deram feedback: “Era isso que eu procurava! Isso é algo que eu estaria interessado em saber!” E se eu falasse sobre mais coisas, não conseguiria falar sobre isso.
Assim, deram-nos algumas recomendações, ajudaram-nos a corrigir alguma coisa, mas ao mesmo tempo tivemos bastante liberdade na preparação.
Dica útil nº 3: O tempo é tudo para nós. Regra prática: se houver 30 slides em um relatório de 20 minutos, há um alto risco de prolongar a apresentação e atrapalhar o tempo de outra pessoa. O foco está nas coisas mais importantes. Equipe editorial, depois ensaios. O resultado, como você pode perceber, agrada aos ouvintes e ao próprio palestrante.
Sobre fotos
— Nós até fizemos os slides nós mesmos, tivemos a oportunidade de fazer nosso próprio design (só que nos deram um determinado fundo e assim por diante, ou seja, eles nos deram um formato, imagens, bitmaps para desenharmos ). Ninguém nos limitou no que fizemos lá. Não gosto, por exemplo, quando faço um slide temático bacana em PowerPoint e depois a equipe de design pega e refaz para que no final nada fique claro nem para mim. Ou seja, pode parecer mais bonito, claro - mas é incompreensível para um engenheiro. Bom, não houve problemas nesse sentido, foi tudo muito bom.
— Então você mesmo fez tudo em relação ao design?
— Nós mesmos, mas ainda verificamos com Karinn [Bisset], que foi o líder de todo o projeto. Ela nos deu boas recomendações, pois já tem experiência nessa área, participou do VeeamON mais de uma vez, então nos ajudou a fazer ajustes.
Dica útil nº 4: Os modelos, é claro, tornam a vida muito mais fácil. Mas se você estiver realizando, por exemplo, uma conferência interna, é perfeitamente possível dar aos palestrantes alguma liberdade criativa. Caso contrário, imagine 5 relatórios seguidos com modelos absolutamente idênticos, embora com belos slides. Visualmente, muito provavelmente, nenhum deles “pegará”.
— Karinn, como eu sei, atuou como ideóloga e inspiradora.
— Ela era essencialmente uma organizadora, sim. Ou seja, ela inicialmente interessou as pessoas, atraiu-as, compilou listas e montou um sistema. Não poderíamos ter feito isso sem ela. Karinn nos ajudou muito.
— E no final você preparou até 2 discursos.
- Sim, contei dois temas completamente diferentes, e foram em momentos diferentes. Apresentei um durante a [sessão para a] região dos EUA e depois para a região do APG [Ásia-Pacífico] (ou seja, Ásia e Europa jogaram mais tarde), o outro foi contado durante o APG e foi tocado para os EUA . Assim, tive duas apresentações pela manhã e à noite. Eu até dormi entre eles.
Sobre o público
— Você já testou essas apresentações, esses temas nos seus colegas, nos juniores?
- Não. Foi uma ideia assim: eu deliberadamente não mostrei nada para ninguém e depois disse: “Gente, me apoiem!” Eu queria que mais pessoas viessem e vissem o VeeamON, e no final elas me agradeceram, ficaram interessadas.
Você sabe como às vezes acontece: parece um evento interessante, mas você está ocupado, não tem tempo [para ir]. (A propósito, isso é novamente uma questão de gerenciamento de tempo.) E então aqueles que me interessaram mais tarde me agradeceram, pois deram uma pequena pausa nessa rotina e fizeram outra coisa interessante.
— Então você trouxe seu público-alvo com você?
- Bem, em parte sim, vários gestores, meus colegas e engenheiros - olharam. Nem todo mundo assistiu online, alguns assistiram em gravações. E também confirmaram que a nova rolagem está de boa qualidade, o vídeo está visível e está tudo bem. Eles puderam aproveitar minha apresentação em outro momento, quando não estavam tão ocupados.
lifehacks para aqueles que planejam participar do evento online ao vivo:
Aqui você pode e deve fazer quase tudo igual às reuniões offline: planejar o tempo de participação, preparar e tirar dúvidas, fazer anotações, tirar screenshots, discutir, compartilhar experiências. Quanto maior for o seu envolvimento, melhor será a sua concentração e, consequentemente, os benefícios da participação. Também há prémios para a melhor pergunta :)
— Houve muitos participantes russos, além dos seus colegas de São Petersburgo? Havia ouvintes que falavam russo?
— Houve visitantes, mas houve poucos oradores da Rússia, e gostaria de corrigir isso no próximo ano. Pelo que entendi, alguns caras perderam a oportunidade de participar do evento este ano. Por que? Porque nos últimos anos, como eu disse, esse evento envolveu outros departamentos, mas não tantos apoios. E nem todo mundo viu na enorme carta sobre o VeeamON que também haveria Vimaton para suporte. E quando começamos a conectar as pessoas, infelizmente, algumas simplesmente não tiveram tempo de preparar o material. Mas agora, depois que a galera assistiu, já tem mais interessados. E tenho certeza de que no próximo ano envolveremos o apoio (incluindo o apoio russo) nesta questão de forma muito mais ativa.
— Você recebeu feedback?
— Sim, cada palestrante recebeu um arquivo Excel com respostas baseadas em sua apresentação, com feedback pessoal (anônimo, claro) de todos que a visualizaram. E como havia centenas de pessoas ali, todos receberam um arquivo enorme.
Pelo que eu sei e perguntei a outros caras, todos [ouvintes] foram bastante adequados em termos de compreensão de alguns problemas técnicos (quando a Internet de alguém caiu, outra coisa), e todos ficaram muito felizes com o conteúdo em si.
Dica útil nº 5: Faça um breve lembrete aos ouvintes sobre a solução de possíveis problemas - FAQs - que possam surgir durante o evento. Embora provavelmente ainda enviem pedidos de ajuda no chat, é melhor dar instruções breves a todos com antecedência. Fornece suporte para palestrantes também, principalmente durante apresentações com demonstrações ao vivo (alguém grava um vídeo para esse caso). Pense no que pode dar errado e quando, e encontre soluções alternativas. É melhor que o suporte técnico seja feito por uma pessoa separada que irá ajudar, começando pelos ensaios; Denis falou sobre como foi no Veemathon-e .
— O feedback que lembramos foi que 20 minutos é pouco para cobrir algum tema interessante. Ou seja, no próximo ano teremos muito provavelmente que fazer sessões duplas - por exemplo, dividir em 2 partes - ou reduzir a quantidade de material para facilitar a absorção das pessoas. Por sermos técnicos, já sabemos muita coisa, falamos tecnicamente, e talvez alguém precisasse de uma pequena introdução ou de um material um pouco mais simples.
No geral, houve muitos bons momentos que levaram os organizadores a pensar em fazer um formato híbrido no próximo ano. Assim, os colegas da Veeam podem agora se preparar para o fato de que a chamada de trabalhos será para muitas equipes, para diferentes regiões.
Prepare o trenó no verão e a carroça no inverno
— Vendo como alguns rapazes não tiveram tempo de se inscrever para participar, posso dizer aos envolvidos no compartilhamento de conhecimento: é melhor planejar com antecedência para o próximo ano em quais conferências você quer falar e se preparar com antecedência. E então você pode esperar com calma por esta conferência. É muito menos estressante do que quando você está na última semana de preparação.
Eu tinha o princípio de que estou ocupado com tudo, tenho um calendário. E quando fiz os relatórios, já estava me preparando antes dos acontecimentos em si. Então este ano me diverti muito mais sabendo que estava preparado com antecedência, tendo verificado e feito tudo. Como você diz isso? Apenas faça. Porque o problema de sempre é como conseguir fazer slides e tudo mais. Mas nós criamos esse problema para nós mesmos. Isso também é uma questão de gerenciamento de tempo. Infelizmente, eu mesmo não percebi isso antes, embora tenha trabalhado muito nessa área - e só agora percebi. Talvez este conselho ajude alguém.
Dica útil nº 6 de Denis: Alguém quer participar de conferências? Uma ideia muito boa: nos finais de semana ou nas horas vagas, faça algo pelo seu desempenho por pelo menos meia hora por semana. E você não notará a rapidez com que o material se acumulará. Isso ajuda muito.
— Conselho muito bom e nem difícil de implementar, obrigado!
- E também, não se estresse. Porque, repito, se você tiver tempo de antecedência, poderá se preparar com calma, sem se preocupar em nada, e ao mesmo tempo parecer muito mais profissional do que quem fez no último momento. Infelizmente, só percebi isso agora, depois do Vimaton, quando descobri que simplesmente tinha muito tempo [para me preparar]. E percebi depois do fato - o que aconteceu que foi tão agradável e divertido para mim fazer isso? E como ninguém me incentivou, tive muito tempo e fiz isso com calma. Foi muito legal.
- Só posso aplaudir!
- Sim, o principal é aproveitar todas as oportunidades e tudo ficará bem.
Fonte: habr.com